Kassenbuchführung per Excel-Liste

15. Januar 2016 | Allgemeines, Einkommensteuer, Umsatzsteuer
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Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung liegt nicht vor, wenn die Aufzeichnungen erst am Monatsende und mit Hilfe eines handelsüblichen Excel-Programms erstellt werden. Denn eine Nachvollziehbarkeit des ursprünglichen Inhalts einer erfolgten Buchung ist bei durchgeführten Änderungen nicht mehr durch die Aufzeichnungen selbst gegeben.

Nach § 162 AO hat die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen, soweit sie diese nicht ermitteln oder berechnen kann. Dabei sind alle Umstände zu berücksichtigen, die für die Schätzung von Bedeutung sind. Zu schätzen ist insbesondere dann, wenn der Steuerpflichtige über seine Angaben keine ausreichende Aufklärung zu geben vermag oder weitere Auskunft oder eine Versicherung an Eides statt verweigert oder seine Mitwirkungspflichten nach § 90 Abs. 2 AO verletzt. Das Gleiche gilt, wenn der Steuerpflichtige Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Steuergesetzen zu führen hat, nicht vorlegen kann, wenn die Buchführung oder die Aufzeichnungen der Besteuerung nicht nach § 158 AO zugrunde gelegt werden oder wenn tatsächliche Anhaltspunkte für die Unrichtigkeit oder Unvollständigkeit der vom Steuerpflichtigen gemachten Angaben zu steuerpflichtigen Einnahmen oder Betriebsvermögensmehrung bestehen (§ 162 Abs. 2 AO). Gemäß § 158 AO ist die Buchführung, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO entspricht, der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden.

Eine GmbH (oder hier: eine UG) ist als Handelsgesellschaft gemäß § 238 Abs. 1 HGB zum Führen von Büchern verpflichtet. In dem Fall muss die Buchführung nach § 145 Abs. 1 AO so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Im hier entschiedenen Fall entsprach die Buchführung der Unternehmerin entspricht nicht der Vorschrift des § 146 AO. Nach § 146 Abs. 1 AO sind die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden. Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf gemäß § 146 Abs. 4 AO nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder es später gemacht worden sind.

Nach Maßgabe dieser Vorschriften sind die Aufzeichnungen der GmbH nicht ordnungsgemäß. Die GmbH hat Einnahmen und Ausgaben in einem mit Hilfe einer Excel-Tabelle geführten Kassenbuch erfasst. Obwohl die Miete wöchentlich in bar vereinnahmt wurde und auch Betriebsausgaben häufig bar beglichen wurden, sind die Einnahmen und Ausgaben nach den Angaben der Liquidatorin erst am Monatsende und damit nicht zeitnah im Kassenbuch erfasst worden. Die Buchführung der GmbH bietet danach nicht die Gewähr, dass die Aufzeichnungen vollständig und richtig sind. Eine Kassensturzfähigkeit war nicht gegeben, da die Bareinahmen und -ausgaben nicht zeitnah, d. h. am selben Tag erfasst wurden.

Darüber hinaus können Änderungen der Kassenaufzeichnungen nicht nachverfolgt werden. Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)1 darf eine einmal erfolgte Buchung nicht verändert werden. Bei einer Veränderung einer erfolgten Buchung muss der Inhalt der ursprünglichen Buchung, z. B. durch Aufzeichnungen über durchgeführte Änderungen (Storno- oder Neubuchung), die als Bestandteil der Buchführung aufzubewahren sind, feststellbar bleiben (vgl. Tz. 3.2. der GoBS). Diesen Ansprüchen genügt die mit einer normalen Excel-Tabelle erstellte Kassenbuchführung nicht. Änderungen der einmal gebuchten Werte sind jederzeit möglich, ohne dass dies anhand der Aufzeichnungen nachvollziehbar wäre. Nicht ausreichend ist es, dass erfolgte Änderungen evtl. durch Auslesen des Programms sichtbar gemacht werden könnten. Vielmehr müssen durchgeführte Änderungen in den Aufzeichnungen selbst nachvollzogen werden können. Dies ist bei den Kassenaufzeichnungen der GmbH nicht gewährleistet, die in § 158 AO angeordnete Beweiskraft der Buchführung ist damit für den Streitfall ausgeschlossen2. Es kommt nicht darauf an, ob die von der GmbH erst am Monatsende und damit nicht zeitnah erfolgten Buchungen tatsächlich danach noch verändert wurden. Ebenso wenig kommt dem Fehlen von Kontierungsvermerken eine darüber hinausgehende Bedeutung zu.

Finanzgericht Hamburg, Urteil vom 17. September 2015 – 2 K 253/14

  1. BMF, Schreiben vom 07.11.1995 – IV A 8-S 0316-52/95, BStBl I 1995, 738
  2. vgl. BFH, Beschluss vom 12.03.2008 – I B 176/07

 
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