Wiedereinsetzung in den vorigen Stand – Büroversehen oder Organisationsverschulden?

4. Januar 2016 | Kanzlei und Beruf, Steuerrecht
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Nach § 56 Abs. 1 FGO ist einem Beteiligten auf Antrag Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu gewähren, wenn er ohne Verschulden verhindert war, eine gesetzliche Frist einzuhalten. Dabei schließt jedes Verschulden, auch einfache Fahrlässigkeit, die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand aus1. Der Beteiligte muss sich ein Verschulden seines Prozessbevollmächtigten zurechnen lassen (§ 155 FGO i.V.m. § 85 Abs. 2 ZPO).

Angehörige der rechts- und steuerberatenden Berufe müssen für eine zuverlässige Fristenkontrolle sorgen und die Organisation des Bürobetriebs so gestalten, dass Fristversäumnisse vermieden werden2. Die Tatsachen zur Begründung des Antrags auf Wiedereinsetzung müssen innerhalb der in § 56 Abs. 2 Satz 1 FGO bestimmten Frist von einem Monat vollständig, substantiiert und in sich schlüssig dargelegt werden3. Sie müssen ferner bei der Antragstellung oder im Verfahren über den Antrag glaubhaft gemacht werden (§ 56 Abs. 2 Satz 2 FGO).

Wird -wie im Streitfall- Wiedereinsetzung in den vorigen Stand wegen eines entschuldbaren Büroversehens begehrt, so muss substantiiert und schlüssig vorgetragen werden, dass kein Organisationsfehler vorliegt. Der Prozessbevollmächtigte muss alle Vorkehrungen getroffen haben, die nach vernünftigem Ermessen die Nichtbeachtung von Fristen auszuschließen geeignet sind, und muss durch regelmäßige Belehrung und Überwachung seiner Bürokräfte für die Einhaltung seiner Anordnungen Sorge getragen haben4. Bei Bevollmächtigten, die die Rechts- und Steuerberatung berufsmäßig ausüben, ist die Schilderung der Fristenkontrolle sowie der Postausgangskontrolle nach Art und Umfang erforderlich und diese durch Vorlage des Fristenkontrollbuchs und des Postausgangsbuchs glaubhaft zu machen. Denn zu den in Betracht kommenden objektiven präsenten Beweismitteln gehört bei Angehörigen der rechts- und steuerberatenden Berufe insbesondere die Eintragung der Frist in ein Fristenkontrollbuch, das Festhalten der Absendung fristwahrender Schriftstücke in einem Postausgangsbuch und das Löschen einer Frist auf der Grundlage der Ausgangseintragung im Postausgangsbuch5.

Bei einer Versendung durch die Post gehört zu einem zuverlässigen Kontrollsystem, dass zwischen dem Fristenkalender und dem Postausgangsbuch eine Übereinstimmung in der Weise sichergestellt wird, dass die Fristen im Kalender erst auf der Grundlage der Eintragungen im Postausgangsbuch gelöscht werden6.

Diesen Maßstäben genügte der Vortrag des Prozessbevollmächtigten des Klägers im hier entschiedenen Fall nach Ansicht des Bundesfinanzhofs nicht:

Er erläutert -unter Beifügung von Kopien aus den Handakten und Fristenkalender- zwar, dass die jeweilige Frist nach Bearbeitung von ihm in der Akte gestrichen wurde und von Frau F sodann im Fristenkalender zu streichen war, nachdem der Schriftsatz in die Postausgangsmappe gegeben und von Frau F gefaxt oder zum Postversand fertig kuvertiert wurde. Er hat aber weder dargelegt noch glaubhaft gemacht, dass ein Postausgangsbuch geführt wurde oder eine dem vergleichbare Dokumentation des Postausgangs stattgefunden hat. Damit war nicht ausgeschlossen, dass Fristen im Fristenkalender nur auf der Grundlage von Eintragungen im Postausgangsbuch, sondern versehentlich gelöscht werden. Dem Vortrag des Prozessbevollmächtigten ist auch nicht zu entnehmen, welche anderen Vorkehrungen er gegen versehentliche Löschungen von Fristen getroffen hat. Dieser Organisationsmangel ist kausal für die Fristversäumnis. Denn bei Führung eines Postausgangsbuchs und der Anweisung, Fristen nur auf der Grundlage einer Eintragung im Postausgangsbuch zu löschen, wäre es -mangels Eintragung im Postausgangsbuch- nicht zu einer Löschung der Begründungsfrist gekommen.

Hinzu kommt, dass die Begründungsfrist für die Beschwerde gegen die Nichtzulassung der Revision nicht zu den üblichen, häufig vorkommenden und einfach zu berechnenden Fristen gehört7. Der Prozessbevollmächtigte ist daher bei der Prüfung und Überwachung des Personals zu besonderer Sorgfalt verpflichtet8.

Der Prozessbevollmächtigte hat weder dargelegt noch glaubhaft gemacht, dass er dieser besonderen Prüfungs- und Überwachungspflicht nachgekommen ist. Dafür bestand vorliegend gesteigerter Anlass, weil der Bevollmächtigte mit der Fristüberwachung keine ausgebildete und bewährte Fachkraft betraut hat, sondern eine Auszubildende, die erst “seit über einem Jahr” bei ihm beschäftigt war. Selbst wenn sie sorgfältig ausgebildet wurde, gehörte sie nicht zu dem Kreis des Büropersonals, das aufgrund seiner Ausbildung und längerfristigen Erprobung die Überwachung von Beschwerdefristen eigenverantwortlich ausführen darf9. Der Prozessbevollmächtigte hätte sich daher nicht auf regelmäßige Kontrollen beschränken dürfen, sondern durch kurzfristige und situative Kontrollen des Fristenkalenders dafür sorgen müssen, dass etwaige Fehler oder Versehen der Auszubildenden rechtzeitig erkannt worden wären. Dies war schließlich auch deshalb geboten, weil für den Mandanten unter einem Kanzleiaktenzeichen drei Akten und damit drei Verfahren geführt wurden, sodass Verwechselungen nicht nur abstrakt möglich, sondern dem Prozessbevollmächtigten bereits aufgefallen waren, als die Auszubildende das Urteil des Finanzgericht der falschen Akte zugeordnet und die Frist dort eingetragen hatte.

Bundesfinanzhof, Beschluss vom 17. November 2015 – V B 56/15

  1. BFH, Beschlüsse vom 16.09.2014 – II B 46/14, BFH/NV 2015, 49, sowie vom 09.01.2014 – X R 14/13, BFH/NV 2014, 567
  2. BFH, Beschluss vom 27.07.2011 – IV B 131/10, BFH/NV 2011, 1909
  3. vgl. BFH, Beschlüsse in BFH/NV 2015, 49, sowie vom 28.03.2014 – IX B 115/13, BFH/NV 2014, 896
  4. BFH, Beschlüsse vom 07.02.2002 – VII B 150/01, BFH/NV 2002, 795; vom 24.06.2002 – IX R 38/01, BFH/NV 2002, 1467; und vom 14.12 2011 – X B 50/11, BFH/NV 2012, 440
  5. vgl. BFH, Urteil vom 07.12 1988 – X R 80/87, BFHE 155, 275, BStBl II 1989, 266, sowie BFH, Beschlüsse vom 05.11.1998 – I R 90/97, BFH/NV 1999, 512; vom 13.11.1998 – X R 31/97, BFH/NV 1999, 941, sowie vom 14.12 2001 – XI R 21/01, BFH/NV 2002, 657
  6. BFH, Beschlüsse vom 09.02.2004 – VIII R 56/03, juris; vom 25.03.2003 – I B 166/02, BFH/NV 2003, 1193, sowie in BFH/NV 1999, 512; BFH, Urteil in BFHE 155, 275, BStBl II 1989, 266, unter 2.a und b der Gründe, m.w.N.
  7. BFH, Beschlüsse vom 03.04.2013 – V R 24/12, BFH/NV 2013, 970; und vom 08.02.2008 – X B 95/07, BFH/NV 2008, 969 zur Revisionsbegründungsfrist
  8. BFH, Beschlüsse in BFH/NV 2013, 970, und in BFH/NV 2008, 969
  9. vgl. BGH, Beschluss vom 20.10.1988 – VII ZB 22/88, HFR 1990, 151

 
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