Akteneinsicht – durch Überlassung der Akten in die Kanzlei

5. Februar 2016 | Kanzlei und Beruf, Verwaltungsrecht
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Einen zwingenden Anspruch auf Überlassung der Akten in die Kanzlei eines Rechtsanwalts gibt es nicht; dass diesbezügliche Ermessen der aktenführenden Behörde kann aber im Einzelfall auf Null reduziert sein.

Die Art und Weise der Akteneinsicht ergibt sich aus einer Interessenabwägung, die dem berechtigten Informationsbedürfnis ebenso Rechnung trägt wie dem Interesse der aktenführenden Stelle, nicht mit einem unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand belastet zu werden. Diese Abwägung richtet sich nach den Grundsätzen, die zu § 29 Abs. 3 VwVfG entwickelt worden sind. Danach kann Akteneinsicht regelmäßig – sofern dies nicht zu unbilligen Ergebnissen führt – nur bei der aktenführenden Stelle verlangt werden1. Hier hat das Ministerium dem Prozessbevollmächtigten der Klägerin angeboten, er könne nach telefonischer Vereinbarung erneut Einblick in sämtliche Aktenbände im Ministerium nehmen.

Allerdings kann die Behörde, die die Akten führt, nach § 29 Abs. 3 Satz 2, 2. Hs. LVwVfG auch eine Ausnahme gestatten. Eine solche Ausnahme kann etwa in der Übersendung von Akten in die Kanzleiräume eines Rechtsanwalts bestehen, wobei die Behörde nach pflichtgemäßem Ermessen über die Zulassung der Ausnahme zu entscheiden hat2. Eine diesbezügliche Ermessensausübung durch das beklagte Land vermag das Gericht schon nicht festzustellen. Darüber hinausgehend wiegen die vom Prozessbevollmächtigten der Klägerin vorgetragenen Belange aber so schwer, dass nach Auffassung des Verwaltungsgerichts die Verweigerung einer Übersendung im Sinne der Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichts zu unbilligen Ergebnissen führen würde. So wird in der Kommentarliteratur darauf verwiesen, dass ein zwingender Anspruch auf Überlassung der Akten in die Kanzlei eines Rechtsanwalts zwar nicht bestehe, diese in der Praxis jedoch die Regel darstelle3. Der Prozessbevollmächtigte der Klägerin hat außerdem zutreffend auf die beträchtliche Entfernung seines Kanzleisitzes in L. vom aktenführenden Ministerium in Stuttgart sowie auf den erheblichen Umfang der Akten hingewiesen. Vollkommen nachvollziehbar erscheint dem Gericht auch die sich aus dem Aktenstudium möglicherweise ergebende Notwendigkeit einer Rückkoppelung mit den Organen der X, die bei einer Einsichtnahme in behördlichen Räumen schwerlich zu leisten sein wird. Berechtigte Interessen des beklagten Landes, die einer Aktenübersendung entgegenstehen könnten, sind demgegenüber nicht ersichtlich. Der für § 29 Abs. 3 Satz 1 VwVfG bei direkter Anwendung meist maßgebliche Gesichtspunkt, dass die Akten ständig bei der Behörde benötigt werden, greift im vorliegenden Fall nicht ein. Denn nach Einschätzung des beklagten Landes sollen die im Ministerium weiter vorgehaltenen Aktenbände mit dem derzeit aktuellen Widerruf der staatlichen Anerkennung, der auch nach erfolgter Entscheidung allenfalls noch Anlass für behördliches Tätigwerden geben könnte, gerade nichts zu tun haben. Ein erhöhtes Verlust- oder Missbrauchsrisiko kann dem Prozessbevollmächtigten der Klägerin mangels einschlägiger negativer Erfahrungen nicht unterstellt werden. Soweit geltend gemacht wird, die weiteren Aktenbände enthielten teilweise auch Personalangelegenheiten – etwa im Zusammenhang mit Personen aus dem Bereich der Hochschule, die als Honorarprofessoren vorgeschlagen worden seien, was das beklagte Land abgelehnt habe – dürften diese Vorgänge der Klägerin zum einen ohnehin bereits bekannt sein. Zum anderen handelt es sich auch nach Auffassung des Ministeriums offensichtlich nicht um derart sensible Daten, dass sie das Akteneinsichtsrecht der Klägerin einschränken könnten, denn sonst hätte konsequenterweise auch eine Einsichtnahme durch den Prozessbevollmächtigten in den Räumen des Ministeriums abgelehnt werden müssen. Soweit der Vertreter des Beklagten in der mündlichen Verhandlung erstmals davon gesprochen hat, das Ministerium habe Emails erhalten, in denen unter Berufung auf ein wissenschaftliches Interesse Akteneinsicht begehrt worden sei, vermag das Gericht die Relevanz derartiger Vorkommnisse auf den hier streitgegenständlichen Akteneinsichtnahmeanspruch der Klägerin und die Art und Weise seiner Erfüllung nicht zu erkennen. Angesichts der nicht zu vergleichenden Interessenlage bleibt es dem Ministerium unbenommen, derartige Begehren auf Akteneinsicht abzulehnen, auch wenn der Klägerin Akteneinsicht durch Übersendung sämtlicher Akten an die Kanzlei ihres Prozessbevollmächtigten gewährt wird. Soweit die Erfüllung der Aufgaben der Behörde nicht beeinträchtigt wird und auch sonstige Gesichtspunkte nicht entgegenstehen, ist die Verweigerung einer Ausnahme nach § 29 Abs. 3 Satz 2 VwVfG ermessensfehlerhaft4. Davon geht das Verwaltungsgericht im vorliegenden Fall aus; sie sieht das der Behörde insoweit grundsätzlich zukommende Ermessen hier als auf Null reduziert an.

Das Gleiche gilt für die Frage der Dauer der Akteneinsicht. Im Hinblick auf den großen Umfang des vom Prozessbevollmächtigten der Klägerin zu sichtenden Akteninhalts erscheint eine Frist von mindestens 2 Monaten angemessen. Auch insoweit sieht das Verwaltungsgericht die Voraussetzungen für eine Reduzierung des der Behörde zukommenden Ermessens auf Null als gegeben an.

Verwaltungsgericht Freiburg, Urteil vom 21. Oktober 2015 – 1 K 2020 – /13

  1. vgl. BVerwG, Beschluss vom 27.06.2013, a. a. O.
  2. vgl. OVG Nordrhein-Westf., Urteil vom 03.09.1979 – VI A 2223/78, juris; OVG Sachsen-Anhalt, Beschluss vom 05.01.2012 – 8 R 14/11, juris; Kopp/Ramsauer, a.a.O., § 29 Rn 40 a
  3. vgl. Herrmann in: Bader/Ronellenfitsch, VwVfG, 2010, § 29 Rn 33; Engel in: Mann/Sennekamp/Uechtritz, VwVfG, 2014, § 29 Rn 67
  4. vgl. Kopp/Ramsauer, a.a.O., § 29 Rn 40 a m. w. N.

 
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