Fristenfax – und die Überprüfung des Sendeprotokolls

6. April 2016 | Zivilrecht
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Besteht die allgemeine Kanzleianweisung, nach der Übermittlung eines Schriftsatzes per Telefax anhand des Sendeprotokolls zu prüfen, ob die Übermittlung vollständig und an den richtigen Empfänger erfolgt ist, und die Frist im Fristenkalender erst anschließend zu streichen, muss das Sendeprotokoll bei der allabendlichen Erledigungskontrolle nicht – erneut – inhaltlich überprüft werden.

In dem hier vom Bundesgerichtshof entschiedenen Fall ging es um eine nicht vollständig übertragene Berufungsschrift: Bei der Faxübertragung am Tag des Ablaufs der Berufungsfrist war die zweite Seite des Schriftsatzes, auf dem sich die Unterschrift des Prozessbevollmächtigten und die Erklärung, dass Berufung eingelegt werden soll, befanden, nicht eingezogen worden. Erst am Folgetag, einen Tag nach Ablauf der Berufungsfrist, ging der Originalschriftsatz vollständig beim Berufungsgericht ein.

Die Organisationsanweisung in der Kanzlei des Prozessbevollmächtigten sah für fristgebundene Rechtsmittel vor, dass bei einer Übertragung per Telefax anhand des Sendeberichts kontrolliert wird, ob die Empfängernummer richtig ist, alle Seiten des Schriftstücks übertragen worden sind und ein OK-Vermerk vorhanden ist. Die Bürovorsteherin H., eine ausgebildete Rechtsfachwirtin, die neben der Mitarbeiterin L. seit vielen Jahren beanstandungslos den Fax- und Postversand fristgebundener Schriftstücke abwicklte, hatte verabsäumt, die Seitenzahl der übertragenen Seiten zu kontrollieren.

Anders als zuvor das Oberlandesgericht Köln1 sah der Bundesgerichtshof hier kein dem Berufungskläger zuzurechnendes Verschulden seines Prozessbevollmächtigten und gewährte Wiedereinsetzung:

Der Berufungskläger hat zwar die Berufungsfrist versäumt. Ihm war jedoch antragsgemäß Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu gewähren, weil er ohne Verschulden an der Einhaltung der Frist für die Berufungseinlegung gehindert war (§ 233 ZPO).

Das Oberlandesgericht Köln1 hat ausgeführt, dem Wiedereinsetzungsgesuch lasse sich bereits nicht entnehmen, welche konkrete Bürokraft für die Fristenkontrolle Verantwortung getragen habe. Eine solche Darlegung sei für die Ausräumung eines Organisationsverschuldens jedoch geboten. Es müsse eindeutig feststehen, welche Fachkraft zu einem bestimmten Zeitpunkt jeweils ausschließlich für die Fristenkontrolle zuständig sei. Darüber hinaus sei eine Anordnung in der Kanzlei des Rechtsanwalts des Berufungsklägers, durch die gewährleistet sei, dass die Erledigung der fristgebundenen Sachen am Abend eines jeden Arbeitstages anhand des Fristenkalenders von einer dazu beauftragten Bürokraft nochmals und abschließend selbstständig überprüft werde, nicht dargetan. Bei einer entsprechenden Überprüfung wäre aufgefallen, dass der Rechtsfachwirtin H. die Kontrolle der Blattzahl durchgegangen sei.

Mit diesen Erwägungen kann dem Berufungskläger Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nicht versagt werden. Den Berufungskläger trifft kein Verschulden an der Versäumung der Berufungsfrist. Die Fristversäumung beruht nicht auf einem Organisationsverschulden des Prozessbevollmächtigten des Berufungsklägers, sondern auf einem dem Berufungskläger nicht zurechenbaren Versäumnis der Büroangestellten seines Prozessbevollmächtigten bei der Versendung des Berufungsschriftsatzes per Telefax.

Die Versendung eines fristgebundenen Schriftsatzes per Telefax stellt eine einfache Bürotätigkeit dar, mit der jedenfalls eine voll ausgebildete und erfahrene Rechtsanwaltsfachangestellte beauftragt werden darf2. Bei der Übermittlung fristwahrender Schriftsätze per Telefax kommt der Rechtsanwalt seiner Verpflichtung zu einer wirksamen Ausgangskontrolle – soweit hier von Bedeutung – dann nach, wenn er seinen Büroangestellten die Weisung erteilt, sich einen Sendebericht ausdrucken zu lassen, auf dieser Grundlage die Vollständigkeit der Übermittlung zu prüfen und die Notfrist erst nach Kontrolle des Sendeberichts zu löschen3.

Der Berufungskläger hat glaubhaft gemacht, dass diese Anforderung im Büro seines Prozessbevollmächtigten beachtet wird. Die Bürokräfte des Prozessbevollmächtigten haben eidesstattlich versichert, dass sie im Rahmen der Büroorganisation angehalten seien, die im Sendebericht angegebene Blattzahl mit der Blattzahl des Schriftstücks zu vergleichen. Sie dürften Fristen erst streichen, nachdem die Empfängernummer, die Blattzahl und der OK-Vermerk überprüft worden seien. Die Bürovorsteherin H. habe verabsäumt, die Seitenzahl der übertragenen Seiten zu kontrollieren. Deren Verschulden ist dem Berufungskläger nicht zuzurechnen.

Es liegt auch kein sonstiges für die Fristversäumung ursächliches Organisationsverschulden des Prozessbevollmächtigten vor.

Auf die vom Berufungsgericht vermisste Glaubhaftmachung einer ordnungsgemäßen Kompetenzabgrenzung bei der Fristenkontrolle kommt es schon deshalb nicht an, weil sich bei der Versäumung der Berufungsfrist keine Gefahr verwirklicht hat, der durch diese Sorgfaltsanforderung vorgebeugt werden soll.

Zwar ist es richtig, dass für die Ausräumung eines Organisationsverschuldens des Rechtsanwalts eindeutig feststehen muss, welche Bürokraft zu einem bestimmten Zeitpunkt jeweils ausschließlich für die Fristenkontrolle, das heißt die Fristennotierung im Kalender und die Fristenüberwachung, zuständig ist4. Denn bei einer Überschneidung von Kompetenzen werden Fehlerquellen eröffnet, weil die Gefahr besteht, dass sich im Einzelfall einer auf den anderen verlässt5. Diese Gefahr hat sich vorliegend nicht verwirklicht. Ursächlich für die Versäumung der Berufungsfrist war allein eine Nachlässigkeit bei der Ausgangskontrolle des Übersendungsprotokolls und die hierauf beruhende fehlerhafte Streichung der Frist im Fristenkalender durch eine von zwei zuständigen Bürokräften.

Unabhängig davon liegt bereits kein Organisationsverschulden vor. Die Zuständigkeit für die Fristnotierung im Kalender und die Fristüberwachung darf innerhalb eines Arbeitstages wechseln. Zu fordern ist nur, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt eindeutig feststeht, welche Fachkraft jeweils ausschließlich für die Fristenkontrolle zuständig ist6. Einen solchen zulässigen Zuständigkeitswechsel hat der Berufungskläger glaubhaft gemacht. Die beiden Büroangestellten seines Prozessbevollmächtigten haben eidesstattlich versichert, dass beide für die Fristüberwachung zuständig und angehalten seien, Fristen erst zu streichen, nachdem sie das Sendeprotokoll kontrolliert haben. Am 2.04.2015 habe die Bürovorsteherin H. die Büroangestellte L. am Nachmittag bei der Faxübermittlung abgelöst. Die nach der Ablösung ausschließlich zuständige Bürovorsteherin H. habe dann das Sendeprotokoll – unzureichend – kontrolliert und die Berufungsfrist gestrichen.

Die von einem Rechtsanwalt im Rahmen der Fristenkontrolle geforderte allabendliche Ausgangskontrolle umfasst entgegen der Auffassung des Berufungsgerichts nicht die erneute inhaltliche Überprüfung des Sendeprotokolls.

Zu einer wirksamen Ausgangskontrolle gehört die Anordnung des Rechtsanwalts, dass die Erledigung von fristgebundenen Sachen am Abend eines jeden Arbeitstages durch eine dazu beauftragte Bürokraft anhand des Fristenkalenders nochmals selbständig überprüft wird. Diese Überprüfung dient auch dazu, festzustellen, ob möglicherweise in einer bereits als erledigt vermerkten Fristsache die fristwahrende Handlung noch aussteht. Deshalb ist dabei, gegebenenfalls anhand der Akten, auch zu prüfen, ob die im Fristenkalender als erledigt gekennzeichneten Schriftsätze tatsächlich abgesandt worden sind7.

Dies bedeutet aber nicht, dass das Übersendungsprotokoll abends erneut inhaltlich zur prüfen ist, wenn wie vorliegend die allgemeine Anweisung besteht, nach der Übermittlung eines Schriftsatzes per Telefax anhand des Sendeprotokolls zu prüfen, ob die Übermittlung vollständig und an den richtigen Empfänger erfolgt ist, und die Frist im Fristenkalender erst anschließend zu streichen. Nur dann, wenn diese allgemeine Kanzleianweisung fehlt, kann nicht von einer insoweit bereits durchgeführten wirksamen Ausgangskontrolle durch die Büroangestellten ausgegangen werden und nur dann muss die Prüfung der Erledigung der fristgebundenen Sachen am Abend auch eine inhaltliche Prüfung des Sendeprotokolls umfassen8.

Bundesgerichtshof, Beschluss vom 23. Februar 2016 – II ZB 9/15

  1. OLG Köln, Beschluss vom 09.06.2015 – 3 U 48/15
  2. BGH, Beschluss vom 13.01.2016 – XII ZB 653/14 9
  3. BGH, Beschluss vom 27.08.2014 – XII ZB 255/14, MDR 2014, 1286 Rn. 7; Beschluss vom 28.02.2013 – I ZB 75/12, NJW-RR 2013, 1008 Rn. 6; Beschluss vom 22.09.2010 – XII ZB 117/10, MDR 2010, 1416 Rn. 11
  4. BGH, Beschluss vom 26.02.2015 – III ZB 55/14, WM 2015, 782 Rn. 10; Beschluss vom 03.11.2010 – XII ZB 177/10, NJW 2011, 385 Rn. 9
  5. BGH, Beschluss vom 17.01.2007 – XII ZB 166/05, NJW 2007, 1453 Rn. 12; Beschluss vom 06.05.1999 – VII ZR 396/98, VersR 2000, 515 f.
  6. BGH, Beschluss vom 17.01.2007 – XII ZB 166/05, NJW 2007, 1453 Rn. 13
  7. BGH, Beschluss vom 15.12 2015 – VI ZB 15/15 8; Beschluss vom 26.02.2015 – III ZB 55/14, WM 2015, 782 Rn. 17 f.
  8. vgl. BGH, Beschluss vom 26.04.2012 – V ZB 45/11 13

 
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