Kas­sen­buch­füh­rung per Excel-Lis­te

Eine ord­nungs­ge­mä­ße Kas­sen­buch­füh­rung liegt nicht vor, wenn die Auf­zeich­nun­gen erst am Monats­en­de und mit Hil­fe eines han­dels­üb­li­chen Excel-Pro­gramms erstellt wer­den. Denn eine Nach­voll­zieh­bar­keit des ursprüng­li­chen Inhalts einer erfolg­ten Buchung ist bei durch­ge­führ­ten Ände­run­gen nicht mehr durch die Auf­zeich­nun­gen selbst gege­ben.

Kas­sen­buch­füh­rung per Excel-Lis­te

Nach § 162 AO hat die Finanz­be­hör­de die Besteue­rungs­grund­la­gen zu schät­zen, soweit sie die­se nicht ermit­teln oder berech­nen kann. Dabei sind alle Umstän­de zu berück­sich­ti­gen, die für die Schät­zung von Bedeu­tung sind. Zu schät­zen ist ins­be­son­de­re dann, wenn der Steu­er­pflich­ti­ge über sei­ne Anga­ben kei­ne aus­rei­chen­de Auf­klä­rung zu geben ver­mag oder wei­te­re Aus­kunft oder eine Ver­si­che­rung an Eides statt ver­wei­gert oder sei­ne Mit­wir­kungs­pflich­ten nach § 90 Abs. 2 AO ver­letzt. Das Glei­che gilt, wenn der Steu­er­pflich­ti­ge Bücher oder Auf­zeich­nun­gen, die er nach den Steu­er­ge­set­zen zu füh­ren hat, nicht vor­le­gen kann, wenn die Buch­füh­rung oder die Auf­zeich­nun­gen der Besteue­rung nicht nach § 158 AO zugrun­de gelegt wer­den oder wenn tat­säch­li­che Anhalts­punk­te für die Unrich­tig­keit oder Unvoll­stän­dig­keit der vom Steu­er­pflich­ti­gen gemach­ten Anga­ben zu steu­er­pflich­ti­gen Ein­nah­men oder Betriebs­ver­mö­gens­meh­rung bestehen (§ 162 Abs. 2 AO). Gemäß § 158 AO ist die Buch­füh­rung, die den Vor­schrif­ten der §§ 140 bis 148 AO ent­spricht, der Besteue­rung zugrun­de zu legen, soweit nach den Umstän­den des Ein­zel­falls kein Anlass besteht, ihre sach­li­che Rich­tig­keit zu bean­stan­den.

Eine GmbH (oder hier: eine UG) ist als Han­dels­ge­sell­schaft gemäß § 238 Abs. 1 HGB zum Füh­ren von Büchern ver­pflich­tet. In dem Fall muss die Buch­füh­rung nach § 145 Abs. 1 AO so beschaf­fen sein, dass sie einem sach­ver­stän­di­gen Drit­ten inner­halb ange­mes­se­ner Zeit einen Über­blick über die Geschäfts­vor­fäl­le und über die Lage des Unter­neh­mens ver­mit­teln kann. Die Geschäfts­vor­fäl­le müs­sen sich in ihrer Ent­ste­hung und Abwick­lung ver­fol­gen las­sen.

Im hier ent­schie­de­nen Fall ent­sprach die Buch­füh­rung der Unter­neh­me­rin ent­spricht nicht der Vor­schrift des § 146 AO. Nach § 146 Abs. 1 AO sind die Buchun­gen und die sonst erfor­der­li­chen Auf­zeich­nun­gen voll­stän­dig, rich­tig, zeit­ge­recht und geord­net vor­zu­neh­men. Kas­sen­ein­nah­men und Kas­sen­aus­ga­ben sol­len täg­lich fest­ge­hal­ten wer­den. Eine Buchung oder eine Auf­zeich­nung darf gemäß § 146 Abs. 4 AO nicht in einer Wei­se ver­än­dert wer­den, dass der ursprüng­li­che Inhalt nicht mehr fest­stell­bar ist. Auch sol­che Ver­än­de­run­gen dür­fen nicht vor­ge­nom­men wer­den, deren Beschaf­fen­heit es unge­wiss lässt, ob sie ursprüng­lich oder es spä­ter gemacht wor­den sind.

Nach Maß­ga­be die­ser Vor­schrif­ten sind die Auf­zeich­nun­gen der GmbH nicht ord­nungs­ge­mäß. Die GmbH hat Ein­nah­men und Aus­ga­ben in einem mit Hil­fe einer Excel-Tabel­le geführ­ten Kas­sen­buch erfasst. Obwohl die Mie­te wöchent­lich in bar ver­ein­nahmt wur­de und auch Betriebs­aus­ga­ben häu­fig bar begli­chen wur­den, sind die Ein­nah­men und Aus­ga­ben nach den Anga­ben der Liqui­da­to­rin erst am Monats­en­de und damit nicht zeit­nah im Kas­sen­buch erfasst wor­den. Die Buch­füh­rung der GmbH bie­tet danach nicht die Gewähr, dass die Auf­zeich­nun­gen voll­stän­dig und rich­tig sind. Eine Kas­sen­sturz­fä­hig­keit war nicht gege­ben, da die Bar­ei­nah­men und ‑aus­ga­ben nicht zeit­nah, d. h. am sel­ben Tag erfasst wur­den.

Dar­über hin­aus kön­nen Ände­run­gen der Kas­sen­auf­zeich­nun­gen nicht nach­ver­folgt wer­den. Nach den Grund­sät­zen ord­nungs­ge­mä­ßer DV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sys­te­me (GoBS) 1 darf eine ein­mal erfolg­te Buchung nicht ver­än­dert wer­den. Bei einer Ver­än­de­rung einer erfolg­ten Buchung muss der Inhalt der ursprüng­li­chen Buchung, z. B. durch Auf­zeich­nun­gen über durch­ge­führ­te Ände­run­gen (Stor­no- oder Neu­bu­chung), die als Bestand­teil der Buch­füh­rung auf­zu­be­wah­ren sind, fest­stell­bar blei­ben (vgl. Tz. 3.2. der GoBS). Die­sen Ansprü­chen genügt die mit einer nor­ma­len Excel-Tabel­le erstell­te Kas­sen­buch­füh­rung nicht. Ände­run­gen der ein­mal gebuch­ten Wer­te sind jeder­zeit mög­lich, ohne dass dies anhand der Auf­zeich­nun­gen nach­voll­zieh­bar wäre. Nicht aus­rei­chend ist es, dass erfolg­te Ände­run­gen evtl. durch Aus­le­sen des Pro­gramms sicht­bar gemacht wer­den könn­ten. Viel­mehr müs­sen durch­ge­führ­te Ände­run­gen in den Auf­zeich­nun­gen selbst nach­voll­zo­gen wer­den kön­nen. Dies ist bei den Kas­sen­auf­zeich­nun­gen der GmbH nicht gewähr­leis­tet, die in § 158 AO ange­ord­ne­te Beweis­kraft der Buch­füh­rung ist damit für den Streit­fall aus­ge­schlos­sen 2. Es kommt nicht dar­auf an, ob die von der GmbH erst am Monats­en­de und damit nicht zeit­nah erfolg­ten Buchun­gen tat­säch­lich danach noch ver­än­dert wur­den. Eben­so wenig kommt dem Feh­len von Kon­tie­rungs­ver­mer­ken eine dar­über hin­aus­ge­hen­de Bedeu­tung zu.

Finanz­ge­richt Ham­burg, Urteil vom 17. Sep­tem­ber 2015 – 2 K 253/​14

  1. BMF, Schrei­ben vom 07.11.1995 – IV A 8‑S 0316 – 52/​95, BSt­Bl I 1995, 738[]
  2. vgl. BFH, Beschluss vom 12.03.2008 – I B 176/​07[]