Wenn Kunden nicht zahlen, ist das immer ärgerlich. Eine Mahnung ist dann unvermeidbar. Um beim Aufsetzen einer solchen alles richtig zu machen, sind ein paar Dinge bereits im Vorhinein, aber auch bei der Erstellung des Mahnschreibens selbst zu beachten.
Gesetzliche Regelungen gemäß BGB
Unternehmer sollten bereits bei der Auftragsvergabe im Vertrag festlegen, wie die genauen Rechnungskonditionen aussehen. Wichtig ist genau klarzustellen, wie viele Tage nach dem Rechnungsdatum der Rechnungsbetrag fällig wird, sich der Kunde bei Nichbezahlung somit im Zahlungsverzug befindet. Grundsätzlich gilt gemäß § 286 (3) BGB, dass eine Entgeltforderung spätestens dann in Verzug gerät, wenn innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsübersicht keine Zahlung erfolgt ist. Allerdings gilt dies gegenüber privaten Schuldnern, also Verbrauchern, nur dann, wenn auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen wurde – ein Beispiel dafür, dass es für Unternehmer wichtig ist, genau auf die Formulierungen in ihren Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu achten. Schuldner, die nicht als Verbraucher gelten, geraten dagegen automatisch spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug. Die genauen rechtlichen Regelungen lassen sich m im BGB unter Paragraph 286 nachlesen.
Mahnungen richtig aufsetzen
Sobald sich ein Kunde in Zahlungsverzug befindet, können Mahnungsschreiben und Zahlungserinnerungen geschrieben werden. Grundsätzlich ist hierbei auf einen passenden Tonfall zu achten. Es ist nicht angebracht schon im ersten Anschreiben einen zu scharfen Ton zu verwenden, schließlich möchte man mit dem Kunden trotz der Verzögerung eventuell weiter kooperieren. Eine klare und deutliche Formulierung ist dagegen angebracht.
Auch müssen Mahnungen nicht zwangsläufig schriftlich erfolgen. Wenn man sie allerdings mündlich ausspricht, sollten unbedingt Zeugen anwesend sein. Grundsätzlich ist eine schriftliche Mahnung besonders im Unternehmensalltag immer sicherer. Der Gläubiger ist für den Zugang der schriftlichen Mahnung beim Schuldner in der Beweispflicht. Handelt es sich um hohe Summen, sollte also auf eine persönliche Zustellung geachtet werden.
Vielen Unternehmern bedienen sich beim Erstellen von Mahnungen und letztlich auch bei der landläufig als „Geld eintreiben“ bezeichneten Tätigkeit fremder Hilfe und beauftragen ein Inkassobüro vorgerichtlich tätig zu werden. Kosten, die durch die Beauftragung entstehen, können in der Regel an den Schuldner weitergegeben werden. Wer trotzdem nicht direkt ein Inkassobüro engagieren möchte, da er nicht so viele und hohe ausstehende Rechnungen zu verwalten hat, kann auch auf Hilfe aus dem Internet zurückgreifen. Auf www.mahnbescheide.de können alle für die zu verfassende Zahlungsaufforderung relevanten Informationen per Online-Formular eingegeben werden. Sie werden dann vor dem Versenden geprüft um sicherzustellen, dass keine wichtigen Angaben vergessen wurden.
Höhe der Zinsen für Zahlungsverzug
Ab dem Zeitpunkt des Zahlungsverzugs dürfen Gläubiger Zinsen auf die noch ausstehenden Zahlungen erheben. Der gesetzliche Verzugszins orientiert sich am amtlichen Basiszinssatz. Dieser wird zweimal im Jahr angepasst und kann Webseiten wie basiszinssatz.info oder der Tageszeitung entnommen werden. Von privaten Schuldnern dürfen ohne weiteren Schadensnachweis fünf Prozent über dem Basiszinssatz verlangt werden. Im gewerblichen Bereich sind sogar acht Prozent zulässig. Kann ein höherer Verzögerungsschaden nachgewiesen werden, können allerdings auch höhere Aufschläge erhoben werden.
