Ver­wal­tung eines Fuhrparks

Der Fuhr­park umfasst die Flot­te von allen Fahr­zeu­gen, die ein Unter­neh­men besitzt. Bei einer Spe­di­ti­on sind es zum Bei­spiel die LKWs. Bei Bau­un­ter­neh­men fin­det man im Fuhr­park Bau­stel­len­fahr­zeu­ge. In Logis­tik­un­ter­neh­men sind es Gabel­stap­ler. Auch land­wirt­schaft­li­che Unter­neh­men füh­ren einen Fuhr­park. Dort unter­hal­ten sie Traktoren.

Im Fuhr­park muss man zwi­schen zwei Arten von Fahr­zeu­gen unterscheiden:

• Dienst­au­tos die nur von einer Per­son gefah­ren werden
• Pool­fahr­zeu­ge die von meh­re­ren Per­so­nen gefah­ren werden

Oft­mals fin­det man in der Unter­neh­mens­start­pha­se nur ein Fahr­zeug. Wenn das Unter­neh­men wächst und mehr Fahr­zeu­ge hin­zu­kom­men, steigt der Ver­wal­tungs­auf­wand. Gleich­zei­tig stei­gen die Kos­ten.

Wel­che Auf­ga­ben hat das Fuhrparkmamanagement?

Es ist nicht so ein­fach einen Fuhr­park effi­zi­ent zu ver­wal­ten. Ein Fuhr­park ist ein wirt­schaft­li­ches Kon­strukt, wel­ches recht­li­che Bestim­mun­gen ein­hal­ten muss. Daher erge­ben sich fol­gen­de Fuhr­park­ma­nage­ment-Auf­ga­ben :

• Ver­wal­tung der Fahr­zeug-Akten (Fahr­zeug­brief, Leasingverträge)
• Ver­si­che­rungs­un­ter­la­gen
• Flot­ten­ver­si­che­rung
• War­tung
• Rou­ten­pla­nung
• Ver­wal­tung der Fahrtenbücher
• Füh­rer­schein­kon­trol­le
• Ein­hal­tung der Sicherheitsregeln
• Brie­fing der Fahrer
• Ver­steue­rung.

Wer ver­wal­tet den Fuhrpark?

Abhän­gig von der Grö­ße der Flot­te kann der Fuhr­park von den eige­nen Mit­ar­bei­tern oder durch exter­ne Mit­ar­bei­ter ver­wal­tet wer­den. Wenn der Betrieb den Fuhr­park selbst mana­gen will, ist eine gute Soft­ware für das Fuhr­park­ma­ne­age­ment erforderlich.

Alter­na­tiv kann das Unter­neh­men einen Dienst­leis­ter in Anspruch neh­men. Die­ser ver­wal­tet dann den Fuhr­park. In der Regel arbei­tet der Betrieb mit einer gro­ßen Lea­sing­ge­sell­schaft zusam­men. Es kann aber auch die Fuhr­park-Abtei­lung eines gro­ßen Auto­mo­bil­her­stel­lers den Fuhr­park des Unter­neh­mens verwalten.

Wie soll der Fuhr­park ver­wal­tet werden?

Häu­fig erfolgt die Ver­wal­tung mit­hil­fe von Excel. Bei klei­nen Fuhr­parks funk­tio­niert dies bestimmt sehr gut. Bei grö­ße­ren Fuhr­parks kön­nen sich schnell Pro­ble­me ergeben.

Bei grö­ße­ren Daten­men­gen­gen wird Excel sehr schnell über­sicht­lich. Gleich­zei­tig steigt die Gefahr von unbe­ab­sich­tig­ten Löschun­gen der Daten. Bei­spiels­wei­se ist ein Fahr­ten­buch, wel­ches durch Excel geführt wird, nicht rechts­si­cher. Wenn man Excel nutzt, muss man vie­le Tätig­kei­ten manu­ell vor­neh­men, was viel Zeit kos­tet. Dabei muss selbst die Kon­trol­le der Füh­rer­schei­ne manu­ell durch­ge­führt werden.

Arbei­tet der Betrieb mit einer Fuhr­park­soft­ware, kön­nen die Abläu­fe wesent­lich ver­ein­facht wer­den. Die Unter­neh­men mit Fuhr­park pro­fi­tie­ren von fol­gen­den Vorteilen:

• Digi­ta­le Ver­wal­tung sämt­li­cher Fahrzeuge
• Digi­ta­le Belegerfassung
• Über­sicht­li­che Kostenkontrolle
• Inte­grier­te Kon­trol­le der Führerscheine
• Fahr­ten­bü­cher, die rechts­si­cher sind
• Auto­ma­ti­sche Auf­zeich­nung der Fahrten
• Rou­ten­pla­nung
• Rou­ten­do­ku­men­ta­ti­on.

Wie wird der Fuhr­park finanziert?

Bei ein­zel­nen gewerb­li­chen Fahr­zeu­gen fra­gen sich die Unter­neh­men oft, ob Kauf oder Lea­sing die bes­se­re Vor­ge­hens­wei­se ist. Das glei­che gilt für den Fuhr­park. Beim Lea­sing ein­zel­ner Fahr­zeu­ge pro­fi­tie­ren die Unter­neh­men von einer gerin­ge­ren Kapi­tal­bin­dung. Wei­ter­hin wird die Liqui­di­tät geschont.

Die Nach­tei­le lie­gen aber in den ver­trag­li­chen Ver­pflich­tun­gen. Die­se resul­tie­ren auch in einen höhe­ren Verwaltungsaufwand.

Das ist auch der Grund war­um Auto­mo­bil­her­stel­ler und Lea­sing­un­ter­neh­men maß­ge­schnei­der­te Ange­bo­te für Fuhr­parks anbie­ten. Die­se umfas­sen teil­wei­se spe­zi­el­le Dienst­leis­tun­gen, die für Fuhr­parks gelten.

Wel­che recht­li­chen Her­aus­for­de­run­gen gelten?

Bei Fuhr­parks erge­ben sich eini­ge recht­li­che Her­aus­for­de­run­gen. Gro­ße The­men sind:

• Hal­ter­haf­tung
• Daten­schutz
• Ver­steue­rung.

Hal­ter­haf­tung

Wenn ein Ver­triebs­mit­ar­bei­ter mit dem Dienst­wa­gen einen Unfall ver­ur­sacht und das Fahr­zeug nicht ver­kehrs­si­cher war haf­tet das Unter­neh­men für den ent­stan­de­nen Scha­den. Daher for­dert die Hal­ter­haf­tung vom Unter­neh­men, dass das Fahr­zeug ver­kehrs­si­cher ist, regel­mä­ßig gewar­tet wird und wich­ti­ge Uten­si­li­en wie Warn­drei­eck, Ver­bands­kas­ten und Warn­drei­eck umfasst.

Daten­schutz

Die Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung regelt die Spei­che­rung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten. Die­se ist beim Fuhr­park ein sehr gro­ßes The­ma weil moder­ne Fuhr­park­man­anage­ment­sys­te­me Flot­ten­fahr­zeu­ge orten kön­nen. Die Soft­ware unter­stützt das Unter­neh­men die­se Daten­schutz­re­ge­lun­gen einzuhalten.

Besteue­rung

Ein Unter­neh­men muss den geld­wer­ten Vor­teil der pri­va­ten Nut­zung eines Fuhr­park-Fahr­zeugs ver­steu­ern. Dabei gilt die 1% Rege­lung. Wenn das gewerb­li­che Fahr­zeug mehr als 50% genutzt wird, soll­te die Ver­steue­rung mit dem Fahr­ten­buch erfolgen.

Ver­si­che­rung

Die Fahr­zeu­ge im Fuhr­park müs­sen nicht unbe­dingt ein­zeln ver­si­chert wer­den. Wenn der Fuhr­park mehr als 3 Fir­men­wa­gen hat, gibt es die Ver­si­che­rung in Grup­pen­ver­trä­gen. Dadurch kann die Ver­wal­tung der Fahr­zeu­ge wesent­lich ver­ein­facht wer­den. Die­se Grup­pen­ver­trä­ge gewäh­ren den Betrie­ben übri­gens attrak­ti­ve Ersparnisse.