Der Fuhrpark umfasst die Flotte von allen Fahrzeugen, die ein Unternehmen besitzt. Bei einer Spedition sind es zum Beispiel die LKWs. Bei Bauunternehmen findet man im Fuhrpark Baustellenfahrzeuge. In Logistikunternehmen sind es Gabelstapler. Auch landwirtschaftliche Unternehmen führen einen Fuhrpark. Dort unterhalten sie Traktoren.
Im Fuhrpark muss man zwischen zwei Arten von Fahrzeugen unterscheiden:
- Dienstautos die nur von einer Person gefahren werden
- Poolfahrzeuge die von mehreren Personen gefahren werden
Oftmals findet man in der Unternehmensstartphase nur ein Fahrzeug. Wenn das Unternehmen wächst und mehr Fahrzeuge hinzukommen, steigt der Verwaltungsaufwand. Gleichzeitig steigen die Kosten.
Welche Aufgaben hat das Fuhrparkmamanagement?
Es ist nicht so einfach einen Fuhrpark effizient zu verwalten. Ein Fuhrpark ist ein wirtschaftliches Konstrukt, welches rechtliche Bestimmungen einhalten muss. Daher ergeben sich folgende Fuhrparkmanagement-Aufgaben:
- Verwaltung der Fahrzeug-Akten (Fahrzeugbrief, Leasingverträge)
- Versicherungsunterlagen
- Flottenversicherung
- Wartung
- Routenplanung
- Verwaltung der Fahrtenbücher
- Führerscheinkontrolle
- Einhaltung der Sicherheitsregeln
- Briefing der Fahrer
- Versteuerung.
Wer verwaltet den Fuhrpark?
Abhängig von der Größe der Flotte kann der Fuhrpark von den eigenen Mitarbeitern oder durch externe Mitarbeiter verwaltet werden. Wenn der Betrieb den Fuhrpark selbst managen will, ist eine gute Software für das Fuhrparkmaneagement erforderlich.
Alternativ kann das Unternehmen einen Dienstleister in Anspruch nehmen. Dieser verwaltet dann den Fuhrpark. In der Regel arbeitet der Betrieb mit einer großen Leasinggesellschaft zusammen. Es kann aber auch die Fuhrpark-Abteilung eines großen Automobilherstellers den Fuhrpark des Unternehmens verwalten.
Wie soll der Fuhrpark verwaltet werden?
Häufig erfolgt die Verwaltung mithilfe von Excel. Bei kleinen Fuhrparks funktioniert dies bestimmt sehr gut. Bei größeren Fuhrparks können sich schnell Probleme ergeben.
Bei größeren Datenmengengen wird Excel sehr schnell übersichtlich. Gleichzeitig steigt die Gefahr von unbeabsichtigten Löschungen der Daten. Beispielsweise ist ein Fahrtenbuch, welches durch Excel geführt wird, nicht rechtssicher. Wenn man Excel nutzt, muss man viele Tätigkeiten manuell vornehmen, was viel Zeit kostet. Dabei muss selbst die Kontrolle der Führerscheine manuell durchgeführt werden.
Arbeitet der Betrieb mit einer Fuhrparksoftware, können die Abläufe wesentlich vereinfacht werden. Die Unternehmen mit Fuhrpark profitieren von folgenden Vorteilen:
- Digitale Verwaltung sämtlicher Fahrzeuge
- Digitale Belegerfassung
- Übersichtliche Kostenkontrolle
- Integrierte Kontrolle der Führerscheine
- Fahrtenbücher, die rechtssicher sind
- Automatische Aufzeichnung der Fahrten
- Routenplanung
- Routendokumentation.
Wie wird der Fuhrpark finanziert?
Bei einzelnen gewerblichen Fahrzeugen fragen sich die Unternehmen oft, ob Kauf oder Leasing die bessere Vorgehensweise ist. Das gleiche gilt für den Fuhrpark. Beim Leasing einzelner Fahrzeuge profitieren die Unternehmen von einer geringeren Kapitalbindung. Weiterhin wird die Liquidität geschont.
Die Nachteile liegen aber in den vertraglichen Verpflichtungen. Diese resultieren auch in einen höheren Verwaltungsaufwand.
Das ist auch der Grund warum Automobilhersteller und Leasingunternehmen maßgeschneiderte Angebote für Fuhrparks anbieten. Diese umfassen teilweise spezielle Dienstleistungen, die für Fuhrparks gelten.
Welche rechtlichen Herausforderungen gelten?
Bei Fuhrparks ergeben sich einige rechtliche Herausforderungen. Große Themen sind:
- Halterhaftung
- Datenschutz
- Versteuerung.
Halterhaftung
Wenn ein Vertriebsmitarbeiter mit dem Dienstwagen einen Unfall verursacht und das Fahrzeug nicht verkehrssicher war haftet das Unternehmen für den entstandenen Schaden. Daher fordert die Halterhaftung vom Unternehmen, dass das Fahrzeug verkehrssicher ist, regelmäßig gewartet wird und wichtige Utensilien wie Warndreieck, Verbandskasten und Warndreieck umfasst.
Datenschutz
Die Datenschutz-Grundverordnung regelt die Speicherung der personenbezogenen Daten. Diese ist beim Fuhrpark ein sehr großes Thema weil moderne Fuhrparkmananagementsysteme Flottenfahrzeuge orten können. Die Software unterstützt das Unternehmen diese Datenschutzregelungen einzuhalten.
Besteuerung
Ein Unternehmen muss den geldwerten Vorteil der privaten Nutzung eines Fuhrpark-Fahrzeugs versteuern. Dabei gilt die 1% Regelung. Wenn das gewerbliche Fahrzeug mehr als 50% genutzt wird, sollte die Versteuerung mit dem Fahrtenbuch erfolgen.
Versicherung
Die Fahrzeuge im Fuhrpark müssen nicht unbedingt einzeln versichert werden. Wenn der Fuhrpark mehr als 3 Firmenwagen hat, gibt es die Versicherung in Gruppenverträgen. Dadurch kann die Verwaltung der Fahrzeuge wesentlich vereinfacht werden. Diese Gruppenverträge gewähren den Betrieben übrigens attraktive Ersparnisse.
