Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte – nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Es wird an der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts festgehalten, wonach der Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses regelmäßig nicht besteht. Datenschutzrechtliche Änderungen im Zusammenhang mit der DSGVO führen nach Ansicht des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen jedenfalls bei in Papierform geführten Personalakte zu keiner Änderung der Rechtslage1.

Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte – nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Es wird in der Rechtsprechung vertreten, dass der allgemeine zivilrechtliche Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung und der datenschutzrechtliche Löschungsanspruch zwei separate Streitgegenstände darstellen2. Dafür spricht, dass der zivilrechtliche Entfernungsanspruch an die inhaltliche Unrichtigkeit der Abmahnung anknüpft, während dies beim datenschutzrechtlichen Löschungsanspruch kein relevantes Kriterium ist. Vielmehr können auch inhaltlich zutreffende Daten zu löschen sein.

Vorliegend kann diese Frage aber offenbleiben, da die Arbeitnehmerin entsprechend der bisherigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts nicht ausreichend begründet hat, dass ein Verbleiben der Abmahnungen in der Personalakte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu einer anhaltenden Rechtsbeeinträchtigung führen würde.

Die Landesarbeitsgericht Niedersachsen teilt im Ergebnis die Rechtsauffassung, wonach auch unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten ein Löschungsanspruch nicht besteht.

Hinsichtlich der DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679) hat das Arbeitsgericht auf Artikel 17 der Verordnung abgestellt, der einen ausdrücklichen Löschungsanspruch regelt. Einschlägig wäre insoweit Abs. 1 Buchst. a): „wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind.“

Ein solcher Anspruch könnte aber nicht abgelehnt werden mit der vom Arbeitsgericht gegebenen Begründung, wonach im Hinblick auf den noch anhängigen Kündigungsrechtstreit noch nicht feststellbar sei, dass die Daten nicht mehr benötigt werden. Da alle hier streitigen Rechtsfragen in einem gemeinsamen Rechtstreit anhängig gemacht werden, wird die Entscheidung über die Wirksamkeit der Kündigung und der Entfernung der Abmahnungen zeitlich koordiniert erfolgen. Im Übrigen steht zum Zeitpunkt der Berufungsentscheidung bereits seit über einem Jahr fest, dass das Arbeitsverhältnis spätestens mit Ablauf des 31.03.2020 beendet ist.

Art. 88 DSGVO stellt eine lex specialis hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten im Beschäftigungskontext dar. Der Artikel stellt jedoch nur eine Öffnungsklausel für besondere Regelungen der Mitgliedstaaten vor, er enthält selbst keine unmittelbar anwendbaren Rechtssätze.

Der Art. 88 DSGVO ausgestaltende § 26 BDSG regelt die Zulässigkeit der Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses. Spezifische Löschungsvorschriften für das Beschäftigungsverhältnis enthält die Vorschrift ihrerseits nicht. Für das Recht auf Löschung verweist § 35 BDSG im Grundsatz auf Art. 17 der DSGVO. Als Ausnahme sieht § 35 Abs.1 BDSG vor, dass bei unverhältnismäßig hohem Aufwand der Löschung an die Stelle einer Löschung die Einschränkung der Verarbeitung tritt.

Art. 17 Abs. 3 DSGVO macht einen generellen Vorbehalt zu Gunsten gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Diese können im Arbeitsverhältnis insbesondere sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Art sein. In der Literatur wird dazu vertreten, dass personenbezogene Daten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses generell zu löschen seien, soweit keine Aufbewahrungspflichten gelten3. In der Konsequenz würde dies allerdings bedeuten, dass der Arbeitgeber nach Beendigung eines jedem Arbeitsverhältnisses den vorhandenen Datenbestand des ausscheidenden Arbeitnehmers danach sortieren müsste, ob Aufbewahrungsfristen bestehen oder nicht.

Allerdings bestehen für den Anwendungsbereich der noch traditionell in Papierform geführten Personalakten erhebliche Zweifel, ob oder wieweit diese vom Regelungsbereich der DSGVO und des BDSG erfasst werden. In Art. 2 Abs.1 und Art. 4 Nr. 6 DSGVO wird der Begriff der Dateisysteme zugrunde gelegt. Unabhängig von der Frage, ob dieser Begriff zwischen automatisierten und nicht automatisierten Vorgängen unterscheidet4, ist in Erwägungsgrund 15 der Richtlinie ausdrücklich formuliert, dass Akten, die nicht nach bestimmten Kriterien geordnet sind, nicht in den Anwendungsbereich der Verordnung fallen sollen. Zutreffend weisen Gierschmann/Schlender aaO. Rn. 9 darauf hin, dass für Akten, – insbesondere Personalakten – rechtlich der Grundsatz der Vollständigkeit bestimmend ist und nicht der Grundsatz der Datensparsamkeit. Der Berufungsbegründung lassen sich weiterführende Überlegungen hinsichtlich dieser sehr grundsätzlichen Fragen nicht entnehmen.

Soweit ersichtlich, ist bisher in der Instanzrechtsprechung lediglich vereinzelt ein datenschutzrechtlicher Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung nach Ende des Arbeitsverhältnisses angenommen worden5. Eine klärende Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts dazu steht noch aus. Das Landesarbeitsgericht Niederrsachsen ist der Auffassung, dass auch die datenschutzrechtlichen Neuregelungen auf Basis der DSGVO eine derartig grundlegende Veränderung des Rechtsschutzes zumindest im Bereich der in Papierform geführten Personalakten nicht erfordern.

Landesarbeitsgericht Niedersachsen, Urteil vom 4. Mai 2021 – 11 Sa 1180/20

  1. entgegen LAG Sachen-Anhalt vom 23.11.2018, 5 Sa 7/17[]
  2. BAG 17.11.16, 2 AZR 730/15, NZA 17, 394; LAG Baden-Württemberg 30.10.20, 12 Sa 33/20, FA 21, 52[]
  3. etwa Simitis/Hornung/Spieker, Datenschutzrecht 1. Aufl.2019, Art. 88 DSGVO Rn.205 ff.[]
  4. dazu etwa Gierschmann/Schlender Datenschutzgrundverordnung Kommentar 2018, Art. 4 Nr. 6 Rn. 8[]
  5. LAG Sachsen-Anhalt 23.11.18, 5 Sa 7/17, NZA-RR 109, 335[]

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