Rechtliche Grundlagen bei der Erstellung von Dienstplänen

Ein Dienstplan ist in der Regel – und mit den passenden Tools – schnell erstellt. Doch dabei geht es nicht nur darum, Schichten und Dienste zu besetzen oder Mitarbeiterwünsche zu berücksichtigen. Arbeitgeber müssen dabei besonders auf den Arbeitnehmerschutz achten, denn hier gelten besondere gesetzliche Regelungen.

Rechtliche Grundlagen bei der Erstellung von Dienstplänen

Wurden Dienstpläne früher noch bevorzugt mit Stift und Papier oder in Excel-Listen verfasst, bieten heutige Möglichkeiten dank Tools und Software nicht nur Erleichterung bei der Erstellung von Dienst- und Schichtplänen, sondern bergen auch Risiken. Rechtliche Vorgaben regeln hier nicht nur Arbeits- oder Ruhezeiten, sondern auch den Datenschutz.

Datenschutz in der Dienstplanung

Besonders in kleinen Betrieben werden Dienstpläne oft noch öffentlich ausgehängt. So sind die Urlaubs- und Arbeitszeiten aller Mitarbeiter für jeden, der daran vorbeigeht, einsehbar. Probleme können sich beispielsweise ergeben, wenn Mitarbeiter Schichten tauschen oder geleistete Stunden oder Überstunden in diesem Plan erfasst werden. Auch das Abfotografieren des Dienstplans ist rechtlich problematisch, da hier personenbezogene Daten erfasst sind.

Hier greift das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) , das die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umsetzt. Demnach ist die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte ohne eine Zustimmung des betreffenden Mitarbeiters nicht rechtmäßig. In Ausnahmefällen ist eine Übermittlung möglich. Dabei muss allerdings eine Trennung der weitergegebenen Daten erfolgen. Stimmt also ein Mitarbeiter dem öffentlichen Aushang nicht zu, muss dieser neu überdacht werden.

Konkret: Ein Dienstplan ist ein Dokument, das personenbezogene Daten enthält. Auch wenn er in der Regel keine Adressen der Mitarbeiter enthält, wird hier oftmals das Geburtsdatum neben Klarname, Arbeitszeit, Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Fortbildung sowie Überstunden angegeben. Diese Daten dürfen nur dann mit allen Mitarbeitern geteilt werden, wenn die Mitarbeiter ausdrücklich diesem Prozedere zustimmen. Abhilfe schaffen können hier zum Beispiel moderne Online-Dienstpläne, bei denen Mitarbeiter nur Zugriff auf ihren eigenen Schichtplan haben.

Gesetzliche Vorgaben beim Schreiben von Dienstplänen

Erstellt der Arbeitgeber einen Dienstplan, übt er sein Weisungsrecht aus. Allerdings darf er dabei nicht schalten und walten wie er will und Mitarbeiter willkürlich Diensten und Schichten zuteilen, sondern muss sich an das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) halten.

  • § 3 ArbZG
    Die tägliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters ist auf acht Stunden begrenzt, kann aber in Ausnahmefällen auf zehn Stunden verlängert werden. Dazu darf allerdings der Durchschnitt der täglichen Arbeitszeit innerhalb von sechs Monaten, beziehungsweise 24 Wochen, acht Stunden pro Tag nicht übersteigen.
  • § 4 ArbZG
    Arbeitszeiten werden durch im voraus festgelegte Ruhepausen geregelt. Bei einer Arbeitszeit von über sechs Stunden muss ein Mitarbeiter mindestens 30 Minuten Pause einlegen. Bei über neun Stunden geplant, ist eine Pausenzeit von 45 Minuten einzuhalten. Die Pausenzeiten dürfen dabei über den Tag verteilt werden, müssen aber jeweils mindestens 15 Minuten dauern.
  • § 5 ArbZG
    Nicht nur Pausenzeiten sind geregelt, sondern auch Ruhezeiten. Ist die tägliche Arbeitszeit erreicht, steht dem Mitarbeiter eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden zu. In einigen Branchen – wie zum Beispiel der Pflege, in der Gastronomie, bei Rundfunk oder Landwirtschaft ­– ist eine Verkürzung der Ruhezeiten auf zehn Stunden möglich, sofern die angefallenen Ruhezeiten innerhalb von vier Wochen durch eine Verlängerung auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen werden.
  • § 6 ArbZG
    Nacht- und Schichtarbeit, die zwischen 23 Uhr abends und sechs Uhr morgens erfolgt, muss durch einen angemessenen Lohnzuschlag oder Freizeitausgleich für die erfolgte Arbeit entschädigt werden.
  • § 9 ArbZG
    Sonn- und Feiertage sind in der Regel beschäftigungsfrei. Ausnahmen gelten für mehrschichtige Betriebe mit regelmäßigen Tag- und Nachtschichten. Die Ruhezeiten können hier um bis zu sechs Stunden abweichen, wenn der Betrieb dann in den folgenden 24 Stunden ruht. Eine ähnliche Regelung gibt es auch für Kraftfahrer, deren Schichten um bis zu zwei Stunden vorverlegt werden können.
  • § 10 ArbZG
    Für Branchen und Dienste, deren Aufrechterhaltung 24/7 gewährleistet sein muss, wie beispielsweise die von Not- und Rettungsdiensten, der Feuerwehr, Krankenhäusern, der öffentlichen Sicherheit, gelten Ausnahmeregelungen. Das gilt auch für einige weitere Branchen. Alle Sonderregelungen sind in diesem Paragraphen aufgeführt.
  • § 11 ArbZG
    Mitarbeitern der in § 10 ArbZG beinhalteten Branchen und Dienste steht selbstverständlich ebenfalls das Recht auf einen Ausgleich für Sonn- und Feiertagsbeschäftigung zu. So sind hier mindestens 15 arbeitsfreie Sonntage pro Jahr zu gewähren, ebenso ein Ersatzruhetag. Dieser ist innerhalb von zwei Wochen zu gewährleisten.

Ahndung von Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz

Arbeitgeber sollten sich nicht nur im Interesse Ihrer Mitarbeiter oder einer gesunden Arbeitskultur an die gesetzlichen Vorgaben halten, sondern auch in ihrem eigenen. Ein Verstoß gegen das ArbZG ist eine Ordnungswidrigkeit und kann nach § 22 ArbZG mit einem Bußgeld geahndet werden. Uneinsichtige Arbeitgeber müssen bei einem wiederholten Verstoß, bei Vorsatz oder bei Gefährdung des Arbeitnehmers oder dessen Gesundheit nach § 23 ArbZG darüber hinaus mit einer Freiheitsstrafe rechnen.

Entscheiden sich Arbeitnehmer für eine Stelle, in der Dienstpläne vonnöten sind, sollten sie sich vorab über die Regelungen des Betriebs informieren. Dies kann entweder in einem Gespräch erfolgen oder in der Betriebsvereinbarung oder dem Arbeitsvertrag geregelt werden. Hier gilt es auch festzuhalten, welche Voraussetzungen für den Arbeitgeber bei der Erstellung eines Dienstplans gelten.

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