Recht­li­che Grund­la­gen bei der Erstel­lung von Dienst­plä­nen

Ein Dienst­plan ist in der Regel – und mit den pas­sen­den Tools – schnell erstellt. Doch dabei geht es nicht nur dar­um, Schich­ten und Diens­te zu beset­zen oder Mit­ar­bei­ter­wün­sche zu berück­sich­ti­gen. Arbeit­ge­ber müs­sen dabei beson­ders auf den Arbeit­neh­mer­schutz ach­ten, denn hier gel­ten beson­de­re gesetz­li­che Rege­lun­gen.

Recht­li­che Grund­la­gen bei der Erstel­lung von Dienst­plä­nen

Wur­den Dienst­plä­ne frü­her noch bevor­zugt mit Stift und Papier oder in Excel-Lis­ten ver­fasst, bie­ten heu­ti­ge Mög­lich­kei­ten dank Tools und Soft­ware nicht nur Erleich­te­rung bei der Erstel­lung von Dienst- und Schicht­plä­nen, son­dern ber­gen auch Risi­ken. Recht­li­che Vor­ga­ben regeln hier nicht nur Arbeits- oder Ruhe­zei­ten, son­dern auch den Daten­schutz.

Daten­schutz in der Dienst­pla­nung

Beson­ders in klei­nen Betrie­ben wer­den Dienst­plä­ne oft noch öffent­lich aus­ge­hängt. So sind die Urlaubs- und Arbeits­zei­ten aller Mit­ar­bei­ter für jeden, der dar­an vor­bei­geht, ein­seh­bar. Pro­ble­me kön­nen sich bei­spiels­wei­se erge­ben, wenn Mit­ar­bei­ter Schich­ten tau­schen oder geleis­te­te Stun­den oder Über­stun­den in die­sem Plan erfasst wer­den. Auch das Abfo­to­gra­fie­ren des Dienst­plans ist recht­lich pro­ble­ma­tisch, da hier per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten erfasst sind.

Hier greift das Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz (BDSG), das die Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DSGVO) umsetzt. Dem­nach ist die Wei­ter­ga­be per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten an Drit­te ohne eine Zustim­mung des betref­fen­den Mit­ar­bei­ters nicht recht­mä­ßig. In Aus­nah­me­fäl­len ist eine Über­mitt­lung mög­lich. Dabei muss aller­dings eine Tren­nung der wei­ter­ge­ge­be­nen Daten erfol­gen. Stimmt also ein Mit­ar­bei­ter dem öffent­li­chen Aus­hang nicht zu, muss die­ser neu über­dacht wer­den.

Kon­kret: Ein Dienst­plan ist ein Doku­ment, das per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten ent­hält. Auch wenn er in der Regel kei­ne Adres­sen der Mit­ar­bei­ter ent­hält, wird hier oft­mals das Geburts­da­tum neben Klar­na­me, Arbeits­zeit, Abwe­sen­hei­ten wie Urlaub, Krank­heit oder Fort­bil­dung sowie Über­stun­den ange­ge­ben. Die­se Daten dür­fen nur dann mit allen Mit­ar­bei­tern geteilt wer­den, wenn die Mit­ar­bei­ter aus­drück­lich die­sem Pro­ze­de­re zustim­men. Abhil­fe schaf­fen kön­nen hier zum Bei­spiel moder­ne Online-Dienst­plä­ne, bei denen Mit­ar­bei­ter nur Zugriff auf ihren eige­nen Schicht­plan haben.

Gesetz­li­che Vor­ga­ben beim Schrei­ben von Dienst­plä­nen

Erstellt der Arbeit­ge­ber einen Dienst­plan, übt er sein Wei­sungs­recht aus. Aller­dings darf er dabei nicht schal­ten und wal­ten wie er will und Mit­ar­bei­ter will­kür­lich Diens­ten und Schich­ten zutei­len, son­dern muss sich an das Arbeits­zeit­ge­setz (ArbZG) hal­ten.

  • § 3 ArbZG
    Die täg­li­che Arbeits­zeit eines Mit­ar­bei­ters ist auf acht Stun­den begrenzt, kann aber in Aus­nah­me­fäl­len auf zehn Stun­den ver­län­gert wer­den. Dazu darf aller­dings der Durch­schnitt der täg­li­chen Arbeits­zeit inner­halb von sechs Mona­ten, bezie­hungs­wei­se 24 Wochen, acht Stun­den pro Tag nicht über­stei­gen.
  • § 4 ArbZG
    Arbeits­zei­ten wer­den durch im vor­aus fest­ge­leg­te Ruhe­pau­sen gere­gelt. Bei einer Arbeits­zeit von über sechs Stun­den muss ein Mit­ar­bei­ter min­des­tens 30 Minu­ten Pau­se ein­le­gen. Bei über neun Stun­den geplant, ist eine Pau­sen­zeit von 45 Minu­ten ein­zu­hal­ten. Die Pau­sen­zei­ten dür­fen dabei über den Tag ver­teilt wer­den, müs­sen aber jeweils min­des­tens 15 Minu­ten dau­ern.
  • § 5 ArbZG
    Nicht nur Pau­sen­zei­ten sind gere­gelt, son­dern auch Ruhe­zei­ten. Ist die täg­li­che Arbeits­zeit erreicht, steht dem Mit­ar­bei­ter eine unun­ter­bro­che­ne Ruhe­zeit von min­des­tens elf Stun­den zu. In eini­gen Bran­chen – wie zum Bei­spiel der Pfle­ge, in der Gas­tro­no­mie, bei Rund­funk oder Land­wirt­schaft ­– ist eine Ver­kür­zung der Ruhe­zei­ten auf zehn Stun­den mög­lich, sofern die ange­fal­le­nen Ruhe­zei­ten inner­halb von vier Wochen durch eine Ver­län­ge­rung auf min­des­tens zwölf Stun­den aus­ge­gli­chen wer­den.
  • § 6 ArbZG
    Nacht- und Schicht­ar­beit, die zwi­schen 23 Uhr abends und sechs Uhr mor­gens erfolgt, muss durch einen ange­mes­se­nen Lohn­zu­schlag oder Frei­zeit­aus­gleich für die erfolg­te Arbeit ent­schä­digt wer­den.
  • § 9 ArbZG
    Sonn- und Fei­er­ta­ge sind in der Regel beschäf­ti­gungs­frei. Aus­nah­men gel­ten für mehr­schich­ti­ge Betrie­be mit regel­mä­ßi­gen Tag- und Nacht­schich­ten. Die Ruhe­zei­ten kön­nen hier um bis zu sechs Stun­den abwei­chen, wenn der Betrieb dann in den fol­gen­den 24 Stun­den ruht. Eine ähn­li­che Rege­lung gibt es auch für Kraft­fah­rer, deren Schich­ten um bis zu zwei Stun­den vor­ver­legt wer­den kön­nen.
  • § 10 ArbZG
    Für Bran­chen und Diens­te, deren Auf­recht­erhal­tung 24/​7 gewähr­leis­tet sein muss, wie bei­spiels­wei­se die von Not- und Ret­tungs­diens­ten, der Feu­er­wehr, Kran­ken­häu­sern, der öffent­li­chen Sicher­heit, gel­ten Aus­nah­me­re­ge­lun­gen. Das gilt auch für eini­ge wei­te­re Bran­chen. Alle Son­der­re­ge­lun­gen sind in die­sem Para­gra­phen auf­ge­führt.
  • § 11 ArbZG
    Mit­ar­bei­tern der in § 10 ArbZG beinhal­te­ten Bran­chen und Diens­te steht selbst­ver­ständ­lich eben­falls das Recht auf einen Aus­gleich für Sonn- und Fei­er­tags­be­schäf­ti­gung zu. So sind hier min­des­tens 15 arbeits­freie Sonn­ta­ge pro Jahr zu gewäh­ren, eben­so ein Ersatz­ru­he­tag. Die­ser ist inner­halb von zwei Wochen zu gewähr­leis­ten.

Ahn­dung von Ver­stö­ßen gegen das Arbeits­zeit­ge­setz

Arbeit­ge­ber soll­ten sich nicht nur im Inter­es­se Ihrer Mit­ar­bei­ter oder einer gesun­den Arbeits­kul­tur an die gesetz­li­chen Vor­ga­ben hal­ten, son­dern auch in ihrem eige­nen. Ein Ver­stoß gegen das ArbZG ist eine Ord­nungs­wid­rig­keit und kann nach § 22 ArbZG mit einem Buß­geld geahn­det wer­den. Unein­sich­ti­ge Arbeit­ge­ber müs­sen bei einem wie­der­hol­ten Ver­stoß, bei Vor­satz oder bei Gefähr­dung des Arbeit­neh­mers oder des­sen Gesund­heit nach § 23 ArbZG dar­über hin­aus mit einer Frei­heits­stra­fe rech­nen.

Ent­schei­den sich Arbeit­neh­mer für eine Stel­le, in der Dienst­plä­ne von­nö­ten sind, soll­ten sie sich vor­ab über die Rege­lun­gen des Betriebs infor­mie­ren. Dies kann ent­we­der in einem Gespräch erfol­gen oder in der Betriebs­ver­ein­ba­rung oder dem Arbeits­ver­trag gere­gelt wer­den. Hier gilt es auch fest­zu­hal­ten, wel­che Vor­aus­set­zun­gen für den Arbeit­ge­ber bei der Erstel­lung eines Dienst­plans gel­ten.

  1. vgl. BAG 25.04.2018 – 2 AZR 493/​17, Rn. 15, BAGE 162, 317; 26.03.2015 – 2 AZR 483/​14, Rn. 37[]