Dokumentation der Aufgabe eines Bescheides zur Post

Es ist Aufgabe der Behörde, auch bei Auslagerung und Zentralisierung der Druckprozesse, eine hinreichende Dokumentation der Aufgabe des Bescheides zur Post sicherzustellen, um die Zugangsfiktion des § 37 Abs. 2 SGB X auszulösen. Eine E-Mail des BA-IT-Systemhauses, die allgemein und ohne konkreten Fallbezug den Ablaufprozess beschreibt, reicht als Nachweis für den Tag der Aufgabe zur Post nicht aus.

Dokumentation der Aufgabe eines Bescheides zur Post

Nach § 37 Abs. 2 S. 1 SGB X gilt ein schriftlicher Verwaltungsakt, der im Inland durch die Post übermittelt wird, am dritten Tag nach der Aufgabe zur Post als bekanntgegeben. Dies gilt nach § 37 Abs. 2 S. 3 SGB X nicht, wenn der Verwaltungsakt nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen ist; im Zweifel hat die Behörde den Zugang des Verwaltungsaktes und den Zeitpunkt des Zugangs nachzuweisen. Ein Schriftstück ist zur Post gegeben, wenn es beim Postamt abgegeben worden ist bzw. beim Einwurf in den Briefkasten mit dessen Leerung1. Enthält die Akte der Behörde keinen Vermerk über den Tag der Aufgabe des Schriftstücks zur Post, tritt grundsätzlich keine Zugangsfiktion ein2. § 37 Abs. 2 S. 1 SGB X enthält eine gesetzliche Fiktion des Zeitpunkts der Bekanntgabe des Verwaltungsaktes, nicht aber eine Fiktion, dass und wann der Verwaltungsakt zur Post gegeben worden ist3. In der Verwaltungsakte der Behörde befindet sich nur eine Zweitschrift des Bescheides vom 26.02.2010. Auf dieser Zweitschrift ist nicht vermerkt worden, ob und gegebenenfalls wann der Bescheid zur Post gegeben wurde.

Ob ein Aufgabevermerk außerhalb des Verwaltungsaktes oder sogar außerhalb der Verwaltungsakte ausreicht, muss hier nicht entschieden werden. So wird vertreten, dass der Aufgabevermerk nicht in der Verwaltungsakte sein muss, sondern auch ein detailliertes Portobuch ausreicht. Vermerken bedeute lediglich, dass der Vorgang in den betreffenden Akten so erwähnt wird, dass auch eine mit der Sache bisher nicht befasste Person ihn als geschehen erkennen könne. Dementsprechend reiche jeder in den Akten befindliche Hinweis, der Aufschluss über den Tag der Aufgabe des Briefes zur Post gebe. Wann dieser Hinweis zu den Akten gelangt sei, sei ohne Bedeutung4. Ob die E-Mail des BAITSystemhauses vom 14.03.2011 als externer Nachweis „der Aufgabe zur Post“ grundsätzlich ausreichen würde, muss hier nicht entschieden werden, da es der Behörde mit dieser E-Mail nach Überzeugung des Sozialgerichts im konkreten Fall nicht gelungen ist, nachzuweisen, wann genau der Bescheid zur Post aufgegeben wurde.

Das Gericht muss sich grundsätzlich die volle Überzeugung vom Vorliegen oder Nichtvorliegen der Tatsachen verschaffen. Absolute Gewissheit ist so gut wie nie möglich und nicht erforderlich. Ausreichend ist eine an Gewissheit grenzende Wahrscheinlichkeit. Eine Tatsache ist bewiesen, wenn sie in so hohem Maße wahrscheinlich ist, dass alle Umstände des Falles nach vernünftiger Abwägung des Gesamtergebnisses des Verfahrens und nach der allgemeinen Lebenserfahrung geeignet sind, die volle richterliche Überzeugung zu begründen5. Wenn eine solche erforderliche Überzeugung nicht vorliegt, treffen die Folgen denjenigen, der aus der Tatsache einen Anspruch begründen will6. Das Sozialgericht Ulm ist der Auffassung, dass an den Nachweis des Aufgabevermerkes strenge Maßstäbe anzulegen sind. Dies gilt nach Auffassung des Sozialgerichts insbesondere für den Fall, dass ein solcher Aufgabevermerk nicht unmittelbar auf dem in der Akte befindlichen Bescheid angebracht wird, sondern erst nachträglich außerhalb geführt werden soll. Eine Glaubhaftmachung der Aufgabe zur Post reicht nach dem gesetzlichen Wortlaut gerade nicht aus. Die überwiegende Wahrscheinlichkeit eines Geschehensablaufs genügt nicht. Das Sozialgericht berücksichtigt dabei insbesondere, dass der Aufgabevermerk eine Fiktion auslöst. Bei einer Fiktion verbleibt eine durch gesetzliche Regelung in Kauf genommene Restunsicherheit. Damit wenigstens die Grundlage, auf der die Fiktion beruht, sicher ist, muss diese mit an Gewissheit grenzender Wahrscheinlichkeit nachgewiesen sein.

Im konkreten, hier vom Sozialgericht Ulm entschiedenen Fall bedeutet dies: Das Sozialgericht weiß auch unter Berücksichtigung der E-Mail vom 15.03.2011 nicht genau, wann der streitgegenständliche Bescheid vom 26.02.2010 tatsächlich zur Post aufgegeben worden ist. Anders als in dem vom Landessozialgericht RheinlandPfalz entschiedenen Fall, nennt diese E-Mail gerade kein konkretes Datum, wann der Bescheid zur Post aufgegeben wurde. In der E-Mail werden keine Angaben dazu gemacht, woraus sich im konkreten Fall das Datum der Aufgabe zur Post ergeben soll. Es wird vielmehr allgemein der generelle Ablaufprozess ohne konkreten Fallbezug beschrieben. Es liegen keinerlei Hinweise vor, dass die Aufgabe zur Post für den konkreten Bescheid vom 26.02.2010 durch das BAITSystemhaus intern nachgeprüft und nachvollzogen worden ist. Das Sozialgericht erkennt auch, dass es für die Mitarbeiter der Behörde in den jeweiligen Agenturen vor Ort durch die Auslagerung und Zentralisierung der Druckprozesse schwieriger geworden ist, den Nachweis der Aufgabe zur Post zu führen. Die Entscheidung, durch eine Auslagerung der Druckprozesse eventuell bestehende Effizienzpotentiale zu nutzen, führt aber nicht dazu, die Voraussetzungen des § 37 Abs. 2 SGB X weniger streng zu prüfen. Es ist Aufgabe der Behörde, auch bei Nutzung der zentralen Druckerei, eine hinreichende Dokumentation der Aufgabe zur Post sicherzustellen.

Sozialgericht Ulm, Urteil vom 7. Juli 2011 – S 6 AL 458/11

  1. vgl. Engelmann in: von Wulffen, SGB X, 7. Aufl., § 37 Rn. 12[]
  2. vgl. BSG, Urteil vom 03.03.2009, Az.: B 4 AS 37/08 R; Engelmann in: von Wulffen, SGB X, 7. Aufl., § 37 Rn. 12; Krasney in: Kasseler Kommentar, Sozialversicherungsrecht, Bd. II, § 37 SGB X Rn. 6[]
  3. Sächsisches LSG, Urteil vom 18.03.2010, Az.: L 3 AS 180/09[]
  4. vgl. LSG RheinlandPfalz, Teilurteil vom 30.09.2010, Az.: L 1 AL 122/09; Sächsisches LSG, Urteil vom 18.03.2010, Az.: L 3 AS 180/09; Krasney in: Kasseler Kommentar, Sozialversicherungsrecht, Bd. II, § 37 SGB X Rn. 6[]
  5. vgl. Keller in: MeyerLadewig/Keller/Leitherer, SGG, 9. Aufl., § 128 Rn. 3b[]
  6. vgl. Leitherer in: MeyerLadewig/Keller/Leitherer, SGG, 9. Aufl., § 103 Rn.19a[]

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