Der Bundestag hat das ELENA-Verfahrensgesetz („Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises“) beschlossen. Hiernach sind alle Arbeitgeber zukünftig verpflichtet, Entgeltbescheinigungen ihrer Beschäftigten künftig auf elektronischem Wege an die Sozialversicherungsträger weiterzuleiten.
Zur Beantragung von Sozialleistungen, wie z.B. dem Arbeitslosengeld, müssen beschäftigte Personen vorab Entgeltbescheinigungen ihres Arbeitgebers vorlegen, bisher in Papierform. Hier soll die Arbeit der Behörden zukünftig erleichtert und beschleunigt werden, indem diese Bescheinigungen nun in elektronischer Form eingereicht werden, um dort „ohne Medienbruch“ weiterverarbeitet zu werden.
In einem ersten Schritt soll zunächst die Bundesagentur für Arbeit den elektronischen Entgeltnachweis (ELENA) für ihre Leistungsberechnungen nutzen. Darüber hinaus sollen zugleich die Bereiche Wohngeld- und Elterngeld mit dem Abruf der Bescheinigungsdaten beginnen. Auf der Grundlage der gewonnenen Erfahrungen soll dann das Verfahren auf andere Sozialleistungen ausgedehnt werden. Ebenfalls bestehtin Zukunft die Möglichkeit, neben den Entgeltnachweisen auch den elektronischen Abruf von Lohnersatzleistungen in das Verfahren einzubeziehen.
Mit dem ELENA-Verfahren wird die Verpflichtung der Arbeitgeber zur schriftlichen Ausstellung von Bescheinigungen für die genannten Bereiche durch die Verpflichtung zur monatlichen elektronischen Meldung von Entgeltnachweisen aus systemgeprüften Programmen an eine zentrale Datenbank ersetzt. Aus dieser Zentralen Speicherstelle ruft dann die jeweilige Behörde bei Bedarf die Daten ab.
Dies setzt wiederum voraus, dass sich der Beschäftigte mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur als Teilnehmer zum ELENA-Verfahren anmeldet. Die Daten können, so der derzeitige Gesetzesstand, nur nach Anmeldung und unter seiner Mitwirkung unter Einsatz der qualifizierten Signatur von der Leistungsbehörde abgerufen werden.
Die Regelungen werden in das Sozialgesetzbuch aufgenommen, in dem auch schon das Leistungsrecht wie auch die Meldepflichten des Arbeitgebers geregelt sind. Damit gelten für diese Daten auch die Vorschriften des Sozialdatenschutzes.
Nach § 95 Abs. 1 SGB IV werden mit dem neuen Gesetz insgesamt sechs bestehende Informationspflichten der Unternehmen als Arbeitgeber auf die elektronische Meldung umgestellt, gleichzeitig werden vier neue Informationsverpflichtungen für die Arbeitgeber eingeführt.
