Akteneinsicht im finanzgerichtlichen Verfahren

Die Kanzleiräume des Prozessbevollmächtigten der Kläger sind keine Diensträume i.S. des § 78 Abs. 3 FGO. Die Neufassung des § 78 Abs. 3 Satz 1 FGO schließt nicht jedwede Akteneinsicht außerhalb von Diensträumen aus. Vielmehr bleibt die Übersendung von Akten in die Geschäftsräume eines Prozessbevollmächtigten zum Zwecke der dortigen Einsichtnahme in eng begrenzten Ausnahmefällen nach wie vor möglich.

Akteneinsicht im finanzgerichtlichen Verfahren

Hat das Finanzgericht bei seiner Entscheidung die für und die gegen eine Akteneinsicht in den Kanzleiräumen sprechenden Gründe hinreichend berücksichtigt und gegeneinander abgewogen, kann sich die Versagung der Akteneinsicht in den Kanzleiräumen auch unter Berücksichtigung der besonderen Pandemielage als ermessensfehlerfrei erweisen1.

Gemäß § 78 Abs. 1 Sätze 1 und 2 FGO in seiner ab dem 01.01.2018 geltenden Fassung (Art. 22 Nr. 8, Art. 33 Abs. 1 des Gesetzes zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 05.07.2017, BGBl I 2017, 2208) können die Beteiligten die Gerichtsakten und die dem Gericht vorgelegten Akten einsehen und sich durch die Geschäftsstelle auf ihre Kosten Ausfertigungen, Auszüge, Ausdrucke und Abschriften erteilen lassen. Die Akteneinsicht wird, wenn die Prozessakten -wie im Streitfall- in Papierform geführt werden, durch Einsichtnahme in die Akten in Diensträumen gewährt (§ 78 Abs. 3 Satz 1 FGO). Die Akteneinsicht kann, soweit nicht wichtige Gründe entgegenstehen, auch durch die Bereitstellung des Inhalts der Akten zum Abruf gewährt werden (§ 78 Abs. 3 Satz 2 FGO).

Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs sind Diensträume in diesem Sinne nicht nur die Diensträume des Gerichts, sondern Räumlichkeiten, die vorübergehend oder dauernd dem öffentlichen Dienst zur Ausübung dienstlicher Tätigkeiten dienen und über die ein Träger öffentlicher Gewalt das Hausrecht ausübt. Die Kanzleiräume des Prozessbevollmächtigten der Kläger sind hingegen keine Diensträume i.S. des § 78 Abs. 3 FGO2. Im Hinblick darauf, dass andere Prozessordnungen die grundsätzliche Möglichkeit eröffnen, neben einer Einsichtnahme in Diensträumen auch die Akten zur Einsicht in die Wohnung oder Geschäftsräume des Prozessbevollmächtigten zu übersenden (vgl. § 100 Abs. 3 Satz 3 der Verwaltungsgerichtsordnung; § 120 Abs. 3 Satz 3 des Sozialgerichtsgesetzes; § 32f Abs. 2 Satz 3 der Strafprozessordnung), ist es als bewusste Entscheidung des Gesetzgebers zu werten, diese Weiterung für das finanzgerichtliche Verfahren gerade nicht zu übernehmen3.

Im hier vom Bundesfinanzhof entschiedenen Fall liegt auch kein Ausnahmefall vor, der die Gewährung von Akteneinsicht in den Kanzleiräumen ihres Prozessbevollmächtigten zu rechtfertigen vermag:

Die Neufassung des § 78 Abs. 3 Satz 1 FGO schließt nicht jedwede Akteneinsicht außerhalb von Diensträumen aus. Vielmehr bleibt die Übersendung von Akten in die Geschäftsräume eines Prozessbevollmächtigten zum Zwecke der dortigen Einsichtnahme nach wie vor möglich. Sie ist allerdings nicht der Regelfall, sondern auf eng begrenzte Ausnahmefälle beschränkt. Die Entscheidung, Akteneinsicht ausnahmsweise auch außerhalb von Diensträumen zu gewähren, ist eine am Einzelfall zu beurteilende Ermessensentscheidung. Dabei sind die für und gegen eine Aktenversendung sprechenden Interessen gegeneinander abzuwägen, d.h. das dienstliche Interesse an einem geordneten Geschäftsgang einerseits (beispielsweise Gefahr von Aktenverlusten bzw. -beschädigungen oder gar -manipulationen, Schutz von potenziellen Beweismitteln [Steuererklärungen mit Originalbelegen], jederzeitige Verfügbarkeit der Akten sowie Wahrung des Steuergeheimnisses gegenüber Dritten) mit dem Interesse an der Ersparnis von Zeit und Kosten im Falle der Gewährung der Akteneinsicht außerhalb von Diensträumen andererseits. Im Rahmen dieses Abwägungsprozesses ist der vom Gesetzgeber in § 78 Abs. 3 FGO gesteckte Ermessensrahmen und hierbei insbesondere das Regel-Ausnahme-Verhältnis zwischen einer Akteneinsicht in und außerhalb von Diensträumen zu beachten. Hieraus folgt, dass Unbequemlichkeiten, die regelmäßig mit den ungünstigeren Rahmenbedingungen für eine ungestörte Akteneinsicht außerhalb von Kanzleiräumen verbunden sein können (z.B. räumliche Enge, Fahrt- und Zeitaufwand), keine Ausnahme von der Regel des § 78 Abs. 3 Satz 1 FGO nach sich ziehen können4.

Danach ist der Beschluss des Finanzgericht Hamburg, mit dem es die Aktenübersendung in die Kanzleiräume des Prozessbevollmächtigten der Kläger abgelehnt hat5, für den Bundesfinanzhof nicht zu beanstanden. Das Finanzgericht hat die gegen eine Aktenübersendung sprechenden Umstände (überschaubarer Umfang der Gerichtsakte und der Verwaltungsvorgänge mit den Klägern weitgehend bekannten Inhalten, kurze Wegstrecke zwischen der Kanzlei des klägerischen Prozessbevollmächtigten und dem Finanzgericht, Ablauf der am 25.11.2020 im Finanzgericht durchgeführten Akteneinsicht) gegen die von den Klägern vorgebrachten Einwände abgewogen. Im Rahmen dieser einzelfallbezogenen Abwägung ist es zu dem Ergebnis gelangt, dass die gegen eine Aktenübersendung sprechenden Umstände trotz der Besonderheiten der bestehenden Pandemielage und der mit ihr einhergehenden Kontaktbeschränkungen sowie der Zugehörigkeit des Prozessbevollmächtigten der Kläger zur sog. Risikogruppe überwiegen. Dabei hat das Finanzgericht maßgebend auf die getroffenen gerichtsinternen Sicherheitsvorkehrungen (Kontaktreduzierung durch Vorabübersendung eines Auskunftsbogens; Durchführung der Akteneinsicht in einem separaten -regelmäßig gelüfteten- Raum) abgestellt. Dies erweist sich als ermessensfehlerfrei.

Der Bundesfinanzhof hält die von den Klägern im Rahmen ihrer Beschwerdebegründung angeführten Argumente nicht für geeignet, um -im Rahmen seiner eigenen Ermessensausübung- einen Ausnahmefall annehmen zu können. Soweit es sich überhaupt um neue Argumente (und nicht um Wiederholungen oder rechtliche Erwägungen) handelt, greifen diese nicht durch. So hat das Finanzgericht im Nichtabhilfebeschluss vom 07.06.2021 darauf hingewiesen, dass ein umfassendes Hygiene-Konzept für das gesamte Gerichtsgebäude, das etwa eine Beschränkung der Aufzugskapazität auf eine Person umfasst, umgesetzt worden ist. Dass die Beschäftigten des Gerichts dieses Hygiene-Konzept bzw. die sog. AHA-Regeln fortgesetzt nicht einhalten, haben die Kläger nicht substantiiert dargelegt und ist auch sonst nicht ersichtlich. Der Hinweis der Kläger auf den geringen Umfang der Gerichtsakte bzw. der Steuerakten und die Möglichkeit, auf einfache Weise einen Scan zu erstellen, spricht nicht für eine Übersendung der Papierakten in die Kanzleiräume ihrer Prozessbevollmächtigten. Schließlich erscheint das Argument der kurzen Wegstrecke zwischen der Kanzlei und dem Finanzgericht allein durch den Hinweis der Kläger auf eine Großbaustelle nicht widerlegt. Nach alledem vermag die Beschwerde das dargestellte Regel-Ausnahme-Verhältnis nicht außer Kraft zu setzen.

Bundesfinanzhof, Beschluss vom 22. Oktober 2021 – IX B 38/21

  1. Anschluss an BFH, Beschluss vom 18.03.2021 – V B 29/20, BFHE 272, 296, BStBl II 2021, 710[]
  2. s. BFH, Beschlüsse vom 04.07.2019 – VIII B 51/19, BFH/NV 2019, 1235, Rz 10; und vom 13.06.2020 – VIII B 149/19, BFH/NV 2020, 1268, Rz 14[]
  3. BFH, Beschlüsse in BFH/NV 2019, 1235, Rz 11, m.w.N.; und vom 18.03.2021 – V B 29/20, BFHE 272, 296, BStBl II 2021, 710, Rz 16[]
  4. BFH, Beschlüsse in BFH/NV 2019, 1235, Rz 18; vom 28.11.2019 – X B 132/19, BFH/NV 2020, 377, Rz 16; und vom 18.03.2021 – V B 29/20, BFHE 272, 296, BStBl II 2021, 710, Rz 18[]
  5. FG Hamburg, Beschluss vom 18.05.2021 – 1 K 175/20[]

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