Akteneinsicht in Gerichtsakte und die Verwaltungsakte

Der Begriff der „Prozessakten“ i.S. von § 78 Abs. 2 und Abs. 3 FGO umfasst nicht nur die Gerichtsakte, sondern auch die dem Gericht vorgelegten Verwaltungsakten.

Der Anspruch auf Akteneinsicht im finanzgerichtlichen Verfahren ergibt sich aus § 78 FGO.

Nach § 78 Abs. 1 Sätze 1 und 2 FGO können die Beteiligten die Gerichtsakten und die dem Gericht vorgelegten Akten einsehen und sich durch die Geschäftsstelle auf ihre Kosten Ausfertigungen, Auszüge, Ausdrucke und Abschriften erteilen lassen.

Das Verfahren zur Einsichtnahme in die von dem Gericht selbst geführten Akten und die dem Gericht vorgelegten Akten regeln § 78 Abs. 2 und Abs. 3 FGO.

Werden die Prozessakten elektronisch geführt, wird Akteneinsicht durch Bereitstellung des Inhalts der Akten zum Abruf oder durch Übermittlung des Inhalts der Akten auf einem sicheren Übermittlungsweg gewährt (§ 78 Abs. 2 Satz 1 FGO). Auf besonderen Antrag wird Akteneinsicht durch Einsichtnahme in die Akten in Diensträumen gewährt (Satz 2). Ein Aktenausdruck oder ein Datenträger mit dem Inhalt der Akten wird auf besonders zu begründenden Antrag nur übermittelt, wenn der Antragsteller hieran ein berechtigtes Interesse darlegt (Satz 3). Stehen der Akteneinsicht in der nach Satz 1 vorgesehenen Form wichtige Gründe entgegen, kann die Akteneinsicht in der nach den Sätzen 2 und 3 vorgesehenen Form auch ohne Antrag gewährt werden (Satz 4).

Werden die Prozessakten in Papierform geführt, wird Akteneinsicht durch Einsichtnahme in die Akten in Diensträumen gewährt (§ 78 Abs. 3 Satz 1 FGO). Die Akteneinsicht kann, soweit nicht wichtige Gründe entgegenstehen, auch durch Bereitstellung des Inhalts der Akten zum Abruf oder durch Übermittlung des Inhalts der Akten auf einem sicheren Übermittlungsweg gewährt werden (Satz 2).

Der Begriff der „Prozessakten“ i.S. von § 78 Abs. 2 und Abs. 3 FGO umfasst -entgegen der Auffassung der Klägerin- nicht nur die Gerichtsakte, sondern auch die dem Gericht von der beteiligten Finanzbehörde nach § 71 Abs. 2 FGO vorgelegten Verwaltungsakten¹. Dies ergibt sich für den Bundesfinanzhof aus dem Gesetzgebungsverfahren und aus Sinn und Zweck der Regelung. Dem steht ein anderes Verständnis des Begriffs der Prozessakten in § 52b FGO nicht entgegen.

Das Gesetzgebungsverfahren spricht dafür, dass die Prozessakten in § 78 Abs. 2 und Abs. 3 FGO auch die dem Gericht vorgelegten Akten umfassen.

Die Neuregelung der Verfahrensabläufe in § 78 Abs. 2 und Abs. 3 FGO erfolgte durch das Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 05.07.2017². Der ursprüngliche Gesetzesentwurf der Bundesregierung vom 06.05.2016³ enthielt zunächst nur Regelungen zur Aktenführung und der Gewährung von Akteneinsicht in die „Akten“ des Strafverfahrens (§ 32f der Strafprozessordnung -StPO-) und in die „Prozessakten“ des Zivilverfahrens (§ 299 der Zivilprozessordnung -ZPO-). Auf die Sozial, Verwaltungs- und Finanzgerichtsbarkeit wurde die Verpflichtung zur Führung elektronischer Akten und die Verfahrensregelung für die Akteneinsicht erst auf Vorschlag des Ausschusses für Recht und Verbraucherschutz des Deutschen Bundestags erweitert⁴. Der Entwurf fügte u.a. in § 78 FGO die Absätze 2 und 3 ein, die Regelungen für die Akteneinsicht in „Prozessakten“ enthalten, die in elektronischer oder in Papierform vorliegen. Zur Begründung wurde hierbei auf die Begründung der entsprechenden Regelungsentwürfe zu § 299 ZPO und § 32f StPO verwiesen, ohne auf Besonderheiten der Fachgerichtsbarkeit einzugehen⁵. Anders als § 78 Abs. 1 FGO kennen jedoch weder § 32f StPO noch § 299 ZPO eine Unterscheidung zwischen Gerichtsakte und dem Gericht vorgelegten bzw. ihm vorliegenden Akten. Daraus ergibt sich nach Ansicht des Bundesfinanzhofs, dass der Gesetzgeber in § 78 Abs. 2 und Abs. 3 FGO das Verfahren der Akteneinsicht umfassend, d.h. für alle Akten regeln wollte, die Gegenstand eines finanzgerichtlichen Verfahrens sind, also nicht nur für die Gerichtsakte, sondern auch für die dem Finanzgericht vorgelegten Verwaltungsakten. Besteht die Prozessakte zum Teil aus elektronischen, zum Teil aus Papierakten (sog. hybride Aktenführung), so richtet sich das Verfahren für die elektronisch geführten Aktenteile nach § 78 Abs. 2 FGO, für den aus Papier bestehenden Teil nach § 78 Abs. 3 FGO.

Auch Sinn und Zweck der in § 78 Abs. 2 und Abs. 3 FGO eingeführten Verfahrensregeln sprechen für die Einbeziehung der dem Gericht vorgelegten Akten. Es wäre nicht sachgerecht, die ausdifferenzierten und abgestuften Verfahrensregelungen in § 78 Abs. 2 und Abs. 3 FGO für die Einsicht in einerseits elektronische und andererseits in Papierform vorliegende Akten nur für die Gerichtsakte anzuwenden und die Einsicht in die dem Finanzgericht vorgelegten Akten dem Verfahrensermessen des Gerichts nach § 78 Abs. 1 Satz 1 FGO zu unterwerfen⁶. Dies widerspräche dem erkennbaren Willen des Gesetzgebers, das Verfahren der Akteneinsicht umfassend und einheitlich zu regeln.

Es wäre auch besonders misslich, die neuen, ausdifferenzierten Regeln gerade für die vorgelegten Verwaltungsakten nicht anzuwenden. Denn die Beteiligten haben -wie auch der Streitfall zeigt- regelmäßig ein besonderes Interesse an der Einsichtnahme in gerade diese vorgelegten Verwaltungsakten. Schließlich hat der Steuerpflichtige durch § 78 FGO erstmalig im Rahmen eines finanzgerichtlichen Verfahrens einen Anspruch auf Einsichtnahme in diese Akten; vor dem Klageverfahren besteht nur ein Anspruch auf eine ermessensgerechte Entscheidung der Verwaltungsbehörde über eine beantragte Akteneinsicht⁷.

Die Gerichtsakte ist für die Akteneinsicht hingegen regelmäßig von eher nachgeordnetem Interesse. Besteht ihr sachlicher Inhalt doch im Wesentlichen aus ausgetauschten Schriftsätzen, die den Beteiligten ohnehin von Amts wegen durch das Gericht übermittelt werden (§ 77 Abs. 1 Satz 4 FGO).

Abweichendes ergibt sich auch nicht daraus, dass mit dem Begriff „Prozessakte“ in § 52b FGO nur die vom Finanzgericht selbst geführte Akte, also die Gerichtsakte, gemeint ist. Auch identische Begriffe können normspezifisch unterschiedlich ausgelegt werden.

Die Entscheidung des Finanzgerichts Hamburg im vorliegenden Verfahren, der Klägerin die dem Finanzgericht vorgelegten Akten nur in den Diensträumen des Finanzgericht zur Einsichtnahme zur Verfügung zu stellen⁸, ist für den Bundesfinanzhof rechtlich nicht zu beanstanden; die Klägerin hat keinen Anspruch auf die von ihr begehrte Art und Weise der Einsichtnahme in die dem Finanzgericht vorgelegten Akten.

m Rahmen eines Beschwerdeverfahrens gegen eine vom Finanzgericht getroffene, die Akteneinsicht außerhalb von Diensträumen ablehnende Entscheidung ist der Bundesfinanzhof nicht auf eine Überprüfung der Ermessensentscheidung des Finanzgericht beschränkt. § 102 FGO gilt nur für die gerichtliche Überprüfung von Ermessensentscheidungen von Behörden, nicht dagegen für eine solche gerichtlicher Entscheidungen. Demzufolge ist der Bundesfinanzhof als Beschwerdegericht selbst Tatsachengericht und somit gehalten, eigenes Ermessen auszuüben⁹. Maßgebender Zeitpunkt für die Beurteilung der Begründetheit der Beschwerde ist der Zeitpunkt der Beschwerdeentscheidung¹⁰.

Die dem Finanzgericht vorgelegten Akten müssen der Klägerin nicht zum Abruf bereitgestellt werden.

Soweit Prozessakten noch in Papierform geführt werden, ist die Akteneinsicht in Diensträumen die Regel (§ 78 Abs. 3 Satz 1 FGO). Nach der Ermessensvorschrift des § 78 Abs. 3 Satz 2 FGO kann die Akteneinsicht auch durch Bereitstellung des Inhalts der Akten zum Abruf gewährt werden, soweit keine wichtigen Gründe entgegenstehen. Es besteht jedoch kein Anspruch, eine bestehende Papierakte zum Zwecke der Akteneinsicht durch digitalen Abruf in eine elektronische Akte zu überführen¹¹. Abgesehen davon stellt im Streitfall der erhebliche Umfang der Akten, in die Einsicht begehrt wird, mit 66 Bänden auch einen wichtigen Grund i.S. von § 78 Abs. 3 Satz 2 FGO dafür dar, keine Bereitstellung zum Abruf zu ermöglichen.

Dem Prozessbevollmächtigten der Klägerin ist es auch nicht zu gestatten, Heftung und Verklammerung der dem Finanzgericht vorgelegten Akten zu lösen und die Aktenbestandteile sodann eigenständig zu scannen und zu speichern.

Nach § 78 Abs. 1 FGO können die Beteiligten die Gerichtsakte und die dem Gericht vorgelegten Akten einsehen und sich auf ihre Kosten durch die Geschäftsstelle Ausfertigungen, Auszüge, Ausdrucke und Abschriften erteilen lassen. Bereits hieraus ergibt sich, dass der Steuerpflichtige oder sein Prozessbevollmächtigter nicht berechtigt sind, in die der Akteneinsicht unterliegenden Aktenbestandteile körperlich einzugreifen. Ebenso besteht im Übrigen kein Anspruch darauf, eine Akteneinsicht in den Diensträumen ohne Beisein eines dort Bediensteten durchzuführen¹². Angesichts der damit einhergehenden Gefahren eines Verlusts, einer Beschädigung oder einer Manipulation des Akteninhalts ist auch nicht ersichtlich, dass sich aus § 78 Abs. 3 Satz 2 FGO ein Anspruch eines Prozessbeteiligten auf Herstellung einer digitalen Akte in Eigenregie ergibt.

Dahinstehen kann, ob ein entsprechender Anspruch bestehen kann, wenn die Herstellung einer solchen digitalen Akte für eine sachgerechte Prozessführung erforderlich ist¹³. Denn es ist weder substantiiert dargelegt noch sonst ersichtlich, dass im Streitfall erst die Herstellung einer digitalen Akte eine sachgerechte Prozessführung ermöglicht. Das Ziel des klägerischen Begehrens, den rechtzeitigen Zugang eines Antrags vom 05.10.2011 bei dem Finanzamt nachzuweisen, kann nach Ansicht des Bundesfinanzhofs vielmehr auch mit der gewährten Akteneinsicht in dem Akteneinsichtsraum des Finanzgericht in zumutbarer Weise erreicht werden. Die dem Finanzgericht vorgelegten Papierakten können dazu durchgeblättert und auf diese Weise auf das Vorhandensein des Antrags oder eines sonstigen Hinweises auf dessen Eingang gesichtet werden. Selbst wenn das Entklammern, Entheften und Einscannen der Akten und das anschließende Durchsuchen mittels einer Software -wie der Prozessbevollmächtigte behauptet- weniger zeitintensiv sein sollte als das händische Durchblättern der Akten, ist nicht ersichtlich, dass Letzteres keine sachgerechte Prozessführung gewährleisten könnte und deshalb -trotz der damit einhergehenden Gefahren für den geordneten Geschäftsgang- die Herstellung einer digitalen Akte in Eigenregie zugelassen werden müsste.

Die Akteneinsicht ist auch nicht durch Aktenübersendung in die Kanzleiräume des Prozessbevollmächtigten der Klägerin durchzuführen.

Werden die Prozessakten -wie hier die dem Finanzgericht vorgelegten Akten, in die die Klägerin Einsicht begehrt- in Papierform geführt, wird Akteneinsicht nach § 78 Abs. 3 Satz 1 FGO durch Einsichtnahme in die Akten in Diensträumen gewährt. Um Diensträume handelt es sich indes nicht bei den Kanzleiräumen des Prozessbevollmächtigten der Klägerin, da er kein Träger öffentlicher Gewalt ist¹⁴.

Auch unter Geltung der Neufassung des § 78 Abs. 3 Satz 1 FGO kann zwar in sehr eng begrenzten Ausnahmefällen zur Gewährung rechtlichen Gehörs und aus Gründen der Waffengleichheit der Beteiligten ein Anspruch auf Einsicht in Papierform geführter Akten in den Geschäftsräumen eines Prozessbevollmächtigten bestehen¹⁵.

Die Entscheidung, Akteneinsicht ausnahmsweise auch außerhalb von Diensträumen zu gewähren, ist eine am Einzelfall zu beurteilende Ermessensentscheidung. Dabei sind die für und gegen eine Aktenversendung sprechenden Interessen gegeneinander abzuwägen, d.h. das dienstliche Interesse an einem geordneten Geschäftsgang einerseits (insbesondere die Gefahr von Aktenverlusten bzw. -beschädigungen oder gar -manipulationen, der Schutz von potenziellen Beweismitteln [Steuererklärungen mit Originalbelegen], die jederzeitige Verfügbarkeit der Akten sowie die Wahrung des Steuergeheimnisses gegenüber Dritten) mit dem Interesse an der Ersparnis von Zeit und Kosten im Falle der Gewährung der Akteneinsicht außerhalb von Diensträumen andererseits¹⁶. In die Abwägung einzubeziehen ist auch, ob die Akteneinsicht ohne unverhältnismäßige Gefährdung der Gesundheit des Prozessbevollmächtigten in den Diensträumen durchgeführt werden kann¹⁷. Im Rahmen des danach erforderlichen Abwägungsprozesses ist der vom Gesetzgeber in § 78 Abs. 3 FGO gesteckte Ermessensrahmen und hierbei insbesondere das o.g. Regel-Ausnahme-Verhältnis zwischen einer Akteneinsicht in und außerhalb von Diensträumen zu beachten. Hieraus folgt, dass Unbequemlichkeiten, die regelmäßig mit der Akteneinsicht in Diensträumen verbunden sein können (z.B. räumliche Enge, Fahrt- und Zeitaufwand), keine Ausnahme von der Regel des § 78 Abs. 3 Satz 1 FGO nach sich ziehen können¹⁸.

Nach diesen Grundsätzen kommt eine Aktenübersendung in die Kanzlei des Prozessbevollmächtigten nicht in Betracht. Es liegen keine Gründe vor, die eine Überlassung der dem Finanzgericht vorgelegten Akten in die Kanzleiräume des Prozessbevollmächtigten ausnahmsweise rechtfertigen könnten. Dabei kann dahinstehen, ob auch der Umfang der einzusehenden Akten nach der Neuregelung des § 78 Abs. 3 FGO noch einen Grund für eine Aktenübersendung in die Kanzleiräume des Prozessbevollmächtigten darstellen kann. Jedenfalls wiegen die Gründe dafür, die Akteneinsicht im Interesse eines geordneten Geschäftsgangs nur in Diensträumen zu gestatten, im Streitfall deutlich schwerer. So bewahren die Akten die ihnen zukommende Beweisfunktion für das zwischen den Beteiligten streitige Vorhandensein eines Antrags der Klägerin vom 05.10.2011 und -im Fall des Auffindens dieses Schriftstücks in den Akten- den Zeitpunkt seines Zugangs durch die Reihenfolge der vorgenommenen Heftung nur dann, wenn das Gericht die Akte nicht unbeaufsichtigt aus der Hand gibt, oder zuvor eine vollständige Duplikatsakte angefertigt hat. Letzteres ist indes gerade bei dem Umfang der den Streitfall betreffenden Akten ein sehr aufwendiges Unterfangen und widerspricht Sinn und Zweck des Grundsatzes der Durchführung der Akteneinsicht in Diensträumen.

Besondere Vorsichtsmaßnahmen aufgrund der Coronavirus-Pandemie führen zu keinem anderen Ergebnis. Abgesehen davon, dass die Klägerin die Zugehörigkeit ihres Prozessbevollmächtigten zu einer Risikogruppe lediglich behauptet hat, hat das Finanzgericht zu Recht darauf verwiesen, dass ein eigener Raum zur Durchführung einer Akteneinsicht zur Verfügung steht, der die Möglichkeit der Belüftung bietet. Es ist nicht erkennbar, dass die möglichen und ggf. gebotenen Maßnahmen wie das Tragen einer Mund- und Nasen-Bedeckung sowie das Halten von Abstand zu anderen Menschen und die Reinigung von Händen bei der Akteneinsicht in dem Finanzgericht nicht gewährleistet wären oder eine Unzumutbarkeit für den Prozessbevollmächtigten aus anderen Gründen bestünde. Gesundheitliche Beschwerden, die der Prozessbevollmächtigte durch einen längeren Aufenthalt in einem durch stetige Lüftung stark unterkühlten Raum befürchtet, kann er durch das Tragen entsprechender Kleidung vermeiden. Darüber hinaus bestehen jedenfalls derzeit, im Zeitpunkt der Entscheidung über die Beschwerde, keine unüberbrückbaren pandemiebedingten Beeinträchtigungen mehr.

Bundesfinanzhof, Beschluss vom 14. Juli 2022 – IV B 66/21

1. so auch Stalbold in Gosch, FGO § 78 Rz 26; Hollatz in Hennigfeld/Rosenke, eKomm Ab 01.01.2018, § 78 FGO Rz 13 (Aktualisierung vom 19.04.2020); Maetz in juris – Die Monatszeitschrift 2022, 82, 84; wohl auch Thürmer in Hübschmann/Hepp/Spitaler, § 78 FGO Rz 102; vgl. auch BFH, Beschlüsse vom 13.06.2020 – VIII B 149/19, Rz 4, 16; vom 07.06.2021 – VIII B 123/20, BFHE 272, 345, BStBl II 2021, 915, Rz 2, 13; und vom 22.10.2021 – IX B 38/21, Rz 8 f.; anderer Ansicht Brandis in Tipke/Kruse, § 78 FGO Rz 14, und Gräber/Stapperfend, Finanzgerichtsordnung, 9. Aufl., § 78 Rz 4[↩]
2. BGBl I 2017, 2208[↩]
3. BR-Drs. 236/16[↩]
4. Bericht und Beschlussempfehlung vom 28.04.2017, BT-Drs. 18/12203, S. 1 f., 47 ff., 51 ff., 55 ff.[↩]
5. BT-Drs. 18/12203, S. 85 f. zu § 120 des Sozialgerichtsgesetzes -SGG-, S. 88 zu § 100 der Verwaltungsgerichtsordnung -VwGO- und S. 90 zu § 78 FGO[↩]
6. so aber konsequent Brandis in Tipke/Kruse, § 78 FGO Rz 14[↩]
7. BFH, Beschlüsse vom 04.06.2003 – VII B 138/01, BFHE 202, 231, BStBl II 2003, 790; und vom 05.12.2016 – VI B 37/16, Rz 3[↩]
8. FG Hamburg, Beschluss vom 30.09.2021 – 3 K 67/20[↩]
9. vgl. BFH, Beschluss vom 13.06.2020 – VIII B 149/19, Rz 17[↩]
10. z.B. BFH, Beschlüsse vom 09.03.2015 – II B 98/14, Rz 7; und vom 11.09.2013 – I B 179/12, Rz 13[↩]
11. BFH, Beschlüsse vom 28.11.2019 – X B 132/19, Rz 26; und vom 13.06.2020 – VIII B 149/19, Rz 24[↩]
12. vgl. BFH, Beschlüsse vom 28.11.2019 – X B 132/19, Rz 23; und vom 13.06.2020 – VIII B 149/19, Rz 24[↩]
13. dazu BFH, Beschluss vom 09.08.2021 – VIII B 70/21[↩]
14. vgl. BFH, Beschluss vom 13.06.2020 – VIII B 149/19, Rz 14, m.w.N.[↩]
15. z.B. BFH, Beschlüsse vom 28.11.2019 – X B 132/19, Rz 15; vom 13.06.2020 – VIII B 149/19, Rz 16; vom 11.01.2022 – XI B 89/21, Rz 15; zweifelnd BFH, Beschluss vom 06.09.2019 – III B 38/19, Rz 9[↩]
16. z.B. BFH, Beschluss vom 28.11.2019 – X B 132/19, Rz 16[↩]
17. vgl. BFH, Beschluss vom 11.01.2022 – XI B 89/21, Rz 19 ff.[↩]
18. z.B. BFH, Beschlüsse vom 28.11.2019 – X B 132/19, Rz 16; und vom 13.06.2020 – VIII B 149/19, Rz 16[↩]