Die Verfahrensdokumentation nach den GodB

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind eine Reihe von Vorschriften, die von der deutschen Finanzverwaltung herausgegeben wurden. Sie legen fest, wie Unternehmen ihre Geschäftsvorfälle dokumentieren und aufbewahren müssen. Ein zentraler Bestandteil dieser Vorschriften ist die Verfahrensdokumentation, die seit 2015 für jedes Unternehmen und für jeden Freiberufler verpflichtend ist, bei dem steuerlich relevante Dokumente in digitaler Form verarbeitet und gespeichert werden.

Die Verfahrensdokumentation nach den GodB

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation ist ein schriftliches Dokument, das die organisatorischen und technischen Verfahren eines Unternehmens beschreibt. Sie dient dazu, die Abläufe und Prozesse im Unternehmen transparent und nachvollziehbar zu machen. Die Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil der internen Kontrollsysteme eines Unternehmens und trägt dazu bei, die Einhaltung der GoBD zu gewährleisten.

Warum ist eine Verfahrensdokumentation wichtig?

Die Verfahrensdokumentation ist aus mehreren Gründen wichtig:

  1. Nachvollziehbarkeit: Sie ermöglicht es den Finanzbehörden, die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens nachzuvollziehen. Dies ist besonders wichtig bei Betriebsprüfungen.
  2. Transparenz: Sie macht die internen Prozesse und Abläufe eines Unternehmens transparent und hilft dabei, Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.
  3. Compliance: Sie hilft Unternehmen, die Einhaltung der GoBD und anderer gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.

Wie erstellt man eine Verfahrensdokumentation?

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung. Hier sind einige Schritte, die dabei helfen können:

  1. Prozesse identifizieren: Identifizieren Sie alle Prozesse in Ihrem Unternehmen, die dokumentiert werden müssen.
  2. Prozesse beschreiben: Beschreiben Sie jeden Prozess in Detail, einschließlich der beteiligten Personen, der verwendeten Technologien und der durchgeführten Tätigkeiten.
  3. Dokumentation erstellen: Erstellen Sie ein schriftliches Dokument, das alle diese Informationen enthält. Dieses Dokument sollte klar und verständlich sein und alle relevanten Informationen enthalten.
  4. Dokumentation aktualisieren: Aktualisieren Sie die Verfahrensdokumentation regelmäßig, um Änderungen in den Prozessen oder Vorschriften Rechnung zu tragen.
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Die Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil der GoBD und trägt dazu bei, die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten zu gewährleisten. Durch die Erstellung und Pflege einer gründlichen Verfahrensdokumentation können Unternehmen sicherstellen, dass sie die Anforderungen der GoBD erfüllen und gleichzeitig ihre internen Prozesse und Abläufe verbessern.

Oder doch besser eine Musterverfahrensdokumentation?

Ja, es gibt eine Musterverfahrensdokumentation. Genaugenommen gibt es sogar drei, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen Verfahrensdokumentation helfen können:

  1. Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) stellt eine kostenfreie Muster-Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage mit Anwendungshinweisen als PDF-Version und im Word-Format zur Verfügung. Diese Musterverfahrensdokumentation, die sich ausschließlich mit der Belegablage befasst, wurde bereits im Oktober 2015 veröffentlicht, ist mittlerweile also nahezu 9 Jahre alt.
  2. Auch die Bundessteuerberaterkammer (BstBK) und der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) haben eine Musterverfahrensdokumentation herausgegeben. Diese Musterverfahrensdokumentation befasst sich speziell mit dem ersetzenden Scannen. Die derzeit aktuelle Version 2.0 stammt aus dem Jahr 2019.
  3. Eine dritte Musterverfahrensdokumentation hat der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungstechnik (DFKA) veröffentlicht. Gegenstand dieser aus dem April 2019 stammenden Musterverfahrensdokumentation ist ausschließlich die Kassenführung.

Wie sich aus dieser Übersicht ergibt, sind die bestehenden Musterverfahrensdokumentationen nicht nur schon einige Jahre alt, sie bilden auch immer nur einzelne Teilbereiche – Belegablage, ersetzendes Scannen, Kassenführung – ab. Auch wenn es sich hierbei um die wichtigsten Teilbereiche handeln dürfte, können diese einzelnen Punkte zur Erstellung einer umfassenden Verfahrensdokumentation nicht ausreichen. Ein Punkt, der um so schwerer wiegt, da jedes Unternehmen mit einer (auch nur teilweise) digitalen Belegführung – also heutzutage wirklich jedes Unternehmen – zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verpflichtet ist.

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Lassen Sie sich bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation helfen!

Aber auch wenn die Musterverfahrensdokumentationen immer nur Teilgebiete abdecken und auch bereits in die Jahre gekommen sind, brauchen Sie Ihre verpflichtende Verfahrensdokumentation nicht ohne Hilfe zu erstellen. So gibt es etwa von der Fa. dokutar eine cloud-basierte Software, die sie als Unternehmer oder als Freiberufler bei der Erstellung ihrer Verfahrensdokumentationen durch Fragen, Erläuterungen und Hinweise an die Hand nimmt, sodass sie auch ohne größere Vorkenntnisse in der Lage sind, für ihren Betrieb oder ihre Kanzlei die erforderliche Verfahrensdokumentation zu erstellen. Dies spart Zeit, Geld und Nerven – und lässt Sie der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegensehen.

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