Betriebsprüfung: Was darf der Prüfer?

Unternehmer sowie auch Einkommensmillionäre müssen damit rechnen, dass das Finanzamt eine sogenannte Außenprüfung, wie die Betriebsprüfung eigentlich heißt, anordnet. Diese steuerliche Betriebsprüfung ist dazu da, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der erklärten Steuerarten zu überprüfen. Das Ziel: etwaige Steuerhinterziehungen zu entdecken. Diese Außenprüfungen werden manchmal stichprobenartig durchgeführt, aber auch im Verdachtsfall nach einer Meldung durch Dritte. Viele Unternehmer fühlen sich in dieser Situation ausgeliefert, kennen ihre Rechte nicht und wissen auch nicht, was der Prüfer überhaupt darf oder was zu Tabu ist. Dieser Artikel verschafft Ihnen einen Überblick über das Prozedere und die Rechte des Prüfers.

Betriebsprüfung: Was darf der Prüfer?

Betriebsprüfung muss angekündigt werden

Häufig befürchten Unternehmer, dass der Betriebsprüfer plötzlich in der Firma auftaucht und damit anfängt, sich Zugang zu Unterlagen aller Art zu verschaffen. Das ist ein Irrglaube. Das Finanzamt muss eine Untersuchung Ihrer Bücher anordnen und Ihnen den Bescheid darüber übermitteln. Es lohnt sich, diese Ankündigung sorgfältig durchzulesen, denn sie enthält wertvolle Informationen. Datum und Zeitpunkt der steuerlichen Prüfung sowie die zu prüfenden Betriebsjahre können Sie dem Schreiben entnehmen. Zudem legt das Finanzamt nicht zwangsläufig eine allumfassende Kontrolle fest, sondern beschränkt die Prüfung oft auf bestimmte Steuerarten – informieren Sie sich also darüber, ob es beispielsweise um die Einkommenssteuer, um die Gewerbesteuer oder auch um die Umsatzsteuer geht. Auch über Ihre Rechte, zum Beispiel über Ihr Einspruchsrecht, werden Sie im Bescheid aufgeklärt. Bereiten Sie dem Prüfer am angekündigten Tag einen Schreibtisch vor, an dem er arbeiten kann. Ist dies nicht umsetzbar, kann dieser die Prüfung aber auch bei Ihrem Steuerberater oder am eigenen Schreibtisch im Amt durchführen. Dennoch hat er das Recht, sich in Ihrem Unternehmen umzusehen.

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Um bei einer Außenprüfung nicht befürchten zu müssen, empfiehlt sich eine möglichst saubere Buchführung – zum Beispiel durch den professionellen Lohnbuchhalter in Berlin. Werden all Ihre Buchungen gut betreut, sinkt das Fehlerpotential maßgeblich. So kommt der Prüfer bei der Kontrolle außerdem schnell voran.

Unangekündigte Prüfung

Was tun, wenn der Prüfer trotzdem überraschend vor der Türe steht? Auch das kann rechtens sein. In diesem Fall muss der Prüfung aber ein konkreter Vorwurf vorangegangen sein. Das ist der Fall, wenn beim Finanzamt eine Manipulation der Geschäftsbücher gemeldet wurde. Aufgrund der Verdunkelungsgefahr darf der Prüfer dann auch unangemeldet erscheinen. In diesem Fall haben Sie kein Anrecht auf einen Einspruch.

Der Betriebsprüfer darf sich im Unternehmen umsehen

Wer denkt, es reiche aus, dem Prüfer Ordner und Unternehmenszahlen vorzulegen, irrt. Tatsächlich darf der Betriebsprüfer sich das gesamte Unternehmen ansehen. Dabei darf er sich auch mit Mitarbeitern unterhalten, die dann auch auskunftspflichtig sind. Diese Pflicht entfällt nur dann, wenn es eine konkrete Anzeige gibt. In diesem Fall muss sich weder der Unternehmer noch ein Mitarbeiter selbst belasten.

Das Privatleben des Unternehmers ist für den Prüfer des Finanzamts übrigens Tabu. Dieser hat daher kein Recht auf das Betreten von Privatwohnungen.

Sie dürfen gegen die Betriebsprüfung Einspruch erheben

Sind Sie der Meinung, dass die Prüfung unbegründet, unfair oder gar unzulässig ist, können Sie nach Eingang der Ankündigung Einspruch einlegen. Theoretisch steht Ihnen das frei, praktisch ist es aber schwierig neben Formfehlern in der Ankündigung ausreichende Gründe zu finden, die gegen eine Kontrolle sprechen.

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Wenn Sie Einspruch einlegen, dürfen Sie es nicht versäumen, auch die Aussetzung der Vollziehung zu beantragen. Vergessen Sie dies, wird der Außenprüfer sehr wahrscheinlich dennoch zum angemeldeten Termin im Betrieb erscheinen.

Ratschlag: Geben Sie keine Unterlagen unaufgefordert heraus

Wer nichts zu verbergen hat, möchte dies in der Regel auch beweisen. Viele Unternehmer denken deshalb, es sei vorteilhaft, dem Prüfer sämtliche Unternehmensunterlagen und Bücher unaufgefordert bereitzustellen. Auch wenn Sie noch so sauber arbeiten, kann es immer wieder zu kleinen Ungereimtheiten oder Fehlern in der Buchhaltung kommen. Gewähren Sie dem Prüfer allumfassenden Einblick, kann es passieren, dass dieser auf ebensolche Fauxpas stößt. Auch wenn diese nichts mit den Inhalten der laufenden Prüfung zu tun haben, werden sie im Moment des Entdeckens zum Prüfungsgegenstand. So kann das Finanzamt Fehler ahnden, die anders wahrscheinlich nicht einmal aufgefallen wären. Solche zufälligen Funde ziehen außerdem oft Folgeuntersuchungen nach sich.

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