Bewirtungskosten von der Steuer absetzen – wann das Finanzamt die Zeche zahlt

Wenn Sie zur Kundenpflege oder zum Ausbau von Geschäftsbeziehungen aus betrieblichen Gründen zum Geschäftsessen einladen, können Sie die Bewirtungskosten nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 1 EStG von der Steuer absetzen. Allerdings sind nur 70 Prozent der Kosten abzugsfähig. Damit das Finanzamt die Bewirtungskosten steuerlich anerkennt, sind ein paar Regeln zu beachten.

Bewirtungskosten von der Steuer absetzen – wann das Finanzamt die Zeche zahlt

Belege für Bewirtungskosten gesondert ablegen

Frau und Mann beim Abendessen im Restaurant
Bild: © juniart – Fotolia.com
Belege für die Bewirtungskosten sollten Sie für das Finanzamt unter keinen Umständen unter Werbungskosten ablegen und einreichen. Sonst erkennt der Sachbearbeiter die abzugsfähigen Aufwendungen für Geschäftsessen nicht an. Eine Verbuchung auf einem Sonderkonto ausschließlich für Bewirtungskosten ist daher ein unbedingtes Muss. Tipps für die entsprechende Software erhalten Sie hier (http://www.lexware.de/buchhaltung-und-steuern/bewirtungskosten-zehn-steuertipps-fuer-geschaeftsessen-und-betriebsfest).

Im Restaurant auf maschineller Quittung bestehen

Handschriftliche Quittungen werden in der Regel von den Finanzbehörden nicht anerkannt, verlangen Sie daher im Lokal des Geschäftsessens eine maschinell erstellte Rechnung. Sollte das Lokal Ihrer Wahl über derartige Mittel nicht verfügen, bitten Sie den Wirt um seine Unterschrift auf der Quittung und eine schriftliche Erklärung. Zudem ist jeder einzelne Posten, den Ihre Geschäftspartner oder potentiellen Kunden verzehrt haben, fein säuberlich aufzulisten. Hat zum Beispiel Ihre Schwiegermutter mit am Tisch gesessen und am Essen teilgenommen, ziehen Sie die Kosten für ihren Verzehr von vornherein ab. Das hindert den Finanzsachbearbeiter daran misstrauisch zu werden und rückt Sie als steuerehrlich in ein günstiges Licht.

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Adresse und sämtliche Posten im Detail benennen

Achten Sie auf Detailgenauigkeit und schreiben Sie lieber einen Posten zu viel als zu wenig auf. Dazu gehören Name und vollständige Adresse der besuchten Lokalität. „Grieche am Markt, Kleinkleckersdorf“ reicht nicht aus, sondern „Athos, Restaurant für griechische Spezialitäten, Am Markt 7, 007 Kleinkleckersdorf“ stellt das Finanzamt zufrieden. Sämtliche Speisen einschließlich des letzten Pizzabrötchens mit Kräuterbutter ist einzeln aufzulisten. Trinkgelder sollten Sie ebenfalls zeitnah noch im Lokal direkt auf der Quittung bzw. Rechnung vermerken. Zeitnähe ist ein weiterer Aspekt, der beim Finanzamt gut ankommt.

Auf die Angemessenheit der Bewirtung achten

Achten Sie auf die Angemessenheit der Bewirtungskosten. Dabei interpretiert das Finanzamt „angemessen“ im Einzelfall passend zum Profil Ihres Unternehmens sowie Ihrer Kunden und Geschäftspartner. So müssen Sie mit dem Vertreter eines international renommierten Unternehmens nicht in der Imbissbude an der Ecke speisen, sondern dürfen durchaus Bewirtungskosten im Sterne-Restaurant abziehen. Ungern sehen Finanzämter Geschäftsessen in überteuerten Nachtclubs und ähnlichen Etablissements und lehnen dort getätigte Ausgaben als Bewirtungskosten regelmäßig ab. Finden Sie bei einem Geschäftsessen den Mittelweg zwischen überzogen und allzu bescheiden, betreiben Sie positive Imagepflege und stellen gleichzeitig das Finanzamt zufrieden.