GoBD – Infos & Regeln für Unter­neh­mer

Die GoBD umfas­sen die Grund­sät­ze zur ordnungs­ge­mä­ßen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Unter­la­gen und Auf­zeich­nun­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff. Zusam­men lösen die Rege­lun­gen die Vor­schrif­ten der GoBS und der GDPdU ab.

GoBD – Infos <span class="amp">&</span> Regeln für Unter­neh­mer

Die GoBD beinhal­ten gemäß die­ser Defi­ni­ti­on Richt­li­ni­en und Kri­te­ri­en, die Unter­neh­men bei ihrer elek­tro­ni­schen Buch­füh­rung ein­hal­ten müs­sen. Die Grund­sät­ze behan­deln vor allem die Fra­ge, wie steu­er­lich rele­van­te Doku­men­te bear­bei­tet, erfasst und archi­viert wer­den müs­sen.

Was sind die GoBD und seit wann gibt es sie?

Anfang 2015 lös­ten die GoBD die GoBS (Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer DV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sys­te­me) und die GDPdU (Grund­sät­ze über Daten­zu­griff und Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen) ab. Das Bun­des­mi­nis­te­ri­um für Finan­zen publi­zier­te die zusam­men­ge­fass­ten Grund­sät­ze am 14.11.2014, wäh­rend sie am 01.01.2015 end­gül­tig in Kraft tra­ten.

Um mit den sich stän­dig wei­ter­ent­wi­ckeln­den Sys­te­men zur Archi­vie­rung von Datei­en und Doku­men­ten Schritt hal­ten zu kön­nen, wur­den die bestehen­den Regeln zusam­men­ge­führt und an die neu­en Anfor­de­run­gen ange­passt. Da der Buch­füh­rung durch die zuneh­men­de Digi­ta­li­sie­rung die unter­schied­lichs­ten Medi­en zur Ver­fü­gung ste­hen, braucht es eine ein­heit­li­che Rege­lung für die Auf­be­wah­rung der Daten.

Die GoBD umfas­sen Berei­che wie

  • die revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung
  • den Ein­satz GoBD-kon­for­mer Soft­ware
  • eine voll­stän­di­ge Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on
  • eine GoBD-kon­for­me Arbeits­wei­se

Sind Unter­neh­mer an die GoBD-Richt­li­ni­en gebun­den?

Jeder Unter­neh­mer muss sich an die GoBD-Richt­li­ni­en hal­ten. Aus­nah­men gibt es kei­ne. Die gesetz­li­che Pflicht zur Ver­wah­rung steu­er­rele­van­ter Unter­la­gen betrifft dabei nicht nur Bilan­zie­rungs­pflich­ti­ge. Auch Klein­un­ter­neh­mer und Frei­be­ruf­ler, die eine Ein­nah­men-Über­schuss-Rech­nung (EÜR) erstel­len, sind zur Ein­hal­tung der GoBD ver­pflich­tet. Alle Unter­neh­mer, die Gewinn­erzie­lungs­ab­sich­ten hegen, fal­len in die­se Kate­go­rie. Ob es sich um einen klei­nen oder gro­ßen Gewinn han­delt, ist dabei uner­heb­lich.

Was müs­sen Unter­neh­mer beach­ten?

Die Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung soll­ten jedem Selbst­stän­di­gen bereits bekannt sein. Die alte Regel aus der Buch­hal­tung „Kei­ne Buchung ohne Beleg“ gilt nach wie vor. Inner­halb der GoBD geht es nun dar­um, dass die­ses Prin­zip an die elek­tro­ni­sche Buch­füh­rung ent­spre­chend ange­passt wird. Da Betriebs­ab­läu­fe, Kas­sen­sys­te­me und Buch­füh­run­gen bei jedem Unter­neh­men unter­schied­lich ablau­fen, müs­sen Unter­neh­mer nun die Rege­lun­gen hin­sicht­lich der elek­tro­ni­schen Auf­be­wah­rung beach­ten. Jeder elek­tro­ni­sche Vor­gang wie Kas­sen- und Waren­wirt­schafts­vor­gän­ge in der Buch­hal­tung benö­tigt eine Doku­men­ta­ti­on.

Gera­de klei­ne Unter­neh­men glau­ben, nicht betrof­fen zu sein. Doch nicht nur Kon­zer­ne und gro­ße Fir­men müs­sen die vom Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um fest­ge­schrie­be­nen GoBD umset­zen, son­dern auch Kleinst­un­ter­neh­mer aller Bran­chen.

GoBD-kon­for­me digi­ta­le Bele­ge & Rech­nun­gen

Die Neue­run­gen inner­halb der GoBD betref­fen vor­ran­gig das Kas­sen­sys­tem. Schließ­lich wer­den hier alle Geschäfts­fäl­le elek­tro­nisch abge­spei­chert. Nach­träg­li­che Ände­run­gen sol­len unmög­lich und spä­te­re Kor­rek­tu­ren müs­sen genau ersicht­lich sein. Für die meis­ten Unter­neh­mer brin­gen die Richt­li­ni­en aller­dings kei­ne Neue­run­gen mit sich – im Gegen­teil: Sie wen­den die Grund­sät­ze sowie­so bereits an. Laut der GoBD sind die auf­zu­be­wah­ren­den Doku­men­te

  • rich­tig: Der steu­er­pflich­ti­ge Unter­neh­mer haf­tet für die Rich­tig­keit der Anga­ben auch dann, wenn er die Buch­füh­rung einer ande­ren Per­son anver­traut.
  • voll­stän­dig: Jeder Geschäfts­vor­fall muss fest­ge­hal­ten wer­den.
  • unver­än­der­bar: Nach­träg­li­che Ände­run­gen sind nicht erlaubt. Kor­rek­tu­ren müs­sen erkenn­bar sein.
  • nach­voll­zieh­bar: Ohne Beleg kei­ne Buchung.
  • nach­prüf­bar: Eine sach­ver­stän­di­ge, neu­tra­le Per­son muss sich in einer ange­mes­se­nen Zeit einen Über­blick über die Lage des Unter­neh­mens und über alle Geschäfts­vor­fäl­le ver­schaf­fen kön­nen.

Im Zwei­fels­fall ist es sinn­voll, Kon­takt mit dem Steu­er­be­ra­ter auf­zu­neh­men. Die­ser kennt die offi­zi­el­len Tex­te und alle Neue­run­gen.

Word- und Excel-Doku­men­te sind ver­än­der­bar

Die meis­ten typi­schen Datei­for­ma­te für Tabel­len­kal­ku­la­ti­on oder Text­ver­ar­bei­tung erfül­len die Ansprü­che der GoBD nicht. Wer bei­spiels­wei­se eine Excel- oder Word-Datei spei­chert, kann sie jeder­zeit wie­der öff­nen und ändern. Dem spä­te­ren Betrach­ter zeigt die Datei nicht an, ob sie mani­pu­liert wur­de. Ver­schi­cken Unter­neh­mer Rech­nun­gen als Excel- oder Word-Datei, ver­ur­sa­chen sie nicht nur bei sich, son­dern auch beim Kun­den ein erns­tes Pro­blem. Schließ­lich kann die­ses Doku­ment nicht GoBD-kon­form archi­viert wer­den. Ver­än­dert die Buch­hal­tung das Datei­for­mat, ent­spricht der Beleg immer noch nicht der GoBD. Text­ver­ar­bei­tungs­soft­ware und ähn­li­che Pro­gram­me spei­chern zwar die Zeit­an­ga­be zur letz­ten Ände­rung und in ein­zel­nen Fäl­len las­sen sich sogar Kor­rek­tu­ren zurück­ver­fol­gen, doch bei der Betriebs­prü­fung fal­len die Datei­en durch. Ent­spre­chen der Daten­zu­griff und die Archi­vie­rung nicht den GoBD, bekom­men Unter­neh­mer schnell Schwie­rig­kei­ten bei der Betriebs­prü­fung.

Eine der wich­tigs­ten Eck­pfei­ler der digi­ta­len Archi­vie­rung ist die unver­än­der­ba­re Spei­che­rung von Infor­ma­tio­nen und Doku­men­ten. Die Lösung bil­den an die­ser Stel­le Datei­for­ma­te wie PDF/​A3 sowie ZUG­FeRD. Bei­de For­ma­te akzep­tiert der Gesetz­ge­ber als unver­än­der­bar und rechts­kon­form. „ZUG­FeRD“ steht dabei für „Zen­tra­le User Gui­de­li­ne Forum elek­tro­ni­sche Rech­nung Deutsch­land“. Ein­ge­bet­tet in einer PDF/A3-Datei lässt sich das Doku­ment voll­stän­dig auto­ma­ti­siert ver­bu­chen, ohne wei­te­re Schrit­te aus­le­sen und in struk­tu­rier­ter Wei­se über­mit­teln.

Nicht GoBD-kon­form: USB-Sticks, Cloud-Spei­cher und Fest­plat­ten

Gel­ten Mus­ter und Vor­la­gen aus Excel-Tabel­len oder Word-Doku­men­ten als steu­er­rele­van­ter Beleg wie bei­spiels­wei­se die elek­tro­ni­sche Rech­nung, müs­sen sie der GoBD stand­hal­ten. Da die Doku­men­te meist nur im her­kömm­li­chen Datei­sys­tem abge­legt wer­den, sind die Anfor­de­run­gen nicht mehr erfüllt. Schließ­lich sind die gespei­cher­ten Auf­zeich­nun­gen nicht aus­rei­chend gegen Löschun­gen oder Kor­rek­tu­ren geschützt. Doch wie las­sen sich Datei­en wirk­lich sicher machen? Die Abla­ge in einem übli­chen Cloud-Dienst wie Micro­soft-One-Dri­ve oder Drop­box erkennt das Finanz­amt genau­so wenig an wie die Archi­vie­rung auf USB-Sticks oder exter­nen Fest­plat­ten. Nach die­sen Kri­te­ri­en gilt auch das Bren­nen auf CDs oder DVDs nicht als GoBD-kon­form. Schließ­lich ist bei den Daten­trä­gern zwar sicher­ge­stellt, dass sie nicht ver­än­der­bar sind, doch muss das Erstel­lungs­da­tum nicht stim­men.

Wer jedoch mit einem Cloud-Ser­vice oder einer GoBD-kon­for­men Soft­ware arbei­tet, ist fein raus. Die­se Pro­gram­me ermög­li­chen eine unver­än­der­ba­re Buch­hal­tung und arbei­ten mit Zeits­tem­peln sowie ent­spre­chen­den Hash­tags. Um auch wirk­lich garan­tie­ren zu kön­nen, dass die Datei­en in zehn Jah­ren noch ver­füg­bar bzw. les­bar sind, lohnt sich ein regel­mä­ßi­ger Back­up.

Die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on nach GoBD

Unab­hän­gig von sei­ner Grö­ße muss jedes Unter­neh­men eine ver­ständ­li­che Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on erstel­len. Die zuneh­men­de Digi­ta­li­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen erfor­dert die­sen Auf­wand. Auch für Klein­be­trie­be, die solch zusätz­li­che Doku­men­ta­ti­ons­pflich­ten noch nicht kann­ten, gel­ten die­se Neue­run­gen. Die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on soll es einem sach­ver­stän­di­gen Drit­ten ermög­li­chen, die digi­ta­le Buch­füh­rung des Unter­neh­mens in ange­mes­se­ner Zeit ver­ste­hen und prü­fen zu kön­nen. Laut den GoBD braucht dabei jedes Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­tem eine nach­voll­zieh­ba­re Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on. Neben den Ergeb­nis­sen die­ses Ver­fah­rens müs­sen der Auf­bau, Ablauf und Inhalt schlüs­sig erkenn­bar und voll­stän­dig sein. Abge­se­hen vom Haupt­sys­tem zäh­len alle Vor- und Neben­sys­te­me wie Archiv­sys­te­me, Kas­sen­sys­te­me oder Waren­wirt­schafts­sys­te­me zu den Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­te­men. Die­se müs­sen auch dann berück­sich­tigt wer­den, wenn der Steu­er­be­ra­ter das Haupt­sys­tem mit Anla­gen­buch­hal­tung, Finanz­buch­hal­tung und Lohn­buch­hal­tung über­nimmt. Fehlt die über­sicht­li­che Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on der Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­te­me, bleibt der Betrieb in der Beweis­pflicht.

Durch die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on nach GoBD wei­sen Unter­neh­mer nach, dass sämt­li­che Anfor­de­run­gen hin­sicht­lich der Auf­be­wah­rung, Erfas­sung, Ver­ar­bei­tung, Ver­bu­chung und Ent­sor­gung der Bele­ge erfüllt sind. Die recht­li­che Grund­la­ge bil­det § 239 und § 257 HGB sowie die GoBD selbst. Kauf­män­ni­sche Unter­la­gen müs­sen dem­zu­fol­ge ent­spre­chen­den Anfor­de­run­gen hin­sicht­lich der Archi­vie­rung sowohl in Papier­form als auch in elek­tro­ni­schen Archiv­sys­te­men gerecht wer­den. Nur wenn die Doku­men­te und Datei­en, der

  • Ord­nungs­mä­ßig­keit
  • Voll­stän­dig­keit
  • Sicher­heit des Gesamt­ver­fah­rens
  • Absi­che­rung vor Ver­än­de­rung und Ver­fäl­schung
  • Siche­rung vor Ver­lust
  • Nut­zung nur durch Berech­tig­te
  • Ein­hal­tung der Auf­be­wah­rungs­fris­ten
  • Doku­men­ta­ti­on des Ver­fah­rens
  • Nach­voll­zieh­bar­keit
  • Prüf­bar­keit

ent­spre­chen, sind die Vor­ga­ben der GoBD ein­ge­hal­ten. Die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on beleuch­tet den gesam­ten tech­ni­schen und orga­ni­sa­to­ri­schen Pro­zess der

  • Erfas­sung (Ent­ste­hung)
  • Indi­zie­rung
  • Absi­che­rung gegen Ver­fäl­schung und Ver­lust
  • Spei­che­rung
  • Repro­duk­ti­on
  • und dem ein­deu­ti­gen Wie­der­fin­den der archi­vier­ten Datei­en,

die ent­spre­chend der steu­er­recht­li­chen Vor­ga­ben und nach Han­dels­recht auf­be­wahrt wer­den müs­sen. Auf­bau und Umfang der Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on sind nicht vor­ge­ge­ben. Kann ein sach­ver­stän­di­ger, unab­hän­gi­ger Drit­ter das Ergeb­nis der Doku­men­ta­ti­on nach­voll­zie­hen, ist sie qua­li­ta­tiv aus­rei­chend.

Die recht­li­chen Fol­gen bei einem GoBD-Ver­stoß

Sofern die gefor­der­te Nach­prüf­bar­keit und Nach­voll­zieh­bar­keit nicht beein­träch­tigt wur­de, haben Ver­stö­ße gegen die Rege­lun­gen der GoBD nicht zwangs­läu­fig Kon­se­quen­zen. Ist jedoch die Buch­füh­rung ver­wor­fen, müs­sen Unter­neh­mer mit erheb­li­chen Hin­zu­schät­zun­gen von bis zu 20 Pro­zent rech­nen. Eine feh­ler­haf­te Kas­sen­füh­rung führt bei­spiels­wei­se direkt zu einer unzu­tref­fen­den Finanz­buch­hal­tung. Das Finanz­amt bestraft die­se mit Zuschät­zun­gen und hohen Steu­er­nach­for­de­run­gen.

GoBD-kon­form: Die Papier­rech­nung

Papier­rech­nun­gen dür­fen Unter­neh­men wei­ter­hin in ihrer gewohn­ten Form auf­be­wah­ren. Wur­de die Rech­nung mit­hil­fe einer Tabel­len­kal­ku­la­ti­on oder einem Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm geschrie­ben und dann aus­ge­druckt, gilt sie als Papier­rech­nung. Für Papier­do­ku­men­te gel­ten die­sel­ben Auf­be­wah­rungs­vor­schrif­ten wie vor der Ein­füh­rung der GoBD. Wird der Beleg aller­dings im Anschluss digi­tal abge­spei­chert, gel­ten für das Doku­ment die Bestim­mun­gen der GoBD.

GoBD-kon­for­me Soft­ware

Nur eine GoBD-kon­for­me Soft­ware kann alle Anfor­de­run­gen des Gesetz­ge­bers erfül­len. Unter­neh­men ste­hen in der Pflicht, ihre Daten gegen unbe­rech­tig­ten Zugriff und Ver­lust zu sichern. Zudem müs­sen alle Geschäfts­vor­gän­ge sach­lich geglie­dert und in zeit­li­cher Rei­hen­fol­ge geord­net sein. Eine Soft­ware ist nur dann GoBD-kon­form, wenn sie den nach­fol­gen­den Kri­te­ri­en ent­spricht:

  1. Auf­be­wah­rung
  2. Auf­find­bar­keit
  3. Nach­voll­zieh­bar­keit
  4. Ord­nung
  5. Schnitt­stel­le zum Finanz­amt
  6. Unver­än­der­bar­keit
  7. Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on
  8. Ver­lust­schutz
  9. Voll­stän­dig­keit
  10. zeit­na­he Buchung und Erfas­sung

Eine GoBD-zer­ti­fi­zier­te Buch­hal­tungs­soft­ware wie sev­Desk bie­tet genau das. Dank des GoBD-Zer­ti­fi­kats kön­nen alle steu­er­lich rele­van­ten Doku­men­te ent­spre­chend der GoBD-Richt­li­ni­en erfasst und archi­viert wer­den. Zudem garan­tiert die Soft­ware eine dau­er­haf­te und ord­nungs­ge­mä­ße Auf­be­wah­rung sämt­li­cher Doku­men­te. Somit sind Unter­neh­men bei der Steu­er­prü­fung immer auf der siche­ren Sei­te.

GoBD-Zer­ti­fi­zie­rung bei Cloud­lö­sun­gen

Moder­ne Cloud-Ser­vices machen eine GoBD-kon­for­me und revi­si­ons­si­che­re Abla­ge von Doku­men­ten mög­lich. Bele­ge und Rech­nun­gen in elek­tro­ni­scher Form ste­hen dann den Papier-Ori­gi­na­len in nichts nach. Cloud­lö­sun­gen sind nicht nur kos­ten­güns­ti­ger, son­dern spa­ren Per­so­nal­kos­ten und Platz. Zudem ver­langt die her­kömm­li­che Papier­ar­chi­vie­rung einen höhe­ren orga­ni­sa­to­ri­schen Auf­wand. Effi­zi­en­te Cloud-Ser­vices machen gedruck­te Doku­men­te über­flüs­sig, wäh­rend die digi­ta­len Daten voll­kom­men dezen­tra­li­siert von jedem mobi­len End­ge­rät abge­ru­fen wer­den kön­nen. Bei der Suche nach einer GoBD-kon­for­men Cloud-Lösung sind spe­zi­fi­sche Zer­ti­fi­ka­te hilf­reich. Anbie­ter, die eine GoBD-Zer­ti­fi­zie­rung vor­wei­sen kön­nen, bie­ten tat­säch­lich eine revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung.