GoBD – Infos & Regeln für Unternehmer

Die GoBD umfassen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Unterlagen und Aufzeichnungen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Zusammen lösen die Regelungen die Vorschriften der GoBS und der GDPdU ab.

Die GoBD beinhalten gemäß dieser Definition Richtlinien und Kriterien, die Unternehmen bei ihrer elektronischen Buchführung einhalten müssen. Die Grundsätze behandeln vor allem die Frage, wie steuerlich relevante Dokumente bearbeitet, erfasst und archiviert werden müssen.

Was sind die GoBD und seit wann gibt es sie?

Anfang 2015 lösten die GoBD die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze über Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab. Das Bundesministerium für Finanzen publizierte die zusammengefassten Grundsätze am 14.11.2014, während sie am 01.01.2015 endgültig in Kraft traten.

Um mit den sich ständig weiterentwickelnden Systemen zur Archivierung von Dateien und Dokumenten Schritt halten zu können, wurden die bestehenden Regeln zusammengeführt und an die neuen Anforderungen angepasst. Da der Buchführung durch die zunehmende Digitalisierung die unterschiedlichsten Medien zur Verfügung stehen, braucht es eine einheitliche Regelung für die Aufbewahrung der Daten.

Die GoBD umfassen Bereiche wie

  • die revisionssichere Archivierung
  • den Einsatz GoBD-konformer Software
  • eine vollständige Verfahrensdokumentation
  • eine GoBD-konforme Arbeitsweise

Sind Unternehmer an die GoBD-Richtlinien gebunden?

Jeder Unternehmer muss sich an die GoBD-Richtlinien halten. Ausnahmen gibt es keine. Die gesetzliche Pflicht zur Verwahrung steuerrelevanter Unterlagen betrifft dabei nicht nur Bilanzierungspflichtige. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen, sind zur Einhaltung der GoBD verpflichtet. Alle Unternehmer, die Gewinnerzielungsabsichten hegen, fallen in diese Kategorie. Ob es sich um einen kleinen oder großen Gewinn handelt, ist dabei unerheblich.

Was müssen Unternehmer beachten?

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sollten jedem Selbstständigen bereits bekannt sein. Die alte Regel aus der Buchhaltung „Keine Buchung ohne Beleg“ gilt nach wie vor. Innerhalb der GoBD geht es nun darum, dass dieses Prinzip an die elektronische Buchführung entsprechend angepasst wird. Da Betriebsabläufe, Kassensysteme und Buchführungen bei jedem Unternehmen unterschiedlich ablaufen, müssen Unternehmer nun die Regelungen hinsichtlich der elektronischen Aufbewahrung beachten. Jeder elektronische Vorgang wie Kassen- und Warenwirtschaftsvorgänge in der Buchhaltung benötigt eine Dokumentation.

Gerade kleine Unternehmen glauben, nicht betroffen zu sein. Doch nicht nur Konzerne und große Firmen müssen die vom Bundesfinanzministerium festgeschriebenen GoBD umsetzen, sondern auch Kleinstunternehmer aller Branchen.

GoBD-konforme digitale Belege & Rechnungen

Die Neuerungen innerhalb der GoBD betreffen vorrangig das Kassensystem. Schließlich werden hier alle Geschäftsfälle elektronisch abgespeichert. Nachträgliche Änderungen sollen unmöglich und spätere Korrekturen müssen genau ersichtlich sein. Für die meisten Unternehmer bringen die Richtlinien allerdings keine Neuerungen mit sich – im Gegenteil: Sie wenden die Grundsätze sowieso bereits an. Laut der GoBD sind die aufzubewahrenden Dokumente

  • richtig: Der steuerpflichtige Unternehmer haftet für die Richtigkeit der Angaben auch dann, wenn er die Buchführung einer anderen Person anvertraut.
  • vollständig: Jeder Geschäftsvorfall muss festgehalten werden.
  • unveränderbar: Nachträgliche Änderungen sind nicht erlaubt. Korrekturen müssen erkennbar sein.
  • nachvollziehbar: Ohne Beleg keine Buchung.
  • nachprüfbar: Eine sachverständige, neutrale Person muss sich in einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Lage des Unternehmens und über alle Geschäftsvorfälle verschaffen können.

Im Zweifelsfall ist es sinnvoll, Kontakt mit dem Steuerberater aufzunehmen. Dieser kennt die offiziellen Texte und alle Neuerungen.

Word- und Excel-Dokumente sind veränderbar

Die meisten typischen Dateiformate für Tabellenkalkulation oder Textverarbeitung erfüllen die Ansprüche der GoBD nicht. Wer beispielsweise eine Excel- oder Word-Datei speichert, kann sie jederzeit wieder öffnen und ändern. Dem späteren Betrachter zeigt die Datei nicht an, ob sie manipuliert wurde. Verschicken Unternehmer Rechnungen als Excel- oder Word-Datei, verursachen sie nicht nur bei sich, sondern auch beim Kunden ein ernstes Problem. Schließlich kann dieses Dokument nicht GoBD-konform archiviert werden. Verändert die Buchhaltung das Dateiformat, entspricht der Beleg immer noch nicht der GoBD. Textverarbeitungssoftware und ähnliche Programme speichern zwar die Zeitangabe zur letzten Änderung und in einzelnen Fällen lassen sich sogar Korrekturen zurückverfolgen, doch bei der Betriebsprüfung fallen die Dateien durch. Entsprechen der Datenzugriff und die Archivierung nicht den GoBD, bekommen Unternehmer schnell Schwierigkeiten bei der Betriebsprüfung.

Eine der wichtigsten Eckpfeiler der digitalen Archivierung ist die unveränderbare Speicherung von Informationen und Dokumenten. Die Lösung bilden an dieser Stelle Dateiformate wie PDF/A3 sowie ZUGFeRD. Beide Formate akzeptiert der Gesetzgeber als unveränderbar und rechtskonform. „ZUGFeRD“ steht dabei für „Zentrale User Guideline Forum elektronische Rechnung Deutschland“. Eingebettet in einer PDF/A3-Datei lässt sich das Dokument vollständig automatisiert verbuchen, ohne weitere Schritte auslesen und in strukturierter Weise übermitteln.

Nicht GoBD-konform: USB-Sticks, Cloud-Speicher und Festplatten

Gelten Muster und Vorlagen aus Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten als steuerrelevanter Beleg wie beispielsweise die elektronische Rechnung, müssen sie der GoBD standhalten. Da die Dokumente meist nur im herkömmlichen Dateisystem abgelegt werden, sind die Anforderungen nicht mehr erfüllt. Schließlich sind die gespeicherten Aufzeichnungen nicht ausreichend gegen Löschungen oder Korrekturen geschützt. Doch wie lassen sich Dateien wirklich sicher machen? Die Ablage in einem üblichen Cloud-Dienst wie Microsoft-One-Drive oder Dropbox erkennt das Finanzamt genauso wenig an wie die Archivierung auf USB-Sticks oder externen Festplatten. Nach diesen Kriterien gilt auch das Brennen auf CDs oder DVDs nicht als GoBD-konform. Schließlich ist bei den Datenträgern zwar sichergestellt, dass sie nicht veränderbar sind, doch muss das Erstellungsdatum nicht stimmen.

Wer jedoch mit einem Cloud-Service oder einer GoBD-konformen Software arbeitet, ist fein raus. Diese Programme ermöglichen eine unveränderbare Buchhaltung und arbeiten mit Zeitstempeln sowie entsprechenden Hashtags. Um auch wirklich garantieren zu können, dass die Dateien in zehn Jahren noch verfügbar bzw. lesbar sind, lohnt sich ein regelmäßiger Backup.

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD

Unabhängig von seiner Größe muss jedes Unternehmen eine verständliche Verfahrensdokumentation erstellen. Die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen erfordert diesen Aufwand. Auch für Kleinbetriebe, die solch zusätzliche Dokumentationspflichten noch nicht kannten, gelten diese Neuerungen. Die Verfahrensdokumentation soll es einem sachverständigen Dritten ermöglichen, die digitale Buchführung des Unternehmens in angemessener Zeit verstehen und prüfen zu können. Laut den GoBD braucht dabei jedes Datenverarbeitungssystem eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation. Neben den Ergebnissen dieses Verfahrens müssen der Aufbau, Ablauf und Inhalt schlüssig erkennbar und vollständig sein. Abgesehen vom Hauptsystem zählen alle Vor- und Nebensysteme wie Archivsysteme, Kassensysteme oder Warenwirtschaftssysteme zu den Datenverarbeitungssystemen. Diese müssen auch dann berücksichtigt werden, wenn der Steuerberater das Hauptsystem mit Anlagenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung übernimmt. Fehlt die übersichtliche Verfahrensdokumentation der Datenverarbeitungssysteme, bleibt der Betrieb in der Beweispflicht.

Durch die Verfahrensdokumentation nach GoBD weisen Unternehmer nach, dass sämtliche Anforderungen hinsichtlich der Aufbewahrung, Erfassung, Verarbeitung, Verbuchung und Entsorgung der Belege erfüllt sind. Die rechtliche Grundlage bildet § 239 und § 257 HGB sowie die GoBD selbst. Kaufmännische Unterlagen müssen demzufolge entsprechenden Anforderungen hinsichtlich der Archivierung sowohl in Papierform als auch in elektronischen Archivsystemen gerecht werden. Nur wenn die Dokumente und Dateien, der

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Absicherung vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

entsprechen, sind die Vorgaben der GoBD eingehalten. Die Verfahrensdokumentation beleuchtet den gesamten technischen und organisatorischen Prozess der

  • Erfassung (Entstehung)
  • Indizierung
  • Absicherung gegen Verfälschung und Verlust
  • Speicherung
  • Reproduktion
  • und dem eindeutigen Wiederfinden der archivierten Dateien,

die entsprechend der steuerrechtlichen Vorgaben und nach Handelsrecht aufbewahrt werden müssen. Aufbau und Umfang der Verfahrensdokumentation sind nicht vorgegeben. Kann ein sachverständiger, unabhängiger Dritter das Ergebnis der Dokumentation nachvollziehen, ist sie qualitativ ausreichend.

Die rechtlichen Folgen bei einem GoBD-Verstoß

Sofern die geforderte Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit nicht beeinträchtigt wurde, haben Verstöße gegen die Regelungen der GoBD nicht zwangsläufig Konsequenzen. Ist jedoch die Buchführung verworfen, müssen Unternehmer mit erheblichen Hinzuschätzungen von bis zu 20 Prozent rechnen. Eine fehlerhafte Kassenführung führt beispielsweise direkt zu einer unzutreffenden Finanzbuchhaltung. Das Finanzamt bestraft diese mit Zuschätzungen und hohen Steuernachforderungen.

GoBD-konform: Die Papierrechnung

Papierrechnungen dürfen Unternehmen weiterhin in ihrer gewohnten Form aufbewahren. Wurde die Rechnung mithilfe einer Tabellenkalkulation oder einem Textverarbeitungsprogramm geschrieben und dann ausgedruckt, gilt sie als Papierrechnung. Für Papierdokumente gelten dieselben Aufbewahrungsvorschriften wie vor der Einführung der GoBD. Wird der Beleg allerdings im Anschluss digital abgespeichert, gelten für das Dokument die Bestimmungen der GoBD.

GoBD-konforme Software

Nur eine GoBD-konforme Software kann alle Anforderungen des Gesetzgebers erfüllen. Unternehmen stehen in der Pflicht, ihre Daten gegen unberechtigten Zugriff und Verlust zu sichern. Zudem müssen alle Geschäftsvorgänge sachlich gegliedert und in zeitlicher Reihenfolge geordnet sein. Eine Software ist nur dann GoBD-konform, wenn sie den nachfolgenden Kriterien entspricht:

  1. Aufbewahrung
  2. Auffindbarkeit
  3. Nachvollziehbarkeit
  4. Ordnung
  5. Schnittstelle zum Finanzamt
  6. Unveränderbarkeit
  7. Verfahrensdokumentation
  8. Verlustschutz
  9. Vollständigkeit
  10. zeitnahe Buchung und Erfassung

Eine GoBD-zertifizierte Buchhaltungssoftware wie sevDesk bietet genau das. Dank des GoBD-Zertifikats können alle steuerlich relevanten Dokumente entsprechend der GoBD-Richtlinien erfasst und archiviert werden. Zudem garantiert die Software eine dauerhafte und ordnungsgemäße Aufbewahrung sämtlicher Dokumente. Somit sind Unternehmen bei der Steuerprüfung immer auf der sicheren Seite.

GoBD-Zertifizierung bei Cloudlösungen

Moderne Cloud-Services machen eine GoBD-konforme und revisionssichere Ablage von Dokumenten möglich. Belege und Rechnungen in elektronischer Form stehen dann den Papier-Originalen in nichts nach. Cloudlösungen sind nicht nur kostengünstiger, sondern sparen Personalkosten und Platz. Zudem verlangt die herkömmliche Papierarchivierung einen höheren organisatorischen Aufwand. Effiziente Cloud-Services machen gedruckte Dokumente überflüssig, während die digitalen Daten vollkommen dezentralisiert von jedem mobilen Endgerät abgerufen werden können. Bei der Suche nach einer GoBD-konformen Cloud-Lösung sind spezifische Zertifikate hilfreich. Anbieter, die eine GoBD-Zertifizierung vorweisen können, bieten tatsächlich eine revisionssichere Archivierung.