Rück­stel­lung für die Auf­be­wah­rung von Geschäfts­un­ter­la­gen

Kauf­leu­te haben (wie auch Selb­stän­di­ge) ihre Geschäfts­un­ter­la­gen für 10 Jah­re auf­zu­be­wah­ren. Wegen der hier­für anfal­len­den Kos­ten kann im Jah­res­ab­schluss eine Rück­stel­lung pas­si­viert wer­den. Nach einem aktu­el­len Urteil des Nie­der­säch­si­schen Finanz­ge­richts bemisst sich die Höhe die­se Rück­stel­lung nach dem 5,5fachen der jähr­lich anfal­len­den Kos­ten.

Rück­stel­lung für die Auf­be­wah­rung von Geschäfts­un­ter­la­gen

Die­se Rück­stel­lung ist gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 3 a Buch­sta­be b EStG als Rück­stel­lung für Sach­leis­tungs­ver­pflich­tun­gen mit den Ein­zel­kos­ten und den ange­mes­se­nen Tei­len der not­wen­di­gen Gemein­kos­ten zu bewer­ten. Die Rück­stel­lung ist in Höhe des vor­aus­sicht­li­chen Erfül­lungs­be­tra­ges zu bil­den. Da eine Sach­leis­tungs­ver­pflich­tung vor­liegt, sind die vol­len Ein­zel­kos­ten anzu­set­zen, eine Abzin­sung kommt jedoch nicht in Betracht [1]. Sie ist mit dem Betrag aus­zu­wei­sen, der bei ver­nünf­ti­ger kauf­män­ni­scher Beur­tei­lung nach den Ver­hält­nis­sen am Bilanz­stich­tag wahr­schein­lich zur Erfül­lung not­wen­dig ist (§§ 253 Abs. 1 S. 2, 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB). Es gilt das Stich­tags­prin­zip, so dass die am Bilanz­stich­tag vor­lie­gen­den Ver­hält­nis­se maß­geb­lich sind. Tat­sa­chen, die erst nach dem Bilanz­stich­tag ein­tre­ten, blei­ben unbe­rück­sich­tigt. Ledig­lich wert­auf­hel­len­de Umstän­de kön­nen berück­sich­tigt wer­den [2]. Am Bilanz­stich­tag muss bereits eine Belas­tung bestehen [3]. Die zukünf­ti­gen Aus­ga­ben müs­sen mit bereits rea­li­sier­ten Erträ­gen in Zusam­men­hang ste­hen. Das Ent­ste­hen einer künf­ti­gen Ver­bind­lich­keit ist nur noch von wirt­schaft­lich unwe­sent­li­chen Tat­be­stands­merk­ma­len abhän­gig, d.h. der Ent­ste­hens­tat­be­stand im Wesent­li­chen ver­wirk­licht [4].

Auch wenn die Auf­be­wah­rungs­pflicht für 10 Jah­re besteht, ist die Finanz­ver­wal­tung der Ansicht, dass des­halb nicht die Miet­auf­wen­dun­gen für vol­le 10 Jah­re zu berück­sich­ti­gen sind, son­dern ledig­lich für 5,5 Jah­re, da jedes Jahr ein Jahr­gang aus­zu­sor­tie­ren ist [5]. In der Recht­spre­chung war die Fra­ge bis­lang noch nicht zu ent­schei­den [6]. Soweit sich die Lite­ra­tur mit der Fra­ge der Höhe der Rück­stel­lung beschäf­tigt, schließt sie sich der Auf­fas­sung der Finanz­ver­wal­tung an und geht von einer Rück­stel­lung des Jah­res­be­trags x 5,5 aus [7].

Die­ser Auf­fas­sung haben sich jetzt auch die Han­no­ve­ra­ner Finanz­rich­ter ange­schlos­sen. Der vor­aus­sicht­li­che Erfül­lungs­be­trag beträgt nach Auf­fas­sung des FG nicht das 10-fache der jähr­li­chen Miet­kos­ten, son­dern nur das 5,5‑fache.

Hier­bei wird berück­sich­tigt, dass nach Ablauf des Bilanz­stich­ta­ges jeweils ein Jahr­gang aus­zu­sor­tie­ren ist. Dies bedeu­tet, dass nicht der gesam­te Archi­vie­rungs­raum in den künf­ti­gen Jah­ren erfor­der­lich ist, son­dern sich die­ser Bedarf jähr­lich um 1/​10 ver­min­dert. Zum Bilanz­stich­tag waren Unter­la­gen 10 Jah­re im Archiv auf­zu­be­wah­ren, von denen aber jedes Jahr ein Jahr­gang wie­der aus­sor­tiert wer­den kann, da die Auf­be­wah­rungs­frist geen­det hat. Somit wird am Bilanz­stich­tag nicht der gesam­te Raum für die fol­gen­den 10 Jah­re benö­tigt. Dies ist auch beim Klä­ger der Fall, der für die Archi­vie­rung zwei Räu­me vor­hält. Sofern ent­spre­chend vie­le Akten durch Zeit­ab­lauf aus­sor­tiert wer­den kön­nen, könn­te einer der Räu­me z.B. einer ande­ren Nut­zung zuge­führt wer­den. Wei­ter­hin kann nicht berück­sich­tigt wer­den, dass nach Ablauf des Bilanz­stich­ta­ges im Fol­ge­jahr ein wei­te­rer zu archi­vie­ren­der Jahr­gang an Geschäfts­un­ter­la­gen ent­steht. Die Auf­wen­dun­gen für nach dem Bilanz­stich­tag ent­stan­de­ne Ver­pflich­tun­gen kön­nen nach dem zu beach­ten­den Stich­tags­prin­zip nicht berück­sich­tigt wer­den, da sie wirt­schaft­lich nicht vor dem ein­schlä­gi­gen Bilanz­stich­tag ver­an­lasst sind. Eine Ver­an­las­sung besteht ledig­lich durch die Fort­füh­rung des Betriebs in den Wirt­schafts­jah­ren, die auf den Bilanz­stich­tag fol­gen. Sofern kei­ne ander­wei­ti­ge Nut­zung der Räu­me mög­lich ist, kann ggf. im jewei­li­gen Jahr die vol­le, noch nicht zurück­ge­stell­te Mie­te als Betriebs­aus­ga­ben abge­zo­gen wer­den, der Auf­wand ist jedoch nicht im Rah­men einer Rück­stel­lung vor­zu­ho­len. Es ist somit das arith­me­ti­sche Mit­tel zu bil­den, das vor­lie­gend 5,5 beträgt, da die Betei­lig­ten in nicht zu bean­stan­den­der Art und Wei­se von einer Auf­be­wah­rungs­pflicht aller Unter­la­gen von 10 Jah­ren aus­ge­hen. Ander­wei­ti­ge Anhalts­punk­te hier­für bestehen nach dem dar­ge­leg­ten Sach­ver­halt nicht.

Nie­der­säch­si­sches Finanz­ge­richt, Urteil vom 21. Janu­ar 2009 – 3 K 12371/​07
(bestä­tigt durch Bun­des­fi­nanz­hof, Urteil vom 18. Janu­ar 2011 – X R 14/​09)

  1. BFH, Urteil vom 19. August 2002 VIII R 30/​01, BStBl II 2003, 131[]
  2. BFH, Urteil vom 19. Okto­ber 2005 XI R 64/​04, BStBl II 2006, 371[]
  3. Kirch­hof-Creze­li­us Kurz­kom­men­tar, § 5 EStG, Rn. 129[]
  4. u.a. BFH, Urteil vom 25. August 1989 III R 95/​87, BStBl II 1989, 893[]
  5. u.a. OFD Han­no­ver vom 27. Juni 2007 S 2137 – 106 – StO 222/​221[]
  6. auch nicht im Urteil des FG Ber­lin-Bran­den­burg vom 21. August 2007 6 K 8269/​04 B, EFG 2008, 195[]
  7. Maus, Rück­stel­lung für die Auf­be­wah­rung von Geschäfts­un­ter­la­gen, BBK 2003, 4547 und BBK 2005, 6771; Marx, Rück­stel­lung für die Doku­men­ta­ti­ons­ver­pflich­tun­gen nach HGB, IFRS und EStG, DB 2006, 169, 174 fürs arith­me­ti­sche Mit­tel[]