Kein Fahr­ten­buch als Excel-Tabel­le

Die unent­gelt­li­che oder ver­bil­lig­te Nut­zung eines Dienst­wa­gens durch den Arbeit­ge­ber an den Arbeit­neh­mer für des­sen Pri­vat­nut­zung führt zu einer Berei­che­rung des Arbeit­neh­mers und damit zu einem nach § 19 Abs. 1 S. 1 des Ein­kom­men­steu­er­ge­set­zes –EStG– zu erfas­sen­den Lohn­zu­fluss 1. Die­se Rege­lung gilt für alle Arbeit­neh­mer, auch für Gesell­schaf­ter-Geschäfts­füh­rer 2.

Kein Fahr­ten­buch als Excel-Tabel­le

Nach § 8 Abs. 2 S. 2 EStG gilt für die pri­va­te Nut­zung eines betrieb­li­chen Fahr­zeugs zu pri­va­ten Fahr­ten die in § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG getrof­fe­ne Rege­lung zur Nut­zungs­ent­nah­me ent­spre­chend. Danach ist die pri­va­te Nut­zung eines Kraft­fahr­zeugs für jeden Kalen­der­mo­nat mit 1 Pro­zent des inlän­di­schen Lis­ten­prei­ses im Zeit­punkt der Erst­zu­las­sung zuzüg­lich der Kos­ten für Son­der­aus­stat­tun­gen ein­schließ­lich der Umsatz­steu­er anzu­set­zen. Abwei­chend davon kann die pri­va­te Nut­zung mit den auf die Pri­vat­fahr­ten ent­fal­len­den Auf­wen­dun­gen ange­setzt wer­den, wenn die für das Kraft­fahr­zeug ins­ge­samt ent­ste­hen­den Auf­wen­dun­gen durch Bele­ge und das Ver­hält­nis der pri­va­ten zu den übri­gen Fahr­ten durch ein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch nach­ge­wie­sen wer­den. Den Anfor­de­run­gen an ein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch ent­spre­chen jedoch die sei­tens der Klä­ger vor­ge­leg­ten Excel­ta­bel­len und die in Ergän­zung dazu ein­ge­reich­ten Kalen­der­no­ti­zen nicht.

Der Begriff des ord­nungs­ge­mä­ßen Fahr­ten­bu­ches im Sin­ne des § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 3 EStG wird vom Gesetz nicht aus­drück­lich bestimmt. Der BFH hat jedoch aus dem Wort­laut und aus dem Sinn und Zweck der Rege­lung geschlos­sen, dass die dem Nach­weis des zu ver­steu­ern­den Pri­vat­an­teils an der Gesamt­fahr­leis­tung die­nen­den Auf­zeich­nun­gen hin­rei­chen­de Gewähr für ihre Rich­tig­keit und Voll­stän­dig­keit bie­ten und mit ver­tret­ba­rem Auf­wand auf ihre mate­ri­el­le Rich­tig­keit hin über­prüf­bar sein müs­sen. Dazu gehört auch, dass das Fahr­ten­buch zeit­nah und in geschlos­se­ner Form geführt wor­den ist und dass es die zu erfas­sen­den Fahr­ten ein­schließ­lich des an ihrem Ende erreich­ten Kilo­me­ter­stands voll­stän­dig und in ihrem fort­lau­fen­den Zusam­men­hang wie­der­gibt 3.

Dem­entspre­chend genügt den an ein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch zu stel­len­den Anfor­de­run­gen kei­ne mit­tels eines Com­pu­ter­pro­gramms erzeug­te Datei, an deren bereits ein­ge­ge­be­nen Daten­be­stand zu einem spä­te­ren Zeit­punkt noch Ver­än­de­run­gen vor­ge­nom­men wer­den kön­nen, ohne dass die Reich­wei­te die­ser Ände­run­gen in der Datei selbst doku­men­tiert wird. Die­ses gilt auch dann, wenn die ein­zel­nen Ein­tra­gun­gen in der Com­pu­ter­da­tei unmit­tel­bar im Anschluss an die jewei­li­ge Fahrt vor­ge­nom­men sein soll­ten. Eine sol­che Auf­zeich­nungs­me­tho­de ist nicht geeig­net, den fort­lau­fen­den und lücken­lo­sen Cha­rak­ter der Anga­ben und ihre zeit­na­he Erfas­sung mit hin­rei­chen­der Zuver­läs­sig­keit zu bele­gen 4. So ent­hal­ten etwa Datei­en, die unter Anwen­dung des Pro­gramms Excel erzeugt wer­den, zwar – wie vor­lie­gend – typi­scher­wei­se die erfor­der­li­chen Anga­ben für jede ein­zel­ne Fahrt, wie Anlass der Fahrt, Datum, Kilo­me­ter­stand und Stre­cken­län­ge. Das Pro­gramm eröff­net dem Anwen­der aber die Mög­lich­keit einer nach­träg­li­chen Ver­än­de­rung bereits ein­ge­ge­be­ner Daten, deren Reich­wei­te in der Datei selbst nicht näher doku­men­tiert wird. Der Aus­druck einer sol­chen Datei ist des­halb zum Nach­weis der Voll­stän­dig­keit und Rich­tig­keit der erfor­der­li­chen Anga­ben nicht geeig­net. Er ist kein in sich geschlos­se­nes Ver­zeich­nis, mit­hin kein Fahr­ten­buch im Sin­ne des Geset­zes 5. Unter Her­an­zie­hung die­ser Grund­sät­ze erfüllt eine Excel-Tabel­le die Anfor­de­run­gen an ein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch auf­grund der nicht aus­zu­schlie­ßen­den nach­träg­li­chen Ver­än­der­bar­keit der Ein­tra­gun­gen nicht.

Der Anteil der pri­va­ten Nut­zung lässt sich auch nicht aus ande­ren Auf­zeich­nun­gen ent­neh­men, die zwar nicht den Anfor­de­run­gen an ein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch erfül­len, aber den­noch geeig­net sind, den pri­va­ten Nut­zungs­an­teil zu ermit­teln, denn in dem Fal­le, in dem ord­nungs­ge­mä­ße Auf­zeich­nun­gen durch ein Fahr­ten­buch feh­len, ist bereits nach dem Wort­laut des § 8 Abs. 2 S. 2 und 4 EStG weder Raum für eine freie Schät­zung noch für eine Schät­zung, die sich an den Anga­ben des Steu­er­pflich­ti­gen in einem Fahr­ten­buch ori­en­tiert, das sich im Besteue­rungs- oder Kla­ge­ver­fah­ren als nicht ord­nungs­ge­mäß her­aus­ge­stellt hat 6.

Hes­si­sches Finanz­ge­richt, Urteil vom 1. Dezem­ber 2008 – 13 K 2874/​07

  1. vgl. BFH, Urtei­le vom 6. Novem­ber 2001 VI R 62/​96, BSt­Bl II 2002, 370 und vom 7. Novem­ber 2006 VI R 95/​04, BFH/​NV 2007, 329[]
  2. vgl. BFH- Urteil vom 15. März 2007 VI R 94/​04, BFH/​NV 2007, 1302; BFH- Urteil vom 6. Novem­ber 2001VI R 54/​00, BSt­Bl II 2002, 164[]
  3. BFH-Urtei­le vom 9. Novem­ber 2005 VI R 27/​05, BSt­Bl II 2006, 408, und vom 16.03.2006 VI R 87/​04, BSt­Bl II 2006, 625[]
  4. vgl. BFH, Urteil vom 16.11.2005 VI R 64/​04, BSt­Bl II 2006, 864[]
  5. vgl. BFH, Urteil vom 16.11.2005 VI R 64/​04, a.a.O.[]
  6. vgl. BFH, Urteil vom 16. Novem­ber 2005 VI R 64/​04, a.a.O.[]