Min­dest­an­for­de­run­gen an ein Fahr­ten­buch

Der Bun­des­fi­nanz­hof hält an sei­ner mitt­ler­wei­le stän­di­gen Recht­spre­chung 1 fest, dass ein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch ins­be­son­de­re Datum und Ziel der jewei­li­gen Fahr­ten aus­wei­sen muss. Die­se Anfor­de­rung ist nicht erfüllt, wenn als Fahrt­zie­le jeweils nur Stra­ßen­na­men ange­ge­ben sind und die­se Anga­ben erst mit nach­träg­lich erstell­ten Auf­lis­tun­gen prä­zi­siert wer­den.

Min­dest­an­for­de­run­gen an ein Fahr­ten­buch

Ein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch muss ins­be­son­de­re Datum und Ziel der jewei­li­gen Fahr­ten aus­wei­sen. wenn als Fahrt­zie­le jeweils nur Stra­ßen­na­men ange­ge­ben sind, auch wenn die­se Anga­ben anhand nach­träg­lich erstell­ter Auf­lis­tun­gen prä­zi­siert wer­den.

In einem jetzt vom Bun­des­fi­nanz­hof ent­schie­de­nen Fall hat­te die Klä­ge­rin, eine GmbH, ihrem Gesell­schaf­ter-Geschäfts­füh­rer F einen Dienst­wa­gen über­las­sen. Sie begehr­te im Rah­men der von ihr als Arbeit­ge­be­rin durch­zu­füh­ren­den Lohn­steu­er­an­mel­dung, den für die Dienst­wa­gen­über­las­sung anzu­set­zen­den geld­wer­ten Vor­teil nicht mit der 1% Rege­lung, son­dern auf Grund­la­ge der von F geführ­ten Fahr­ten­bü­cher zu ver­steu­ern. Die Fahr­ten­bü­cher wie­sen aller­dings neben dem jewei­li­gen Datum zumeist nur Orts­an­ga­ben auf (z.B. "F – A-Stra­ße – F", "F – B‑Straße – F"), gele­gent­lich auch die Namen von Kun­den (z.B. "F – XY – F", "Fir­ma – Z – F") oder Anga­ben zum Zweck der Fahrt (z.B. "F – Tan­ken – F"), außer­dem den Kilo­me­ter­stand nach Been­di­gung der Fahrt und die jeweils gefah­re­nen Tageski­lo­me­ter. Die­se Anga­ben ergänz­te die Klä­ge­rin nach­träg­lich durch eine Auf­lis­tung, die sie auf Grund­la­ge eines von F hand­schrift­lich geführ­ten Tageska­len­ders erstellt hat­te. Die­se Auf­lis­tung ent­hielt Datum, Stand­ort und Kilo­me­ter­stand des Fahr­zeugs zu Beginn der Fahrt, sowie den Grund und das Ziel der Fahrt.

Wäh­rend das Finanz­amt das Fahr­ten­buch als nicht ord­nungs­ge­mäß im Sin­ne des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG beur­teil­te, war die dage­gen erho­be­ne Kla­ge vor dem Finanz­ge­richt zunächst erfolg­reich. Das Finanz­ge­richt hielt das Fahr­ten­buch für ord­nungs­ge­mäß. Die Kom­bi­na­ti­on aus hand­schrift­lich in einem geschlos­se­nen Buch ein­ge­tra­ge­nen Daten und der zusätz­li­chen, per Com­pu­ter­da­tei erstell­ten erläu­tern­den Auf­lis­tung rei­che noch aus, um den durch die Nut­zung des betrieb­li­chen Fahr­zeugs anzu­set­zen­den geld­wer­ten Vor­teil indi­vi­du­ell zu berech­nen.

Auf die dage­gen gerich­te­te Revi­si­on des Finanz­amts ver­warf der Bun­des­fi­nanz­hof nun jedoch das Fahr­ten­buch als nicht ord­nungs­ge­mäß, weil die Fahr­ten dar­in nicht voll­stän­dig auf­ge­zeich­net sind. Eine sol­che voll­stän­di­ge Auf­zeich­nung ver­langt grund­sätz­lich Anga­ben zu Aus­gangs- und End­punkt jeder ein­zel­nen Fahrt im Fahr­ten­buch selbst. Dem genüg­ten die Anga­ben im Streit­fall nicht, da sich aus ihnen weder die Ziel­adres­se noch der kon­kret besuch­te Kun­de erga­ben. Bei die­ser Art der Auf­zeich­nung waren weder Voll­stän­dig­keit noch Rich­tig­keit der Ein­tra­gun­gen gewähr­leis­tet. Ange­sichts des­sen konn­te es auch nicht aus­rei­chen, die feh­len­den Anga­ben durch eine erst nach­träg­lich erstell­te Auf­lis­tung nach­zu­ho­len.

Der geld­wer­te Vor­teil für die pri­va­te Nut­zung eines vom Arbeit­ge­ber auch für die­se Zwe­cke über­las­se­nen Dienst­wa­gens ist der Höhe nach mit der 1%-Regelung zu bewer­ten, sofern nicht das Ver­hält­nis der pri­va­ten Fahr­ten zu den übri­gen Fahr­ten durch ein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch nach­ge­wie­sen wird (§ 8 Abs. 2 Sät­ze 2 bis 4 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG).

Der gesetz­lich nicht wei­ter bestimm­te Begriff des ord­nungs­ge­mä­ßen Fahr­ten­buchs i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG ist durch die Recht­spre­chung des Bun­des­fi­nanz­hofs dahin­ge­hend prä­zi­siert, dass nach Wort­laut sowie Sinn und Zweck der Rege­lung die dem Nach­weis des zu ver­steu­ern­den Pri­vat­an­teils an der Gesamt­fahr­leis­tung die­nen­den Auf­zeich­nun­gen eine hin­rei­chen­de Gewähr für ihre Voll­stän­dig­keit und Rich­tig­keit bie­ten und mit ver­tret­ba­rem Auf­wand auf ihre mate­ri­el­le Rich­tig­keit hin über­prüf­bar sein müs­sen. Ein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch muss zeit­nah und in geschlos­se­ner Form geführt wer­den, um so nach­träg­li­che Ein­fü­gun­gen oder Ände­run­gen aus­zu­schlie­ßen oder als sol­che erkenn­bar zu machen. Hier­für hat es neben dem Datum und den Fahrt­zie­len grund­sätz­lich auch den jeweils auf­ge­such­ten Kun­den oder Geschäfts­part­ner oder wenn ein sol­cher nicht vor­han­den ist- den kon­kre­ten Gegen­stand der dienst­li­chen Ver­rich­tung auf­zu­füh­ren. Blo­ße Orts­an­ga­ben im Fahr­ten­buch genü­gen allen­falls dann, wenn sich der auf­ge­such­te Kun­de oder Geschäfts­part­ner aus der Orts­an­ga­be zwei­fels­frei ergibt oder wenn sich des­sen Name auf ein­fa­che Wei­se unter Zuhil­fe­nah­me von Unter­la­gen ermit­teln lässt, die ihrer­seits nicht mehr ergän­zungs­be­dürf­tig sind. Dem­entspre­chend müs­sen die zu erfas­sen­den Fahr­ten ein­schließ­lich des an ihrem Ende erreich­ten Gesamt­ki­lo­me­ter­stan­des im Fahr­ten­buch voll­stän­dig und in ihrem fort­lau­fen­den Zusam­men­hang wie­der­ge­ge­ben wer­den. Grund­sätz­lich ist dabei jede ein­zel­ne beruf­li­che Ver­wen­dung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreich­ten Gesamt­ki­lo­me­ter­stand des Fahr­zeugs auf­zu­zeich­nen. Besteht aller­dings eine ein­heit­li­che beruf­li­che Rei­se aus meh­re­ren Teil­ab­schnit­ten, so kön­nen die­se Abschnit­te mit­ein­an­der zu einer zusam­men­fas­sen­den Ein­tra­gung ver­bun­den wer­den. Dann genügt die Auf­zeich­nung des am Ende der gesam­ten Rei­se erreich­ten Gesamt­ki­lo­me­ter­stands, wenn zugleich die ein­zel­nen Kun­den oder Geschäfts­part­ner im Fahr­ten­buch in der zeit­li­chen Rei­hen­fol­ge auf­ge­führt wer­den, in der sie auf­ge­sucht wor­den sind. Wenn jedoch der beruf­li­che Ein­satz des Fahr­zeugs zuguns­ten einer pri­va­ten Ver­wen­dung unter­bro­chen wird, stellt die­se Nut­zungs­än­de­rung wegen der damit ver­bun­de­nen unter­schied­li­chen steu­er­li­chen Rechts­fol­gen einen Ein­schnitt dar, der im Fahr­ten­buch durch Anga­be des bei Abschluss der beruf­li­chen Fahrt erreich­ten Kilo­me­ter­stands zu doku­men­tie­ren ist 2.

Bei Anle­gung der vor­ge­nann­ten Maß­stä­be ist aller­dings den von der Klä­ge­rin vor­ge­leg­ten und durch die Auf­zeich­nun­gen ihres Geschäfts­füh­rers ergänz­ten Auf­zeich­nun­gen die Aner­ken­nung als ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch zu ver­sa­gen. Der geld­wer­te Vor­teil aus der Dienst­wa­gen­nut­zung war daher auf Grund­la­ge der 1%-Regelung anzu­set­zen und die Kla­ge abzu­wei­sen.

Das Fahr­ten­buch ist nicht ord­nungs­ge­mäß, weil die Fahr­ten dar­in nicht voll­stän­dig wie­der­ge­ge­ben sind. Nach den vor­ge­nann­ten Rechts­grund­sät­zen ver­langt die voll­stän­di­ge Wie­der­ga­be einer Fahrt grund­sätz­lich die Anga­be des Aus­gangs­punk­tes und des End­punk­tes der Fahrt. Soweit im Fahr­ten­buch jeweils als Aus­gangs­punkt "F" als Kür­zel für Fir­ma, näm­lich der Betriebs­sitz der Klä­ge­rin, ange­ge­ben ist, genügt dies zur Kon­kre­ti­sie­rung. Soweit aller­dings als End­punkt der Fahrt jeweils nur eine Stra­ße bezeich­net ist, aber weder Haus­num­mer noch Name des dort besuch­ten Kun­den oder Unter­neh­mens ange­ge­ben ist, ist allein dadurch das Fahrt­ziel nicht hin­rei­chend prä­zi­se bestimmt. Denn im Hin­blick auf die Funk­ti­on des Fahr­ten­buchs, näm­lich eine hin­rei­chen­de Gewähr für die Voll­stän­dig­keit und Rich­tig­keit der dort auf­ge­zeich­ne­ten Fahr­ten zu bie­ten, bleibt eine sol­che unge­naue Anga­be hin­ter dem Erfor­der­li­chen zurück. Die­se sehr all­ge­mein gehal­te­nen Anga­ben durch die Nen­nung allein der Stra­ße gestat­ten es ins­be­son­de­re nicht, die Auf­zeich­nun­gen mit ver­tret­ba­rem Auf­wand auf die mate­ri­el­le Rich­tig­keit hin zu über­prü­fen. So genü­gen nach der Recht­spre­chung des BFHs schon blo­ße Orts­an­ga­ben ohne wei­te­re Benen­nung des auf­ge­such­ten Kun­den oder Geschäfts­part­ners nicht den Anfor­de­run­gen an ein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch. Dies gilt erst recht, wenn wie im Streit­fall- in den aller­meis­ten Fäl­len nicht nur die Anga­ben zum auf­ge­such­ten Kun­den oder Geschäfts­part­ner feh­len, son­dern auch die Orts­an­ga­ben sich in der blo­ßen Nen­nung eines Stra­ßen­na­mens erschöp­fen. Und im Streit­fall hat das Finanz­ge­richt schließ­lich auch kei­ne beson­de­ren Umstän­de fest­ge­stellt, die es im kon­kre­ten Ein­zel­fall gestat­ten wür­den, allein aus der blo­ßen Anga­be der Stra­ße auf das eigent­li­che Fahrt­ziel sicher zu schlie­ßen. Ent­spre­chen­des gilt, soweit hier im Fahr­ten­buch kei­ne Stra­ßen, son­dern ledig­lich Namen von Unter­neh­men, die in einer Viel­zahl von Filia­len im Stadt­ge­biet ver­tre­ten sind, genannt wer­den. Denn auch in die­sem Fall lässt sich unter Hin­zu­zie­hung der ange­ge­be­nen Gesamt­ki­lo­me­ter für sol­che Fahr­ten das Fahrt­ziel nicht kon­kre­ti­sie­ren, son­dern ledig­lich der Umkreis bestim­men, in dem der mög­li­che Kun­de oder Geschäfts­part­ner ansäs­sig ist und hät­te besucht wer­den kön­nen.

Zwar kann trotz klei­ne­rer Män­gel ein Fahr­ten­buch ord­nungs­ge­mäß sein, wenn das Fahr­ten­buch noch eine hin­rei­chen­de Gewähr für die Voll­stän­dig­keit und Rich­tig­keit der dort getrof­fe­nen Anga­ben bie­tet und der Nach­weis des zu ver­steu­ern­den pri­va­ten Anteils an der Gesamt­fahr­leis­tung des Dienst­wa­gens mög­lich ist. Die­sen Vor­aus­set­zun­gen ist nach Ansicht des Bun­des­fi­nanz­hofs aller­dings nicht schon dann genügt, wenn eine nach­träg­li­che Mani­pu­la­ti­on hin­sicht­lich der gefah­re­nen Kilo­me­ter des­halb aus­ge­schlos­sen ist, weil die Grund­auf­zeich­nun­gen im hand­schrift­lich geführ­ten Fahr­ten­buch inso­weit zeit­nah vor­ge­nom­men sind und kei­ne Lücken auf­wei­sen. Denn ein Fahr­ten­buch gibt erst dann im gebo­te­nen Umfang ohne die Mög­lich­keit nach­träg­li­cher Mani­pu­la­ti­on hin­rei­chend Auf­schluss über die Fahr­ten, wenn nicht nur die Anzahl der gefah­re­nen Kilo­me­ter in Form der zurück­ge­leg­ten Stre­cke selbst, son­dern auch die Anfangs- und End­punk­te der Fahr­ten hin­rei­chend kon­kret benannt sind. Denn ohne die­se Anga­ben lie­ße sich allen­falls die an den jewei­li­gen Tagen gefah­re­ne Stre­cke erse­hen und der Umkreis bestim­men, in dem sich das Fahr­zeug auf­ge­hal­ten haben könn­te, ohne aber beur­tei­len zu kön­nen, wel­chem Zweck die jewei­li­gen Fahr­ten gedient haben. Dar­aus ergibt sich zugleich, dass ent­ge­gen der Auf­fas­sung des Finanz­ge­richt es nicht aus­reicht, die­se feh­len­den Anga­ben nach­träg­lich in einer eigen­stän­di­gen Auf­lis­tung zusam­men­zu­stel­len. Denn die für ein Fahr­ten­buch essen­zi­el­len Anga­ben sind dort selbst zu machen und nicht in einer wei­te­ren und nach­träg­lich erstell­ten Auf­lis­tung. Daher ist es für den Streit­fall inso­weit auch uner­heb­lich, dass die­se nach­träg­lich erstell­te Auf­lis­tung auf dem vom Geschäfts­füh­rer geführ­ten eige­nen Tageska­len­der grün­det.

Nach den Fest­stel­lun­gen waren dar­in die Fahr­ten prak­tisch durch­gän­gig in die­ser vor­ste­hend dar­ge­stell­ten Art und Wei­se wie­der­ge­ge­ben, so dass auch nicht davon gespro­chen wer­den kann, dass das Fahr­ten­buch ledig­lich klei­ne­re Män­gel auf­wei­se und des­halb ins­ge­samt den­noch ord­nungs­ge­mäß sei 3.

Bun­des­fi­nanz­hof, Urteil vom 1. März 2012 – VI R 33/​10

  1. seit BFH, Urteil vom 16. März 2006 – VI R 87/​04, BFHE 212, 546, BSt­Bl II 2006, 625[]
  2. vgl. BFH, Urtei­le vom 09.11.2005 – VI R 27/​05, BFHE 211, 508, BSt­Bl II 2006, 408; vom 16.11.2005 – VI R 64/​04, BFHE 211, 513, BSt­Bl II 2006, 410; vom 16.03.2006 – VI R 87/​04, BFHE 212, 546, BSt­Bl II 2006, 625; vom 14.12.2006 – IV R 62/​04, BFH/​NV 2007, 691; vom 10.04.2008 – VI R 38/​06, BFHE 221, 39, BSt­Bl II 2008, 768[]
  3. BFH, Urteil in BFHE 221, 39, BSt­Bl II 2008, 768[]