Frist­ver­säum­nis – und die Kanz­lei­or­ga­ni­sa­ti­on

Beruft sich ein Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ter wegen Ver­säu­mung der Ein­spruchs­frist auf ein Büro­ver­se­hen, gehört zum schlüs­si­gen Vor­trag der Wie­der­ein­set­zungs­grün­de die Dar­le­gung, war­um ein Orga­ni­sa­ti­ons­ver­schul­den aus­zu­schlie­ßen ist.

Frist­ver­säum­nis – und die Kanz­lei­or­ga­ni­sa­ti­on

Wird die nur ver­se­hent­lich unter­las­se­ne Über­mitt­lung eines frist­wah­ren­den Ein­spruchs im Tele­fax-Ver­fah­ren gel­tend gemacht, indi­zie­ren die gleich­wohl erfolg­te Doku­men­ta­ti­on eines ent­spre­chen­den Ein­spruchs­schrei­bens im Post­aus­gangs­buch wie auch die Löschung der Ein­spruchs­frist ohne einen die Über­mitt­lung bestä­ti­gen­den Sen­de­be­richt einen Orga­ni­sa­ti­ons­man­gel.

War jemand ohne Ver­schul­den ver­hin­dert, eine gesetz­li­che Frist (hier: die Ein­spruchs­frist) ein­zu­hal­ten, so ist ihm auf Antrag Wie­der­ein­set­zung in den vori­gen Stand zu gewäh­ren (§ 110 Abs. 1 Satz 1 AO). Der Antrag ist inner­halb eines Monats nach Weg­fall des Hin­der­nis­ses zu stel­len (§ 110 Abs. 2 Satz 1 AO). Zudem ist er zu begrün­den (§ 110 Abs. 2 Satz 2 AO); dabei sind die Wie­der­ein­set­zungs­grün­de inner­halb der ein­mo­na­ti­gen Antrags­frist dar­zu­le­gen, soweit sie nicht für die Behör­de offen­kun­dig oder amts­be­kannt sind 1. Der Kern des gel­tend gemach­ten Wie­der­ein­set­zungs­grun­des muss inner­halb der Antrags­frist schlüs­sig vor­ge­tra­gen wer­den 2. Nach Ablauf der Monats­frist kön­nen unvoll­stän­di­ge Anga­ben noch erläu­tert und ergänzt wer­den 3, das spä­te­re Nach­schie­ben von Wie­der­ein­set­zungs­grün­den ist hin­ge­gen nicht zuläs­sig.

In die­sem Zusam­men­hang wird unter­schie­den zwi­schen Orga­ni­sa­ti­ons­män­geln, die als sol­che einem Rechts­an­walt oder Steu­er­be­ra­ter und den von ihm Ver­tre­te­nen als Ver­schul­den i.S. von § 110 Abs. 1 Sät­ze 1 und 2 AO zuzu­rech­nen sind, einer­seits und nicht zure­chen­ba­rem Büro­ver­se­hen ande­rer­seits. Wird ‑wie im Streit­fall- ein dem Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten und dem von ihm Ver­tre­te­nen nicht zuzu­rech­nen­des rei­nes Büro­ver­se­hen gel­tend gemacht, gehört zum erfor­der­li­chen schlüs­si­gen Vor­trag des "Kerns" der Wie­der­ein­set­zungs­grün­de 4 die Dar­le­gung, war­um ein Orga­ni­sa­ti­ons­ver­schul­den aus­zu­schlie­ßen ist. Es müs­sen also die Orga­ni­sa­ti­ons­maß­nah­men vor­ge­tra­gen wer­den, die den kon­kre­ten Feh­ler als Büro­ver­se­hen erken­nen las­sen 5.

Der Vor­trag der Klä­ger im Antrags­ver­fah­ren wäh­rend der Antrags­frist genüg­te die­sen Anfor­de­run­gen nicht. Im Streit­fall begann die ein­mo­na­ti­ge Antrags­frist (§ 110 Abs. 2 Satz 1 AO) spä­tes­tens mit der Über­sen­dung des Schrei­bens des Finanz­amt vom 31.03.2011, in dem auf die Frist­ver­säum­nis und zugleich dar­auf hin­ge­wie­sen wur­de, dass bei begehr­ter Wie­der­ein­set­zung in den vori­gen Stand inner­halb der Monats­frist die Tat­sa­chen vor­zu­tra­gen sei­en, aus denen sich ggf. erge­be, dass die Ein­spruchs­frist ohne Ver­schul­den ver­säumt wur­de. Im Streit­fall bestand im Beson­de­ren Anlass zur Dar­le­gung der orga­ni­sa­to­ri­schen Vor­keh­run­gen gegen eine Frist­ver­säum­nis, weil das Finanz­amt nach einer ers­ten knap­pen Antrags­be­grün­dung von einem Orga­ni­sa­ti­ons­ver­schul­den aus­ging. Die Klä­ger erklär­ten dar­auf­hin durch ihre Pro­zess­be­voll­mäch­tig­te Z, dass im Post­aus­gangs­buch unter dem 11.03.2011 sowohl die an die Klä­ger ver­sen­de­te Steu­er­erklä­rung als auch der an das Finanz­amt zu ver­sen­den­de Ein­spruch ein­ge­tra­gen wor­den sei­en. Zum Beleg haben sie einen kopier­ten Aus­zug aus dem Post­aus­gangs­buch vor­ge­legt. Da der Ein­spruch erst mit der Ein­rei­chung der Ein­kom­men­steu­er­erklä­rung habe begrün­det und auch erst dann die bean­trag­te Voll­zie­hungs­aus­set­zung habe geneh­migt wer­den kön­nen, habe der Ein­spruch in Papier­form der Steu­er­erklä­rung bei­gefügt wer­den sol­len, um das Aus­set­zungs­ver­fah­ren zu beschleu­ni­gen. Selbst­ver­ständ­lich habe der Ein­spruch zur Frist­wah­rung vor­ab per Tele­fax ver­sen­det wer­den sol­len. Dies habe die lang­jäh­ri­ge zuver­läs­si­ge Mit­ar­bei­te­rin im Sekre­ta­ri­at aus uner­klär­li­chen Grün­den ver­säumt. Erst nach Post­aus­gang wer­de die Frist aus dem Fris­ten­kon­troll­buch aus­ge­tra­gen. Eine wei­te­re Kon­trol­le der Fris­ten wer­de durch das in der Kanz­lei der Z ver­wen­de­te Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem gewähr­leis­tet. In die­sem revi­si­ons­si­che­ren Sys­tem sei eben­falls am 11.03.2011, 17:24 Uhr Green­wich-Time, der Ein­spruch als Post­aus­gang ver­bucht wor­den. Bei­de Kon­troll­sys­te­me wür­den vom Steu­er­be­ra­ter K per­sön­lich lau­fend über­wacht.

In die­sem Vor­trag fehlt es jedoch an sub­stan­ti­ier­ten und in sich schlüs­si­gen Aus­füh­run­gen dazu, auf wel­che Wei­se die Fris­ten im Büro der Z über­wacht wur­den 6, so ins­be­son­de­re an einer Dar­le­gung, wann, wie und von wem nach Maß­ga­be der Büro­or­ga­ni­sa­ti­on im Fal­le eines per Tele­fax über­mit­tel­ten Schrift­stücks die Absen­dung doku­men­tiert wur­de und ob und ggf. wel­che Vor­ga­ben und Beleh­run­gen die Berufs­trä­ger inner­halb der Z inso­weit erteilt hat­ten. Die Dar­stel­lung im Antrags­ver­fah­ren bie­tet ins­be­son­de­re kei­ne schlüs­si­ge Erklä­rung dafür, dass der in Kopie vor­ge­leg­te Aus­zug aus dem Post­aus­gangs­buch unter dem Datum des 11.03.2011 ein Ein­spruchs­schrei­ben in Sachen der Klä­ger an das Finanz­amt aus­weist, wenn gera­de für die­sen Tag ein ver­se­hent­li­ches Unter­las­sen der Tele­fax-Über­mitt­lung gel­tend gemacht wird. Dar­aus ist viel­mehr zu erse­hen, dass dort ‑und nach Anga­ben der Z auch im Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem- fälsch­lich ein tat­säch­lich so nicht erfolg­ter Post­aus­gang doku­men­tiert wor­den ist, was auf einen Orga­ni­sa­ti­ons­man­gel hin­weist. Zudem darf nach der Recht­spre­chung bei Über­mitt­lung eines frist­wah­ren­den Schrift­stücks durch Tele­fax die betref­fen­de Frist erst gelöscht wer­den, wenn ein von dem Tele­fax­ge­rät des Absen­ders aus­ge­druck­ter Ein­zel­nach­weis (Sen­de­be­richt) vor­liegt, der die ord­nungs­ge­mä­ße Über­mitt­lung belegt 7. Die Büro­ab­läu­fe müs­sen also so orga­ni­siert sein, dass Frist­ver­säum­nis­se grund­sätz­lich aus­ge­schlos­sen sind; das setzt u.a. vor­aus, dass der Aus­gang eines Schrift­stücks, das eine gesetz­li­che Frist wah­ren soll, nicht doku­men­tiert wird, solan­ge die zur Absen­dung erfor­der­li­chen Arbeits­schrit­te nicht voll­stän­dig getan sind und eine Frist nicht vor­her gelöscht wird. Die Grün­de dafür, war­um im Streit­fall offen­sicht­lich anders ver­fah­ren wur­de, sind nicht erkenn­bar.

Zwar kann auch nach Ablauf der Antrags­frist der Tat­sa­chen­vor­trag zu den Wie­der­ein­set­zungs­grün­den noch zuläs­sig erläu­tert und ergänzt wer­den 8. Dies gilt jedoch nur, wenn inner­halb der Antrags­frist die Wie­der­ein­set­zungs­grün­de im Kern schlüs­sig vor­ge­tra­gen wor­den sind. Die Schlie­ßung von Lücken eines zuvor noch nicht schlüs­si­gen Vor­trags erst nach Ablauf der Antrags­frist wird von der Recht­spre­chung nicht berück­sich­tigt 9, eben­so wenig wie das Nach­schie­ben zuvor nicht vor­ge­tra­ge­ner Wie­der­ein­set­zungs­grün­de 10.

Im Streit­fall ist ein lücken­lo­ser schlüs­si­ger Vor­trag wäh­rend der Antrags­frist nicht erfolgt. Neu­es Vor­brin­gen nach Ablauf der Antrags­frist war aus den vor­ge­nann­ten Grün­den grund­sätz­lich nicht geeig­net, die­sen Man­gel zu behe­ben. Das gilt ins­be­son­de­re auch für die eides­statt­lich ver­si­cher­ten Tat­sa­chen­an­ga­ben der Ange­stell­ten im Kla­ge­ver­fah­ren, die sich die Klä­ger zu eigen gemacht haben. Es kann dahin­ge­stellt blei­ben, ob die­ser Vor­trag nicht schon des­halb unbe­acht­lich ist, weil er erst nach Abschluss des Ein­spruchs­ver­fah­rens erfolg­te und die dies­be­züg­li­che eides­statt­li­che Ver­si­che­rung der Ange­stell­ten auch erst dann vor­ge­legt wur­de 11. Selbst wenn man in der dort erst­mals aus­drück­lich dar­ge­ta­nen Ein­zel­an­wei­sung des Steu­er­be­ra­ters E.Z. an die Ange­stell­te, das Ein­spruchs­schrei­ben vor­ab per Tele­fax an das Finanz­amt zu sen­den, eine noch zuläs­si­ge Ergän­zung des vor­ge­tra­ge­nen Wie­der­ein­set­zungs­grun­des sieht und dies auch noch im Kla­ge­ver­fah­ren für zuläs­sig hält, ergibt sich dar­aus kein schlüs­si­ger Vor­trag, der das Finanz­ge­richt in die Lage ver­setzt hät­te zu ent­schei­den, dass die Z kein Ver­schul­den an der Frist­ver­säum­nis getrof­fen hat 12. Die­ser Vor­trag war wei­ter­hin nicht geeig­net, einen Orga­ni­sa­ti­ons­man­gel aus­zu­schlie­ßen, denn er erklärt nicht, wes­halb bei der behaup­te­ten siche­ren Fris­ten­kon­trol­le die tat­säch­lich noch nicht erfolg­te Absen­dung des Tele­fa­xes unbe­merkt blei­ben konn­te. Ins­be­son­de­re ergibt sich dar­aus nicht, war­um auch ohne Über­mitt­lung des Ein­spruchs­schrei­bens per Tele­fax und dem­zu­fol­ge auch ohne einen ent­spre­chen­den aus­ge­druck­ten Sen­de­be­richt der Post­aus­gang ver­merkt und die Frist gelöscht wur­de. Zudem ist die behaup­te­te Anwei­sung, dass die Frist erst nach einer Kon­trol­le der voll­stän­di­gen Über­mitt­lung anhand des Sen­de­pro­to­kolls gestri­chen wer­den durf­te, von der eides­statt­li­chen Ver­si­che­rung der Ange­stell­ten nicht erfasst und auch nicht auf ande­re Wei­se glaub­haft gemacht wor­den.

Bun­des­fi­nanz­hof, Urteil vom 18. März 2014 – VIII R 33/​12

  1. stän­di­ge Recht­spre­chung, s. BFH, Urtei­le vom 27.03.1985 – II R 118/​83, BFHE 144, 1, BSt­Bl II 1985, 586; vom 15.09.1992 – VIII R 26/​91, BFH/​NV 1993, 219; BFH, Beschlüs­se vom 17.06.2010 – IX B 32/​10, BFH/​NV 2010, 1655; vom 17.08.2010 – X B 190/​09, BFH/​NV 2010, 2285[]
  2. BFH, Urteil vom 13.12 2007 – VI R 75/​04, BFHE 220, 18, BSt­Bl II 2009, 577, m.w.N.[]
  3. BFH, Urtei­le in BFHE 220, 18, BSt­Bl II 2009, 577; vom 24.08.1990 – VI R 178/​85, BFH/​NV 1991, 140[]
  4. vgl. BFH, Beschluss vom 28.01.2000 – VII B 281/​99, BFH/​NV 2000, 823[]
  5. vgl. BFH, Beschlüs­se vom 03.04.2013 – V R 24/​12, BFH/​NV 2013, 970; vom 14.05.2007 – VIII B 47/​07, BFH/​NV 2007, 1684; Klein/​Rätke, AO, § 110 Rz 65[]
  6. vgl. BFH, Beschluss vom 08.02.2008 – X B 95/​07, BFH/​NV 2008, 969[]
  7. s. etwa BFH, Beschlüs­se vom 19.03.1996 – VII S 17/​95, BFH/​NV 1996, 818; vom 22.04.2004 – VII B 369/​03, BFH/​NV 2004, 1285; Urteil des Bun­des­ge­richts­hofs vom 29.04.1994 – V ZR 62/​93, Neue Juris­ti­sche Wochen­schrift 1994, 18, 79[]
  8. BFH, Urtei­le in BFH/​NV 1991, 140; in BFHE 220, 18, BSt­Bl II 2009, 577, m.w.N.[]
  9. BFH, Beschluss vom 08.05.1996 – X B 12/​96, BFH/​NV 1996, 833, m.w.N.[]
  10. s. etwa BFH, Beschluss vom 15.12 1995 – V B 88/​95, BFH/​NV 1996, 452[]
  11. vgl. BFH, Urteil vom 19.12 1968 – V R 19 – 20/​68, BFHE 94, 563, BSt­Bl II 1969, 272; offen­ge­las­sen im BFH, Beschluss vom 18.07.1985 – VI B 123/​84, BFH/​NV 1986, 166[]
  12. vgl. BFH, Beschluss in BFH/​NV 2000, 823[]