Frist­ver­säum­nis­se – und die Anfor­de­run­gen an die Büro­or­ga­ni­sa­ti­on

Hin­sicht­lich einer Wie­der­ein­set­zung in den vori­gen Stand wird zwi­schen Orga­ni­sa­ti­ons­män­geln, die als sol­che einem Rechts­an­walt oder Steu­er­be­ra­ter und den von ihm Ver­tre­te­nen als Ver­schul­den zuzu­rech­nen sind, einer­seits und nicht zure­chen­ba­rem Büro­ver­se­hen ande­rer­seits unter­schie­den. Wird ein dem Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten und dem von ihm Ver­tre­te­nen nicht zuzu­rech­nen­des rei­nes Büro­ver­se­hen gel­tend gemacht, gehört zum erfor­der­li­chen schlüs­si­gen Vor­trag des „Kerns“ der Wie­der­ein­set­zungs­grün­de die Dar­le­gung, war­um ein Orga­ni­sa­ti­ons­ver­schul­den aus­zu­schlie­ßen ist.

Frist­ver­säum­nis­se – und die Anfor­de­run­gen an die Büro­or­ga­ni­sa­ti­on

Nach § 56 Abs. 1 FGO ist einem Betei­lig­ten auf Antrag Wie­der­ein­set­zung in den vori­gen Stand zu gewäh­ren, wenn er ohne Ver­schul­den ver­hin­dert war, eine gesetz­li­che Frist ein­zu­hal­ten. Dabei schließt jedes Ver­schul­den, also auch ein­fa­che Fahr­läs­sig­keit, die Wie­der­ein­set­zung in den vori­gen Stand aus [1]. Ein Ver­schul­den des Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten ist dem Betei­lig­ten nach § 155 FGO i.V.m. § 85 Abs. 2 ZPO zuzu­rech­nen.

Die Tat­sa­chen zur Begrün­dung des Antrags auf Wie­der­ein­set­zung müs­sen inner­halb der in § 56 Abs. 2 Satz 1 FGO bestimm­ten Frist voll­stän­dig, sub­stan­ti­iert und in sich schlüs­sig dar­ge­legt wer­den [2], soweit sie für das Gericht nicht offen­kun­dig oder amts­be­kannt sind [3]. Sie müs­sen fer­ner bei der Antrag­stel­lung oder im Ver­fah­ren über den Antrag glaub­haft gemacht wer­den (§ 56 Abs. 2 Satz 2 FGO).

Hin­sicht­lich einer Wie­der­ein­set­zung in den vori­gen Stand wird zwi­schen Orga­ni­sa­ti­ons­män­geln, die als sol­che einem Rechts­an­walt oder Steu­er­be­ra­ter und den von ihm Ver­tre­te­nen als Ver­schul­den zuzu­rech­nen sind, einer­seits und nicht zure­chen­ba­rem Büro­ver­se­hen ande­rer­seits unter­schie­den. Wird ‑wie im Streit­fall- ein dem Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten und dem von ihm Ver­tre­te­nen nicht zuzu­rech­nen­des rei­nes Büro­ver­se­hen gel­tend gemacht, gehört zum erfor­der­li­chen schlüs­si­gen Vor­trag des „Kerns“ der Wie­der­ein­set­zungs­grün­de die Dar­le­gung, war­um ein Orga­ni­sa­ti­ons­ver­schul­den aus­zu­schlie­ßen ist. Es müs­sen also die Orga­ni­sa­ti­ons­maß­nah­men vor­ge­tra­gen wer­den, die den kon­kre­ten Feh­ler als Büro­ver­se­hen erken­nen las­sen [4]. Dazu muss sub­stan­ti­iert und schlüs­sig vor­ge­tra­gen wer­den, dass der Pro­zess­be­voll­mäch­tig­te alle Vor­keh­run­gen getrof­fen hat, die nach ver­nünf­ti­gem Ermes­sen die Nicht­be­ach­tung von Fris­ten aus­zu­schlie­ßen geeig­net sind [5]. Kann auf­grund des Vor­trags nicht aus­ge­schlos­sen wer­den, dass an der Frist­ver­säum­nis ursäch­lich auch ein Orga­ni­sa­ti­ons­ver­schul­den des Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten mit­ge­wirkt hat, kann kei­ne Wie­der­ein­set­zung in den vori­gen Stand gewährt wer­den [6].

Ange­hö­ri­ge der rechts- und steu­er­be­ra­ten­den Beru­fe müs­sen die Aus­gangs­kon­trol­le von frist­ge­bun­de­nen Schrift­sät­zen so orga­ni­sie­ren, dass sie einen gestuf­ten Schutz gegen Frist­ver­säu­mun­gen bie­tet [7]. Dabei ist die für die Kon­trol­le zustän­di­ge Büro­kraft anzu­wei­sen, dass Fris­ten im Kalen­der erst zu strei­chen oder als erle­digt zu kenn­zeich­nen sind, nach­dem sie sich anhand der Akte selbst ver­ge­wis­sert hat, dass zwei­fels­frei nichts mehr zu ver­an­las­sen ist [8].

Die ord­nungs­ge­mä­ße, zur Ver­mei­dung von Frist­ver­säum­nis­sen geeig­ne­te Büro­or­ga­ni­sa­ti­on setzt u.a. vor­aus, dass der Aus­gang eines Schrift­stücks, das eine gesetz­li­che Frist wah­ren soll, nicht doku­men­tiert wird, solan­ge die zur Absen­dung erfor­der­li­chen Arbeits­schrit­te nicht voll­stän­dig getan sind, und eine Frist nicht vor­her gelöscht wird. Bei Über­mitt­lung eines fris­t­wah­ren­den Schrift­stücks per Tele­fax darf dem­ge­mäß die betref­fen­de Frist erst gelöscht wer­den, wenn ein von dem Tele­fax­ge­rät des Absen­ders aus­ge­druck­ter Ein­zel­nach­weis (Sen­de­be­richt) vor­liegt, der die ord­nungs­ge­mä­ße Über­mitt­lung belegt. Wer­den die­se Anfor­de­run­gen nicht beach­tet, weist dies auf einen Orga­ni­sa­ti­ons­man­gel hin [9].

Zu einer wirk­sa­men Fris­ten­kon­trol­le gehört auch eine Anord­nung, durch die gewähr­leis­tet wird, dass die Erle­di­gung der frist­ge­bun­de­nen Sachen am Abend eines jeden Arbeits­ta­ges anhand des Fris­ten­ka­len­ders von einer dazu beauf­trag­ten Büro­kraft noch­mals und abschlie­ßend selb­stän­dig über­prüft wird [10]. Die­se Kon­trol­le muss gewähr­leis­ten, dass am Ende eines jeden Arbeits­ta­ges von einer dazu beauf­trag­ten Büro­kraft geprüft wird, wel­che fris­t­wah­ren­den Schrift­sät­ze her­ge­stellt, abge­sandt oder zumin­dest ver­sand­fer­tig gemacht wor­den sind und ob die­se mit den im Fris­ten­ka­len­der ver­merk­ten Sachen über­ein­stim­men [11].

Die Erfor­der­lich­keit einer der­ar­ti­gen abschlie­ßen­den Kon­trol­le ergibt sich schon dar­aus, dass selbst bei sach­ge­rech­ten Orga­ni­sa­ti­ons­ab­läu­fen indi­vi­du­el­le Bear­bei­tungs­feh­ler auf­tre­ten kön­nen, die es nach Mög­lich­keit auf­zu­fin­den und zu behe­ben gilt [12]. Die all­abend­li­che Kon­trol­le dient nicht allein dazu, zu über­prü­fen, ob sich aus den Ein­tra­gun­gen noch uner­le­digt geblie­be­ne Frist­sa­chen erge­ben. Sie soll viel­mehr auch fest­stel­len, ob mög­li­cher­wei­se in einer bereits als erle­digt ver­merk­ten Frist die fris­t­wah­ren­de Hand­lung noch aus­steht [13].

Die­se Vor­aus­set­zun­gen für eine Wie­der­ein­set­zung in den vori­gen Stand wegen Ver­säu­mung der Begrün­dungs­frist sind im hier ent­schie­de­nen Streit­fall nach Ansicht des Bun­des­fi­nanz­hofs nicht erfüllt: Nach dem Vor­brin­gen des Klä­gers kann nicht aus­ge­schlos­sen wer­den, dass an der Frist­ver­säum­nis ursäch­lich ein Orga­ni­sa­ti­ons­ver­schul­den des Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten mit­ge­wirkt hat. Der Klä­ger hat nicht sub­stan­ti­iert und in sich schlüs­sig dar­ge­legt, dass die Aus­gangs­kon­trol­le von frist­ge­bun­de­nen Schrift­sät­zen in der Kanz­lei des Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten so orga­ni­siert war, dass sie den erfor­der­li­chen gestuf­ten Schutz gegen Frist­ver­säum­nis­se bot. Er hat nicht vor­ge­tra­gen, dass in der Kanz­lei ange­ord­net gewe­sen sei, dass eine Frist erst gelöscht wird, wenn die zur Absen­dung des Schrift­stücks erfor­der­li­chen Arbeits­schrit­te voll­stän­dig getan sind und bei Über­mitt­lung eines fris­t­wah­ren­den Schrift­stücks per Tele­fax ein von dem Tele­fax­ge­rät des Absen­ders aus­ge­druck­ter Ein­zel­nach­weis (Sen­de­be­richt) vor­liegt, der die ord­nungs­ge­mä­ße Über­mitt­lung belegt. Er hat auch nicht aus­ge­führt, dass die für die Fris­ten­kon­trol­le zustän­di­ge Büro­kraft ange­wie­sen gewe­sen sei, Fris­ten im Kalen­der erst zu strei­chen oder als erle­digt zu kenn­zeich­nen, nach­dem sie sich anhand der Akte ver­ge­wis­sert hat, dass zwei­fels­frei nichts mehr zu ver­an­las­sen ist, und dass hin­sicht­lich frist­ge­bun­de­ner Sachen eine all­abend­li­che Kon­trol­le mit einer noch­ma­li­gen, selb­stän­di­gen Prü­fung ange­ord­net war. Indi­vi­du­el­le Bear­bei­tungs­feh­ler, wie sie selbst bei sach­ge­rech­ten Orga­ni­sa­ti­ons­ab­läu­fen auf­tre­ten kön­nen, konn­ten, wie auch der Streit­fall zeigt, auf­grund der unzu­rei­chen­den Büro­or­ga­ni­sa­ti­on allen­falls zufäl­lig ent­deckt wer­den. Dies genügt nicht den gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen an eine Wie­der­ein­set­zung in den vori­gen Stand.

Bun­des­fi­nanz­hof, Beschluss vom 28. Juli 2015 – II B 150/​14

  1. BFH, Beschlüs­se vom 09.01.2014 – X R 14/​13, BFH/​NV 2014, 567, Rz 11; vom 26.02.2014 – IX R 41/​13, BFH/​NV 2014, 881, Rz 10; und vom 16.09.2014 – II B 46/​14, BFH/​NV 2015, 49, Rz 4[]
  2. stän­di­ge Recht­spre­chung, vgl. z.B. BFH, Beschlüs­se vom 13.09.2012 – XI R 13/​12, BFH/​NV 2013, 60, Rz 13, 19; in BFH/​NV 2014, 881, Rz 10; vom 28.03.2014 – IX B 115/​13, BFH/​NV 2014, 896, Rz 4; in BFH/​NV 2015, 49, Rz 6; und vom 02.12 2014 – III B 36/​14, BFH/​NV 2015, 505, Rz 13[]
  3. BFH, Urteil vom 18.03.2014 – VIII R 33/​12, BFHE 246, 1, BStBl II 2014, 922, Rz 17[]
  4. BFH, Urteil in BFHE 246, 1, BStBl II 2014, 922, Rz 18[]
  5. z.B. BFH, Beschlüs­se vom 14.12 2011 – X B 50/​11, BFH/​NV 2012, 440; vom 30.04.2013 – IV R 38/​11, BFH/​NV 2013, 1117, Rz 19, und in BFH/​NV 2014, 567, Rz 12[]
  6. BFH, Beschluss vom 13.09.2012 – XI R 48/​10, BFH/​NV 2013, 212, Rz 13, m.w.N.[]
  7. BGH, Beschluss vom 04.11.2014 – VIII ZB 38/​14, NJW 2015, 253, Rz 9, m.w.N.[]
  8. BGH, Beschluss vom 26.02.2015 – III ZB 55/​14, WM 2015, 782, Rz 8[]
  9. BFH, Urteil in BFHE 246, 1, BStBl II 2014, 922, Rz 20, m.w.N.[]
  10. BGH, Beschlüs­se in NJW 2015, 253, Rz 8 f., und in WM 2015, 782, Rz 8, je m.w.N.[]
  11. BGH, Beschluss in NJW 2015, 253, Rz 9, m.w.N.[]
  12. BGH, Beschlüs­se in NJW 2015, 253, Rz 8, und in WM 2015, 782, Rz 18, m.w.N.[]
  13. BGH, Beschluss in WM 2015, 782, Rz 18, m.w.N.[]