Fahrtenschreiber: Was sind die rechtlichen Pflichten?

Ein Fahrtenschreiber, auch Tachograph genannt, zeichnet die Lenk- und Ruhezeiten von Fahrzeugen auf. Er dient letztlich der Kontrolle über die Einhaltung aller rechtlichen Pflichten im Zusammenhang mit gewerblichen Fahrten. Dabei ist es egal ob Güter oder Personen transportiert werden. Welche Pflichten Fahrzeuglenker und Unternehmer im gewerblichen Bereich haben, wann ein Fahrtenschreiber notwendig ist, und wann nicht, erfahren Sie hier.

Wann ist ein Fahrtenschreiber Pflicht?

Immer, wenn ein gewerblich genutztes Fahrzeug ein Gewicht von mehr als 3,5 Tonnen aufweist, ist der Einbau eines elektronischen Fahrtenschreibers Pflicht. Passende Geräte finden Sie zum Beispiel online unter fleetgo.de. Eine Ausnahme gibt es hier allerdings. Dabei handelt es sich um die sogenannte Handwerkerklausel. Die besagt, dass von handwerklichen Betrieben nur Fahrten per Fahrtenschreiber aufgezeichnet werden müssen, die in einem Radius erfolgen, der über 100 Kilometer vom Handwerksbetrieb entfernt liegt. Arbeitet ein Handwerksunternehmen also ausschließlich im nächsten Umkreis, entfällt die Pflicht einen Fahrtenschreiber in die Betriebsfahrzeuge zu verbauen. Weiterhin muss beachtet werden, dass die Fahrtenschreiber-Pflicht auch für Gespanne gilt, sofern sie ein Gesamtgewicht von 3,5 Tonnen überschreiten. Damit gemeint sind in erster Linie normale PKW oder Kastenwagen, die mit Anhängern unterwegs sind.

Welche Daten muss der Fahrtenschreiber aufzeichnen?

Viele kennen noch die alten Tachoscheiben, mit denen LKW-Fahrer früher ihre Lenkzeiten und die gefahrenen Kilometer dokumentierten. Nach dem gleichen Prinzip funktioniert auch ein elektronischer Fahrtenschreiber. Der Fahrzeuglenker ist rechtlich verpflichtet das Gerät zu Beginn jeder Fahrt in Betrieb zu nehmen und ohne Unterbrechung bis zur Beendigung der Fahrt laufen zu lassen. Dokumentiert wird dann die genaue Fahrtzeit, die gefahrenen Geschwindigkeiten, die Lenk- und die Ruhezeiten sowie die gefahrene Strecke nach GPS-Auswertung. Durch die Verknüpfung mit GPS ist auch eine Fahrzeugortung jederzeit möglich, was Ihnen den Vorteil bringt immer darüber im Bilde zu sein, wo Ihre Fahrer sich gerade befinden.

Was passiert mit den aufgezeichneten Informationen?

Die beschriebenen Daten müssen nachgehalten werden, um Kontrollbehörden – bei Einforderung – die entsprechenden Auskünfte zur Einhaltung der rechtlichen Grundlagen geben zu können. Kontrollbehörden sind die Polizei und der Zoll. Gesetzlich verantwortlich für die Einhaltung der Aufzeichnungspflicht ist der Arbeitgeber. Sind Sie also selbst Arbeitgeber und haben beispielsweise ein Fuhrunternehmen, sind Sie in der Pflicht Ihre Fahrzeuge mit elektronischen Fahrtenschreibern auszustatten. Der Fahrtenschreiber, und alle lösbaren Übertragungselemente, müssen dabei plombiert werden. Auch liegt es in Ihrer Verantwortung Ihre Fahrer im Gebrauch entsprechend zu schulen und auf die konsequente Inbetriebnahme der Geräte hinzuweisen. Damit haben Sie Ihre gesetzliche Pflicht zunächst erfüllt. Eine Einsichtnahme der Daten kann ad hoc, zum Beispiel bei einer Straßenkontrolle durch die Polizei, verlangt werden. Es ist aber auch möglich, dass Polizei oder Zoll ältere Daten einsehen möchten: etwa bei begründetem Verdacht der Nichteinhaltung gesetzlicher Regeln, bei der Nachverfolgung von Unfällen oder für Stichproben.

Welches Fehlverhalten wird rechtlich geahndet?

Manipulationen der Aufzeichnungen sind gesetzlich verboten, und werden mit Bußgeldern belegt. Ebenso das Nichtaufzeichnen einer Fahrt; Sei es, dass gar kein Fahrtenschreiber verbaut wurde, oder dass er bei Fahrtantritt nicht in Betrieb genommen wurde. Auch muss das Auslesen, nach gesetzlichen Richtlinien, unzweifelhaft möglich sein. Das bedeutet, dass die Uhr des Fahrtenschreibers richtig eingestellt sein muss – hierfür muss die richtige Zeitzone ausgewählt werden. Auch muss das Gerät mindestens einmal innerhalb von zwei Jahren von einem Sachverständigen auf seine Tauglichkeit hin geprüft werden. Das ist vergleichbar mit einer TÜV-Prüfung für das Fahrzeug selbst. Die gesammelten Daten des Fahrtenschreibers müssen zudem mindestens ein Jahr lang gespeichert werden.

Welche Pflichten hat der Unternehmer?

Als Unternehmer sind Sie in einer besonderen Pflicht, die über die Pflichten des Fahrers hinausgehen. So müssen Sie als Unternehmer die Daten des elektronischen Fahrtenschreibers aller Betriebsfahrzeuge mindestens alle 90 Tage auslesen und kontrollieren. Die einjährige Speicherpflicht bleibt auch nach der Auslesung bestehen. Auch müssen die Fahrer nicht nur einmalig, sondern regelmäßig, neu in der Handhabung der Tachometer geschult werden.

Auf der sicheren Seite

Am besten integrieren Unternehmer die Auslesung der Fahrtenschreiber in den Betriebsablauf. Es kann dafür zum Beispiel einen festen Termin pro Quartal geben.