Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Verträge

Vor allem als Unternehmer ist es wichtig zu wissen, wie lange und in welcher Form Dokumente, insbesondere Verträge aufbewahrt werden müssen. Die Fristen sind vor allem davon abhängig, unter welche Kategorie diese Schriftstücke fallen.

Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz

Das wichtigste Merkmal bei Unternehmen ist, ob die jeweiligen Verträge für die steuerliche Erfassung relevant sind. Dabei handelt es sich in der Regel um alle Ein- und Ausgangsrechnungen. Ist das der Fall, so besteht laut der deutschen Abgabeordnung eine Aufbewahrungsfrist von insgesamt zehn Jahren.

Bei allen anderen Verträgen handelt es sich im geschäftlichen Zusammenhang um Geschäftskorrespondenz. Hier besteht laut den Vorschriften des Handelsgesetzbuches eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren.

Die Aufbewahrungspflicht beginnt immer in dem Jahr, in dem ein Vertrag abläuft. So müssen beispielsweise Leasingverträge, die im Jahr 2022 enden, bis 2033 aufbewahrt werden.

Für Privatpersonen sind die Vorgaben des Gesetzgebers wesentlich moderater. Wer Ansprüche aus einem Vertrag geltend machen möchte, sollte diesen allerdings auch griffbereit haben. Die Verträge sollten deshalb mindestens für die Dauer ihrer Laufzeit aufbewahrt werden.

Können die Verträge auch elektronisch aufbewahrt werden?

Viele Unternehmer stellen sich die Frage, ob sie die Verträge im Originalzustand aufbewahren müssen, oder ob es ausreichend ist, sie in einem elektronischen Dokumentenmanagement zu archivieren.

Auch hier kommt es wieder darauf an, um welches Schriftstück es sich genau handelt. Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse müssen im Original aufbewahrt werden. Bei Rechnungen sowie geschäftlicher Korrespondenz ist es hingegen ausreichend, sie so aufzubewahren, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt. In anderen Worten: Wird das Schriftstück beispielsweise gescannt und als PDF-File gespeichert, so sollte das in diesem Fall ausreichend sein.

Wo müssen die Verträge aufbewahrt werden?

Aus steuerrechtlicher Sicht müssen die Verträge in Deutschland aufbewahrt werden. Das Handelsgesetzbuch ist hier nicht so eindeutig. Doch auch hier wird gefordert, dass die Unterlagen in angemessener Zeit vorgelegt werden können. Wer ein Dokumentenmanagementsystem im Einsatz hat, sollte deshalb im Vorfeld überprüfen, ob der jeweilige Anbieter alle Vorgaben der deutschen Gesetzgebung erfüllen kann.

Insbesondere sollte darauf Wert gelegt werden, wo sich die Server befinden. Aufgrund der strengen Vorgaben der DSGVO empfiehlt es sich, einen Anbieter zu wählen, bei dem die Dokumente innerhalb der EU aufbewahrt werden.