Ord­nung im Büro – und die Auf­be­wah­rungs­fris­ten

Die Fei­er­ta­ge sind vor­über und das neue Jahr hat gera­de erst begon­nen. Vie­le nut­zen die­se rela­tiv ruhi­ge Zeit um Ord­nung zu schaf­fen. Auch im Zeit­al­ter des Inter­nets ist der Akten­berg, der jedes Jahr anwächst, noch enorm groß. Dar­über hin­aus wer­den Daten und Infor­ma­tio­nen elek­tro­nisch gesam­melt. Damit der Über­blick nicht ver­lo­ren geht wird aus­ge­mis­tet – aber wel­che Unter­la­gen kön­nen ent­sorgt wer­den und wel­che sind wei­ter­hin auf­zu­be­wah­ren?

Ord­nung im Büro – und die Auf­be­wah­rungs­fris­ten

Für bestimm­te Unter­la­gen bestehen Auf­be­wah­rungs­pflich­ten über einen genau fest­ge­leg­ten Zeit­raum. Dabei ist es für die Unter­schei­dung rele­vant, um wel­che Doku­men­te es sich han­delt. Eben­falls ist bei der Archi­vie­rung zu unter­schei­den, ob es sich um pri­va­te Unter­la­gen oder um Doku­men­te eines Unter­neh­mens han­delt. Bevor es zur Ver­nich­tung von auf­zu­be­wah­ren­den Unter­la­gen kommt, soll­te man sich über die unter­schied­li­chen Auf­be­wah­rungs­fris­ten infor­mie­ren.

Wäh­rend eine Pri­vat­per­son nicht ver­pflich­tet ist, die bestands­kräf­ti­gen Steu­er­be­schei­de auf­zu­be­wah­ren, sind Unter­neh­mer und Geschäfts­leu­te nach § 147 AO dazu gehal­ten, Bücher, Han­dels­brie­fe, Buchungs­un­ter­la­gen, Zoll­un­ter­la­gen und sons­ti­ge für die Besteue­rung rele­van­te Unter­la­gen für zehn bzw. sechs Jah­re auf­zu­be­wah­ren. Wann die­se Auf­be­wah­rungs­frist beginnt, ist in § 147, Abs 4 AO fest­ge­legt: mit dem Ende des Kalen­der­jah­res, in dem die letz­te Ein­tra­gung gemacht wor­den ist, der Jah­res­ab­schluss auf­ge­stellt wur­de oder der Buchungs­be­leg ent­stan­den ist. Zur Bekämp­fung der Schwarz­ar­beit gibt es auch für die Pri­vat­per­son eine Pflicht zur Auf­be­wah­rung von Unter­la­gen, bei denen es sich um Hand­wer­ker­rech­nun­gen han­delt, die der Betref­fen­de erhal­ten hat.

Damit ein Geschäfts­mann nur die Doku­men­te archi­vie­ren lässt, zu deren Auf­be­wah­rung er ver­pflich­tet ist, sind nicht nur die Vor­schrif­ten der Abga­ben­ord­nung ein­zu­hal­ten, son­dern auch die Richt­li­ni­en des Han­dels­ge­setz­buchs zu beach­ten. Wel­che Art von Unter­la­gen eine zehn­jäh­ri­ge Auf­be­wah­rungs­frist trifft, wel­che Doku­men­te sechs Jah­re zu lagern sind und bei wel­chen Unter­la­gen es rat­sam ist, sie über­haupt oder dau­er­haft zu archi­vie­ren, kann ein durch­schnitt­li­cher Unter­neh­mer nicht unbe­dingt wis­sen. Zur Ver­mei­dung von spä­te­ren Pro­ble­men durch die vor­zei­ti­ge Ver­nich­tung ein­zel­ner Doku­men­te kann eine Auf­be­wah­rungs­fris­ten App zur Unter­stüt­zung durch­aus hilf­reich sein. Dadurch kann man für über 200 Doku­men­ten­ar­ten die jewei­li­ge Frist zur Auf­be­wah­rung erfah­ren. Dar­über hin­aus erfolgt die kon­kre­te Fris­ten­be­rech­nung der eige­nen Unter­la­gen. Die Gefahr einer Ver­nich­tung wird so auf ein Mini­mum redu­ziert.