Ordnung im Büro – und die Aufbewahrungsfristen

10. Januar 2017 | Handelsrecht
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Die Feiertage sind vorüber und das neue Jahr hat gerade erst begonnen. Viele nutzen diese relativ ruhige Zeit um Ordnung zu schaffen. Auch im Zeitalter des Internets ist der Aktenberg, der jedes Jahr anwächst, noch enorm groß. Darüber hinaus werden Daten und Informationen elektronisch gesammelt. Damit der Überblick nicht verloren geht wird ausgemistet – aber welche Unterlagen können entsorgt werden und welche sind weiterhin aufzubewahren?

Für bestimmte Unterlagen bestehen Aufbewahrungspflichten über einen genau festgelegten Zeitraum. Dabei ist es für die Unterscheidung relevant, um welche Dokumente es sich handelt. Ebenfalls ist bei der Archivierung zu unterscheiden, ob es sich um private Unterlagen oder um Dokumente eines Unternehmens handelt. Bevor es zur Vernichtung von aufzubewahrenden Unterlagen kommt, sollte man sich über die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen informieren.

Während eine Privatperson nicht verpflichtet ist, die bestandskräftigen Steuerbescheide aufzubewahren, sind Unternehmer und Geschäftsleute nach § 147 AO dazu gehalten, Bücher, Handelsbriefe, Buchungsunterlagen, Zollunterlagen und sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen für zehn bzw. sechs Jahre aufzubewahren. Wann diese Aufbewahrungsfrist beginnt, ist in § 147, Abs 4 AO festgelegt: mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht worden ist, der Jahresabschluss aufgestellt wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Zur Bekämpfung der Schwarzarbeit gibt es auch für die Privatperson eine Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen, bei denen es sich um Handwerkerrechnungen handelt, die der Betreffende erhalten hat.

Damit ein Geschäftsmann nur die Dokumente archivieren lässt, zu deren Aufbewahrung er verpflichtet ist, sind nicht nur die Vorschriften der Abgabenordnung einzuhalten, sondern auch die Richtlinien des Handelsgesetzbuchs zu beachten. Welche Art von Unterlagen eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist trifft, welche Dokumente sechs Jahre zu lagern sind und bei welchen Unterlagen es ratsam ist, sie überhaupt oder dauerhaft zu archivieren, kann ein durchschnittlicher Unternehmer nicht unbedingt wissen. Zur Vermeidung von späteren Problemen durch die vorzeitige Vernichtung einzelner Dokumente kann eine Aufbewahrungsfristen App zur Unterstützung durchaus hilfreich sein. Dadurch kann man für über 200 Dokumentenarten die jeweilige Frist zur Aufbewahrung erfahren. Darüber hinaus erfolgt die konkrete Fristenberechnung der eigenen Unterlagen. Die Gefahr einer Vernichtung wird so auf ein Minimum reduziert.

 
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