Notargebühren für die elektronische Übermittlung der Handelsregisteranmeldung

Der Notar erhält für die Erstellung einer XML-Datei mit Strukturdaten und ihre Über-mittlung an das Registergericht keine Gebühr nach § 147 Abs. 2 KostO.

Notargebühren für die elektronische Übermittlung der Handelsregisteranmeldung

Nach § 147 Abs. 2 KostO erhält der Notar die Hälfte der vollen Gebühr, wenn für eine im Auftrag eines Beteiligten ausgeübte Tätigkeit eine Gebühr nicht bestimmt ist. Dieser Gebührentatbestand kommt nur zur Anwendung, wenn die Kostenordnung für die betreffende Notartätigkeit keine Gebühr bestimmt und auch keine Regelung enthält, aus der sich ergibt, dass dem Notar für diese Tätigkeit keine gesonderte Gebühr erwachsen soll1. Zwar erfüllen die Erstellung einer XML-Datei und deren Übermittlung an das Registergericht keinen Gebührentatbestand nach der Kostenordnung; aus deren weiteren Regelungen folgt aber auch, dass dem Notar für diese Tätigkeiten keine besondere Gebühr zustehen soll.

Die Voraussetzungen einer Vollzugstätigkeit nach der Vorschrift des § 146 Abs. 3 KostO, der eine die Anwendung des § 147 Abs. 2 KostO im Regelfall ausschließende Gebührenregelung für Vollzugstätigkeiten enthält2, sind nicht erfüllt.

Nach § 146 Abs. 3 KostO erhält der Notar für den Vollzug eines Geschäfts, zu dem unter anderem Registersachen zählen3, neben der Beurkundungs- oder Entwurfsgebühr die Hälfte der vollen Gebühr, wenn es erforderlich ist, Anträge oder Beschwerden, die er aufgrund einer von ihm aufgenommenen, entworfenen oder geprüften Urkunde bei Gerichten, Behörden oder anderen Dienststellen einreicht, tatsächlich oder rechtlich näher zu begründen, und der Beteiligte dies verlangt. Dem Vollzug eines Geschäfts dienen alle Tätigkeiten, die zu den beurkundeten Vereinbarungen der Beteiligten notwendigerweise hinzukommen müssen, um deren Wirksamkeit herbeizuführen und ihre Ausführung zu ermöglichen4. Eine solche Vollzugstätigkeit liegt nicht vor. Das Geschäft, das hier vollzogen wird, ist die Anmeldung der Erklärung des Beteiligten zu 2 zur Eintragung in das Handelsregister gemäß § 12 HGB. Die Erstellung einer XML-Datei und deren Übermittlung an das Registergericht sind für die Wirksamkeit oder die Ausführung der Handelsregistereintragung und der Anmeldung nicht notwendig und dienen damit nicht deren Vollzug5.

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Seit dem Inkrafttreten des Gesetzes über elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)6 am 1. Januar 2007 sind Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister elektronisch in öffentlich beglaubigter Form (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HGB) und Dokumente elektronisch (§ 12 Abs. 2 Satz 1 HGB) einzureichen. Für die Übertragung von dem Notariat zu dem Registergericht ist es zunächst erforderlich, die für die Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister notwendigen, in Papierform beurkundeten Erklärungen in ein elektronisches Dokument umzuwandeln7. Hierfür sind die Papierdokumente entweder einzuscannen oder unmittelbar aus der Textverarbeitung oder der Notarsoftware als Bilddatei abzuspeichern8. Mit dem Eingang der erstellten und eingereichten Bilddatei bei dem Registergericht ist die Anmeldung im Sinne des § 12 HGB wirksam erfolgt8 und die Veröffentlichung der Eintragung kann dort vorgenommen werden.

Für diesen Vorgang bedarf es der Erstellung einer XML-Datei mit den Strukturdaten und deren Übermittlung an das Registergericht nicht. Die Erstellung der XML-Datei und ihre Übermittlung an das Registergericht erleichtern lediglich durch die Möglichkeit einer automatischen Übernahme einer Vielzahl von Daten aus der Anmeldung die Arbeit der Registergerichte, vermeiden Fehler bei der manuellen Übertragung und beschleunigen das Eintragungsverfahren9. Hierin erschöpft sich der Zweck einer XML-Datei und ihrer Übermittlung an das Registergericht. Denn die XML-Datei selbst enthält keine für die Handelsregisteranmeldung notwendigen Bilddateien, sondern strukturierte Daten, die unmittelbar in die Registersoftware der Registergerichte übernommen werden können10. Dazu werden von dem Notar in einem XML-Dokument als elektronisches Formular die Standardbestandteile der Handelsregistereintragung eingegeben; sodann wird durch das Computerprogramm der Entwurf der Registereintragung erzeugt11. Diese Daten werden an das Registergericht übermittelt, dort automatisch in die jeweilige Registersoftware eingespielt und können anschließend auf Richtigkeit und Vollständigkeit anhand der von dem Notar daneben eingereichten Bilddateien überprüft werden8.

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Für den Notar besteht auch keine amtliche Verpflichtung zu der Erstellung der Strukturdaten im XMLFormat und ihrer Übermittlung an das Registergericht. Nach Nr. 6 der aufgrund § 10 der ERegisterVO NRW vom 19.12.200612 erfolgten Bekanntmachung der Landesjustizverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen zum Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach muss lediglich eine XML-Datei mit dem gerichtlichen Aktenzeichen, einer schlagwortartigen Bezeichnung des Gegenstands der Anmeldung, dem Firmennamen und dem Namen des Einreichers übermittelt werden, also eine Art elektronisches Deckblatt, damit der Vorgang eingeordnet werden kann13. Die hier in Frage stehende XML-Datei enthält über diese geforderten Daten hinaus sämtliche anmelderelevanten Informationen und ermöglicht die komplette elektronische Steuerung und Bearbeitung des Anmeldevorgangs14.

Aus den weiteren Regelungen der Kostenordnung folgt, dass dem Notar für die Erstellung einer XML-Datei und deren Übermittlung an das Registergericht keine Gebühr nach § 147 Abs. 2 KostO entstanden ist.

Dies ergibt sich zwar nicht schon aus der Regelung des § 147 Abs. 4 Nr. 1 KostO. Danach erhält der Notar keine Gebühr für die Übermittlung von Anträgen an das Registergericht, wenn der Antrag mit einer anderen gebührenpflichtigen Tätigkeit im Zusammenhang steht. Der Antrag im Sinne des § 147 Abs. 4 Nr. 1 KostO erfasst in dem vorliegenden Fall nur die elektronische Einreichung der für die Handelsregistereintragung nach § 12 HGB erforderlichen Dokumente, nicht aber die hierüber hinausgehende Erstellung einer XML-Datei mit Strukturdaten und deren Übermittlung an das Registergericht15.

Die Geltendmachung der Gebühr gemäß § 147 Abs. 2 KostO ist aber nach § 147 Abs. 3 KostO ausgeschlossen.

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Der Anwendung des § 147 Abs. 3 KostO steht nicht entgegen, dass der Gesetzgeber bei der Einführung des elektronischen Handelsregisters keine Gebührenfreiheit für die Erstellung einer XML-Datei und deren Übermittlung an das Registergericht in § 147 Abs. 4 KostO angeordnet hat. Hieraus kann ebenso wenig auf eine Gebührenpflichtigkeit für diese Tätigkeiten geschlossen werden16 wie aus dem Umstand, dass der Entwurf der Bundesregierung für ein Zweites Gesetz zur Modernisierung des Kostenrechts vom 31.08.201217 einen eigenen Gebührentatbestand (Nr. 22114) für die Erzeugung von strukturierten Daten in Form der XML-Datei enthält18.

Die Voraussetzungen des § 147 Abs. 3 KostO sind erfüllt. Danach erhält der Notar für die ein Geschäft vorbereitende oder fördernde Tätigkeit die Gebühr des § 147 Abs. 2 KostO nur, wenn diese Tätigkeit nicht schon als Nebengeschäft im Sinne des § 35 KostO durch eine dem Notar für das Hauptgeschäft zustehende Gebühr abgegolten wird. Als Nebengeschäft im Sinne des § 35 KostO ist alles anzusehen, was mit dem Hauptgeschäft so eng zusammenhängt, dass es nicht als ein selbstständiges Geschäft in Erscheinung tritt, sowie im Verhältnis zum Hauptgeschäft als minder wichtig erscheint und dazu dient, das Hauptgeschäft vorzubereiten oder zu fördern19.

Danach liegt hier ein Nebengeschäft vor. Die über die elektronische Übermittlung der für die Anmeldung zum Handelsregister notwendigen Dokumente hinausgehende Datenerfassung hat gegenüber dem Hauptgeschäft, namentlich der Registeranmeldung im Sinne des § 12 HGB als solcher, keine selbstständige Bedeutung, ist das minder wichtige Geschäft und dient dazu, den Vollzug des Hauptgeschäfts zu fördern20. Die Eintragung in das Handelsregister kann ohne Übermittlung einer XML-Datei erfolgen, jedoch nicht umgekehrt die Eintragung allein auf der Grundlage der übermittelten XML-Datei21. Dass der Notar zu der umfassenden Datenaufbereitung im XMLFormat nicht verpflichtet ist, hindert die Einordnung als Nebengeschäft ebenso wenig22 wie der mit der Tätigkeit verbundene Aufwand23.

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Der Notar wird mit der Erstellung der XML-Datei und deren Übermittlung an das Registergericht auch nicht möglicher Adressat einer Zwischenverfügung und trägt kein daraus folgendes Haftungsrisiko24. Das Fehlen oder die Fehlerhaftigkeit einer XML-Datei mit Strukturdaten kann eine Zwischenverfügung des Registergerichts nicht rechtfertigen, weil eine wirksame Registeranmeldung trotz fehlender oder fehlerhafter XMLStrukturdaten vorliegt25. Nach der im Zeitpunkt der Amtshandlung geltenden Fassung des § 26 Satz 2 HRV konnte eine Zwischenverfügung ergehen, wenn eine Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister unvollständig war oder der Eintragung ein anderes Hindernis entgegenstand. Da die XML-Datei für die Registeranmeldung nicht maßgebend ist, entsteht für den Notar durch die Übermittlung einer XML-Datei auch kein besonderes Haftungsrisiko.

Eine Betreuungsgebühr kann entgegen der Auffassung der Rechtsbeschwerde auch nicht mit dem Beschluss des Bundesgerichtshofs vom 14. Februar 201226 begründet werden. In dieser Entscheidung hat der Bundesgerichtshof das Entstehen einer Betreuungsgebühr für die Erstellung einer Gesellschafterliste (§ 8 Abs. 1 Nr. 3 GmbHG) durch den Notar nach der Rechtslage vor Inkrafttreten des Gesetzes zur Modernisierung des GmbHRechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen (MoMiG)27 verneint und für die Zeit ab dem Inkrafttreten des MoMiG am 1.11.2008 eine andere Beurteilung erwogen28. Das beruht darauf, dass § 40 Abs. 2 GmbHG unter den dortigen Voraussetzungen die gesetzliche Verpflichtung des Notars enthält, eine von ihm unterschriebene Gesellschafterliste, die nach § 16 GmbHG eine größere Bedeutung für den Rechtsverkehr erhalten hat, zum Handelsregister einzureichen. Damit ist der vorliegende Sachverhalt nicht vergleichbar. Er betrifft lediglich die Erstellung einer Datei mit strukturiert aufbereiteten Daten, die über die Erleichterung der Bearbeitung beim Registergericht hinaus keinerlei Bedeutung für den Rechtsverkehr hat und zu der keine Verpflichtung besteht.

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Bundesgerichtshof, Beschluss vom 20. Februar 2013 – II ZB 27/12

  1. BGH, Beschluss vom 14.02.2012 – II ZB 18/10, ZIP 2012, 720 Rn. 15; Beschluss vom 12.07.2007 – V ZB 113/06, NJW 2007, 3212 Rn. 5; Beschluss vom 13.07.2006 – V ZB 87/05, WM 2006, 1974 Rn. 8[]
  2. BGH, Beschluss vom 14.02.2012 – II ZB 18/10, ZIP 2012, 720 Rn. 17[]
  3. BGH, Beschluss vom 14.02.2012 – II ZB 18/10, ZIP 2012, 720 Rn. 16; Beschluss vom 12.07.2007 – V ZB 113/06, NJW 2007, 3212 Rn. 12[]
  4. BGH, Beschluss vom 14.02.2012 – II ZB 18/10, ZIP 2012, 720 Rn. 16; Beschluss vom 12.07.2007 – V ZB 113/06, NJW 2007, 3212 Rn. 8 f.[]
  5. ebenso Elsing, RNotZ 2009, 673, 674; aA Bund, JurBüro 2009, 649, 651[]
  6. vom 10.11.2006, BGBl. I 2006, 2553[]
  7. OLG Stuttgart, NZG 2010, 476; OLG Düsseldorf, JurBüro 2009, 652[]
  8. Jeep/Wiedemann, NJW 2007, 2439, 2440[][][]
  9. OLG Stuttgart, NZG 2010, 476; OLG Düsseldorf, JurBüro 2009, 652, 653; Willer/Krafka, DNotZ 2006, 885, 886[]
  10. Filzek, KostO, 4. Aufl., § 1a Rn. 12; Jeep/Wiedemann, NJW 2007, 2439, 2440; Otto, JurBüro 2007, 120, 121[]
  11. Willer/Krafka, DNotZ 2006, 885, 887[]
  12. GV NRW 2006, S. 606[]
  13. OLG Düsseldorf, JurBüro 2009, 652; OLG Hamm, FGPrax 2009, 133, 134[]
  14. vgl. OLG Düsseldorf, JurBüro 2009, 652; OLG Hamm, FGPrax 2009, 133, 134[]
  15. OLG Düsseldorf, JurBüro 2009, 652; Korintenberg/Bengel/Tiedtke, KostO, 18. Aufl., § 147 Rn. 43e; Tiedtke, ZNotP 2009, 247, 248; Diehn, NotBZ 2009, 282; Sikora, MittBayNot 2009, 326, 327 f.; aA Bund, JurBüro 2008, 625, 627[]
  16. OLG Stuttgart, NZG 2010, 476, 477; OLG Düsseldorf, JurBüro 2009, 652, 653; aA Diehn, NotBZ 2009, 282[]
  17. BR-Drucks. 517/12[]
  18. vgl. OLG Düsseldorf, JurBüro 2009, 652, 653[]
  19. BGH, Beschluss vom 14.02.2012 – II ZB 18/10, ZIP 2012, 720 Rn. 34; OLG Stuttgart, NZG 2010, 476; OLG Düsseldorf, JurBüro 2009, 652; OLG Hamm, FGPrax 2009, 133, 134; OLG Frankfurt, NZG 2007, 919, 920[]
  20. OLG Stuttgart, NZG 2010, 476; OLG Celle, FGPrax 2009, 279; OLG Düsseldorf, JurBüro 2009, 652; OLG Hamm, FGPrax 2009, 133, 124; im Ergebnis auch Hartmann, Kostengesetze, 42. Aufl., § 147 Rn. 23; Rohs/Wedewer, KostO, Stand April 2012, § 147 Rn. 29b; aA Diehn, NotBZ 2009, 282, 283; Sikora, MittBayNot 2009, 326, 327; Elsing, RNotZ 2009, 673, 674; Otto, JurBüro 2007, 120, 123[]
  21. vgl. OLG Hamm, FGPrax 2009, 133, 134[]
  22. OLG Stuttgart, NZG 2010, 476, 477; OLG Düsseldorf, JurBüro 2009, 652, 653; OLG Celle, FGPrax 2009, 279; OLG Hamm, FGPrax 2009, 133, 134[]
  23. vgl. BGH, Beschluss vom 12.05.2005 – V ZB 40/05, NJW 2005, 3218, 3219; OLG Düsseldorf, JurBüro 2009, 652, 653; OLG Hamm, FGPrax 2009, 133, 134; aA Filzek, KostO, 4. Aufl., § 1a Rn. 18; Jeep/Wiedemann, NJW 2007, 2439, 2446; Tiedtke/Sikora, MittBayNot 2006, 393, 396[]
  24. so aber Tiedtke, ZNotP 2009, 247, 248[]
  25. Weingärtner/Gassen, DONot, 11. Aufl., 2. Teil „Elektronischer Rechtsverkehr“, Rn. 169[]
  26. BGH, Beschluss vom 14.02.2012 – II ZB 18/10, ZIP 2012, 720[]
  27. vom 23.10.2008, BGBl. I 2008, 2026[]
  28. BGH, Beschluss vom 14.02.2012 – II ZB 18/10, ZIP 2012, 720 Rn. 25[]
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