Wel­che gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­fris­ten gibt es bei der Archi­vie­rung von Doku­men­ten im kauf­män­ni­schen Bereich?

In Unter­neh­men und in der öffent­li­chen Ver­wal­tung unter­liegt eine Viel­zahl von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen einer gesetz­lich gere­gel­ten Auf­be­wah­rungs­frist.

Wel­che gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­fris­ten gibt es bei der Archi­vie­rung von Doku­men­ten im kauf­män­ni­schen Bereich?

Nach §§ 238 und 257 HGB müs­sen Kauf­leu­te bestimm­te Geschäfts­un­ter­la­gen für han­dels- oder steu­er­recht­li­che Zwe­cke auf­be­wah­ren. Aus steu­er­li­chen Grün­den haben alle Unter­neh­men der gewerb­li­chen Wirt­schaft die gel­ten­den Auf­be­wah­rungs­vor­schrif­ten nach § 147 AO zu beach­ten. Des Wei­te­ren bestehen bran­chen­spe­zi­fi­sche Fris­ten zur Archi­vie­rung bestimm­ter Doku­men­te, wie bei­spiels­wei­se die Strah­len­schutz­ver­ord­nung oder das Trans­fu­si­ons­ge­setz im medi­zi­ni­schen Bereich.

Revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung von Doku­men­ten

Nach den Anfor­de­run­gen des Han­dels­ge­setz­bu­ches, die in Deutsch­land gül­tig sind, müs­sen bestimm­te auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ge Infor­ma­tio­nen in einer ange­mes­se­nen Form archi­viert wer­den. Ob dies in Papier­form geschieht, oder ob eine Soft­ware zur Archi­vie­rung und Orga­ni­sa­ti­on der Daten genutzt wird, liegt im Ermes­sen des Unter­neh­mers. Der Vor­teil an der elek­tro­ni­schen Archi­vie­rung liegt dar­in, dass Daten revi­si­ons- und rechts­si­cher auf­be­wahrt wer­den, ohne dass Raum für deren Lage­rung bean­sprucht wird, und dass ein­fach auf Doku­men­te zuge­grif­fen wer­den kann, sobald die­se benö­tigt wer­den.

Wird ein elek­tro­ni­sches Archiv genutzt, so muss es bestimm­ten Kri­te­ri­en ent­spre­chen, die in den GoBD fest­ge­legt wer­den. Die "Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff" wur­den am 14. Novem­ber 2014 vom Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um (BMF) prä­sen­tiert. Das Schrei­ben fasst die Anfor­de­run­gen an eine IT-gestütz­te Buch­füh­rung zusam­men. GDPdU (Grund­sät­ze zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen) und GoBS (Grund­sät­ze ord­nungs­mä­ßi­ger DV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sys­te­me) wur­den dadurch abge­löst.

Die GoBD gel­ten für alle Ver­an­la­gungs­zeit­räu­me nach dem 31. Dezem­ber 2014. Zu den Ord­nungs­mä­ßig­keits­an­for­de­run­gen gehö­ren:

  • Rich­tig­keit
  • Voll­stän­dig­keit
  • Unver­än­der­bar­keit
  • Nach­voll­zieh­bar­keit
  • Zeit­ge­rech­te Buchun­gen und Auf­zeich­nun­gen
  • Ord­nung

Wäh­rend der Zeit der Auf­be­wah­rungs­frist müs­sen die­se Punk­te nach­weis­lich erfüllt wer­den.

Auf­be­wah­rungs­fris­ten bei kauf­män­ni­schen Doku­men­ten nach § 257 HGB

Sechs Jah­re

  • Han­dels- oder Geschäfts­brie­fe
    (emp­fan­ge­ne Brie­fe und Wie­der­ga­ben ver­sen­de­ter Han­dels­brie­fe)
  • Geschäfts­pa­pie­re
  • Unter­la­gen mit kauf­män­ni­scher und steu­er­li­cher Bedeu­tung

Zehn Jah­re

  • Per­so­nal­ak­ten
  • Han­dels­bü­cher
  • Inven­ta­re
  • Jah­res­ab­schlüs­se
  • Eröff­nungs­bi­lan­zen
  • Ein­gangs- und Aus­gangs­rech­nun­gen (§ 14b Umsatz­steu­er­ge­setz)
  • Buchungs­be­le­ge zu den nach § 238 Abs. 1 HGB zu füh­ren­den Büchern
  • Lage­be­rich­te
  • Kon­zern­ab­schlüs­se

Ver­nich­tung von archi­vier­ten Unter­la­gen

Ent­spre­chend der Zeit­räu­me, die das Han­dels­ge­setz­buch vor­gibt, kön­nen Unter­neh­mer ab dem 01.01.2017 Geschäfts­un­ter­la­gen aus der ers­ten Kate­go­rie ver­nich­ten, wenn sie aus dem Jahr 2010 oder frü­her stam­men. Ent­spre­chend der zehn­jäh­ri­gen Auf­be­wah­rungs­frist kön­nen Doku­men­te ver­nich­tet wer­den, die 2006 oder frü­her archi­viert wur­den. Die IHK Ber­lin infor­miert über die gel­ten­den Bestim­mun­gen zur Auf­be­wah­rung von Gschäfts­un­ter­la­gen nach § 257 HGB in einem Merk­blatt (Stand: 01. August 2017, Dok-Nr. 8008).

Aus­zug aus dem Han­dels­ge­setz­buch: § 257 Abs.5 HGB

"Die Auf­be­wah­rungs­frist beginnt mit dem Schluss des Kalen­der­jahrs, in dem die letz­te Ein­tra­gung in das Han­dels­buch gemacht, das Inven­tar auf­ge­stellt, die Eröff­nungs­bi­lanz oder der Jah­res­ab­schluss fest­ge­stellt, der Ein­zel­ab­schluss nach § 325 Abs. 2a oder der Kon­zern­ab­schluss auf­ge­stellt, der Han­dels­brief emp­fan­gen oder abge­sandt wor­den oder der Buchungs­be­leg ent­stan­den ist."

Es ist zu beach­ten, dass die Auf­be­wah­rungs­pflicht immer mit dem Ende des Kalen­der­jah­res beginnt, in dem die letz­te Ein­tra­gung in die Unter­la­ge vor­ge­nom­men wur­de bzw. die Bilanz oder der Abschluss erstellt wur­de. Bei Brie­fen ist das Jahr des Zu- bzw. Abgangs aus­schlag­ge­bend, bei Ver­trä­gen das Jahr des Ver­trags­en­des. Unter bestimm­ten Umstän­den kön­nen sich Auf­be­wah­rungs­fris­ten auch ver­län­gern, wenn die ent­spre­chen­den Unter­la­gen für Steu­ern von Bedeu­tung sind.