Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt es bei der Archivierung von Dokumenten im kaufmännischen Bereich?

22. August 2017 | Im Blickpunkt, Wirtschaftsrecht
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In Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung unterliegt eine Vielzahl von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen einer gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfrist.

Nach §§ 238 und 257 HGB müssen Kaufleute bestimmte Geschäftsunterlagen für handels- oder steuerrechtliche Zwecke aufbewahren. Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die geltenden Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 AO zu beachten. Des Weiteren bestehen branchenspezifische Fristen zur Archivierung bestimmter Dokumente, wie beispielsweise die Strahlenschutzverordnung oder das Transfusionsgesetz im medizinischen Bereich.

Revisionssichere Archivierung von Dokumenten

Nach den Anforderungen des Handelsgesetzbuches, die in Deutschland gültig sind, müssen bestimmte aufbewahrungspflichtige Informationen in einer angemessenen Form archiviert werden. Ob dies in Papierform geschieht, oder ob eine Software zur Archivierung und Organisation der Daten genutzt wird, liegt im Ermessen des Unternehmers. Der Vorteil an der elektronischen Archivierung liegt darin, dass Daten revisions- und rechtssicher aufbewahrt werden, ohne dass Raum für deren Lagerung beansprucht wird, und dass einfach auf Dokumente zugegriffen werden kann, sobald diese benötigt werden.

Wird ein elektronisches Archiv genutzt, so muss es bestimmten Kriterien entsprechen, die in den GoBD festgelegt werden. Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” wurden am 14. November 2014 vom Bundesfinanzministerium (BMF) präsentiert. Das Schreiben fasst die Anforderungen an eine IT-gestützte Buchführung zusammen. GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) wurden dadurch abgelöst.

Die GoBD gelten für alle Veranlagungszeiträume nach dem 31. Dezember 2014. Zu den Ordnungsmäßigkeitsanforderungen gehören:

  • Richtigkeit
  • Vollständigkeit
  • Unveränderbarkeit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  • Ordnung
Während der Zeit der Aufbewahrungsfrist müssen diese Punkte nachweislich erfüllt werden.

 

Aufbewahrungsfristen bei kaufmännischen Dokumenten nach § 257 HGB

Sechs Jahre

  • Handels- oder Geschäftsbriefe
    (empfangene Briefe und Wiedergaben versendeter Handelsbriefe)
  • Geschäftspapiere
  • Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung
Zehn Jahre

  • Personalakten
  • Handelsbücher
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Eröffnungsbilanzen
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen (§ 14b Umsatzsteuergesetz)
  • Buchungsbelege zu den nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern
  • Lageberichte
  • Konzernabschlüsse
 

Vernichtung von archivierten Unterlagen

Entsprechend der Zeiträume, die das Handelsgesetzbuch vorgibt, können Unternehmer ab dem 01.01.2017 Geschäftsunterlagen aus der ersten Kategorie vernichten, wenn sie aus dem Jahr 2010 oder früher stammen. Entsprechend der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist können Dokumente vernichtet werden, die 2006 oder früher archiviert wurden. Die IHK Berlin informiert über die geltenden Bestimmungen zur Aufbewahrung von Gschäftsunterlagen nach § 257 HGB in einem Merkblatt (Stand: 01. August 2017, Dok-Nr. 8008).

Auszug aus dem Handelsgesetzbuch: § 257 Abs.5 HGB

“Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.”

Es ist zu beachten, dass die Aufbewahrungspflicht immer mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage vorgenommen wurde bzw. die Bilanz oder der Abschluss erstellt wurde. Bei Briefen ist das Jahr des Zu- bzw. Abgangs ausschlaggebend, bei Verträgen das Jahr des Vertragsendes. Unter bestimmten Umständen können sich Aufbewahrungsfristen auch verlängern, wenn die entsprechenden Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind.

 
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