Fris­ten­fax – und die Über­prü­fung des Sen­de­pro­to­kolls

Besteht die all­ge­mei­ne Kanz­lei­an­wei­sung, nach der Über­mitt­lung eines Schrift­sat­zes per Tele­fax anhand des Sen­de­pro­to­kolls zu prü­fen, ob die Über­mitt­lung voll­stän­dig und an den rich­ti­gen Emp­fän­ger erfolgt ist, und die Frist im Fris­ten­ka­len­der erst anschlie­ßend zu strei­chen, muss das Sen­de­pro­to­koll bei der all­abend­li­chen Erle­di­gungs­kon­trol­le nicht – erneut – inhalt­lich über­prüft wer­den.

Fris­ten­fax – und die Über­prü­fung des Sen­de­pro­to­kolls

In dem hier vom Bun­des­ge­richts­hof ent­schie­de­nen Fall ging es um eine nicht voll­stän­dig über­tra­ge­ne Beru­fungs­schrift: Bei der Fax­über­tra­gung am Tag des Ablaufs der Beru­fungs­frist war die zwei­te Sei­te des Schrift­sat­zes, auf dem sich die Unter­schrift des Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten und die Erklä­rung, dass Beru­fung ein­ge­legt wer­den soll, befan­den, nicht ein­ge­zo­gen wor­den. Erst am Fol­ge­tag, einen Tag nach Ablauf der Beru­fungs­frist, ging der Ori­gi­nal­schrift­satz voll­stän­dig beim Beru­fungs­ge­richt ein.

Die Orga­ni­sa­ti­ons­an­wei­sung in der Kanz­lei des Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten sah für frist­ge­bun­de­ne Rechts­mit­tel vor, dass bei einer Über­tra­gung per Tele­fax anhand des Sen­de­be­richts kon­trol­liert wird, ob die Emp­fän­ger­num­mer rich­tig ist, alle Sei­ten des Schrift­stücks über­tra­gen wor­den sind und ein OK-Ver­merk vor­han­den ist. Die Büro­vor­ste­he­rin H., eine aus­ge­bil­de­te Rechts­fach­wir­tin, die neben der Mit­ar­bei­te­rin L. seit vie­len Jah­ren bean­stan­dungs­los den Fax- und Post­ver­sand frist­ge­bun­de­ner Schrift­stü­cke abwick­l­te, hat­te ver­ab­säumt, die Sei­ten­zahl der über­tra­ge­nen Sei­ten zu kon­trol­lie­ren.

Anders als zuvor das Ober­lan­des­ge­richt Köln [1] sah der Bun­des­ge­richts­hof hier kein dem Beru­fungs­klä­ger zuzu­rech­nen­des Ver­schul­den sei­nes Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten und gewähr­te Wie­der­ein­set­zung:

Der Beru­fungs­klä­ger hat zwar die Beru­fungs­frist ver­säumt. Ihm war jedoch antrags­ge­mäß Wie­der­ein­set­zung in den vori­gen Stand zu gewäh­ren, weil er ohne Ver­schul­den an der Ein­hal­tung der Frist für die Beru­fungs­ein­le­gung gehin­dert war (§ 233 ZPO).

Das Ober­lan­des­ge­richt Köln [1] hat aus­ge­führt, dem Wie­der­ein­set­zungs­ge­such las­se sich bereits nicht ent­neh­men, wel­che kon­kre­te Büro­kraft für die Fris­ten­kon­trol­le Ver­ant­wor­tung getra­gen habe. Eine sol­che Dar­le­gung sei für die Aus­räu­mung eines Orga­ni­sa­ti­ons­ver­schul­dens jedoch gebo­ten. Es müs­se ein­deu­tig fest­ste­hen, wel­che Fach­kraft zu einem bestimm­ten Zeit­punkt jeweils aus­schließ­lich für die Fris­ten­kon­trol­le zustän­dig sei. Dar­über hin­aus sei eine Anord­nung in der Kanz­lei des Rechts­an­walts des Beru­fungs­klä­gers, durch die gewähr­leis­tet sei, dass die Erle­di­gung der frist­ge­bun­de­nen Sachen am Abend eines jeden Arbeits­ta­ges anhand des Fris­ten­ka­len­ders von einer dazu beauf­trag­ten Büro­kraft noch­mals und abschlie­ßend selbst­stän­dig über­prüft wer­de, nicht dar­ge­tan. Bei einer ent­spre­chen­den Über­prü­fung wäre auf­ge­fal­len, dass der Rechts­fach­wir­tin H. die Kon­trol­le der Blatt­zahl durch­ge­gan­gen sei.

Mit die­sen Erwä­gun­gen kann dem Beru­fungs­klä­ger Wie­der­ein­set­zung in den vori­gen Stand nicht ver­sagt wer­den. Den Beru­fungs­klä­ger trifft kein Ver­schul­den an der Ver­säu­mung der Beru­fungs­frist. Die Frist­ver­säu­mung beruht nicht auf einem Orga­ni­sa­ti­ons­ver­schul­den des Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten des Beru­fungs­klä­gers, son­dern auf einem dem Beru­fungs­klä­ger nicht zure­chen­ba­ren Ver­säum­nis der Büro­an­ge­stell­ten sei­nes Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten bei der Ver­sen­dung des Beru­fungs­schrift­sat­zes per Tele­fax.

Die Ver­sen­dung eines frist­ge­bun­de­nen Schrift­sat­zes per Tele­fax stellt eine ein­fa­che Büro­tä­tig­keit dar, mit der jeden­falls eine voll aus­ge­bil­de­te und erfah­re­ne Rechts­an­walts­fach­an­ge­stell­te beauf­tragt wer­den darf [2]. Bei der Über­mitt­lung fris­t­wah­ren­der Schrift­sät­ze per Tele­fax kommt der Rechts­an­walt sei­ner Ver­pflich­tung zu einer wirk­sa­men Aus­gangs­kon­trol­le – soweit hier von Bedeu­tung – dann nach, wenn er sei­nen Büro­an­ge­stell­ten die Wei­sung erteilt, sich einen Sen­de­be­richt aus­dru­cken zu las­sen, auf die­ser Grund­la­ge die Voll­stän­dig­keit der Über­mitt­lung zu prü­fen und die Not­frist erst nach Kon­trol­le des Sen­de­be­richts zu löschen [3].

Der Beru­fungs­klä­ger hat glaub­haft gemacht, dass die­se Anfor­de­rung im Büro sei­nes Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten beach­tet wird. Die Büro­kräf­te des Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten haben eides­statt­lich ver­si­chert, dass sie im Rah­men der Büro­or­ga­ni­sa­ti­on ange­hal­ten sei­en, die im Sen­de­be­richt ange­ge­be­ne Blatt­zahl mit der Blatt­zahl des Schrift­stücks zu ver­glei­chen. Sie dürf­ten Fris­ten erst strei­chen, nach­dem die Emp­fän­ger­num­mer, die Blatt­zahl und der OK-Ver­merk über­prüft wor­den sei­en. Die Büro­vor­ste­he­rin H. habe ver­ab­säumt, die Sei­ten­zahl der über­tra­ge­nen Sei­ten zu kon­trol­lie­ren. Deren Ver­schul­den ist dem Beru­fungs­klä­ger nicht zuzu­rech­nen.

Es liegt auch kein sons­ti­ges für die Frist­ver­säu­mung ursäch­li­ches Orga­ni­sa­ti­ons­ver­schul­den des Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten vor.

Auf die vom Beru­fungs­ge­richt ver­miss­te Glaub­haft­ma­chung einer ord­nungs­ge­mä­ßen Kom­pe­tenz­ab­gren­zung bei der Fris­ten­kon­trol­le kommt es schon des­halb nicht an, weil sich bei der Ver­säu­mung der Beru­fungs­frist kei­ne Gefahr ver­wirk­licht hat, der durch die­se Sorg­falts­an­for­de­rung vor­ge­beugt wer­den soll.

Zwar ist es rich­tig, dass für die Aus­räu­mung eines Orga­ni­sa­ti­ons­ver­schul­dens des Rechts­an­walts ein­deu­tig fest­ste­hen muss, wel­che Büro­kraft zu einem bestimm­ten Zeit­punkt jeweils aus­schließ­lich für die Fris­ten­kon­trol­le, das heißt die Fris­ten­no­tie­rung im Kalen­der und die Fris­ten­über­wa­chung, zustän­dig ist [4]. Denn bei einer Über­schnei­dung von Kom­pe­ten­zen wer­den Feh­ler­quel­len eröff­net, weil die Gefahr besteht, dass sich im Ein­zel­fall einer auf den ande­ren ver­lässt [5]. Die­se Gefahr hat sich vor­lie­gend nicht ver­wirk­licht. Ursäch­lich für die Ver­säu­mung der Beru­fungs­frist war allein eine Nach­läs­sig­keit bei der Aus­gangs­kon­trol­le des Über­sen­dungs­pro­to­kolls und die hier­auf beru­hen­de feh­ler­haf­te Strei­chung der Frist im Fris­ten­ka­len­der durch eine von zwei zustän­di­gen Büro­kräf­ten.

Unab­hän­gig davon liegt bereits kein Orga­ni­sa­ti­ons­ver­schul­den vor. Die Zustän­dig­keit für die Frist­no­tie­rung im Kalen­der und die Fris­t­über­wa­chung darf inner­halb eines Arbeits­ta­ges wech­seln. Zu for­dern ist nur, dass zu einem bestimm­ten Zeit­punkt ein­deu­tig fest­steht, wel­che Fach­kraft jeweils aus­schließ­lich für die Fris­ten­kon­trol­le zustän­dig ist [6]. Einen sol­chen zuläs­si­gen Zustän­dig­keits­wech­sel hat der Beru­fungs­klä­ger glaub­haft gemacht. Die bei­den Büro­an­ge­stell­ten sei­nes Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten haben eides­statt­lich ver­si­chert, dass bei­de für die Fris­t­über­wa­chung zustän­dig und ange­hal­ten sei­en, Fris­ten erst zu strei­chen, nach­dem sie das Sen­de­pro­to­koll kon­trol­liert haben. Am 2.04.2015 habe die Büro­vor­ste­he­rin H. die Büro­an­ge­stell­te L. am Nach­mit­tag bei der Fax­über­mitt­lung abge­löst. Die nach der Ablö­sung aus­schließ­lich zustän­di­ge Büro­vor­ste­he­rin H. habe dann das Sen­de­pro­to­koll – unzu­rei­chend – kon­trol­liert und die Beru­fungs­frist gestri­chen.

Die von einem Rechts­an­walt im Rah­men der Fris­ten­kon­trol­le gefor­der­te all­abend­li­che Aus­gangs­kon­trol­le umfasst ent­ge­gen der Auf­fas­sung des Beru­fungs­ge­richts nicht die erneu­te inhalt­li­che Über­prü­fung des Sen­de­pro­to­kolls.

Zu einer wirk­sa­men Aus­gangs­kon­trol­le gehört die Anord­nung des Rechts­an­walts, dass die Erle­di­gung von frist­ge­bun­de­nen Sachen am Abend eines jeden Arbeits­ta­ges durch eine dazu beauf­trag­te Büro­kraft anhand des Fris­ten­ka­len­ders noch­mals selb­stän­dig über­prüft wird. Die­se Über­prü­fung dient auch dazu, fest­zu­stel­len, ob mög­li­cher­wei­se in einer bereits als erle­digt ver­merk­ten Frist­sa­che die fris­t­wah­ren­de Hand­lung noch aus­steht. Des­halb ist dabei, gege­be­nen­falls anhand der Akten, auch zu prü­fen, ob die im Fris­ten­ka­len­der als erle­digt gekenn­zeich­ne­ten Schrift­sät­ze tat­säch­lich abge­sandt wor­den sind [7].

Dies bedeu­tet aber nicht, dass das Über­sen­dungs­pro­to­koll abends erneut inhalt­lich zur prü­fen ist, wenn wie vor­lie­gend die all­ge­mei­ne Anwei­sung besteht, nach der Über­mitt­lung eines Schrift­sat­zes per Tele­fax anhand des Sen­de­pro­to­kolls zu prü­fen, ob die Über­mitt­lung voll­stän­dig und an den rich­ti­gen Emp­fän­ger erfolgt ist, und die Frist im Fris­ten­ka­len­der erst anschlie­ßend zu strei­chen. Nur dann, wenn die­se all­ge­mei­ne Kanz­lei­an­wei­sung fehlt, kann nicht von einer inso­weit bereits durch­ge­führ­ten wirk­sa­men Aus­gangs­kon­trol­le durch die Büro­an­ge­stell­ten aus­ge­gan­gen wer­den und nur dann muss die Prü­fung der Erle­di­gung der frist­ge­bun­de­nen Sachen am Abend auch eine inhalt­li­che Prü­fung des Sen­de­pro­to­kolls umfas­sen [8].

Bun­des­ge­richts­hof, Beschluss vom 23. Febru­ar 2016 – II ZB 9/​15

  1. OLG Köln, Beschluss vom 09.06.2015 – 3 U 48/​15[][]
  2. BGH, Beschluss vom 13.01.2016 – XII ZB 653/​14 9[]
  3. BGH, Beschluss vom 27.08.2014 – XII ZB 255/​14, MDR 2014, 1286 Rn. 7; Beschluss vom 28.02.2013 – I ZB 75/​12, NJW-RR 2013, 1008 Rn. 6; Beschluss vom 22.09.2010 – XII ZB 117/​10, MDR 2010, 1416 Rn. 11[]
  4. BGH, Beschluss vom 26.02.2015 – III ZB 55/​14, WM 2015, 782 Rn. 10; Beschluss vom 03.11.2010 – XII ZB 177/​10, NJW 2011, 385 Rn. 9[]
  5. BGH, Beschluss vom 17.01.2007 – XII ZB 166/​05, NJW 2007, 1453 Rn. 12; Beschluss vom 06.05.1999 – VII ZR 396/​98, VersR 2000, 515 f.[]
  6. BGH, Beschluss vom 17.01.2007 – XII ZB 166/​05, NJW 2007, 1453 Rn. 13[]
  7. BGH, Beschluss vom 15.12 2015 – VI ZB 15/​15 8; Beschluss vom 26.02.2015 – III ZB 55/​14, WM 2015, 782 Rn. 17 f.[]
  8. vgl. BGH, Beschluss vom 26.04.2012 – V ZB 45/​11 13[]