Fris­ten­ka­len­der – Fris­ten­kon­trol­le – Kanz­lei­or­ga­ni­sa­ti­on

Ein Anwalt muss durch all­ge­mei­ne Anwei­sun­gen sicher­stel­len, dass sein Büro­per­so­nal nicht eigen­mäch­tig im Fris­ten­ka­len­der ein­ge­tra­ge­ne Fris­ten ändert oder löscht. Dies gilt ins­be­son­de­re dann, wenn eine außer­ge­wöhn­li­che Ver­fah­rens­ge­stal­tung Anlass zur Prü­fung gibt, ob die bereits ein­ge­tra­ge­nen Fris­ten maß­geb­lich blei­ben oder nicht 1. Eine an die mit der Frist­über­wa­chung betrau­ten Mit­ar­bei­ter der Kanz­lei gerich­te­te Anwei­sung, alle erkenn­ba­ren Pro­ble­me und Fra­gen mit dem ver­ant­wort­li­chen Anwalt zu klä­ren, reicht zur Erfül­lung der sich dar­aus erge­ben­den Pflich­ten nicht aus.

Fris­ten­ka­len­der – Fris­ten­kon­trol­le – Kanz­lei­or­ga­ni­sa­ti­on

Nach der stän­di­gen Recht­spre­chung des Bun­des­ge­richts­hofs darf ein Rechts- oder Patent­an­walt die Berech­nung ein­fa­cher und in sei­nem Büro geläu­fi­ger Fris­ten zwar einem gut aus­ge­bil­de­ten, als zuver­läs­sig erprob­ten und sorg­fäl­tig über­wach­ten Mit­ar­bei­ter über­las­sen. Er hat jedoch durch geeig­ne­te orga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men sicher­zu­stel­len, dass die Fris­ten zuver­läs­sig fest­ge­hal­ten und kon­trol­liert wer­den. Unver­zicht­bar sind inso­weit ein­deu­ti­ge Anwei­sun­gen an das Büro­per­so­nal, die Fest­le­gung kla­rer Zustän­dig­kei­ten und die zumin­dest stich­pro­ben­ar­ti­ge Kon­trol­le des Ange­stell­ten 2.

Zu den dar­aus resul­tie­ren­den Pflich­ten gehört unter ande­rem die Pflicht, durch geeig­ne­te Orga­ni­sa­ti­on der Fris­ten­kon­trol­le sicher­zu­stel­len, dass eine im Fris­ten­ka­len­der ver­merk­te Frist erst dann gestri­chen oder in ande­rer Wei­se als erle­digt gekenn­zeich­net wird, wenn die frist­ge­bun­de­ne Maß­nah­me durch­ge­führt, der frist­wah­ren­de Schrift­satz also recht­zei­tig vor Ablauf der Frist post­fer­tig gemacht und nöti­gen­falls vor­ab per Tele­fax über­mit­telt wor­den ist 3. Der Anwalt muss dar­über hin­aus durch all­ge­mei­ne Anwei­sun­gen sicher­stel­len, dass sein Büro­per­so­nal nicht eigen­mäch­tig im Fris­ten­ka­len­der ein­ge­tra­ge­ne Fris­ten ändert oder löscht. Dies gilt ins­be­son­de­re dann, wenn eine außer­ge­wöhn­li­che Ver­fah­rens­ge­stal­tung Anlass zur Prü­fung gibt, ob die bereits ein­ge­tra­ge­nen Fris­ten maß­geb­lich blei­ben oder nicht 4.

Vor­lie­gend bestand für die mit der Frist­über­wa­chung betrau­ten Mit­ar­bei­ter der Kanz­lei die strik­te Anwei­sung, alle erkenn­ba­ren Pro­ble­me und Fra­gen mit dem ver­ant­wort­li­chen Anwalt zu klä­ren. Die­ser Anwei­sung lässt sich nicht hin­rei­chend deut­lich ent­neh­men, unter wel­chen Vor­aus­set­zun­gen eine Vor­la­ge an den Anwalt zwin­gend erfor­der­lich ist. Dem mit der Frist­über­wa­chung betrau­ten Mit­ar­bei­ter wird damit die Mög­lich­keit eröff­net, eine Frist ohne Rück­spra­che mit dem Anwalt zu löschen, ohne dass hier­für kla­re und im Ein­zel­fall zwei­fels­frei zu beur­tei­len­de Kri­te­ri­en vor­ge­ge­ben wer­den. Dies ist ange­sichts der weit­rei­chen­den Fol­gen, die die unbe­rech­tig­te Strei­chung einer Frist mit sich bringt, nicht aus­rei­chend.

Die Ursäch­lich­keit des Orga­ni­sa­ti­ons­feh­lers ist nicht des­halb zu ver­nei­nen, weil die Fach­an­ge­stell­te die Löschung der Frist in der irri­gen Vor­stel­lung vor­ge­nom­men hat, die Frist sei erle­digt, weil eine ent­spre­chen­de Man­da­tie­rung nicht erfolgt sei. Die Annah­me, ein bereits als erteilt ange­se­he­ner Auf­trag sei zurück­ge­nom­men oder in Wahr­heit nicht erteilt wor­den, kommt nur unter beson­de­ren Umstän­den in Betracht. Des­halb hat der Anwalt durch orga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men sicher­zu­stel­len, dass eine Frist aus die­sem Anlass grund­sätz­lich nicht ohne vor­he­ri­ge Rück­spra­che mit ihm gelöscht wird. Im Streit­fall eröff­ne­te die Anwei­sung hin­ge­gen auch für die­se Kon­stel­la­ti­on einen eige­nen Beur­tei­lungs­spiel­raum für die mit der Frist­über­wa­chung betrau­ten Mit­ar­bei­ter. Die­ser Orga­ni­sa­ti­ons­man­gel war mit­ur­säch­lich dafür, dass die bereits ein­ge­tra­ge­ne Frist auf­grund der Fehl­vor­stel­lung der Fach­an­ge­stell­ten gelöscht wur­de.

Ein Ver­schul­den kann nicht des­halb ver­neint wer­den, weil es in der Kanz­lei trotz lang­jäh­ri­ger und umfang­rei­cher Tätig­keit in der Ver­gan­gen­heit noch nie zu einem Frist­ver­säum­nis gekom­men ist. Wenn in einer Kanz­lei ver­mehrt Feh­ler der­sel­ben Art auf­tre­ten, mag im Ein­zel­fall schon dar­aus die Schluss­fol­ge­rung zu zie­hen sein, dass es an einer hin­rei­chen­den Orga­ni­sa­ti­on fehlt. Der Umstand, dass es über län­ge­re Zeit nicht zu Feh­lern gekom­men ist, bil­det für sich gese­hen aber kei­nen hin­rei­chen­den Beleg für eine hin­rei­chen­de Kanz­lei­or­ga­ni­sa­ti­on. Beson­de­re Umstän­de, die im Streit­fall eine abwei­chen­de Beur­tei­lung recht­fer­ti­gen könn­ten, lie­gen, wie das Patent­ge­richt eben­falls zutref­fend ent­schie­den hat, nicht vor.

Bun­des­ge­richts­hof, Beschluss vom 29. Okto­ber 2013 – X ZB 17/​12

  1. Bestä­ti­gung von BGH, Beschluss vom 20.09.2007 – I ZB 108/​05, AnwBl 2007, 869 Rn. 5[]
  2. BGH, Beschluss vom 28.09.2010 – X ZR 57/​10, GRUR 2011, 357 Rn. 7 – Geän­der­te Beru­fungs­be­grün­dungs­frist mwN[]
  3. BGH, Beschluss vom 23.01.2013 – XII ZB 559/​12, NJW-RR 2013, 572 Rn. 6 mwN[]
  4. BGH, Beschluss vom 20.09.2007 – I ZB 108/​05, AnwBl 2007, 869 Rn. 5 mwN[]