Fristenkontrolle und Postausgangskontrolle

Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs müssen Prozessbevollmächtigte in ihrem Büro eine Ausgangskontrolle schaffen, die zuverlässig gewährleistet, dass die im Fristenkalender vermerkten Fristen erst dann gestrichen oder anderweit als erledigt gekennzeichnet werden, wenn die fristwahrende Maßnahme tatsächlich durchgeführt, der Schriftsatz also gefertigt und abgesandt oder zumindest postfertig gemacht, die weitere Beförderung der ausgehenden Post also organisatorisch zuverlässig vorbereitet worden und nötigenfalls vorab per Telefax übermittelt worden ist1.

Fristenkontrolle und Postausgangskontrolle

Bei der Übermittlung fristwahrender Schriftsätze per Telefax kommt der Rechtsanwalt seiner Verpflichtung zu einer wirksamen Ausgangskontrolle nur dann nach, wenn er seinem Personal die Weisung erteilt, sich einen Sendebericht ausdrucken zu lassen, auf dieser Grundlage die Vollständigkeit der Übermittlung zu prüfen und die Notfrist erst nach Kontrolle des Sendeberichts zu löschen. Diese Ausgangskontrolle dient nicht nur dazu, Fehler bei der Übermittlung auszuschließen. Vielmehr soll damit ebenso die Feststellung ermöglicht werden, ob der Schriftsatz überhaupt übermittelt worden ist2.

Zu einer wirksamen Ausgangskontrolle gehört weiterhin eine Anordnung des Prozessbevollmächtigten, die sicherstellt, dass die Erledigung der fristgebundenen Sachen am Abend eines jeden Arbeitstags anhand des Fristenkalenders überprüft wird3.

Im vorliegend vom Bundesgerichtshof entschiedenen Fall ließ sich dem Wiedereinsetzungsvorbringen der Klägerin nicht entnehmen, dass im Büro ihrer Prozessbevollmächtigten eine solche Ausgangskontrolle, die einen gestuften Schutz gegen die Fristversäumung bietet, eingerichtet ist. Es wird nicht glaubhaft gemacht, dass eine allgemeine Anweisung besteht, die im Fristenkalender eingetragene Berufungsbegründungsfrist erst zu löschen, wenn die weitere – rechtzeitige – Beförderung der ausgehenden Post organisatorisch zuverlässig vorbereitet worden ist beziehungsweise bei Übermittlung per Telefax die Kontrolle des Sendeberichts erfolgt ist. Es wird weiter nicht glaubhaft gemacht, dass die Erledigung der fristgebundenen Sachen am Abend eines jeden Arbeitstags anhand des Fristenkalenders überprüft wird. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Versäumung der Berufungsbegründungsfrist bei ordnungsgemäß eingerichteter Ausgangskontrolle hätte vermieden werden können, indem entweder die Frist im Fristenkalender schon nicht fälschlich gestrichen oder anderweit als erledigt gekennzeichnet worden wäre oder, sofern die Frist im Fristenkalender nicht als erledigt gekennzeichnet worden wäre, dies bei der abendlichen Ausgangskontrolle aufgefallen wäre.

Insoweit lässt der Bundesgerichtshof auch das Vorbringen nicht gelten, die Büroangestellte K. habe eidesstattlich versichert, sie habe „in der Akte … vermerkt, dass der Schriftsatz am 18.07.2012 ordnungsgemäß versandt worden sei.“ Ein Vermerk in der Akte, der zudem eine inhaltliche Überprüfung nicht zulässt, beseitigt die Ursächlichkeit der unzureichenden Ausgangskontrolle anhand eines Fristenkalenders nicht.

Die Anforderungen, die die Rechtsprechung an eine wirksame Ausgangskontrolle stellt, sind bekannt und müssen einem Anwalt geläufig sein. Tragen die zur Begründung des Wiedereinsetzungsantrags gemachten Angaben diesen Anforderungen nicht Rechnung, gibt dies keinen Hinweis auf Unklarheiten oder Lücken des Vortrags, die aufzuklären oder zu füllen wären, sondern erlaubt den Schluss darauf, dass entsprechende organisatorische Maßnahmen gefehlt haben4.

Die ordnungsgemäße Ausgangskontrolle fristwahrender Schriftsätze muss sich entweder – für alle Fälle – aus einer allgemeinen Kanzleianweisung oder – in einem Einzelfall – aus einer konkreten mündlichen oder schriftlichen Einzelanweisung ergeben.

aa)) Anders als die Rechtsbeschwerde meint, macht daher die – im Streitfall unterstellte – Einzelanweisung, die Berufungsbegründungsschrift per Telefax und – rechtzeitig – per Gerichtspost an das zuständige Gericht zu übermitteln, die gebotene Ausgangskontrolle nicht entbehrlich5. Fehlt es an einer allgemeinen Kanzleianweisung, muss sich die Einzelanweisung in gleicher Weise auf die Ausgangskontrolle erstrecken. Die angewiesene Person ist daher auch in einem solchen Fall unter anderem anzuweisen, dass die Frist erst nach einer Kontrolle der vollständigen Übermittlung anhand des Sendeprotokolls beziehungsweise der rechtzeitigen Einlage in das Postausgangsfach gestrichen wird6.

Dies weicht auch nicht von der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs ab, wonach es auf allgemeine organisatorische Vorkehrungen für die Ausgangskontrolle in einer Anwaltskanzlei nicht mehr ankommt, wenn der Anwalt im Einzelfall eine konkrete Einzelanweisung erteilt hat, die im Falle ihrer Befolgung die Fristeinhaltung gewährleistet hätte7. Der genannte Grundsatz gilt dann nicht, wenn die Einzelanweisung die bestehende Organisation nicht außer Kraft setzt, sondern sich in sie einfügt und nur einzelne Elemente ersetzt, während andere ihre Bedeutung behalten und geeignet sind, Fristversäumnissen entgegenzuwirken. Besteht die Einzelanweisung allein darin, die (sofortige) Übermittlung eines Schriftsatzes zu veranlassen, fehlt es an Regelungen, die eine ordnungsgemäße Ausgangskontrolle überflüssig machen8.

So verhält es sich im Streitfall, wenn man unterstellt, es habe eine ordnungsgemäße konkrete Einzelanweisung vorgelegen, die Berufungsbegründungsschrift per Telefax an das Berufungsgericht zu senden und vor 13.00 Uhr in das Fach für die Gerichtspost einzulegen. Diese Einzelweisung machte eine (allgemeine) Anweisung nicht entbehrlich, Fristen im Fristenkalender erst nach einer Kontrolle der vollständigen Übermittlung anhand des Sendeprotokolls beziehungsweise dann mit einem Erledigungsvermerk zu versehen, wenn die fristwahrende Handlung tatsächlich erfolgt oder jedenfalls soweit gediehen ist, dass von einer fristgerechten Vornahme auszugehen ist. Dasselbe gilt für die allabendliche Kontrolle der Erledigung der fristgebundenen Sachen anhand des Fristenkalenders9. Hätte auf Grund einer Organisationsanweisung im Anwaltsbüro der Prozessbevollmächtigten der Klägerin eine solche Ausgangskontrolle stattgefunden, wäre bei ordnungsgemäßem Verlauf der Dinge die Berufungsbegründungsfrist schon nicht als erledigt gekennzeichnet worden beziehungsweise, sofern das nicht der Fall gewesen sein sollte, spätestens am Abend des 18.07.2012, mithin vor Ablauf der – noch nicht als erledigt gekennzeichneten – Berufungsbegründungsfrist festgestellt worden, dass die Berufungsbegründungsschrift weder per Telefax noch sonst an diesem Tag abgesendet worden ist. Daher ist die unterbliebene Kontrolle, die das Organisationsverschulden begründet, für die Versäumung der Berufungsbegründungsfrist – unabhängig von der erteilten Einzelanweisung – ursächlich geworden.

Die Behauptung der Klägerin, die Büroangestellte K. habe die ordnungsgemäße Übermittlung der Berufungsbegründung entsprechend der erteilten Weisung gegenüber Rechtsanwalt Dr. R. mit EMail vom 18.07.2012 bestätigt, beseitigt das ursächliche Organisationsverschulden nicht. Eine solche EMail schützt weder vor einem versehentlichen Erledigungsvermerk im Fristenkalender noch kann sie die abendliche Ausgangskontrolle ersetzen.

Bundesgerichtshof, Beschluss vom 16. Dezember 2013 – II ZB 23/12

  1. BGH, Beschluss vom 17.01.2012 – VI ZB 11/11, NJW-RR 2012, 427 Rn. 9; Beschluss vom 28.02.2013 – I ZB 75/12, NJW-RR 2013, 1008 Rn. 6; Beschluss vom 29.10.2013 – X ZB 17/12, Rn. 11[]
  2. BGH, Beschluss vom 07.07.2010 – XII ZB 59/10, NJW-RR 2010, 1648 Rn. 12 und 14; Beschluss vom 28.02.2013 – I ZB 75/12, NJW-RR 2013, 1008 Rn. 6; Beschluss vom 17.07.2013 – XII ZB 115/13, NJW-RR 2013, 1328 Rn. 6[]
  3. BGH, Beschluss vom 17.01.2012 – VI ZB 11/11, NJW-RR 2012, 427 Rn. 9; Beschluss vom 28.02.2013 – I ZB 75/12, NJW-RR 2013, 1008 Rn. 6[]
  4. vgl. BGH, Beschluss vom 23.10.2003 – V ZB 28/03, NJW 2004, 367, 369; Beschluss vom 24.01.2012 – II ZB 3/11, NJW-RR 2012, 747 Rn. 12[]
  5. vgl. BGH, Beschluss vom 14.05.2008 – XII ZB 34/07, NJW 2008, 2508 Rn. 12; Beschluss vom 15.06.2011 – XII ZB 572/10, NJW 2011, 2367 Rn. 13; Beschluss vom 28.02.2013 – I ZB 75/12, NJW-RR 2013, 1008 Rn. 8[]
  6. BGH, Beschluss vom 18.07.2007 – XII ZB 32/07, NJW 2007, 2778 Rn. 6; Beschluss vom 14.05.2008 – XII ZB 34/07, NJW 2008, 2508 Rn. 12; Beschluss vom 28.02.2013 – I ZB 75/12, NJW-RR 2013, 1008 Rn. 8[]
  7. vgl. BGH, Beschluss vom 28.02.2013 – I ZB 75/12, NJW-RR 2013, 1008 Rn. 9[]
  8. vgl. BGH, Beschluss vom 30.01.2007 – XI ZB 5/06, FamRZ 2007, 720 Rn. 6; Beschluss vom 21.10.2010 – IX ZB 73/10, NJW 2011, 458 Rn. 9 f.; Beschluss vom 28.02.2013 – I ZB 75/12, NJW-RR 2013, 1008 Rn. 9[]
  9. vgl. BGH, Beschluss vom 30.01.2007 – XI ZB 5/06, FamRZ 2007, 720 Rn. 7, 9; Beschluss vom 28.02.2013 – I ZB 75/12, NJW-RR 2013, 1008 Rn. 8, 10[]

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