Nebenkostenabrechnung und Fristen

Dem Gesetz nach beinhal­tet die Miete alle Nebenkosten. Sie ist eine Inklusivmiete. Allerdings darf der Mietvertrag ande­re Vereinbarungen ent­hal­ten. Das ist regel­mä­ßig der Fall und in § 556 BGB gere­gelt. Im Mietvertrag ist eine Kaltmiete ver­ein­bart, dar­über hin­aus zahlt der Mieter eine Vorauszahlung für die Betriebskosten und für die Kosten für Heizung und Warmwasser. Am Ende des Abrechnungszeitraumes erstellt der Vermieter dann eine Nebenkostenabrechnung. Dabei sind eini­ge Formalien und bestimm­te Fristen ein­zu­hal­ten. Fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen kön­nen für den Vermieter weit­rei­chen­de Folgen haben. Hält er die Fristen nicht kor­rekt ein, kann das schlimms­ten­falls zum Forderungsausfall füh­ren. Das bedeu­tet, der Vermieter bleibt dann auf den Kosten sit­zen.

Wie ist die Nebenkostenabrechnung auf­zu­schlüs­seln?

Ist eine Inklusivmiete ver­ein­bart, so zahlt der Mieter – bei Betrieb einer Zentralheizung – die Kosten für Heizung und Warmwasser. Das ist in der Heizkostenverordnung so gere­gelt und nach­zu­le­sen in der Verordnung über die ver­brauchs­ab­hän­gi­ge Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten. Davon dür­fen die Vertragsparteien nicht abwei­chen.

Wenn eine Betriebs- oder Nebenkostenvorauszahlung ver­ein­bart ist, muss der Vermieter sowohl die Abrechnung für Heizung und Warmwasser als auch eine Abrechnung für die Betriebs- oder Nebenkosten erstel­len. Wichtig ist dabei, dass er die Nebenkostenabrechnung Frist ein­hält. Bei der Abrechnung darf der Vermieter sämt­li­che Nebenkosten, die er auf den Mieter umle­gen kann, zusam­men­fas­sen und nur eine Abrechnung erstel­len. Er kann jedoch ver­schie­de­ne Abrechnungskreise bil­den. Meistens sieht die Nebenkostenabrechnung so aus, dass die Kosten für Heizung und Warmwasser und die übri­gen Betriebskosten in getrenn­ten Abrechnungen auf­ge­führt sind. Das ist dann zuläs­sig, wenn es im Mietvertrag so ver­ein­bart ist. Dabei besteht auch die Möglichkeit, die Heizkosten nach Heizperiode und die rest­li­chen Betriebskosten pro Kalenderjahr abzu­rech­nen.

Inhalt und Umlageschlüssel der Nebenkostenabrechnung

Vermieter fin­den im Internet Muster und Vorlagen für die Nebenkostenabrechnung. Damit die gesetz­li­chen Anforderungen erfüllt sind, sind eini­ge Angaben drin­gend erfor­der­lich:

• Abrechnungszeitraum
• Gesamtkosten
• Umlageschlüssel
• wie sich der Anteil des Mieters berech­net
• die geleis­te­ten Vorauszahlungen, die vom Gesamtbetrag abzu­zie­hen sind.

Wie der Umlageschlüssel genau aus­sieht, steht im Mietvertrag. Sofern es kei­ne ande­ren Vereinbarungen gibt, erfolgt die Verteilung nach Wohnfläche. Einige Nebenkosten las­sen sich nach erfass­tem Verbrauch oder erfass­ter Verursachung abrech­nen. In die­sem Fall ist ein ent­spre­chen­der Umlageschlüssel zu wäh­len, der dies berück­sich­tigt. Der Verteiler- oder Umlageschlüssel gibt laut Deutschem Mieterbund e.V. regel­mä­ßig Anlass für Streitigkeiten.

Was ist eine Abrechnungsperiode oder ein Abrechnungszeitraum

Für eine Abrechnungsperiode erstellt der Vermieter die Nebenkostenabrechnung. Das erfolgt in der Regel jähr­lich. Eine Abrechnungsperiode darf nicht län­ger sein als zwölf Monate. Kürzere Abrechnungsperioden sind mög­lich und im Mietvertrag ver­ein­bar, sofern gute Gründe dafür vor­lie­gen. Der Abrechnungszeitraum ist nicht zwin­gend das Kalenderjahr. Als Startdatum kön­nen die Vertragsparteien auch das Einzugsdatum wäh­len. In den meis­ten Fällen ist das Kalenderjahr gleich­zei­tig die Abrechnungsperiode.

Vermieter: Frist für die Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter ein Jahr, nach­dem der ver­ein­bar­te Abrechnungszeitraum abge­lau­fen ist, vor­lie­gen. Ist die Abrechnungsperiode bei­spiels­wei­se das Kalenderjahr, dann gilt als Abrechnungszeitraum die Zeit vom 1.1.2018 bis 31.12.2018. Dem Mieter muss die Abrechnung zum 31.12.2019 vor­le­gen; das ist der spä­tes­te Termin. Fällt der letz­te Tag aus­nahms­wei­se auf einen Sonn- oder Feiertag, so gilt der nächs­te Werktag als Fristende. Das ist in § 556 Abs. 3 BGB genau gere­gelt.

Folgen, wenn die Nebenkostenabrechnung ver­spä­tet zugeht

Verschludert der Vermieter die Abrechnungsfrist und sie geht dem Mieter erst nach deren Ablauf zu, kann der Vermieter even­tu­ell bestehen­de Nachforderungen gemäß § 556 BGB nicht mehr ein­for­dern. Das heißt, der Mieter muss die Nachforderungen nicht bezah­len. Ausnahme: Der Vermieter ist nicht ver­ant­wort­lich für die Verspätung. Wenn ihn kei­ne Schuld trifft, kann er sei­ne Nachforderung den­noch gel­tend machen.

In der Praxis sieht es aller­dings so aus, dass der Vermieter in den meis­ten Fällen die Verspätung zu ver­tre­ten hat, da der Gesetzgeber hier sehr hohe Anforderungen stellt. Mögliche Gründe für ein Nichtverschulden sind zum Beispiel:

• Der Vermieter war lan­ge krank.
• Der Computer ist unvor­her­seh­bar aus­ge­fal­len.
• Die Post hat gestreikt.
• Die Bescheide, die der Abrechnung zugrun­de lie­gen, sind ver­spä­tet zuge­gan­gen.

Entsteht bei der Nebenkostenabrechnung ein Guthaben zuguns­ten des Mieters, hat er auch wei­ter­hin Anspruch dar­auf. Der Vermieter muss die­ses Guthaben auch bei ver­spä­te­tem Zugang der Abrechnung an sei­nen Mieter aus­zah­len. Allerdings ste­hen dem Mieter in die­sem Fall kei­ne Verzugszinsen zu.

Der Mieter hat eine Widerspruchsfrist

Wenn der Mieter die Nebenkostenabrechnung in Händen hält, darf er die­se zunächst auf for­mel­le und inhalt­li­che Fehler über­prü­fen. Dazu hat er ein vol­les Jahr Zeit. Erscheinen ein­zel­ne Positionen als unge­recht­fer­tigt, darf der Mieter die Belege ein­se­hen, die der Vermieter ver­wen­det hat, um die Abrechnung anzu­fer­ti­gen. Treten dabei Fehler zuta­ge, hat der Mieter das Recht Widerspruch ein­zu­le­gen. Tut er dies, muss der Vermieter eine neue Abrechnung erstel­len. Dabei spielt es kei­ne Rolle, ob die zwei­te Abrechnung dadurch höher oder nied­ri­ger aus­fällt: Der Mieter zahlt am Ende auf jeden Fall den nied­ri­ge­ren Betrag.

Die Frist für die Nachzahlung oder Auszahlung eines Guthabens

Für die Nachzahlung kann der Vermieter eine indi­vi­du­el­le Zahlungsfrist fest­set­zen. Tut er dies nicht, so gel­ten 30 Tage als Zahlungsfrist. Zweifelt der Mieter die Korrektheit der Abrechnung an, so ist die Nachzahlung den­noch zu leis­ten, jedoch unter Vorbehalt. Auf die­se Weise kann der Mieter sicher­stel­len, dass er nicht in Zahlungsverzug gerät. Wenn sich nach sorg­fäl­ti­ger Überprüfung her­aus­stellt, dass die Abrechnung tat­säch­lich nicht kor­rekt ist und der Betrag zu hoch war, kann der Mieter den Differenzbetrag zurück­for­dern oder mit den Vorauszahlungen für das nächs­te Jahr ver­rech­nen. Für die Auszahlung des Guthabens gibt es eine Verjährungsfrist. Macht der Mieter nicht inner­halb von drei Jahren sei­ne Ansprüche gel­ten, so ver­fal­len die­se und der Vermieter darf das Guthaben behal­ten.