Neben­kos­ten­ab­rech­nung und Fris­ten

Dem Gesetz nach beinhal­tet die Mie­te alle Neben­kos­ten. Sie ist eine Inklu­siv­mie­te. Aller­dings darf der Miet­ver­trag ande­re Ver­ein­ba­run­gen ent­hal­ten. Das ist regel­mä­ßig der Fall und in § 556 BGB gere­gelt. Im Miet­ver­trag ist eine Kalt­mie­te ver­ein­bart, dar­über hin­aus zahlt der Mie­ter eine Vor­aus­zah­lung für die Betriebs­kos­ten und für die Kos­ten für Hei­zung und Warm­was­ser. Am Ende des Abrech­nungs­zeit­rau­mes erstellt der Ver­mie­ter dann eine Neben­kos­ten­ab­rech­nung. Dabei sind eini­ge For­ma­li­en und bestimm­te Fris­ten ein­zu­hal­ten. Feh­ler­haf­te Neben­kos­ten­ab­rech­nun­gen kön­nen für den Ver­mie­ter weit­rei­chen­de Fol­gen haben. Hält er die Fris­ten nicht kor­rekt ein, kann das schlimms­ten­falls zum For­de­rungs­aus­fall füh­ren. Das bedeu­tet, der Ver­mie­ter bleibt dann auf den Kos­ten sit­zen.

Neben­kos­ten­ab­rech­nung und Fris­ten

Wie ist die Neben­kos­ten­ab­rech­nung auf­zu­schlüs­seln?

Ist eine Inklu­siv­mie­te ver­ein­bart, so zahlt der Mie­ter – bei Betrieb einer Zen­tral­hei­zung – die Kos­ten für Hei­zung und Warm­was­ser. Das ist in der Heiz­kos­ten­ver­ord­nung so gere­gelt und nach­zu­le­sen in der Ver­ord­nung über die ver­brauchs­ab­hän­gi­ge Abrech­nung der Heiz- und Warm­was­ser­kos­ten. Davon dür­fen die Ver­trags­par­tei­en nicht abwei­chen.

Wenn eine Betriebs- oder Neben­kos­ten­vor­aus­zah­lung ver­ein­bart ist, muss der Ver­mie­ter sowohl die Abrech­nung für Hei­zung und Warm­was­ser als auch eine Abrech­nung für die Betriebs- oder Neben­kos­ten erstel­len. Wich­tig ist dabei, dass er die Neben­kos­ten­ab­rech­nung Frist ein­hält. Bei der Abrech­nung darf der Ver­mie­ter sämt­li­che Neben­kos­ten, die er auf den Mie­ter umle­gen kann, zusam­men­fas­sen und nur eine Abrech­nung erstel­len. Er kann jedoch ver­schie­de­ne Abrech­nungs­krei­se bil­den. Meis­tens sieht die Neben­kos­ten­ab­rech­nung so aus, dass die Kos­ten für Hei­zung und Warm­was­ser und die übri­gen Betriebs­kos­ten in getrenn­ten Abrech­nun­gen auf­ge­führt sind. Das ist dann zuläs­sig, wenn es im Miet­ver­trag so ver­ein­bart ist. Dabei besteht auch die Mög­lich­keit, die Heiz­kos­ten nach Heiz­pe­ri­ode und die rest­li­chen Betriebs­kos­ten pro Kalen­der­jahr abzu­rech­nen.

Inhalt und Umla­ge­schlüs­sel der Neben­kos­ten­ab­rech­nung

Ver­mie­ter fin­den im Inter­net Mus­ter und Vor­la­gen für die Neben­kos­ten­ab­rech­nung. Damit die gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen erfüllt sind, sind eini­ge Anga­ben drin­gend erfor­der­lich:

  • Abrech­nungs­zeit­raum
  • Gesamt­kos­ten
  • Umla­ge­schlüs­sel
  • wie sich der Anteil des Mie­ters berech­net
  • die geleis­te­ten Vor­aus­zah­lun­gen, die vom Gesamt­be­trag abzu­zie­hen sind.

Wie der Umla­ge­schlüs­sel genau aus­sieht, steht im Miet­ver­trag. Sofern es kei­ne ande­ren Ver­ein­ba­run­gen gibt, erfolgt die Ver­tei­lung nach Wohn­flä­che. Eini­ge Neben­kos­ten las­sen sich nach erfass­tem Ver­brauch oder erfass­ter Ver­ur­sa­chung abrech­nen. In die­sem Fall ist ein ent­spre­chen­der Umla­ge­schlüs­sel zu wäh­len, der dies berück­sich­tigt. Der Ver­tei­ler- oder Umla­ge­schlüs­sel gibt laut Deut­schem Mie­ter­bund e.V. regel­mä­ßig Anlass für Strei­tig­kei­ten.

Was ist eine Abrech­nungs­pe­ri­ode oder ein Abrech­nungs­zeit­raum

Für eine Abrech­nungs­pe­ri­ode erstellt der Ver­mie­ter die Neben­kos­ten­ab­rech­nung. Das erfolgt in der Regel jähr­lich. Eine Abrech­nungs­pe­ri­ode darf nicht län­ger sein als zwölf Mona­te. Kür­ze­re Abrech­nungs­pe­ri­oden sind mög­lich und im Miet­ver­trag ver­ein­bar, sofern gute Grün­de dafür vor­lie­gen. Der Abrech­nungs­zeit­raum ist nicht zwin­gend das Kalen­der­jahr. Als Start­da­tum kön­nen die Ver­trags­par­tei­en auch das Ein­zugs­da­tum wäh­len. In den meis­ten Fäl­len ist das Kalen­der­jahr gleich­zei­tig die Abrech­nungs­pe­ri­ode.

Ver­mie­ter: Frist für die Neben­kos­ten­ab­rech­nung

Die Neben­kos­ten­ab­rech­nung muss dem Mie­ter ein Jahr, nach­dem der ver­ein­bar­te Abrech­nungs­zeit­raum abge­lau­fen ist, vor­lie­gen. Ist die Abrech­nungs­pe­ri­ode bei­spiels­wei­se das Kalen­der­jahr, dann gilt als Abrech­nungs­zeit­raum die Zeit vom 1.1.2018 bis 31.12.2018. Dem Mie­ter muss die Abrech­nung zum 31.12.2019 vor­le­gen; das ist der spä­tes­te Ter­min. Fällt der letz­te Tag aus­nahms­wei­se auf einen Sonn- oder Fei­er­tag, so gilt der nächs­te Werk­tag als Fris­ten­de. Das ist in § 556 Abs. 3 BGB genau gere­gelt.

Fol­gen, wenn die Neben­kos­ten­ab­rech­nung ver­spä­tet zugeht

Ver­schlu­dert der Ver­mie­ter die Abrech­nungs­frist und sie geht dem Mie­ter erst nach deren Ablauf zu, kann der Ver­mie­ter even­tu­ell bestehen­de Nach­for­de­run­gen gemäß § 556 BGB nicht mehr ein­for­dern. Das heißt, der Mie­ter muss die Nach­for­de­run­gen nicht bezah­len. Aus­nah­me: Der Ver­mie­ter ist nicht ver­ant­wort­lich für die Ver­spä­tung. Wenn ihn kei­ne Schuld trifft, kann er sei­ne Nach­for­de­rung den­noch gel­tend machen.

In der Pra­xis sieht es aller­dings so aus, dass der Ver­mie­ter in den meis­ten Fäl­len die Ver­spä­tung zu ver­tre­ten hat, da der Gesetz­ge­ber hier sehr hohe Anfor­de­run­gen stellt. Mög­li­che Grün­de für ein Nicht­ver­schul­den sind zum Bei­spiel:

  • Der Ver­mie­ter war lan­ge krank.
  • Der Com­pu­ter ist unvor­her­seh­bar aus­ge­fal­len.
  • Die Post hat gestreikt.
  • Die Beschei­de, die der Abrech­nung zugrun­de lie­gen, sind ver­spä­tet zuge­gan­gen.

Ent­steht bei der Neben­kos­ten­ab­rech­nung ein Gut­ha­ben zuguns­ten des Mie­ters, hat er auch wei­ter­hin Anspruch dar­auf. Der Ver­mie­ter muss die­ses Gut­ha­ben auch bei ver­spä­te­tem Zugang der Abrech­nung an sei­nen Mie­ter aus­zah­len. Aller­dings ste­hen dem Mie­ter in die­sem Fall kei­ne Ver­zugs­zin­sen zu.

Der Mie­ter hat eine Wider­spruchs­frist

Wenn der Mie­ter die Neben­kos­ten­ab­rech­nung in Hän­den hält, darf er die­se zunächst auf for­mel­le und inhalt­li­che Feh­ler über­prü­fen. Dazu hat er ein vol­les Jahr Zeit. Erschei­nen ein­zel­ne Posi­tio­nen als unge­recht­fer­tigt, darf der Mie­ter die Bele­ge ein­se­hen, die der Ver­mie­ter ver­wen­det hat, um die Abrech­nung anzu­fer­ti­gen. Tre­ten dabei Feh­ler zuta­ge, hat der Mie­ter das Recht Wider­spruch ein­zu­le­gen. Tut er dies, muss der Ver­mie­ter eine neue Abrech­nung erstel­len. Dabei spielt es kei­ne Rol­le, ob die zwei­te Abrech­nung dadurch höher oder nied­ri­ger aus­fällt: Der Mie­ter zahlt am Ende auf jeden Fall den nied­ri­ge­ren Betrag.

Die Frist für die Nach­zah­lung oder Aus­zah­lung eines Gut­ha­bens

Für die Nach­zah­lung kann der Ver­mie­ter eine indi­vi­du­el­le Zah­lungs­frist fest­set­zen. Tut er dies nicht, so gel­ten 30 Tage als Zah­lungs­frist. Zwei­felt der Mie­ter die Kor­rekt­heit der Abrech­nung an, so ist die Nach­zah­lung den­noch zu leis­ten, jedoch unter Vor­be­halt. Auf die­se Wei­se kann der Mie­ter sicher­stel­len, dass er nicht in Zah­lungs­ver­zug gerät. Wenn sich nach sorg­fäl­ti­ger Über­prü­fung her­aus­stellt, dass die Abrech­nung tat­säch­lich nicht kor­rekt ist und der Betrag zu hoch war, kann der Mie­ter den Dif­fe­renz­be­trag zurück­for­dern oder mit den Vor­aus­zah­lun­gen für das nächs­te Jahr ver­rech­nen. Für die Aus­zah­lung des Gut­ha­bens gibt es eine Ver­jäh­rungs­frist. Macht der Mie­ter nicht inner­halb von drei Jah­ren sei­ne Ansprü­che gel­ten, so ver­fal­len die­se und der Ver­mie­ter darf das Gut­ha­ben behal­ten.