Dem Gesetz nach beinhaltet die Miete alle Nebenkosten. Sie ist eine Inklusivmiete. Allerdings darf der Mietvertrag andere Vereinbarungen enthalten. Das ist regelmäßig der Fall und in § 556 BGB geregelt. Im Mietvertrag ist eine Kaltmiete vereinbart, darüber hinaus zahlt der Mieter eine Vorauszahlung für die Betriebskosten und für die Kosten für Heizung und Warmwasser. Am Ende des Abrechnungszeitraumes erstellt der Vermieter dann eine Nebenkostenabrechnung. Dabei sind einige Formalien und bestimmte Fristen einzuhalten. Fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen können für den Vermieter weitreichende Folgen haben. Hält er die Fristen nicht korrekt ein, kann das schlimmstenfalls zum Forderungsausfall führen. Das bedeutet, der Vermieter bleibt dann auf den Kosten sitzen.

Wie ist die Nebenkostenabrechnung aufzuschlüsseln?
Ist eine Inklusivmiete vereinbart, so zahlt der Mieter – bei Betrieb einer Zentralheizung – die Kosten für Heizung und Warmwasser. Das ist in der Heizkostenverordnung so geregelt und nachzulesen in der Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten. Davon dürfen die Vertragsparteien nicht abweichen.
Wenn eine Betriebs- oder Nebenkostenvorauszahlung vereinbart ist, muss der Vermieter sowohl die Abrechnung für Heizung und Warmwasser als auch eine Abrechnung für die Betriebs- oder Nebenkosten erstellen. Wichtig ist dabei, dass er die Nebenkostenabrechnung Frist einhält. Bei der Abrechnung darf der Vermieter sämtliche Nebenkosten, die er auf den Mieter umlegen kann, zusammenfassen und nur eine Abrechnung erstellen. Er kann jedoch verschiedene Abrechnungskreise bilden. Meistens sieht die Nebenkostenabrechnung so aus, dass die Kosten für Heizung und Warmwasser und die übrigen Betriebskosten in getrennten Abrechnungen aufgeführt sind. Das ist dann zulässig, wenn es im Mietvertrag so vereinbart ist. Dabei besteht auch die Möglichkeit, die Heizkosten nach Heizperiode und die restlichen Betriebskosten pro Kalenderjahr abzurechnen.
Inhalt und Umlageschlüssel der Nebenkostenabrechnung
Vermieter finden im Internet Muster und Vorlagen für die Nebenkostenabrechnung. Damit die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind, sind einige Angaben dringend erforderlich:
- Abrechnungszeitraum
- Gesamtkosten
- Umlageschlüssel
- wie sich der Anteil des Mieters berechnet
- die geleisteten Vorauszahlungen, die vom Gesamtbetrag abzuziehen sind.
Wie der Umlageschlüssel genau aussieht, steht im Mietvertrag. Sofern es keine anderen Vereinbarungen gibt, erfolgt die Verteilung nach Wohnfläche. Einige Nebenkosten lassen sich nach erfasstem Verbrauch oder erfasster Verursachung abrechnen. In diesem Fall ist ein entsprechender Umlageschlüssel zu wählen, der dies berücksichtigt. Der Verteiler- oder Umlageschlüssel gibt laut Deutschem Mieterbund e.V. regelmäßig Anlass für Streitigkeiten.
Was ist eine Abrechnungsperiode oder ein Abrechnungszeitraum
Für eine Abrechnungsperiode erstellt der Vermieter die Nebenkostenabrechnung. Das erfolgt in der Regel jährlich. Eine Abrechnungsperiode darf nicht länger sein als zwölf Monate. Kürzere Abrechnungsperioden sind möglich und im Mietvertrag vereinbar, sofern gute Gründe dafür vorliegen. Der Abrechnungszeitraum ist nicht zwingend das Kalenderjahr. Als Startdatum können die Vertragsparteien auch das Einzugsdatum wählen. In den meisten Fällen ist das Kalenderjahr gleichzeitig die Abrechnungsperiode.
Vermieter: Frist für die Nebenkostenabrechnung
Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter ein Jahr, nachdem der vereinbarte Abrechnungszeitraum abgelaufen ist, vorliegen. Ist die Abrechnungsperiode beispielsweise das Kalenderjahr, dann gilt als Abrechnungszeitraum die Zeit vom 1.1.2018 bis 31.12.2018. Dem Mieter muss die Abrechnung zum 31.12.2019 vorlegen; das ist der späteste Termin. Fällt der letzte Tag ausnahmsweise auf einen Sonn- oder Feiertag, so gilt der nächste Werktag als Fristende. Das ist in § 556 Abs. 3 BGB genau geregelt.
Folgen, wenn die Nebenkostenabrechnung verspätet zugeht
Verschludert der Vermieter die Abrechnungsfrist und sie geht dem Mieter erst nach deren Ablauf zu, kann der Vermieter eventuell bestehende Nachforderungen gemäß § 556 BGB nicht mehr einfordern. Das heißt, der Mieter muss die Nachforderungen nicht bezahlen. Ausnahme: Der Vermieter ist nicht verantwortlich für die Verspätung. Wenn ihn keine Schuld trifft, kann er seine Nachforderung dennoch geltend machen.
In der Praxis sieht es allerdings so aus, dass der Vermieter in den meisten Fällen die Verspätung zu vertreten hat, da der Gesetzgeber hier sehr hohe Anforderungen stellt. Mögliche Gründe für ein Nichtverschulden sind zum Beispiel:
- Der Vermieter war lange krank.
- Der Computer ist unvorhersehbar ausgefallen.
- Die Post hat gestreikt.
- Die Bescheide, die der Abrechnung zugrunde liegen, sind verspätet zugegangen.
Entsteht bei der Nebenkostenabrechnung ein Guthaben zugunsten des Mieters, hat er auch weiterhin Anspruch darauf. Der Vermieter muss dieses Guthaben auch bei verspätetem Zugang der Abrechnung an seinen Mieter auszahlen. Allerdings stehen dem Mieter in diesem Fall keine Verzugszinsen zu.
Der Mieter hat eine Widerspruchsfrist
Wenn der Mieter die Nebenkostenabrechnung in Händen hält, darf er diese zunächst auf formelle und inhaltliche Fehler überprüfen. Dazu hat er ein volles Jahr Zeit. Erscheinen einzelne Positionen als ungerechtfertigt, darf der Mieter die Belege einsehen, die der Vermieter verwendet hat, um die Abrechnung anzufertigen. Treten dabei Fehler zutage, hat der Mieter das Recht Widerspruch einzulegen. Tut er dies, muss der Vermieter eine neue Abrechnung erstellen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die zweite Abrechnung dadurch höher oder niedriger ausfällt: Der Mieter zahlt am Ende auf jeden Fall den niedrigeren Betrag.
Die Frist für die Nachzahlung oder Auszahlung eines Guthabens
Für die Nachzahlung kann der Vermieter eine individuelle Zahlungsfrist festsetzen. Tut er dies nicht, so gelten 30 Tage als Zahlungsfrist. Zweifelt der Mieter die Korrektheit der Abrechnung an, so ist die Nachzahlung dennoch zu leisten, jedoch unter Vorbehalt. Auf diese Weise kann der Mieter sicherstellen, dass er nicht in Zahlungsverzug gerät. Wenn sich nach sorgfältiger Überprüfung herausstellt, dass die Abrechnung tatsächlich nicht korrekt ist und der Betrag zu hoch war, kann der Mieter den Differenzbetrag zurückfordern oder mit den Vorauszahlungen für das nächste Jahr verrechnen. Für die Auszahlung des Guthabens gibt es eine Verjährungsfrist. Macht der Mieter nicht innerhalb von drei Jahren seine Ansprüche gelten, so verfallen diese und der Vermieter darf das Guthaben behalten.
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