Digitales Kanzleimanagement – Die Vorteile moderner Softwarelösungen

Die Digitalisierung hat die Welt verändert. Sie erleichtert Abläufe, verbessert die Archivierung und überzeugt vor allem durch Schnelligkeit. Auch in Kanzleien ist die Digitalisierung im unternehmerischen Alltag spürbar, dennoch schöpfen viele Kanzleien das digitale Potenzial nicht voll aus. Softwarelösungen können sich an vielen Stellen und Schnittstellen im Unternehmen vorteilhaft auswirken und werden deshalb bereits jetzt flächendeckend genutzt.

Digitales Kanzleimanagement – Die Vorteile moderner Softwarelösungen

Doch neuartige Cloud-Lösungen scheinen die etablierten Server-Software Stück für Stück abzulösen. Was steckt hinter modernem Kanzleimanagement und wie lässt es sich in den Alltag von Rechtsanwälten, Steuerberater & Co implementieren?

Was bedeutet Kanzleimanagement?

Unter dem Begriff Kanzleimanagement versteht man all die Elemente, die zur Organisation der Kanzlei beitragen. Dazu zählen verschiedene Bereiche, unter anderem das Personalmanagement sowie die Strukturierung interner Prozesse. Betrachtet man den Begriff von einer modernen Warte aus, kann er auch das Controlling, das Qualitätsmanagement (QM) und das Marketing umfassen.

Die verschiedenen Eckpfeiler des Kanzleimanagements sind durch Schnittstellen miteinander verzahnt und könne allesamt durch digitale Technik ergänzt und erleichtert werden. Digitale Softwarelösungen für Kanzleimanagement bieten die Grundlage dazu, denn sie bieten eine übergeordnete Möglichkeit, um verschiedene Bereiche der Kanzlei zu organisieren und den Datenfluss sicherzustellen.

So vereinfachen sie Prozesse und sorgen dafür, dass sich Kanzleibetreiber trotz zunehmender bürokratischer Hürden und komplexer Abrechnungsmodelle auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Diese Straffung von Prozessen wirkt sich in der Regel sehr positiv auf den Erfolg der Kanzlei aus.

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Funktionen der Kanzleisoftware

In den 1980er Jahren befand sich die Digitalisierung noch in den Kinderschuhen. Dennoch verfügten weltweit bereits zahlreiche Kanzleien über die damals neuartigen Desktop PCs und begannen damit, einzelne Aufgabenbereiche – vor allem Korrespondenz – digital zu verarbeiten oder zumindest vorzubereiten. In diesem Zuge wurden erste branchenspezifische Softwarelösungen entwickelt – auch speziell für Kanzleien.

Software für Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und andere Kanzleiarten wurden über die Jahrzehnte hinweg stets weiterentwickelt, so dass moderne Softwarelösungen wie das Shared Service Center der ADT-Group mittlerweile zahlreiche weitere Aufgaben abdecken können, darunter:  Kontaktmanagement (CRM), Fristen- und Wiedervorlagenverwaltung, Dokumentenerstellung und -verwaltung, fallspezifische Informationen sowie kanzlei- und mandatsspezifische Buchhaltung.

Durch cloudbasierte Funktionserweiterungen kann solch eine Software viele weitere Punkte abdecken als es mit den noch immer gängigen Server-Lösungen der Fall ist. Dabei handelt es sich insbesondere um folgende Funktionserweiterungen:

Funktionserweiterung

Je besser sich eine Software der Kanzlei anpasst, desto effizienter kann sie genutzt werden und desto mehr Vorteile bringt sie mit sich. Bereiche, die sich durch das Cloud-Computing abdecken lassen, sind unter anderem Intakeprozesse, Workflowmanagement, automatische Erstellung von Dokumenten, Wissensmanagement und vor allem auch die interne Kommunikation.

Kanzleisoftware – Cloud oder Server?

Heutzutage ist in den meisten Kanzleien Gang und Gebe, einen eigenen Server zu haben, auf welchem die Kanzleisoftware läuft. Auch wenn sie lange als das Nonplusultra galten, ergeben sich durch Server-Lösungen aber auch Einschränkungen. On-Site-basierte Server erschweren zum Beispiel schnelle, einfache und dauerhafte Datenflüsse und Verbindungen – vor allem natürlich dann, wenn Softwarelösungen von Drittanbietern genutzt werden.

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Auch andere Möglichkeiten guter Software sind On-Site nur eingeschränkt nutzbar. Kurzum: Server liegen nicht mehr am Puls der Zeit und werden von digitalen Experten bereits als Auslaufmodell angesehen.

Grundsätzlich wird moderne Software für Unternehmen heutzutage über das Internet zur Verfügung gestellt, basiert also auf einer Cloud. Die On-Site-Nutzung auf Servern ist in vielen Fällen gar nicht möglich oder kann nur durch erheblichen Mehraufwand (und mit Mehrkosten) realisiert werden. Es kann also durchaus sinnvoll sein, über eine digitale Umstrukturierung hin zur Cloud-Software nachzudenken.

Kommunikation und Schnittstellen

Moderne Softwarelösungen für Kanzleien dienen der Veredelung von Abläufen und Informationen. Dieser Vorteil wird vor allem bei der Dokumentenerstellung spürbar: So können Applikationen für die Falldatenerfassung häufig auf intelligente Art und Weise Informationen ergänzen und ein manuelles Nacharbeiten überflüssig machen.

Um derartige Applikationen für Kanzleisoftware jedoch effektiv nutzen zu können, sind solide Schnittstellen erforderlich. Die Einbindung in bestehende Serverlösungen bietet dabei meist keine zufriedenstellende Lösung – besonders dann, wenn Applikationen ausschließlich über die Cloud zur Verfügung gestellt werden.

Cloudbasierte Softwareangebote beinhalten genau aus diesem Grund standardisierte, dokumentierte und vor allem sichere Schnittstellen zwischen der reinen Kanzleisoftware und den sogenannten Helfer-Applikationen. Dadurch können kanzleispezifische Abläufe noch weiter optimiert werden.

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