Welche Arbeitszeiterfassung ist die beste?

Mit der Zeiterfassung werden alle beteiligten Parteien über konkret geleistete Arbeit genauestens informiert. Darüber hinaus ist sie ein Instrument für Arbeitgeber, um die Arbeitnehmer auf ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hin zu kontrollieren. Arbeitnehmer hingegen können über die Arbeitszeiterfassung ihre mehr geleisteten Arbeitsstunden nachweisen.

Modern die Zeit erfassen

Generell ist die Regelung der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz, dem ArbZG, verankert. Dabei sind selbstverständlich die Vorschriften im Rahmen des Bundesdatenschutzgesetzes, dem BDSG beim Umgang mit den jeweiligen Daten einzuhalten. Wie die Erfassung der Arbeitszeit letzten Endes durchgeführt wird, ist vielfältig. Entsprechend existieren simple Formulare, in die händisch die geleistete Arbeit eingetragen wird, aber auch solche Methoden, die eine digitalisierte Datenerhebung sicherstellen.

In diesem Segment gibt es moderne Lösungen, die „am Puls moderner Zeiterfassungssysteme“ arbeiten. Da die Arbeitszeit für Voll- oder Teilzeitangestellte sowie für Kurzzeitarbeiter, Saisonarbeiter, Schichtdienst und Remote Worker immer flexibler wird, braucht es entsprechende Möglichkeiten der digitalen Zeiterfassung, welche nicht nur die Arbeitszeit akkurat messen und verarbeiten, sondern auf modularer Basis den Anforderungen im Unternehmen angepasst werden können. Da seit dem 14. Mai 2019 mit dem EuGH-Urtzeil C-55/18 alle Arbeitgeber dazu verpflichtet wurden, entsprechend Zeiterfassungssysteme bereitzustellen, gilt es folglich eine passende, aber eben auch anpassbare Zeiterfassung sicherzustellen.

Viele Faktoren für eine gut überlegte Entscheidung

Welches nun die beste Arbeitszeiterfassung ist, hängt maßgeblich von der Branche sowie dem Unternehmen ab, welches die Arbeitszeit dokumentieren muss. Allerdings ist eine ständige genaue Dokumentierung nicht immer nötig, wie etwa die Beamtentätigkeit oder die von Büroangestellten zeigt. Insofern steht die Frage im Raum, welche Faktoren eine Rolle spielen. Ein Franchise-Unternehmen, welches international tätig ist, verfügt üblicherweise bereits über ein bewährtes und vereinheitlichtes System zur Erfassung der Arbeitszeit. Ebenfalls spielt die Betriebsgröße eine wesentliche Rolle. In Kleinbetrieben mit nur wenigen Mitarbeitern zeigt sich, dass die Arbeitszeiterfassung eher einfacher und lockerer gehandhabt wird als in großen Konzernen, die eine Vielzahl von Mitarbeiter täglich erfassen.

Hinzu kommt das jeweilige Arbeitszeitmodell. Auch dieses hat einen Einfluss darauf, wie spezialisiert oder aufwendig ein Erfassungssystem sein muss, welches die tägliche Arbeitszeit der Angestellten festhält. Schließlich arbeiten nicht alle Mitarbeiter strikte Zeiten von 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr. Schichtdienst, Außendiensteinsätze, Remote Work, Auftragsarbeiten und vieles mehr stellt unter Umständen hohe Ansprüche an das genutzte Arbeitszeiterfassungssystem.

Allerdings gilt ebenfalls die individuelle Präferenz in Bezug zu setzen. So kann ist es möglich, dass in einer Zweigstelle eines Versicherungsunternehmens einfache Zeitstempelkarten eingesetzt werden. Wie im vergangenen Jahrhundert stecken die Mitarbeiter ihre Karten täglich bei Arbeitsantritt in die Maschine, welche bei der aktuellen Zeit ein Stück aus der Arbeitszeitkarte stanzt. Zum Feierabend geschieht das abermals.

Lösungen wie die Letztgenannte mögen zwar mit einer gewissen Nostalgie verbunden sein und ein besonderes Gefühl für die eigene Zeit und das Unternehmen transportieren, haben im Nachgang jedoch viel Aufwand zufolge. Schließe braucht es Arbeitskräfte und Arbeitszeit, um die einzelnen Stempelungen auszuwerten und in moderne Systeme zu übertragen, sodass die Lohnbuchhaltung entsprechende Vergütungen ausbezahlen kann. Noch komplizierter wird es, wenn ebenfalls Pausen ausgestempelt werden müssen.

Welches also die beste Lösung für die Arbeitszeiterfassung ist, lässt sich folglich nicht pauschal beantworten, da dies von vielen Faktoren abhängig ist. Fakt ist, dass moderne Systeme Zeit und Geld sparen können, ohne groß in den Tagesablauf eingreifen zu müssen.