Kaum jemand kommt heute im Beruf ohne Telefon und Internet aus. Kleinere oder frisch gegründete Unternehmen, die noch keine offiziellen Geschäftsräume haben, starten oft mit ihrer privaten Telefon- und Internetverbindung. Viele fragen sich dann, inwieweit sie diese Kosten später steuerlich geltend machen können.
10 Prozent betriebliche Nutzung reichen aus
Wenn ein Unternehmer sein Telefon oder sein Internet zu mindestens 10 Prozent betrieblich nutzt, darf er die Kosten in seiner Steuererklärung als Betriebsausgaben geltend machen. Die Aufwendungen lassen sich einfach in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aufführen. Internet- und Telefonkosten sind zusammengefasst als Aufwendungen für Telekommunikation. Wichtig dabei ist, die Telefonkosten nach betrieblich und privat zu trennen.
Das klingt zunächst kompliziert, ist jedoch mit einer Cloud-Telefonanlage sehr einfach. Bei der SIP Deutsche Telefon beispielsweise können Unternehmen für wenig Geld über das Internet telefonieren. Dabei kann sich jedes Unternehmen verschiedene Nebenstellen einrichten, beispielsweise eine Nummer für die privaten Anrufe und eine andere Nummer für die geschäftlichen. Damit lassen sich die Telefonkosten einfach zuordnen und das Unternehmen hat auch gleich eine eigene Nummer.
Was ist mit Anschaffungs-, Reparatur- und Wartungskosten?
Die Anschaffungskosten für Telefone, Handys oder eine virtuelle Telefonanlage können Unternehmen ebenfalls steuerlich geltend machen. Dabei ist zu beachten, dass Anschaffungskosten pro Gerät, die 800 Euro übersteigen, abgeschrieben werden müssen.
Die Bereitstellungsgebühr für den Anschluss und auch die Kosten für den Aufbau der Telefonanlage oder die Einrichtung der virtuellen Telefonanlage sind ebenfalls Betriebsausgaben. Auch die Vertragskosten, Reparatur- und Wartungskosten sind steuerlich anrechenbar.
Wie lassen sich private und betriebliche Telefon- und Internetkosten trennen?
Es ist wichtig für die steuerliche Behandlung der Telefonkosten und der Internetkosten, die privaten Kosten von den betrieblichen zu trennen. Dafür stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
- Das direkte Verfahren
Um private und betriebliche Telefonkosten klar voneinander zu trennen, können Unternehmer verschiedene Telefone benutzen. Damit sind die Kosten zweifelsfrei voneinander getrennt. Das bedeutet dann allerdings auch, dass das jeweilige Telefon ausschließlich privat oder geschäftlich zu nutzen ist. - Nachweis über Einzelnachweise
Das ist die aufwendigste Methode. Dabei muss der Unternehmer jeden Monat die Telefonrechnung durchsehen und die geschäftlichen sowie die privaten Gespräche kenntlich machen.
- Pauschale:
Die Pauschale ist ebenfalls eine sehr einfache Methode. Der pauschale Ansatz von 20 bis 30 Prozent private Nutzung ist dabei üblich. Bei der pauschalen Bewertung verlangt das Finanzamt eine Begründung für den Prozentsatz. Dafür ist es ratsam, über drei Monate die Rechnungen auszuwerten und den privaten Anteil zu bestimmen.
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- Büro: Firmbee
