Jeder Unternehmer hat aufgrund der in Deutschland geltenden Bestimmungen die Pflicht, wichtige Dokumente und Akten des Unternehmens zu archivieren. Dazu gibt es eine Vielzahl verschiedener Vorgaben, an die sich Unternehmer halten müssen. Während einige dieser Vorgaben für alle Unternehmen gelten, gibt es zusätzlich gesonderte Vorgaben für spezielle Branchen. Um bei dieser Vielfalt von Vorgaben bei der Archivierung von Akten und Dokumenten alles richtig zu machen, ist eine Beschäftigung mit dem Thema unumgänglich. Alternativ dazu können einige Arbeiten auch an externe Dienstleister weitergegeben werden. Neben den gesetzlichen Anforderungen besteht jedoch auch in den Unternehmen selbst ein großer Archivierungsbedarf. Hier entscheiden dann häufig Zweck und Umfang der Archivierung über das geeignete Vorgehen.
Was muss archiviert werden?
Über welche Zeiträume müssen Dokumente und Akten archiviert werden?
Bei der Frage nach dem Zeitraum der Archivierung ist entscheidend, was archiviert werden soll. Die gesetzlichen Forderungen geben für Handelsbriefe eine Dauer der Archivierung von sechs Jahren vor. Für die übrigen Dokumente gilt ein Zeitrahmen von zehn Jahren. Relevant ist jedoch immer das Ende des Geschäftsjahres, in dem das Dokument oder die Akte angelegt wurde. Von da an wird die sechsjährige oder zehnjährige Frist gerechnet. Das tatsächliche Erstellungsdatum der Dokumente ist für die Archivierungsfrist nicht von Bedeutung.
Moderne Form der Archivierung: digitale Archivierung
Während früher Dokumente und Akten immer in Papierform archiviert wurden, kann heutzutage weitestgehend die digitale Variante aufbewahrt werden. Eine Ausnahme bilden nur Dokumente, die Teil der Abschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind. Sie müssen nach wie vor in ihrer Papierform archiviert werden. Alle übrigen Unterlagen können entweder digitalisiert, oder – wenn ohnehin nur digital erstellt – gleich nach dem Erstellen zur Archivierung abgelegt werden. Der große Vorteil der elektronischen Archivierung ist die massive Einsparung an Platz. Je nach Unternehmensgröße können bei einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren erhebliche Dokumentenstapel zusammenkommen. Das nimmt Lagerfläche in Anspruch und erschwert die Verwaltung der Akten. Deutlich leichter sind elektronische Verzeichnisse, die auch das Wiederfinden nach einigen Jahren im Handumdrehen ermöglichen. Voraussetzung ist selbstverständlich eine Form der Archivierung, die den normalen Standards entspricht. Außerdem müssen gelagerte Akten vor unbefugtem Zugriff, Verfall und möglichen schädlichen Einflüssen geschützt werden. Dieser Arbeitsaufwand reduziert sich bei der elektronischen Archivierung erheblich. Auch das Bundesfinanzministerium beschäftigt sich bereits mit dem Thema und stellte letztes Jahr einen Bericht zum Projekt „Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken“ vor, bei dem auch die Hemmnisse ermittelt wurden, die Unternehmen noch von einer vollständigen elektronischen Aufbewahrung abhalten.
Besonderheiten bei der Digitalisierung und anschließenden Archivierung
Sollen Akten oder Dokumente archiviert werden, die in Papierform im Unternehmen vorhanden sind, dann ist ein geeignetes Mittel der Digitalisierung erforderlich. Dazu werden die Dokumente in der Regel gescannt. Außerdem gelten Vorgaben, wie ein solches Dokument gescannt werden muss. Einerseits muss das Dokument vollständig erfasst werden und andererseits muss die Qualität ausreichend hoch sein. Bei handschriftlichen Notizen, der beidseitigen Nutzung des Papiers und bereits bestehenden Schäden kann es eine echte Herausforderung sein, die Akten fachgerecht zu scannen. Diese Arbeit können kleine und große Unternehmen an Dienstleister abgeben. Sie sind mit den Bestimmungen der Archivierung von Dokumenten vertraut und bieten eine hohe Qualität bei den eingescannten Akten. Ein solches Unternehmen ist die SAGA GmbH, die zudem für hohen Datenschutz sorgt. Wie die kompetenten Mitarbeiter Akten nach gesetzlichen Vorgaben scannen und archivieren, kann in den Leistungsbeschreibungen nachgelesen werden. Bei diesem Anbieter ist es auch möglich, bereits geheftete Dokumente, beschädigte Akten oder handschriftliche Papiere fachgerecht scannen zu lassen und anschließend in die Archivierung zu überführen. Bei der Abholung der sensiblen Dokumente werden spezielle Sicherheitscontainer eingesetzt, sodass jederzeit die Daten geschützt sind.
