Gesetz­li­che For­de­run­gen zur Archi­vie­rung – Doku­men­te und Akten rechts­si­cher archi­vie­ren

Jeder Unter­neh­mer hat auf­grund der in Deutsch­land gel­ten­den Bestim­mun­gen die Pflicht, wich­ti­ge Doku­men­te und Akten des Unter­neh­mens zu archi­vie­ren. Dazu gibt es eine Viel­zahl ver­schie­de­ner Vor­ga­ben, an die sich Unter­neh­mer hal­ten müs­sen. Wäh­rend eini­ge die­ser Vor­ga­ben für alle Unter­neh­men gel­ten, gibt es zusätz­lich geson­der­te Vor­ga­ben für spe­zi­el­le Bran­chen. Um bei die­ser Viel­falt von Vor­ga­ben bei der Archi­vie­rung von Akten und Doku­men­ten alles rich­tig zu machen, ist eine Beschäf­ti­gung mit dem The­ma unum­gäng­lich. Alter­na­tiv dazu kön­nen eini­ge Arbei­ten auch an exter­ne Dienst­leis­ter wei­ter­ge­ge­ben wer­den. Neben den gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen besteht jedoch auch in den Unter­neh­men selbst ein gro­ßer Archi­vie­rungs­be­darf. Hier ent­schei­den dann häu­fig Zweck und Umfang der Archi­vie­rung über das geeig­ne­te Vor­ge­hen.

Gesetz­li­che For­de­run­gen zur Archi­vie­rung – Doku­men­te und Akten rechts­si­cher archi­vie­ren

Was muss archi­viert wer­den?

Bildquelle: © 135pixels - Fotolia.com
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Sind ledig­lich die gesetz­li­chen Vor­ga­ben rele­vant und besteht kein eige­ner Archi­vie­rungs­be­darf in einem Unter­neh­men, dann müs­sen bei­spiels­wei­se Han­dels­brie­fe, Han­dels­bü­cher, Inven­ta­re, Jah­res- und Unter­neh­mens­ab­schlüs­se sowie Buchungs­be­le­ge archi­viert wer­den, wie im § 257 HGB fest­ge­legt ist. Das gilt für alle Doku­men­te, egal ob Sie pos­ta­lisch oder elek­tro­nisch erstellt wur­den. Je nach Unter­neh­men kann dar­über hin­aus selbst­ver­ständ­lich ein indi­vi­du­el­ler Bedarf der Archi­vie­rung ent­ste­hen. Er rich­tet sich meis­tens nach Art und Grö­ße des Kon­zerns und kann den Umfang der archi­vier­ten Unter­la­gen signi­fi­kant stei­gern.

Über wel­che Zeit­räu­me müs­sen Doku­men­te und Akten archi­viert wer­den?

Bei der Fra­ge nach dem Zeit­raum der Archi­vie­rung ist ent­schei­dend, was archi­viert wer­den soll. Die gesetz­li­chen For­de­run­gen geben für Han­dels­brie­fe eine Dau­er der Archi­vie­rung von sechs Jah­ren vor. Für die übri­gen Doku­men­te gilt ein Zeit­rah­men von zehn Jah­ren. Rele­vant ist jedoch immer das Ende des Geschäfts­jah­res, in dem das Doku­ment oder die Akte ange­legt wur­de. Von da an wird die sechs­jäh­ri­ge oder zehn­jäh­ri­ge Frist gerech­net. Das tat­säch­li­che Erstel­lungs­da­tum der Doku­men­te ist für die Archi­vie­rungs­frist nicht von Bedeu­tung.

Moder­ne Form der Archi­vie­rung: digi­ta­le Archi­vie­rung

Wäh­rend frü­her Doku­men­te und Akten immer in Papier­form archi­viert wur­den, kann heut­zu­ta­ge wei­test­ge­hend die digi­ta­le Vari­an­te auf­be­wahrt wer­den. Eine Aus­nah­me bil­den nur Doku­men­te, die Teil der Abschlüs­se und Eröff­nungs­bi­lan­zen sind. Sie müs­sen nach wie vor in ihrer Papier­form archi­viert wer­den. Alle übri­gen Unter­la­gen kön­nen ent­we­der digi­ta­li­siert, oder – wenn ohne­hin nur digi­tal erstellt – gleich nach dem Erstel­len zur Archi­vie­rung abge­legt wer­den. Der gro­ße Vor­teil der elek­tro­ni­schen Archi­vie­rung ist die mas­si­ve Ein­spa­rung an Platz. Je nach Unter­neh­mens­grö­ße kön­nen bei einer Auf­be­wah­rungs­frist von zehn Jah­ren erheb­li­che Doku­men­ten­sta­pel zusam­men­kom­men. Das nimmt Lager­flä­che in Anspruch und erschwert die Ver­wal­tung der Akten. Deut­lich leich­ter sind elek­tro­ni­sche Ver­zeich­nis­se, die auch das Wie­der­fin­den nach eini­gen Jah­ren im Hand­um­dre­hen ermög­li­chen. Vor­aus­set­zung ist selbst­ver­ständ­lich eine Form der Archi­vie­rung, die den nor­ma­len Stan­dards ent­spricht. Außer­dem müs­sen gela­ger­te Akten vor unbe­fug­tem Zugriff, Ver­fall und mög­li­chen schäd­li­chen Ein­flüs­sen geschützt wer­den. Die­ser Arbeits­auf­wand redu­ziert sich bei der elek­tro­ni­schen Archi­vie­rung erheb­lich. Auch das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um beschäf­tigt sich bereits mit dem The­ma und stell­te letz­tes Jahr einen Bericht zum Pro­jekt „Elek­tro­ni­sche Archi­vie­rung von Unter­neh­mens­do­ku­men­ten stär­ken“ vor, bei dem auch die Hemm­nis­se ermit­telt wur­den, die Unter­neh­men noch von einer voll­stän­di­gen elek­tro­ni­schen Auf­be­wah­rung abhal­ten.

Beson­der­hei­ten bei der Digi­ta­li­sie­rung und anschlie­ßen­den Archi­vie­rung

Sol­len Akten oder Doku­men­te archi­viert wer­den, die in Papier­form im Unter­neh­men vor­han­den sind, dann ist ein geeig­ne­tes Mit­tel der Digi­ta­li­sie­rung erfor­der­lich. Dazu wer­den die Doku­men­te in der Regel gescannt. Außer­dem gel­ten Vor­ga­ben, wie ein sol­ches Doku­ment gescannt wer­den muss. Einer­seits muss das Doku­ment voll­stän­dig erfasst wer­den und ande­rer­seits muss die Qua­li­tät aus­rei­chend hoch sein. Bei hand­schrift­li­chen Noti­zen, der beid­sei­ti­gen Nut­zung des Papiers und bereits bestehen­den Schä­den kann es eine ech­te Her­aus­for­de­rung sein, die Akten fach­ge­recht zu scan­nen. Die­se Arbeit kön­nen klei­ne und gro­ße Unter­neh­men an Dienst­leis­ter abge­ben. Sie sind mit den Bestim­mun­gen der Archi­vie­rung von Doku­men­ten ver­traut und bie­ten eine hohe Qua­li­tät bei den ein­ge­scann­ten Akten. Ein sol­ches Unter­neh­men ist die SAGA GmbH, die zudem für hohen Daten­schutz sorgt. Wie die kom­pe­ten­ten Mit­ar­bei­ter Akten nach gesetz­li­chen Vor­ga­ben scan­nen und archi­vie­ren, kann in den Leis­tungs­be­schrei­bun­gen nach­ge­le­sen wer­den. Bei die­sem Anbie­ter ist es auch mög­lich, bereits gehef­te­te Doku­men­te, beschä­dig­te Akten oder hand­schrift­li­che Papie­re fach­ge­recht scan­nen zu las­sen und anschlie­ßend in die Archi­vie­rung zu über­füh­ren. Bei der Abho­lung der sen­si­blen Doku­men­te wer­den spe­zi­el­le Sicher­heits­con­tai­ner ein­ge­setzt, sodass jeder­zeit die Daten geschützt sind.