Die Alpen im Blick

Ein letz­tes Mal für die­ses Jahr wol­len wir in unse­rem Kanz­lei-Advents­ka­len­der das The­ma Zeit­ma­nage­ment auf­grei­fen.
 
Dies­mal geht es um eine ein­fa­che und effek­ti­ve Pla­nungs­me­tho­de in fünf Schrit­ten: A‑L-P-E‑N.

Die Alpen im Blick
  1. Auf­ga­ben, Ter­mi­ne und Fris­ten notie­ren.

    Erstel­len Sie hier­für – idea­ler­wei­se am Vor­tag – eine ein­fa­che To-Do-Lis­te aller für den nächs­ten Tag anste­hen­den Akti­vi­tä­ten. Set­zen Sie auch alles auf die­se Lis­te, was Sie am Vor­tag nicht geschafft haben.

  2. Län­ge abschät­zen.

    Schät­zen Sie für alle anste­hen­den Auf­ga­ben die Zeit, die Sie hier­für vor­aus­sicht­lich auf­wen­den müs­sen. Wich­tig ist hier­bei, dass Sie den Zeit­be­darf auf der Grund­la­ge Ihrer bis­he­ri­gen Erfah­rung rea­lis­tisch ein­schät­zen und nicht zu knapp pla­nen.

    Pla­nen Sie den Zeit­auf­wand auch direkt mit kon­kre­ten Uhr­zei­ten, wann Sie die Auf­ga­be erle­di­gen wol­len.

    Und den­ken Sie auch an Ihre indi­vi­du­el­le Leis­tungs­kur­ve: Mor­gens sind Sie im all­ge­mei­nen leis­tungs­fä­hi­ger und kön­nen schnel­ler arbei­ten als am spä­ten Nach­mit­tag.

  3. Puf­fer­zei­ten ein­pla­nen

    Wäh­rend Ihrer Arbeits­zeit wird es immer wie­der zu Stö­run­gen kom­men. Inter­nen Stö­run­gen in Ihrem Büro­ab­lauf oder durch fach­li­che Fra­ge­stel­lun­gen, die sich erst im Rah­men der Man­dats­be­ar­bei­tung zei­gen, aber auch exter­nen Stö­run­gen, etwa durch Tele­fo­na­te, neue drin­gen­de Ent­wick­lun­gen etc.

    Daher wird Ihnen auch nur sel­ten die geplan­te Zeit voll­stän­dig so wie geplant zur Ver­fü­gung ste­hen. Sie benö­ti­gen daher aus­rei­chen Puf­fer­zei­ten, in denen zunächst kei­ne Akti­vi­tä­ten geplant wur­den.

    Ein guter Aus­gangs­wert ist hier­bei eine Auf­tei­lung 60:40 – Ver­pla­nen Sie 60% der Arbeits­zeit und hal­ten sie 40% als Zeit­puf­fer, für Pau­sen und für spon­ta­ne Auf­ga­ben zurück.

  4. Ent­schei­dun­gen tref­fen

    Wenn Sie bei Ihrer Pla­nung mit Bedau­ern fest­stel­len, dass der Tag nur 24 Stun­den hat, müs­sen Sie Ent­schei­dun­gen tref­fen. Sie müs­sen Auf­ga­ben weg­las­sen, Schwer­punk­te set­zen, Auf­ga­ben abkür­zen (oder schie­ben) und – soweit mög­lich – dele­gie­ren.

    Hier­zu müs­sen Sie Prio­ri­tä­ten set­zen, je nach eige­ner Vor­lie­be nach der Eisen­how­er-Matrix oder nach der ABC-Metho­de.

    Und wenn am Ende des Tages noch Zeit frei ist: Es war­ten noch genug A‑Aufgaben auf Sie…

  5. Nach­kon­trol­le

    Eine Pla­nung ist auf Dau­er immer nur so gut wie ihre Nach­kon­trol­le. Nur wenn Sie Ihre Pla­nun­gen stän­dig über­prü­fen und ihre Erfah­run­gen in ihre künf­ti­gen Pla­nun­gen ein­flie­ßen lassen,wird Ihre Zeit­pla­nung auf Dau­er zuver­läs­sig und effi­zi­ent.

    Und außer­dem soll­ten Sie ja sowie­so jeden Tag Ihre Fris­ten und offe­nen Auf­ga­ben kon­trol­lie­ren.