Akteneinsicht – Aktenübersendung in die Kanzlei des Prozessbevollmächtigten

Nach § 78 Abs. 1 und Abs. 2 FGO können die Beteiligten die Gerichtsakten und die dem Gericht vorgelegten Akten einsehen und sich durch die Geschäftsstelle auf ihre Kosten Ausfertigungen, Auszüge, Ausdrucke und Abschriften erteilen lassen.

Akteneinsicht – Aktenübersendung in die Kanzlei des Prozessbevollmächtigten

Akten sind demnach regelmäßig bei der Geschäftsstelle des Finanzgericht einzusehen, möglich ist aber auch ein anderer Ort. Aus der in § 78 Abs. 1 FGO verwendeten Begrifflichkeit „einsehen“ und der in § 78 Abs. 2 Satz 1 FGO enthaltenen Regelung über die Erteilung von Ausfertigungen, Auszügen, Ausdrucken und Abschriften durch die Geschäftsstelle ergibt sich, dass die Einsichtnahme der Akten bei Gericht die Regel sein soll. Darüber hinaus ist es im Regelfall sachgerecht, die Akten an dasjenige Finanzamt oder Gericht zu versenden, das dem Wohnsitz oder Büro des zur Akteneinsicht Berechtigten am nächsten liegt, wenn dieser Berechtigte seinen Wohnsitz oder sein Büro nicht am Ort des Finanzgericht hat1. Nur ausnahmsweise und in besonderen Fällen kommt die vorübergehende Überlassung der Akten an den Prozessbevollmächtigten in Betracht2.

Die Entscheidung, die Akten einem Prozessbevollmächtigten zur Akteneinsicht in dessen Kanzleiräumen zu überlassen, ist eine Ermessensentscheidung. Dabei sind die für und gegen eine Aktenversendung sprechenden Interessen gegeneinander abzuwägen, also das dienstliche Interesse an einem geordneten Geschäftsgang (Vermeidung von Aktenverlusten, jederzeitige Verfügbarkeit der Akten und Wahrung des Steuergeheimnisses gegenüber Dritten) einerseits mit dem Interesse an der Ersparnis von Zeit und Kosten bei Gewährung der Akteneinsicht beim Prozessbevollmächtigten andererseits3.

Die Abwägung hat dabei das Regel-Ausnahme-Verhältnis zu beachten, wonach die Übersendung die Ausnahme und daher auf eng begrenzte Sonderfälle zu beschränken ist4. Unbequemlichkeiten, die regelmäßig mit der Akteneinsicht außerhalb der Kanzleiräume verbunden sein können (z.B. räumliche Enge bei Gericht oder einer anderen Behörde sowie der Zeitaufwand für eine ca. 8 km zu bewältigende Strecke zum nächstgelegenen Finanzamts- oder Gerichtsgebäude des Prozessbevollmächtigten), rechtfertigen keine Ausnahme von der Regel, Akteneinsicht grundsätzlich bei dem Finanzgericht, bei einem anderen Gericht oder einer anderen Behörde zu gewähren5.

Die vorgenannten Grundsätze sind verfassungsrechtlich unbedenklich, insbesondere verletzt das Regel-Ausnahmeverhältnis weder Grundrechte (Art. 12 des Grundgesetzes -GG-) noch grundrechtsgleiche Rechte (Art. 103 GG): Das Bundesverfassungsgericht (BVerfG, Beschlüsse vom 26.08.1981 – 2 BvR 637/81, HFR 1982, 77); und vom 11.07.1984 – 1 BvR 1523/83, Die Information für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer 1984, 478)) hat die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zur Auslegung des § 78 Abs. 1 FGO gebilligt. Es hat entschieden, dass die Ablehnung der Übersendung der Akten in die Kanzleiräume des Prozessbevollmächtigten den Anspruch auf rechtliches Gehör (Art. 103 Abs. 1 GG) nicht verletzt. Die Verfassungsbeschwerde gegen den BFH-Beschluss in BFH/NV 2002, 1464 („Überlassung der Akten an Prozessbevollmächtigten nur in Ausnahmefällen“) hat das Bundesverfassungsgericht nicht zur Entscheidung angenommen6 nicht zur Entscheidung angenommen.

Die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zur Art und Weise der Akteneinsicht nach § 78 Abs. 1 FGO steht auch im Einklang mit dem in Art. 12 Abs. 1 GG verankerten Grundrecht der Berufsausübungsfreiheit. Es ist schon fraglich, ob die Rechtsprechung des BFH zur Art und Weise der Akteneinsicht überhaupt den Schutzbereich des Art. 12 Abs. 1 GG berührt. In diesen wird nur dann eingegriffen, wenn die Auslegung zur Art und Weise der Akteneinsicht in engem Zusammenhang mit der Ausübung eines Berufes steht und objektiv deutlich eine berufsregelnde Tendenz erkennen lässt7. Die BFH-Rechtsprechung zur Akteneinsicht lässt keine berufsregelnde Tendenz erkennen, da sie jeden Beteiligten ungeachtet seiner beruflichen Betätigung betrifft. Im Übrigen wäre eine durch die Art und Weise der Akteneinsicht eintretende Beschränkung der Berufsausübung durch das dienstliche Interesse an einem geordneten Geschäftsgang im Regelfall gerechtfertigt; nur in unzumutbaren Ausnahmefällen wäre die Nichtüberlassung der Akten in die Kanzleiräume des Prozessbevollmächtigten unverhältnismäßig. Dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz trägt die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs aber dadurch Rechnung, dass in besonderen Fällen Akteneinsicht auch in den Kanzleiräumen zu gewähren ist.

Der Beschluss des BVerfG vom 12.02.19988 ist nicht einschlägig. Dieser betraf die Gewährung von Akteneinsicht im verwaltungsgerichtlichen Verfahren. Ihm können deshalb keine Aussagen für das finanzgerichtliche Verfahren entnommen werden9.

Nach den dargelegten Maßstäben -an denen der Bundesfinanzhof festhält- ist der Beschluss des Finanzgericht, mit dem es die Aktenübersendung in die Kanzleiräume des Prozessbevollmächtigten abgelehnt hat, nicht zu beanstanden. Weder ist die Ermessensentscheidung des Finanzgericht fehlerhaft noch sieht der beschließende Bundesfinanzhof, der als Beschwerdegericht und Tatsachinstanz eigenes Ermessen auszuüben hat10, eine die Aktenübersendung ausnahmsweise rechtfertigende Besonderheit.

Ein Ausnahmefall, bei dem eine Übersendung der Akten in die Kanzleiräume in Betracht kommt, kommt u.a. in Betracht, wenn die Akten, in die Einsicht genommen werden soll, außergewöhnlich umfangreich und unübersichtlich sind und es dem Prozessbevollmächtigten deshalb und wegen der Dienstzeiten der Mitarbeiter an dem jeweiligen Gericht oder der jeweiligen Behörde auch bei intensiven Bemühen voraussichtlich nicht möglich sein wird, sich innerhalb eines angemessenen Zeitraums über den Akteninhalt zu informieren11.

Im hier entschiedenen Streitfall sind die Akten des Finanzamt nicht so umfangreich, dass die Einsicht in den Räumen des Finanzgericht unzumutbar wäre. So sagt allein die Anzahl der vom Finanzamt dem Gericht zugesandten Aktenbände wenig über den Aktenumfang aus. Zudem sind vier der sieben vorgelegten Aktenbände nur wenige Seiten stark. Entgegen der Ansicht des Klägers obliegt die Beurteilung darüber, ob die Akten einen Umfang einnehmen, der die Einsichtnahme an Amtsstelle unzumutbar erscheinen lässt, ausschließlich dem Finanzgericht oder Beschwerdegericht.

Das Finanzgericht hat bei seiner Ermessensentscheidung auch zu Recht den Umstand berücksichtigt, dass es sich bei den Verwaltungsakten um Originalakten handelt, an deren Bestand und Unversehrtheit diese -aber auch der Kläger- ein schutzwürdiges Interesse hat und dass schon jede Versendung und zusätzlich die Überlassung der Akten in die Kanzlei des Prozessbevollmächtigten die Gefahr mit sich bringt, dass unbefugte Dritte Kenntnis vom Akteninhalt erlangen und ihn weitergeben. Dieser Gefahr kann, wenn schon eine Übersendung der Akten wegen der Entfernung des Anwalts vom Ort des Gerichts notwendig ist, nur durch Übersendung an eine andere Behörde oder ein Gericht begegnet werden. Die dortigen Bediensteten unterliegen als Amtsträger oder für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichtete dem Steuergeheimnis12. Dem kann auch nicht die Verpflichtung des Prozessbevollmächtigten und dessen betrauten Personen zur Verschwiegenheit entgegengehalten werden. Denn von der Pflicht zur Verschwiegenheit ist in allen Fällen auszugehen, in denen ein Rechtsanwalt die Überlassung der Akten an seine Kanzlei begehrt, so dass der Hinweis darauf nicht geeignet ist, das Regel-Ausnahme-Verhältnis des § 78 Abs. 1 FGO in sein Gegenteil zu verkehren13.

Auch die -nicht weiter begründete- Behauptung des Klägers, durch die Einsichtnahme der Akten außerhalb der Kanzleiräume seien „Erkenntnisdefizite“ zu erwarten, kann die Gefahr von Aktenverlusten, die Wahrung des Steuergeheimnisses und das Interesse des Finanzgericht an einer jederzeitigen Verfügbarkeit der Akten jedenfalls nicht überwiegen.

Bundesfinanzhof, Beschluss vom 14. Januar 2015 – V B 146/14

  1. ständige Rechtsprechung, z.B. BFH, Beschlüsse vom 13.12 2012 – X B 222/12, BFH/NV 2013, 571, Rz 10, m.w.N.; und vom 21.11.1991 – VII B 55/91, BFH/NV 1992, 403, unter II. 2.b[]
  2. z.B. BFH, Beschlüsse vom 05.05.2011 – V B 11/11, BFH/NV 2011, 1703, Rz 5, m.w.N.; in BFH/NV 2013, 571, Rz 11, m.w.N.; vom 09.06.2010 – II B 47/10, BFH/NV 2010, 1653, Rz 6, m.w.N.; und vom 29.04.1987 – VIII B 4/87, BFH/NV 1987, 796 Rz 8, m.w.N.[]
  3. ständige Rechtsprechung, vgl. z.B. BFH, Beschlüsse in BFH/NV 2011, 1703, Rz 6, m.w.N.; vom 11.06.2002 – V B 5/02, BFH/NV 2002, 1464 Rz 8; und vom 24.03.1981 – VII B 64/80, BFHE 133, 8, BStBl II 1981, 475 Rz 11 ff.[]
  4. BFH, Beschluss vom 26.01.2006 – III B 166/05, BFH/NV 2006, 963, unter 2.a[]
  5. z.B. BFH, Beschlüsse in BFH/NV 2013, 571, Rz 10, m.w.N.; und vom 26.07.2012 – III R 70/10, BFH/NV 2012, 1971, Rz 25, m.w.N.[]
  6. BVerfG, Beschluss vom 08.10.2002 – 1 BvR 1503/02, DStZ 2003, 46[]
  7. z.B. BVerfG vom 20.04.2004 – 1 BvR 905/00, BVerfGE 110, 274 Rz 45[]
  8. BVerfG, Beschluss vom 12.02.1998 – 1 BvR 272/97, NVwZ 1998, 836[]
  9. BFH, Beschlüsse in BFH/NV 2006, 963, unter 2.c; und vom 05.07.2011 – II B 24/11, BFH/NV 2011, 1716, Rz 7[]
  10. vgl. BFH, Beschluss in BFH/NV 2011, 1703, Rz 7, m.w.N.[]
  11. z.B. BFH, Beschluss vom 02.06.1999 – VII R 2/99; Thürmer in Hübschmann/Hepp/Spitaler, § 78 FGO Rz 151, m.w.N.[]
  12. BFH, Beschluss vom 23.07.2003 – VII B 188/03, BFH/NV 2003, 1595, unter II. 1.b[]
  13. z.B. BFH, Beschluss vom 31.01.2002 – X B 184/01, BFH/NV 2002, 674, unter II. 2.[]