Auf­be­wah­rungs­pflich­ten bei Bar­ge­schäf­ten

Bei Bar­geld­ge­schäf­ten, wie sie übli­cher­wei­se im Ein­zel­han­del, in der Gas­tro­no­mie oder auch bei Taxi­un­ter­neh­men vor­kom­men, gel­ten inzwi­schen stren­ge­re Kri­te­ri­en für die Auf­be­wah­rung der Unter­la­gen. Beson­ders betrof­fen hier­von sind Unter­neh­mer, die mit Hil­fe von Regis­trier­kas­sen oder PC-gestütz­ten Kas­sen­sys­te­men, mit Taxa­me­tern und Weg­stre­cken­zäh­lern ihre Bar­ein­nah­men ermit­teln.

Auf­be­wah­rungs­pflich­ten bei Bar­ge­schäf­ten

Unter­la­gen, die mit sol­chen Gerä­ten erstellt wor­den sind müs­sen, so will es nun­mehr die Finanz­ver­wal­tung, wäh­rend der 10-jäh­ri­gen Auf­be­wah­rungs­frist jeder­zeit, zum Bei­spiel im Rah­men einer Betriebs­prü­fung des Finanz­amts, ver­füg­bar, les­bar und maschi­nell aus­wert­bar sein. Ins­be­son­de­re müs­sen alle steu­er­lich rele­van­ten Ein­zel­da­ten sowie mit dem Gerät elek­tro­nisch erzeug­te Rech­nun­gen unver­än­der­bar und voll­stän­dig auf­be­wahrt wer­den. Eine aus­schließ­li­che Spei­che­rung der Rech­nungs­end­sum­men reicht nicht aus. Zudem sind auch Unter­la­gen in aus­ge­druck­ter Form nicht aus­rei­chend. Das bedeu­tet für die Unter­neh­mer: Die Daten der in den „Kas­sen“ erfass­ten Zah­lun­gen müs­sen nicht nur digi­tal vor­lie­gen, sie müs­sen zudem auch für die Prü­fer des Finanz­amts maschi­nell aus­wert­bar sein. Aus­nah­men bil­den nur Gerä­te, die auf­grund ihrer Bau­art die gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen nicht mög­lich machen. Hier gilt eine Über­gangs­re­ge­lung bis zum 31. Dezem­ber 2016.

Auf­be­wah­rung digi­ta­ler Rech­nungs­da­ten

Seit dem 1. Janu­ar 2002 sind Unter­la­gen i. S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hil­fe eines Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­tems erstellt wor­den sind, wäh­rend der Dau­er der Auf­be­wah­rungs­frist jeder­zeit ver­füg­bar, unver­züg­lich les­bar und maschi­nell aus­wert­bar auf­zu­be­wah­ren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Die­se Gerä­te sowie die mit ihrer Hil­fe erstell­ten digi­ta­len Unter­la­gen müs­sen seit die­sem Zeit­punkt neben den „Grund­sät­zen ord­nungs­mä­ßi­ger DV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sys­te­me (GoBS)“ [1] auch den „Grund­sät­zen zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen (GDPdU)“ [2] ent­spre­chen (§ 147 Abs. 6 AO). Die Fest­stel­lungs­last liegt beim Steu­er­pflich­ti­gen. Ins­be­son­de­re müs­sen alle steu­er­lich rele­van­ten Ein­zel­da­ten (Ein­zel­auf­zeich­nungs­pflicht) ein­schließ­lich etwai­ger mit dem Gerät elek­tro­nisch erzeug­ter Rech­nun­gen im Sin­ne des des § 14 UStG unver­än­der­bar und voll­stän­dig auf­be­wahrt wer­den. Eine Ver­dich­tung die­ser Daten oder aus­schließ­li­che Spei­che­rung der Rech­nungs­end­sum­men ist unzu­läs­sig. Ein aus­schließ­li­ches Vor­hal­ten auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ger Unter­la­gen in aus­ge­druck­ter Form ist nicht aus­rei­chend. Die digi­ta­len Unter­la­gen und die Struk­tur­in­for­ma­tio­nen müs­sen in einem aus­wert­ba­ren Daten­for­mat vor­lie­gen.

Regis­trier­kas­sen

Ist die kom­plet­te Spei­che­rung aller steu­er­lich rele­van­ten Daten – bei der Regis­trier­kas­se ins­be­son­de­re Journal‑, Auswertungs‑, Pro­gram­mier- und Stamm­da­ten­än­de­rungs­da­ten – inner­halb des Geräts nicht mög­lich, müs­sen die­se Daten unver­än­der­bar und maschi­nell aus­wert­bar auf einem exter­nen Daten­trä­ger gespei­chert wer­den. Ein Archiv­sys­tem muss die glei­chen Aus­wer­tun­gen wie jene im lau­fen­den Sys­tem ermög­li­chen.

Die kon­kre­ten Ein­satz­or­te und ‑zeit­räu­me der vor­ge­nann­ten Gerä­te sind zu pro­to­kol­lie­ren und die­se Pro­to­kol­le auf­zu­be­wah­ren (vgl. § 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV). Ein­satz­ort bei Taxa­me­tern und Weg­stre­cken­zäh­ler ist das Fahr­zeug, in dem das Gerät ver­wen­det wur­de. Außer­dem müs­sen die Grund­la­gen­auf­zeich­nun­gen zur Über­prü­fung der Bar­ein­nah­men für jedes ein­zel­ne Gerät getrennt geführt und auf­be­wahrt wer­den. Die zum Gerät gehö­ren­den Orga­ni­sa­ti­ons­un­ter­la­gen müs­sen auf­be­wahrt wer­den, ins­be­son­de­re die Bedie­nungs­an­lei­tung, die Pro­gram­mier­an­lei­tung und alle wei­te­ren Anwei­sun­gen zur Pro­gram­mie­rung des Geräts (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).

Soweit mit Hil­fe eines sol­chen Geräts unba­re Geschäfts­vor­fäl­le (z. B. EC-Cash, ELV – Elek­tro­ni­sches Last­schrift­ver­fah­ren) erfasst wer­den, muss auf­grund der erstell­ten Ein­zel­da­ten ein Abgleich der baren und unba­ren Zah­lungs­vor­gän­ge und deren zutref­fen­de Ver­bu­chung im Buch­füh­rungs- bzw. Auf­zeich­nungs­werk gewähr­leis­tet sein.

Taxa­me­ter

Dies gilt auch für die mit Hil­fe eines Taxa­me­ters oder Weg­stre­cken­zäh­lers erstell­ten digi­ta­len Unter­la­gen, soweit die­se Grund­la­ge für Ein­tra­gun­gen auf einem Schicht­zet­tel im Sin­ne des Urteils des Bun­des­fi­nanz­hofs vom 26. Febru­ar 2004 [3] sind. Dies gilt für Unter­neh­mer ohne Fremd­per­so­nal ent­spre­chend.

Auch bei Taxa­me­tern und Weg­stre­cken­zäh­lern sind die kon­kre­ten Ein­satz­or­te und ‑zeit­räu­me zu pro­to­kol­lie­ren und die­se Pro­to­kol­le auf­zu­be­wah­ren (vgl. § 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV). Ein­satz­ort bei Taxa­me­tern und Weg­stre­cken­zäh­ler ist das Fahr­zeug, in dem das Gerät ver­wen­det wur­de.

Im Ein­zel­nen kön­nen dies sein:

  • Name und Vor­na­me des Fah­rers,
  • Schicht­dau­er (Datum, Schicht­be­ginn, Schich­ten­de),
  • Sum­me der Total- und Besetzt­ki­lo­me­ter laut Taxa­me­ter,
  • Anzahl der Tou­ren lt. Taxa­me­ter,
  • Sum­me der Ein­nah­men lt. Taxa­me­ter,
  • Kilo­me­ter­stand lt. Tacho­me­ter (bei Schicht­be­ginn und ‑ende),
  • Ein­nah­me für Fahr­ten ohne Nut­zung des Taxa­me­ters,
  • Zah­lungs­art (z. B. bar, EC-Cash, ELV – Elek­tro­ni­sches Last­schrift­ver­fah­ren, Kre­dit­kar­te),
  • Sum­me der Gesamt­ein­nah­men,
  • Anga­ben über Lohn­ab­zü­ge ange­stell­ter Fah­rer,
  • Anga­ben von sons­ti­gen Abzü­gen (z. B. Ver­rech­nungs­fahr­ten),
  • Sum­me der ver­blei­ben­den Rest­ein­nah­men,
  • Sum­me der an den Unter­neh­mer abge­lie­fer­ten Beträ­ge und
  • Kenn­zei­chen der Taxe.

Über­gangs­re­ge­lung

Soweit ein Gerät bau­art­be­dingt die­sem Anfor­de­run­gen nicht oder nur teil­wei­se genügt, wird es nicht bean­stan­det, wenn der Steu­er­pflich­ti­ge die­ses Gerät längs­tens bis zum 31. Dezem­ber 2016 in sei­nem Betrieb wei­ter­hin ein­setzt. Das setzt aber vor­aus, dass der Steu­er­pflich­ti­ge tech­nisch mög­li­che Soft­ware­an­pas­sun­gen und Spei­cher­er­wei­te­run­gen mit dem Ziel durch­führt, die in die­sem Schrei­ben kon­kre­ti­sier­ten gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen zu erfül­len. Bei Regis­trier­kas­sen, die tech­nisch nicht mit Soft­ware­an­pas­sun­gen und Spei­cher­er­wei­te­run­gen auf­ge­rüs­tet wer­den kön­nen, müs­sen die Anfor­de­run­gen des BMF-Schrei­bens vom 9. Janu­ar 1996 wei­ter­hin voll­um­fäng­lich beach­tet wer­den.

Bun­des­mi­nis­te­ri­um der Finan­zen, Schrei­ben vom 26. Novem­ber 2010 – IV A 4 – S 0316/08/10004–07 [2010/​0946087]

  1. vom 7. Novem­ber 1995, BStBl I S. 738[]
  2. vom 16. Juli 2001, BStBl I S. 415[]
  3. BFH, Urteil vom 26.02.2004 – XI R 25/​02, BStBl II S. 599[]