Aufbewahrungspflichten bei Bargeschäften

Bei Bargeldgeschäften, wie sie üblicherweise im Einzelhandel, in der Gastronomie oder auch bei Taxiunternehmen vorkommen, gelten inzwischen strengere Kriterien für die Aufbewahrung der Unterlagen. Besonders betroffen hiervon sind Unternehmer, die mit Hilfe von Registrierkassen oder PC-gestützten Kassensystemen, mit Taxametern und Wegstreckenzählern ihre Bareinnahmen ermitteln.

Aufbewahrungspflichten bei Bargeschäften

Unterlagen, die mit solchen Geräten erstellt worden sind müssen, so will es nunmehr die Finanzverwaltung, während der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit, zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung des Finanzamts, verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten sowie mit dem Gerät elektronisch erzeugte Rechnungen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen reicht nicht aus. Zudem sind auch Unterlagen in ausgedruckter Form nicht ausreichend. Das bedeutet für die Unternehmer: Die Daten der in den „Kassen“ erfassten Zahlungen müssen nicht nur digital vorliegen, sie müssen zudem auch für die Prüfer des Finanzamts maschinell auswertbar sein. Ausnahmen bilden nur Geräte, die aufgrund ihrer Bauart die gesetzlichen Anforderungen nicht möglich machen. Hier gilt eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2016.

Aufbewahrung digitaler Rechnungsdaten

Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Diese Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“1 auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“2 entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen im Sinne des des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.

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Registrierkassen

Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten – innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren (vgl. § 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV). Einsatzort bei Taxametern und Wegstreckenzähler ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde. Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).

Soweit mit Hilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, ELV – Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.

Taxameter

Dies gilt auch für die mit Hilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen, soweit diese Grundlage für Eintragungen auf einem Schichtzettel im Sinne des Urteils des Bundesfinanzhofs vom 26. Februar 20043 sind. Dies gilt für Unternehmer ohne Fremdpersonal entsprechend.

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Auch bei Taxametern und Wegstreckenzählern sind die konkreten Einsatzorte und -zeiträume zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren (vgl. § 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV). Einsatzort bei Taxametern und Wegstreckenzähler ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde.

Im Einzelnen können dies sein:

  • Name und Vorname des Fahrers,
  • Schichtdauer (Datum, Schichtbeginn, Schichtende),
  • Summe der Total- und Besetztkilometer laut Taxameter,
  • Anzahl der Touren lt. Taxameter,
  • Summe der Einnahmen lt. Taxameter,
  • Kilometerstand lt. Tachometer (bei Schichtbeginn und -ende),
  • Einnahme für Fahrten ohne Nutzung des Taxameters,
  • Zahlungsart (z. B. bar, EC-Cash, ELV – Elektronisches Lastschriftverfahren, Kreditkarte),
  • Summe der Gesamteinnahmen,
  • Angaben über Lohnabzüge angestellter Fahrer,
  • Angaben von sonstigen Abzügen (z. B. Verrechnungsfahrten),
  • Summe der verbleibenden Resteinnahmen,
  • Summe der an den Unternehmer abgelieferten Beträge und
  • Kennzeichen der Taxe.

Übergangsregelung

Soweit ein Gerät bauartbedingt diesem Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die in diesem Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden.

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Besteuerung privater Veräußerungen von Kapitalanteilen

Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 26. November 2010 – IV A 4 – S 0316/08/10004-07 [2010/0946087]

  1. vom 7. November 1995, BStBl I S. 738[]
  2. vom 16. Juli 2001, BStBl I S. 415[]
  3. BFH, Urteil vom 26.02.2004 – XI R 25/02, BStBl II S. 599[]