Möglichkeiten und Fallstricke von Werbegeschenken (nicht nur) zu Weihnachten

Weihnachten ist bekanntlich die Zeit, um „Danke“ zu sagen – und die daher auch von vielen Unternehmen genutzt wird, um Werbegeschenke zu verteilen. Aber auch viele andere Anlässe während des Jahres eignen sich für deren Einsatz. Richtig genutzt, können sie schließlich viele Vorteile mit sich bringen. Allerdings warten auch einige Stolpersteine, weshalb Sie sich intensiver mit dem Thema auseinandersetzen sollten, bevor Sie eine (eventuell falsche) Entscheidung treffen. Welche also sind sie – die Möglichkeiten und Fallstricke der Werbegeschenke?

Über Sinn und Notwendigkeit von Werbegeschenken

Vor allem Startups oder KMUs mit kleinem Budget neigen dazu, bei Werbegeschenken sparen zu wollen und diese als unnötig zu erachten. Tatsächlich kann Sie natürlich niemand zwingen, solche Geschenke zu verteilen. Dennoch haben sie sich nicht ohne Grund etabliert, denn Werbegeschenke sind ein hervorragendes Mittel zur Kundengewinnung und -bindung, sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich. Sie haben zudem eine nachhaltige Werbewirkung und wecken bei den Beschenkten positive Emotionen, was in der Werbung alles andere als selbstverständlich ist. Es sind also gerade die neuen oder kleinen Unternehmen, die schnell wachsen wollen, welche optimal von Werbegeschenken profitieren können. Aber auch Großunternehmen und internationale Konzerne haben Werbegeschenke längst implementiert. Es gibt für Sie daher keinen Grund, sich von den folgenden Fallstricken abbringen zu lassen. Aber sie sind Grund genug, um Werbegeschenke mit Sorgfalt auszuwählen. Nur so kommen ihre Vorteile optimal zum Tragen, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen.

Werbegeschenke und die Rolle von Compliance

Es sind vor allem zweierlei Faktoren, die Ihnen bei Werbegeschenken zum Verhängnis werden können: Entweder empfindet der beziehungsweise die Beschenkte diese als negativ, weil sie zum Beispiel als Bestechung wahrgenommen werden. Oder es sind die rechtlichen Hürden, denn durchaus haben Sie bei Werbegeschenken nicht freie Hand. Stattdessen ist klar geregelt, welche Möglichkeiten Sie diesbezüglich haben und wo die jeweiligen Grenzen liegen. Vielen Unternehmern ist das nicht bewusst, sodass sie gegen Gesetze verstoßen und dadurch empfindliche Strafen riskieren. Denn Werbegeschenke können auch im rechtlichen Sinne als Bestechung gelten. Hinzu kommen steuerliche Regelungen, sprich der Empfänger darf durch das Geschenk keinen unverhältnismäßigen Vorteil erfahren. Sie haben als Schenkende/r daher auch die Aufgabe, die Empfänger vor negativen Konsequenzen zu schützen, ansonsten erreichen Sie den gegenteiligen des gewünschten Effekts. Die Compliance ist somit ein wichtiges Thema, wenn es um Werbegeschenke und potenzielle Fallstricke geht.

Worum geht es bei Compliance überhaupt?

Compliance ist für Sie als Unternehmer ein wichtiger Begriff, den Sie kennen und nach dem Sie handeln sollten. Auch hier lohnt es sich daher, einmal genauer hinzusehen: Compliance bezeichnet nämlich nicht nur Einhaltung der gesetzlichen Regelungen, sondern auch der unternehmenseigenen sowie von ethisch-moralischen Normen. Es müssen daher auch, aber eben nicht nur, die gesetzlichen Bestimmungen berücksichtigt werden, was unter anderem für Werbegeschenke gilt. In der Praxis bedeutet das: Laut Arbeitskreis Corporate Compliance haben Werbeartikel einen „sachgerechten“ Preis, wenn er bei etwa 50 Euro liegt. Daran müssen Sie sich zwar nicht halten, jedoch handelt es sich um einen sinnvollen Wert als Orientierung.

Welche Werbegeschenke möglich sind…

Es kann daher zu Problemen mit den Beschenkten, dem Finanzamt oder dem Gesetzgeber kommen, wenn Sie Werbegeschenke mit einem deutlich höheren Warenwert verschenken möchten. Schnell stehen Sie dann nämlich unter dem Verdacht einer versuchten Bestechung. Bleiben Sie mit den Werbegeschenken jedoch unter dem Wert von 50 Euro, gelten diese in der Regel als kleine Aufmerksamkeiten ohne Verdacht auf Korruption. Es handelt sich sozusagen um eine legale Kundenpflege. Einzige Ausnahme ist das Gesundheitswesen, wo ein eigener „Pharma-Kodex“ gültig ist. Möglich sind demnach sämtliche Werbegeschenke mit einem Warenwert von 50 oder weniger Euro. Während billige Streuartikel also eher selten zum Problem werden, sind es vor allem die persönlichen Zuwendungen, die Sie beispielsweise wichtigen Geschäftskunden zukommen lassen, bei denen besondere Vorsicht geboten ist.

…und wo (weitere) Fallstricke lauern

Doch der Korruptionsverdacht ist längst noch nicht der einzige Fallstrick, wenn es um Werbegeschenke geht. Stattdessen müssen Sie folgende Besonderheiten beachten:

1. Steuerliche Aspekte

Wie bereits erwähnt, spielen die Steuern eine wichtige Rolle, schließlich können persönliche Zuwendungen als eine Form der „Bereicherung“ für den Empfänger gelten und damit unter die Steuerpflicht fallen. Bei Werbegeschenken gilt deshalb:

• Der Empfänger muss Werbegeschenke versteuern, sofern deren Wert über zehn Euro liegt.
• Sie als Werbungstreibende/r können solche Komplikationen für die Empfänger jedoch ausschließen, indem Sie die Werbegeschenke gemäß §37b EStG pauschal mit 30 Prozent versteuern.
• Das bedeutet unterm Strich jedoch Mehrkosten für Ihr Unternehmen, die von Beginn an eingeplant werden müssen.

Weiterhin haben Sie bei Werbegeschenken mit einer Wertgrenze über zehn Euro eine Aufzeichnungspflicht.

2. Aufzeichnungspflichten

Diese Aufzeichnungspflicht regelt, dass Werbegeschenke und die damit einhergehenden Aufwendungen im Rahmen einer Betriebsprüfung nachvollziehbar sein müssen. Daher müssen sämtliche Werbegeschenke an externe Personen – die also keine Zuwendungen an die Mitarbeiter darstellen – gesondert dokumentiert werden. Sie dürfen dabei nicht in einen Topf mit anderen Betriebsausgaben geworfen werden. Befolgen Sie diese Aufzeichnungspflicht nicht, sind die Aufwendungen für die Werbegeschenke nicht abzugsfähig. Allerdings ist umstritten, ob diese Regelungen für jede Art von Werbegeschenken greifen. Immer wieder kommt es zu Missverständnissen. Trotz Mehraufwand sind Sie daher nur auf der sicheren Seite, wenn Sie die Aufzeichnungspflichten vollständig erfüllen.

3. Kennzeichnungspflicht

Das sogenannte Produktsicherheitsgesetz birgt weitere Fallstricke bei Werbegeschenken, denn dieses regelt, dass die Kennzeichnungspflicht auch für Werbeartikel gilt. Das bedeutet, dass Werbegeschenke ebenso wie andere Produkte die notwendigen Pflichtangaben auf dem Etikett enthalten müssen, unabhängig von der Art des Produkts. Selbst kleine Werbegeschenke mit geringem Wert müssen dementsprechend über vollständige Kennzeichnungen verfügen, was nicht nur einen Platzmangel, sondern auch eine unschöne Optik nach sich ziehen kann. Zwar gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Etiketten für unterschiedliche Produkte, sodass Funktionalität und Optik bestmöglich vereint werden können – beispielsweise durch das Bedrucken eines individuellen Designs – dennoch vernachlässigen viele Unternehmer bewusst oder unbewusst die Kennzeichnungspflicht und riskieren dadurch eine teure Abmahnung. Berücksichtigen Sie deshalb bereits bei der Auswahl der Werbegeschenke die Kennzeichnungspflicht und die Möglichkeiten, diese zu erfüllen, ohne die Optik oder Werbewirkung zu beeinträchtigen.

4. Zulässigkeit

Zuletzt müssen Sie prüfen, ob das angedachte Werbegeschenk überhaupt zulässig ist. An dieser Stelle gibt es nämlich neben den Compliance-Regelungen auch konkrete Fälle, die ein Werbegeschenk unzulässig machen. Dabei handelt es sich um sogenannte Lockgeschenke, sprich sie üben eine Überraschung auf den Empfänger aus, mit dem Ziel, diesen anschließend mit Produkten zu locken und aus einer Überforderung mit der Situation heraus zum Kauf zu drängen. Ebenso unzulässig sind Werbegeschenke, wenn eine Kaufentscheidung des Empfängers allein auf diesem Geschenk beruht. Bei Warenproben müssen Sie die Kunden, seien sie aus dem B2C- oder B2B-Bereich, über die genauen Bedingungen informieren. Der Empfänger darf sich also nicht nur aufgrund dieser Probe für einen Kauf entscheiden, denn dann würde erneut ersteres Szenario eintreten, sprich das Lockgeschenk.

Fazit

Sie sehen: Das Thema Werbegeschenke ist auf den zweiten Blick komplexer als auf den ersten Blick gedacht. Das bedeutet nicht, dass Sie prinzipiell auf Werbegeschenke verzichten sollten, schließlich bringen diese zahlreiche Vorteile mit sich. Allerdings gilt es dabei einige Grundregeln zu beachten, damit sie ihre gewünschte Wirkung entfalten können, aber keine Fallstricke mit sich bringen. Denn neben rechtlichen, warten bei Werbegeschenken auch steuerliche Hürden und zusätzliche Pflichten, die Sie einhalten müssen. Es gilt daher, sich das notwendige Knowhow für rechtmäßige sowie wirkungsvolle Werbegeschenke anzueignen oder einen Experten mit dieser Aufgabe zu betrauen. Nur so kann sichergestellt werden, dass Sie keine negativen Konsequenzen befürchten müssen, sondern stattdessen von der positiven Wirkung der Werbegeschenke bestmöglich profitieren.