Wer eine Wohnung sucht, sieht sich meist mit dem Wunsch von Vermieterinnen und Vermietern konfrontiert, persönliche Informationen herauszugeben. Einkommensverhältnisse, Schufa-Auskunft oder der Familienstand werden abgefragt, ebenso wie Angaben zur Beschäftigung oder möglichen Vorstrafen. Doch sind solche Abfragen überhaupt zulässig – und wo liegt die Grenze? Die Datenschutzbeauftragten von Bund und Ländern haben jetzt eine gemeinsame Orientierungshilfe herausgegeben, die klären soll, welche Daten zu welchem Zeitpunkt erhoben werden dürfen und wo die datenschutzrechtlichen Grenzen einer solchen Selbstauskunft liegen.
Inhaltsübersicht
- 1. Datenerhebung im Vermietungsprozess
- 2. Drei Phasen der Datenerhebung
- 3. Stets unzulässige Fragen im Vermietungsprozess
- 4. Bonitätsprüfung und Nachweise
- 5. Speicherung und Löschung der Daten
- 6. Übersicht: Zulässige und unzulässige Fragen bei der Mieter-Selbstauskunft
- 7. Muster: Fragebogen für die Selbstauskunft der Mietinteressenten
1. Datenerhebung im Vermietungsprozess
Die Einholung von Mieter-Selbstauskünften gehört zum Standardrepertoire von Vermietern und Hausverwaltungen – datenschutzrechtlich ist sie jedoch hochsensibel. Grundsätzlich gilt auch hier der allgemeine Grundsatz des Datenschutzes:
„So wenig Daten wie möglich – so viel wie nötig.“
Konkret listet die Orientierungshilfe verschiedene Fälle von Datenerhebungen auf und erklärt, ob diese erlaubt sind oder nicht. Dabei geht es um die Fragen, ob das Interesse der Vermieterinnen und Vermieter an den Daten berechtigt beziehungsweise die Datenerhebung zur Durchführung des Mietvertrags erforderlich ist. Außerdem muss abgewogen werden, ob das Recht der Mieterinnen und Mieter auf Datenschutz nicht entgegensteht. Unzulässige Fragen müssen nicht beantwortet werden.
Die bei der Mieterselbstauskunft zu beachtende Logik lässt sich auf drei zentrale Grundsätze verdichten:
- Phasenabhängigkeit der Datenerhebung
Der zulässige Umfang der Datenerhebung steigt mit der Intensität der Vertragsverhandlungen. - Erforderlichkeitsprinzip
Jede einzelne Frage muss sich daran messen lassen, ob sie für die Entscheidung über den Mietvertrag objektiv notwendig ist. Die Datenerhebung dient jeweils einem konkreten Zweck und muss bezogen auf den aktuellen Verhandlungsstand objektiv notwendig sein. Pauschale Datensammlungen „auf Vorrat“ sind nicht erlaubt. Und: Auch eine Einwilligung ist kein Ersatz für fehlende Erforderlichkeit, es gibt also keine „Blanko-Einwilligung“ für unzulässige Fragen! - Verbot sensibler Daten
Unabhängig von der Phase ist die Erhebung bestimmter Daten stets unzulässig. Dies betrifft insbesondere Gesundheitsdaten, religiöse oder politische Überzeugungen, Angaben zur ethnischen Herkunft sowie Informationen zu Schwangerschaft oder Familienplanung.
2. Drei Phasen der Datenerhebung
Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit der Datenerhebung folgt einem gestuften Modell. Maßgeblich ist, wie konkret die Vertragsanbahnung bereits fortgeschritten ist. Dabei sind drei aufeinanderfolgende Zeitpunkte zu unterscheiden:
- Kontaktaufnahme und Besichtigungstermin:
In der frühen Phase – etwa bei der Terminvereinbarung oder Besichtigung – ist der Eingriff in die Privatsphäre der Interessenten besonders kritisch zu bewerten, denn zu diesem Zeitpunkt ist noch völlig offen, ob überhaupt ein Vertrag zustande kommt. Zulässig ist hier lediglich die Erhebung von Basisdaten wie Name und Kontaktdaten. Weitergehende Angaben, etwa zu Einkommen oder persönlichen Verhältnissen, sind in dieser Phase regelmäßig nicht erforderlich und damit unzulässig. Dies folgt dem Grundsatz der Datensparsamkeit: Solange noch völlig offen ist, ob ein Mietverhältnis überhaupt zustande kommt, dürfen keine vertieften Informationen verlangt werden. - Konkretes Mietinteresse:
Bekundet ein Interessent ernsthaftes Interesse an der Anmietung, erweitert sich der zulässige Datenumfang. In dieser Phase dürfen Vermieter insbesondere nach der Anzahl der einziehenden Personen, der beruflichen Situation, den ungefähren Einkommensverhältnissen und weiteren für das Mietverhältnis relevanten Umständen (z.B. Haustiere, laufendes Insolvenzverfahren) fragen. Auch in dieser Phase müssen sich die Angaben jedoch auf das Notwendige beschränken, d.h. detailierte Nachweise wie etwa Gehaltsabrechnungen, SCHUFA-Auskünfte oder sensible personenbezogene Daten dürfen noch nicht erfragt werden. Die Grenze verläuft dort, wo die Information für die Entscheidung über den Mietvertragsabschluss nicht zwingend benötigt wird. - Engere Auswahl und Vertragsanbahnung:
Erst wenn sich der Vermieter auf einen engeren Bewerberkreis festgelegt hat, sind weitergehende Prüfungen zulässig. Nun können auch konkrete Einkommensnachweise, Bonitätsauskünfte (wie etwa von SCHUFA) und ergänzende Informationen zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit verlangt werden. Entscheidend ist, dass diese Datenerhebung erst kurz vor Vertragsabschluss erfolgt und nur gegenüber ernsthaft in Betracht kommenden Bewerbern.
Je weiter der Vermietungsprozess fortgeschritten ist, desto mehr Informationen dürfen abgefragt werden. So ist es zum Besichtigungstermin in der Regel nicht erlaubt, Angaben zu wirtschaftlichen Verhältnissen zu verlangen: Will jemand hingegen eine Wohnung anmieten, muss sie oder er zum Beispiel Fragen nach einem eröffneten Insolvenzverfahren beantworten. Und ist die Mieterin oder der Mieter schließlich für eine Wohnung ausgewählt worden, dürfen zudem Nachweise über die Bonität verlangt werden – aber nur speziell solche, die für den Fall des Abschlusses eines Mietvertrags notwendig sind. Umfassende Selbstauskünfte, die bei Auskunfteien eingeholt werden können und häufig weitere Angaben enthalten, dürfen hingegen nicht verlangt werden.
Phase 1: Kontaktaufnahme / Besichtigung
Hier ist der Eingriff in die Privatsphäre besonders sensibel.
? Zulässig sind nur minimale Basisdaten, z. B.:
- Name
- Kontaktdaten
? Unzulässig sind insbesondere:
- Einkommensnachweise
- Bonitätsdaten
- sensible persönliche Informationen
Begründung: Zu diesem Zeitpunkt ist noch völlig offen, ob überhaupt ein Vertrag zustande kommt.
Phase 2: Konkretes Mietinteresse (vorvertragliche Phase)
Hier ist der Eingriff in die Privatsphäre besonders sensibel.
? Zulässig sind nur minimale Basisdaten, z. B.:
- Name
- Kontaktdaten
? Unzulässig sind insbesondere:
- Einkommensnachweise
- Bonitätsdaten
- sensible persönliche Informationen
Begründung: Zu diesem Zeitpunkt ist noch völlig offen, ob überhaupt ein Vertrag zustande kommt.
Phase 3: Auswahlentscheidung (engere Auswahl / „Erstplatzierte“)
Hier darf der Vermieter die nochmals weitergehende Daten erheben.
? Zulässig sind jetzt insbesondere:
- konkrete Einkommensnachweise
- Bonitätsauskünfte (z. B. SCHUFA)
- detaillierte wirtschaftliche Informationen
? Wichtig: Diese Informationen sollen erst kurz vor Vertragsabschluss eingeholt werden.
3. Stets unzulässige Fragen im Vermietungsprozess
Die Praxis zeigt, dass viele Selbstauskunftsformulare noch immer Fragen enthalten, die datenschutzrechtlich unzulässig sind. Solche Fragen wirken im Entscheidungsprozess wie ein Stopp-Signal: Sobald eine Information nicht erforderlich ist oder in den Bereich sensibler Daten fällt, darf sie nicht erhoben werden – unabhängig vom Verfahrensstand.
Grundsätzlich unzulässig sind Fragen zu:
- Religion
- ethnischer Herkunft
- politischer Einstellung
- Schwangerschaft oder Kinderwunsch
- Gesundheitsdaten
- strafrechtlichen Ermittlungen (meist)
Ebenfalls kritisch sind
- pauschale Fragen ohne Bezug zum Mietverhältnis
- „Neugierfragen“ ohne sachlichen Zweck
Alle diese Daten haben eines gemeinsam: Sie sind für die Entscheidung über ein Mietverhältnis nicht erforderlich und daher in allen Phasen unzulässig.
4. Bonitätsprüfung und Nachweise
In der dritten Phase des Vermietungsprozesses, d.h. bei einem ernsthaften (beiderseitigen) Interesse an einem Vertragsabschluss ist es grundsätzlich auch erlaubt, von dem Mietinteressenten Einkommensnachweise (etwa Gehaltsabrechnungen) sowie Bonitätsauskünfte (z.B. eine SCHUFA-Auskunft) zu verlangen.
Bestimmte Nachweise wie etwa Mietquittungen aus alten Mietverhältnissen sind hingegen nicht mehr ohne Weiteres zulässig. Dies sahen die deutschen Datenschutzaufsichten früher noch anders.
5. Speicherung und Löschung der Daten
Ein zentraler Punkt aus Datenschutzsicht ist der Umgang mit den Daten nach Abschluss des Auswahlverfahrens. Hier gibt es wiederum drei Punkte zu beachten:
- Grundsatz: Löschung bei Zweckfortfall
Die Datenerhebung über eine Selbstauskunft der Mietinteressenten erfolgt im Rahmen des Vermietungsprozesses, sein Zweck ist die Ermöglichung der Vermietungsentscheidung. Kommt kein Mietvertrag zustande, müssen die Daten daher gelöscht werden. Nur wenn tatsächlich ein Mietvertrag abgeschlossenen wird, dürfen die Daten aus der Selbstauskunft dieses Mieters, soweit erforderlich, für die weitere Nutzung weiterverwendet werden. - Ausnahme für die ersten Monate:
Eine befristete Aufbewahrung der Selbstauskünfte der abgelehnten Bewerber ist im Rahmen des berechtigten Interesses des Vermieters möglich, soweit dies zur Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist. Dies betrifft z.B. Diskriminierungsvorwürfe und Entschädigungsklagen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz, sodass eine Aufbewahrung der Selbstauskünfte typischerweise für bis zu sechs Monaten nach Absage gerechtfertigt erscheint. - Keine „Schwarze Listen“
Die Erhebung der Selbstauskünfte erfolgt jeweils für einen konkreten Vermietungsprozess. Die hierbei erhobenen Daten dürfen daher in keinem Fall dazu genutzt werden, „schwarze Listen“ über Mietinteressenten zu führen.
6. Übersicht: Zulässige und unzulässige Fragen bei der Mieter-Selbstauskunft
| Themenbereich | Phase 1 (Kontakt/Besichtigung) | Phase 2 (konkretes Interesse) | Phase 3 (engere Auswahl) | Immer unzulässig |
|---|---|---|---|---|
| Identität & Kontakt | Name, Telefonnummer, eMail | Name, Telefonnummer, eMaill | Name, Telefonnummer, eMail | – |
| Haushaltsgröße / Mitbewohner | – | Anzahl der einziehenden Personen | Einziehende Personen (konkretisiert) | – |
| Beruf / Beschäftigung | – | allgemeine Angaben (z. B. angestellt, selbständig) | detaillierte Angaben möglich | – |
| Einkommen | – | grobe Selbsteinschätzung („ausreichendes Einkommen“) | konkrete Einkommensnachweise (Gehaltsabrechnungen) | – |
| Bonität (SCHUFA etc.) | – | – | zulässig (bei ernsthafter Auswahlentscheidung) | – |
| Vorvermieter / Mietverhalten | – | eingeschränkt (z. B. keine Mietschulden?) | ggf. Nachweise/Bestätigungen | – |
| Zahlungsrückstände / Schulden | – | nur eingeschränkt und allgemein | konkret zulässig | – |
| Haustiere | – | soweit relevant für Mietverhältnis | soweit relevant für Mietverhältnis | – |
| Rauchen | – | ggf. zulässig bei konkretem Bezug zu der Wohnung | ggf. zulässig bei konkretem Bezug zu der Wohnung | unzulässig als pauschale Frage ohne konkreten Bezug zur Wohnung |
| Familienstand | – | – | – | unzulässig |
| Kinderwunsch / Schwangerschaft | – | – | – | unzulässig |
| Religion / Weltanschauung | – | – | – | unzulässig |
| Staatsangehörigkeit / Herkunft | – | – | – | unzulässig (Ausnahme nur in seltenen Fällen, wenn eine rechtliche Verpflichtung besteht, z. B. bei Meldepflichten nach Vertragsschluss) |
| Gesundheitsdaten | – | – | – | unzulässig |
| Vorstrafen | – | – | – | grundsätzlich unzulässig |
| Parteizugehörigkeit / politische Einstellung | – | – | – | unzulässig |
| Freizeitverhalten / Hobbys | – | – | – | unzulässig (kein Bezug zum Mietverhältnis) |
7. Muster: Fragebogen für die Selbstauskunft der Mietinteressenten
Viele in der Praxis verbreitete „Standard-Selbstauskünfte“ sind zu umfangreich und datenschutzwidrig, insbesondere wenn sie bereits vor einer Besichtigung verlangt werden.
Ein nach den drei Phasen strukturierter Fragebogen für die Selbstauskunft der Mietinteressenten kann datenschutzkonform so wie hier in den beidem Tab „Muster Selbstauskunft Mietinteressent“ aussehen. Das dortige pdf-Formular können Sie herunterladen und dann vor dem Druck interaktiv ausfüllen. Wer statt unseres Musters lieber das ausführliche Muster der Datenschutzkonferenz nutzen will, findet es als abspeicherbares, aber nicht ausfüllbares pdf auf dem Tab „Muster Selbstauskunft DSK“.
Für beide Formulare gilt:
- Formular phasenweise einsetzen (nicht alles auf einmal!)
- Nachweise erst in Phase 3 anfordern
- Keine sensiblen Daten (Religion, Gesundheit etc.) abfragen
- Daten abgelehnter Bewerber zeitnah löschen
Wichtig: Dieser Fragebogen ist kein starres Formular, er kann daher stets an den jeweiligen Einzelfall bzw. die jeweilige Vermietungssituation angepasst werden.
