Im Rahmen des am 22.03.2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetzes hat die Bundesregierung beschlossen, dass Unternehmen ab 2025 auf elektronische Rechnungen setzen müssen, wenn sie Umsätze im B2B-Bereich generieren. Dementsprechend gilt es für Betriebe, sich mit den rechtlichen Auswirkungen dieses neuen Gesetzes auseinanderzusetzen, damit es zu keinen unangenehmen rechtlichen Auseinandersetzungen kommt.
Das Wachstumschancengesetz und seine Bedeutung für digitale Rechnungen
Im sogenannten Wachstumschancengesetz ist festgehalten, welche digitalen Rechnungen den Anforderungen des Gesetzgebers entsprechen. Dementsprechend ist es für Unternehmen von großer Bedeutung. Das Gesetz besagt, dass es sich nur dann um eine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzgebers handelt, wenn die Ausstellung der Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format erfolgt. Zusätzlich muss sowohl die Übermittlung als auch der Empfang sowie die Verarbeitung der Rechnung auf elektronischem Wege möglich sein. Weiterhin muss die elektronische Rechnung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen, die in der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 20141 behandelt wird.
Zweck der Einführung von elektronischen Rechnungen
Der Gesetzgeber hat sich für die Einführung einer Pflicht zum Einsatz elektronischer Rechnungen entschieden, da auf diese Weise die Arbeitswelt entsprechend digitalisiert werden soll. Die Verwendung von digitalen Rechnungen bringt den großen Vorteil mit sich, dass analoge Rechnungsprozesse automatisiert werden können, wodurch sich entsprechende Effizienzgewinne ergeben. Zusätzlich sinkt die Fehleranfälligkeit bei der Erstellung und der Verwaltung von Rechnungen, da durch den hohen Grad an Automatisierung weniger manuelle Tätigkeiten erforderlich sind, bei denen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern typischerweise höher ausfällt.
Welche Unternehmen von der Pflicht zur elektronischen Rechnung betroffen sind
Nicht für jedes Unternehmen gilt die Pflicht zum Einsatz elektronischer Rechnungen. Gemäß dem am 22.03.2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetzes greift die Pflicht zur E-Rechnung lediglich für Unternehmen, die im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen aktiv sind. Dabei gilt die Pflicht für jedes Unternehmen, das Umsätze im B2B-Bereich erwirtschaftet, unabhängig davon, welcher Branche das jeweilige Unternehmen angehört und wie viele Mitarbeiter es beschäftigt.
Wichtige Übergangsregelungen für betroffene Unternehmen
Grundsätzlich gilt zwar, dass im B2B-Bereich tätige Unternehmen ab 2025 dazu verpflichtet sind, den aktuellen Gesetzen entsprechende E-Rechnungen zu nutzen, allerdings greifen in den Folgejahren gewisse Übergangsregelungen, um Unternehmen den Übergang hin zu elektronischen Rechnungen zu erleichtern. Für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze wurde beispielsweise entschieden, dass diese auch mit Papierrechnungen und solchen elektronischen Rechnungen abgerechnet werden dürfen, die nicht den strengen Anforderungen des Gesetzgebers entsprechen. Diese Übergangsregelung ist bis zum 31.12.2026 gültig und kann nur dann in Anspruch genommen werden, wenn der Empfänger seine Zustimmung gibt.
Diese Übergangsregelung greift im Jahr 2027
Wer im Jahr 2027 immer noch von der Pflicht zum Einsatz elektronischer Rechnungen im Sinne des Gesetzgebers befreit sein möchte, muss bestimmte Bedingungen erfüllen, um von der für das Jahr 2027 geltenden Übergangsregelung profitieren zu können. Es wurde vorgegeben, dass der im vorangegangenen Jahr erzielte Umsatz nicht mehr als 800.000 Euro betragen darf, wobei auch in diesem Fall der Rechnungsempfänger zustimmen muss. Wer die Umsatzgrenze in Höhe von 800.000 Euro pro Jahr überschreitet, darf Rechnungen über das sogenannte EDI-Verfahren verschicken.
Das gilt für die Nutzung des EDI-Verfahrens
Ab 2028 tritt keine Übergangsregelung mehr in Kraft, sodass Unternehmen keine Papierrechnungen mehr erstellen und versenden dürfen. Allerdings besteht die Möglichkeit, bei Erfüllung gewisser Voraussetzungen das EDI-Verfahren zu nutzen. Dabei müssen alle für die Berechnung der Umsatzsteuer relevanten Informationen ersichtlich sein und die CEN-Norm EN 16931 eingehalten werden.
Häufige Fehler bei der Ausstellung von E-Rechnungen
Bei manchen Unternehmen besteht die Annahme, dass es sich bei einer auf elektronischem Wege versendeten Rechnung auch um eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers handelt. Allerdings ist dies nicht immer der Fall. Eine Rechnung, die im PDF-Format per E-Mail versendet wird, ist nicht automatisch eine elektronische Rechnung, die den strengen Anforderungen des Gesetzgebers entspricht. Nur, wenn die entsprechenden rechtlichen Anforderungen erfüllt werden, handelt es sich tatsächlich um eine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzgebers und es besteht Rechtssicherheit. Die folgenden Anforderungen sind in diesem Kontext zu berücksichtigen:
- Die Rechnung enthält alle erforderlichen Pflichtangaben, wie bei einer klassischen Rechnung aus Papier.
- Die Rechnung liegt im XML-Format vor, sodass eine Auswertung von Maschinen möglich ist.
- Sämtliche Anforderungen des neuen Gesetzes werden erfüllt.
Welche Rechnungsformate den Anforderungen des Gesetzgebers entsprechen
Es gibt bekannte Rechnungsformate, welche die strengen Anforderungen des Gesetzgebers an elektronische Rechnungen erfüllen, sodass bei Einsatz dieser eine gewisse Rechtssicherheit besteht. Hier sind primär zwei Rechnungsformate zu nennen, nämlich XRechnung und ZUGFeRD, wobei sich beide Formate dadurch auszeichnen, dass sie den Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 entsprechen. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat bereits im September 2023 bestätigt, dass diese beiden Rechnungsformate die Voraussetzungen, die der Gesetzgeber an elektronische Rechnungen im Sinne des Wachstumschancengesetzes stellt, erfüllen. Bei Auswahl eines zu den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens passenden Rechnungsprogramms kann es daher sinnvoll sein, darauf zu achten, dass eines der beiden Rechnungsformate unterstützt wird.
Pflicht und Fristen zur Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen
Eine E-Rechnung ist ein buchhalterisches Dokument, sodass eine Aufbewahrungspflicht greift. Dabei müssen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) berücksichtigt werden. Genaue Regelungen bezüglich der korrekten Aufbewahrung von Rechnungen finden sich in § 14b UstG. Die Aufbewahrungsfrist liegt bei zehn Jahren, unabhängig davon, ob es sich um eine versendete oder empfangene Rechnung handelt.
- ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1[↩]
