Obwohl jedem Steuerpflichtigen laut Abgabenordnung nur eine Steueridentifikationsnummer zugeordnet werden darf, ist es seit 2010 in 106.029 Fällen zur Vergabe mehrerer Nummern gekommen. Diese Mehrfachzuweisungen müssen nun durch Stilllegung der überzähligen Steueridentifikationsnummern wieder bereinigt werden.
Die Verwaltung der Steueridentifikationsnummer obliegt nach § 139a ff. AO und nach § 5 Absatz 1 Nummer 22 des Finanzverwaltungsgesetzes dem Bundeszentralamt für Steuern.
Die Steueridentifikationsnummer ist neben dem Geburtsdatum, den Angaben zum Dienstverhältnis (§ 39e Absatz 4 Satz 1 Nummer 1 und 2 EStG) und dem ggf. nach § 39a Absatz 1 Satz 1 Nummer 7 EStG festgestellten Freibetrag nur ein Bestandteil zum Abruf der ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale). Die ELStAM werden aus von Meldebehörden und Finanzämtern gelieferten Daten gebildet, nicht aus der Steueridentifikationsnummer.
Inhaltsübersicht
Erstellung einer Steueridentifikationsnummer[↑]
Im laufenden Prozess erfolgt im Falle einer Geburt oder eines Zuzugs eines meldepflichtigen Bürgers aus dem Ausland – sowie in Fällen, in denen der Bürger aus anderen Gründen erstmals meldepflichtig wird – die Erfassung dieses Bürgers im Melderegister. Damit ist automatisiert die elektronische Übermittlung einer Nachricht an das Bundeszentralamt für Steuern zur Vergabe einer Steueridentifikationsnummer verbunden. Ebenso tritt der Sachverhalt auf, dass ein Steuerpflichtiger nach zwischenzeitlich nicht bestehender Meldepflicht erneut meldepflichtig wird oder wieder aus dem Ausland zuzieht (z. B. Erntehelfer), so dass schon eine Steueridentifikationsnummer zugeordnet worden sein müsste. Die hierzu von den Meldebehörden an das Bundeszentralamt für Steuern automatisiert übermittelte Nachricht ist verkennziffert, so dass erkennbar wird, ob die Zuordnung der Steueridentifikationsnummer aufgrund eines Wiederzuzugs oder tatsächlich aufgrund einer erstmaligen Zuordnung benötigt wird. Die Qualität der in dieser Nachricht übermittelten personenbezogenen Daten des Bürgers ist beim Zuzug und Wiederzuzug eines Bürgers von seinen Angaben abhängig.
Kommen seit dem Start der Steueridentifikationsnummer-Datenbank im Jahr 2007 Daten einer weiteren Person hinzu, werden diese mit dem schon vorhandenen Personenbestand verglichen. Gesucht wird nach vorhanden Personendatensätzen, die dem neuen DatenSatz so ähnlich sind, dass nicht auszuschließen ist, dass Personenidentität besteht. Wird eine erhebliche Ähnlichkeit festgestellt, wird die für die hinzukommende Person zuständige Meldebehörde aufgefordert zu klären, ob es sich um zwei verschiedene Personen oder um dieselbe Person handelt. Die entsprechende Nachricht beinhaltet die Informationen über die zur Steueridentifikationsnummer-Datenbank hinzukommende Person als auch Daten der möglicherweise identischen Personen und Hinweise auf die für diese Personen zuständigen Meldebehörden. Mit diesen Hinweisen kann die Meldebehörde den Sachverhalt prüfen. Bestätigt die für die hinzukommende Person zuständige Meldebehörde, dass keine Personenidentität mit dem vorhandenen Datenbestand der Steueridentifikationsnummer-Datenbank besteht, wird eine neue Steueridentifikationsnummer zugeordnet.
Wird aus steuerlichen Gründen die Vergabe einer Steueridentifikationsnummer für nicht meldepflichtige Bürger erforderlich, wird der hierzu erforderliche Verwaltungsvorgang durch das Finanzamt angestoßen. Die Mitarbeiter in den Finanzämtern sind ebenso verpflichtet, vorab durch eine Recherche in der Steueridentifikationsnummer- Datenbank festzustellen, ob einem Steuerpflichtigen bereits eine Steueridentifikationsnummer zugeordnet worden ist. Nur wenn das nicht der Fall ist, darf ein Hinweis an das Bundeszentralamt für Steuern für den Bedarf nach Zuordnung einer Steueridentifikationsnummer erfolgen.
Erfolgt die Neuanlage des Personendatensatzes aufgrund eines Hinweises eines Dritten oder des Steuerpflichtigen an das Bundeszentralamt für Steuern, werden ebenfalls vorab entsprechende automatisierte und manuelle Recherchen durchgeführt.
Löschung einer Steueridentifikationsnummer[↑]
Bei dem Begriff „Löschung“ ist zu unterscheiden zwischen der tatsächlichen physikalischen Löschung, der Löschung nach § 4 der Steueridentifikationsnummerverordnung und der Stilllegung einer Steueridentifikationsnummer.
Eine physikalische Löschung bedeutet eine vollständige physikalische Entfernung der Daten aus der Steueridentifikationsnummer-Datenbank ohne Protokollierung. Aus diesem Grund können hierzu keine Angaben ermittelt werden. Eine Löschung nach § 4 der Steueridentifikationsnummerverordnung kam bisher nicht vor, da die zu einer Steueridentifikationsnummer gespeicherten Daten grundsätzlich erst 20 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres zu löschen sind, in dem der Steuerpflichtige verstorben ist.
Mehrfachvergabe einer Steueridentifikationsnuzmmer[↑]
Der Sachverhalt, dass eine Steueridentifikationsnummer aus dem Pool der noch nicht belegten Steueridentifikationsnummern im Wege der Erstvergabe mehreren Steuerpflichtigen zugeordnet wurde, ist softwareseitig ausgeschlossen. Daher waren zu entsprechenden Sachverhalten, die umgangssprachlich auch als Mehrfachvergaben bezeichnet werden, keine Stilllegungen erforderlich. Von der Erstvergabe ist die sogenannte Datenvermischung zu unterscheiden.
Hierunter ist der Sachverhalt zu verstehen, dass zu einer Steueridentifikationsnummer die Daten zu mehr als einem Steuerpflichtigen gespeichert sind. Hierzu liegen circa 2 500 Hinweise vor. Davon sind circa 440 Hinweise aufgeklärt. Die Bereinigung erfolgt, indem die von der Datenvermischung betroffene Steueridentifikationsnummer stillgelegt wird und den betroffenen Steuerpflichtigen neue Steueridentifikationsnummern zugeordnet werden.
Zusätzlich ist zur Erstvergabe und der Datenvermischung die Mehrfacherfassung zu differenzieren. Hierunter wird der Sachverhalt verstanden, in dem einem Steuerpflichtigen mehr als eine Steueridentifikationsnummer zugeordnet worden ist. Nach § 139a der Abgabenordnung ist jedem Steuerpflichtigen genau eine Steueridentifikationsnummer zuzuordnen. Um die Eindeutigkeit der Zuordnung zu gewährleisten, wird eine Mehrfacherfassung in der Weise bereinigt, dass die überzähligen Steueridentifikationsnummern stillgelegt werden, so dass für den Steuerpflichtigen nur eine Steueridentifikationsnummer besteht.
Insgesamt sind aufgrund von Mehrfacherfassungen von Steuerpflichtigen bis Ende November 2013 106.029 Stilllegungen erfolgt.
Die Zuordnung einer Steueridentifikationsnummer zu mehreren Personen ist softwaretechnisch ausgeschlossen. Mehrfacherfassungen wird dadurch begegnet, dass ähnliche und damit zu vergleichende Personen automatisiert mittels einer fehlertoleranten phonetischen Suche ermittelt werden. Dabei handelt es sich um einen vordefinierten Rahmen, innerhalb dessen Namen mit ähnlich Lauten gesucht werden. Datenvermischungen wird durch eine ständige Plausibilitätsprüfung auf das Geburtsdatum begegnet.
Hinweise auf Mehrfachvergaben erhält das Bundeszentralamt für Steuern übrigens nur in einem Drittel der Fälle durch die Finanzämter:
- Circa 40 Prozent der Hinweise wurden von Meldebehörden an das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt.
- Circa 32 Prozent der Hinweise erfolgten durch Finanzämter.
- Circa 18 Prozent der Hinweise wurden von Dritten übermittelt, die zur Abgabe einer steuerlichen Bescheinigung oder Kontrollmitteilung verpflichtet sind, und dafür die Steueridentifikationsnummer als Ordnungskriterium der Übermittlung nutzen.
- Circa 9 Prozent der Hinweise erfolgten durch die Steuerpflichtigen.
- Circa 1 Prozent der Hinweise erfolgten aus dem im Bundeszentralamt für Steuern zuständigen Fachbereich heraus, wenn in der Steueridentifikationsnummer- Datenbank über die Steueridentifikationsnummer recherchiert werden muss.
Prüfung der Personenidentität bei der Vergaben einer Steueridentifikationsnummer[↑]
Die Prüfung der Personenidentität ist essentiell für die Datenqualität in der Steueridentifikationsnummer-Datenbank. Es sind daher seit Beginn des Verfahrens mehrere Maßnahmen ergriffen worden. Den Meldebehörden sind vom Bundeszentralamt für Steuern – neben der technischen Spezifikation für den Austausch von Daten zwischen den Meldebehörden und dem Bundeszentralamt für Steuern – auch häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Verfügung gestellt worden. Darin können sich die Meldebehörden über die Prüfung der Personenidentität und die daraus folgenden Konsequenzen für die Zuordnung der Steueridentifikationsnummer informieren. Die FAQ des Bundeszentralamtes für Steuern werden auf www.bzst.de unter Steuern national/Steueridentifikationsnummer/Fragen & Antworten veröffentlicht. Die Meldebehörden haben darüber hinaus die Möglichkeit, sich durch Mitarbeiter des Bundeszentralamtes für Steuern an einer speziell für die Meldebehörden eingerichteten Hotline Hilfestellung geben zu lassen. Weitergehend sind spezielle Handreichungen zur Prüfung der Personenidentität erstellt und an Meldebehörden verteilt worden.
Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass es bei der Prüfung der Personenidentität zu individuellen Sachbearbeitungsfehlern kommt. Außerdem kann die Ähnlichkeitssuche in Einzelfällen unzutreffende Ergebnisse liefern. Deshalb ist von Seiten der Finanzverwaltung geplant, regelmäßig Suchläufe in der Steueridentifikationsnummer-Datenbank zu veranlassen, um Hinweise auf mögliche Mehrfacherfassungen vorbeugend zu identifizieren.
Wird einer Meldebehörde angezeigt, dass eine neu zum Datenbestand in der Steueridentifikationsnummer-Datenbank hinzukommende Person einer schon vorhandenen Person so sehr ähnelt, dass eine Personenidentität nicht ausgeschlossen werden kann, sind individuelle Sachbearbeitungsfehler nicht ausgeschlossen. Die Meldebehörde ist gehalten, mit der für die ähnliche Person zuständigen Meldebehörde zu klären, ob eine Personenidentität tatsächlich vorliegt. Gehen die Mitarbeiter fälschlicherweise davon aus, dass keine Personenidentität vorliegt, obwohl es sich um ein und dieselbe Person handelt, wird der „neuen“ Person eine Steueridentifikationsnummer zugeordnet. Tatsächlich kommt es somit zur Mehrfacherfassung einer Person.
Gehen die Mitarbeiter fälschlicherweise davon aus, dass Personenidentität vorliegt, obwohl es sich um zwei Personen handelt, werden die Daten der „neuen“ Person den Daten der schon vorhandenen Person hinzugespeichert. Es kommt zu einer Datenvermischung.
Bei einem Zuzug innerhalb Deutschlands erhebt die Meldebehörde ebenso wie bei einem Zuzug aus dem Ausland die Daten des Steuerpflichtigen. Kommt es im Austausch der Meldebehörden untereinander zu Sachbearbeitungsfehlern, wird die schon zugeordnete Steueridentifikationsnummer nicht von einer Meldebehörde zur anderen übertragen, so dass eine Steueridentifikationsnummer erneut angefordert wird. Der dabei entstehende Hinweis auf die mögliche Personenidentität birgt dann wiederum das Risiko der Falschbeantwortung.
Ebenso kann es bei der Erhebung der Daten zu Problemen kommen. Weichen die aktuell erhobenen Daten von den bereits für den Steuerpflichtigen gespeicherten Daten erheblich ab, erkennt die automatisierte Ähnlichkeitssuche, den neuen und den bereits vorhandenen Datensatz nicht als ausreichend ähnlich, um den Klärungsprozess zu veranlassen. Es kommt zu einer Mehrfacherfassung.
Prüfziffer in der Steueridentifikationsnummer[↑]
Die Steueridentifikationsnummer enthält eine Prüfziffer, die nach einem kombinierten Modulo-Verfahren (Restwertberechnung mit ganzzahliger Division durch 10 und 11) berechnet wird. Dieses Vorgehen ist ein weltweiter mathematischer Standard zur Berechnung von Prüfziffern.
Neuvergabe einer Steuer-Identifikationsnummer[↑]
Da die zu einer Steueridentifikationsnummer gespeicherten Daten nach § 4 der Steueridentifikationsnummerverordnung grundsätzlich erst 20 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres zu löschen sind, in dem der Steuerpflichtige verstorben ist, kam der Fall der Löschung der zu einer Steueridentifikationsnummer gespeicherten Daten bisher noch nicht vor. Auch wurde bisher keine stillgelegte Steueridentifikationsnummer neu vergeben. Aufgrund eines ausreichenden Vorrats an „freien“ Steueridentifikationsnummern ist derzeit eine „Wiederverwendung“ nicht vorgesehen.
Welche Steueridentifikationsnummer und welche Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) habe ich?[↑]
Es gibt kein Verfahren, bei dem die Steuerpflichtigen online zeitnah ihre Steueridentifikationsnummer selber einsehen können. Ein solches Verfahren wird von der Finanzverwaltung auch nicht für erforderlich gehalten, da die Steuerpflichtigen über die Zuordnung der Steueridentifikationsnummer nach § 6 Absatz 1 der Steueridentifikationsnummerverordnung unverzüglich schriftlich unterrichtet werden.
Und wenn ich meine Steueridentifikatinsnummer vergessen haben? Dann bleibt dem Steuerpflichtigen nur, beim Bundeszentralamt für Steuern einen Auskunftsantrag nach § 19 BDSG zu stellen. Dem Steuerpflichtigen steht nach § 19 BDSG das Recht zu, Auskunft über die über ihn gespeicherten Daten zu verlangen. Dies gilt auch gegenüber der Finanzverwaltung. Dabei muss aber sichergestellt sein, dass die Auskunft nur dem tatsächlich Berechtigten erteilt wird. Stellt der Steuerpflichtige fest, dass die zu seiner Person gespeicherten Daten unzutreffend sind, steht ihm nach § 20 BDSG ein Anspruch auf Berichtigung zu. Anders sieht das für die Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) aus: Hier kann jeder Steuerpflichtige die für ihn gebildeten aktuellen Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale über das ElsterOnline-Portal einsehen. Dazu ist allerdings eine kostenfreie Registrierung unter Verwendung der Steueridentifikationsnummer im ElsterOnline-Portal notwendig.
Vergleichbare Ansprüche bestehen auch für die Erben eines verstorbenen Steuerpflichtigen: Die Erben des Steuerpflichtigen sind im Besteuerungsverfahren Gesamtrechtsnachfolger i. S. d. § 45 AO. Sie treten insoweit in die Rechtstellung des verstorbenen Steuerpflichtigen ein. Der Auskunftsanspruch des Steuerpflichtigen nach § 19 BDSG sowie der Korrekturanspruch des Steuerpflichtigen nach § 20 des BDSG steht den Erben als Gesamtrechtnachfolger anlog zu. Wird daher eine Auskunft zur Klärung eines steuerlichen Sachverhaltes benötigt, muss die Auskunft erteilt werden.
Korrekturmöglichkeiten für den Steuerpflichtigen[↑]
Sofern der Steuerpflichtige feststellt, dass seine Lohnsteuerabzugsmerkmale fehlerhaft sind, kann er sich an sein Finanzamt wenden und die Daten korrigieren lassen. Nach der Korrektur werden dem Arbeitgeber des Steuerpflichtigen die korrigierten Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale zum Abruf zur Verfügung gestellt. Soweit der Fehler vom Finanzamt aufgrund der Meldedaten technisch nicht richtig gestellt werden kann, stellt das Finanzamt des Steuerpflichtigen eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug zur Vorlage bei seinem Arbeitgeber aus und sperrt die elektronische Abrufmöglichkeit des Arbeitgebers. Damit ist bis zur Beseitigung des technischen Problems der richtige Lohnsteuerabzug gewährleistet.
Stellt der Steuerpflichtige fest, dass seine Daten zur Steueridentifikationsnummer fehlerhaft sind, kann er sich auch direkt an das Bundeszentralamt für Steuern wenden.
Verwendungsmöglichkeiten der Steueridentifikationsnummer[↑]
Bei der Steueridentifikationsnummer handelt es sich um ein bereichsspezifisches Ordnungsmerkmal für Zwecke des Besteuerungsverfahrens. Als solches ist die Steueridentifikationsnummer nach Ansicht des Bundesfinanzhofs mit dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung vereinbar1. Es ist jedoch nicht zulässig, die Steueridentifikationsnummer für weitere Zwecke neben dem Besteuerungsverfahren einzusetzen.
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