Aufzeichnungspflichten für das häusliche Arbeitszimmer

Der Aufzeichnungspflicht gemäß § 4 Abs. 7 EStG für Aufwendungen im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG wird in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht nur genügt, wenn sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und dessen Ausstattung einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden.

Im Zusammenhang mit der Abzugsfähigkeit der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmers eines selbständig tätigen Steuerpflichtigen, der seinen Gewinn nach der Einnahme-Überschussrechnung ermittelt, hat der Bundesfinanzhof damit die für solche Aufwendungen geltende Aufzeichnungspflicht in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht konkretisiert. Diese Anforderungen sind einzuhalten. Ein Verstoß führt dazu, dass die Aufwendungen grundsätzlich nicht abzugsfähig sind.

Der selbständige Tätige, der im Streitjahr unter anderem Einkünfte aus selbständiger Arbeit erzielte, bewohnte ein Eigenheim bestehend aus Keller, Erd- und Obergeschoss sowie ausgebautem Dachgeschoss. Seine selbständige Tätigkeit übte er in dem als Arbeitszimmer eingerichteten Dachgeschoss aus. Daneben nutzte er eine im Erdgeschoss gelegene Bibliothek. Im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung für das Streitjahr erklärte der selbständige Tätige unter anderem einen Verlust aus freiberuflicher Tätigkeit. Dem lagen Absetzung für Abnutzung (AfA) auf unbewegliche Wirtschaftsgüter sowie Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer zugrunde. Im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung reduzierte das Finanzamt die AfA-Beträge und die weiteren Betriebsausgaben für das Arbeitszimmer. Hiergegen legte der selbständige Tätige Einspruch ein. Das Finanzamt berücksichtigte daraufhin einen höheren Betriebsausgabenabzug für die Kosten des Arbeitszimmers. Mit seiner Klage begehrte der selbständige Tätige weiterhin einen Betriebsausgabenabzug in der von ihm erklärten Höhe.

Das Hessische Finanzgericht wies die Klage mit der Begründung ab, dass die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer bereits dem Grunde nach nicht berücksichtigungsfähig seien, da der selbständige Tätige seine Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt habe¹.

Der Bundesfinanzhof hat die Auffassung des Hessischen Finanzgerichts bestätigt und die Revision des selbständig Tätigen als unbegründet zurückgewiesen:

Die Berücksichtigung von Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer des selbständig Tätigen als Betriebsausgaben bei dessen Einkünften aus selbständiger Tätigkeit sei gemäß § 4 Abs. 7 Satz 2 EStG wegen Verletzung der Aufzeichnungspflicht aus § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG ausgeschlossen. Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG seien einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Die Erfüllung dieser Pflicht sei Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug. Sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und dessen Ausstattung müssten einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden. Eine bloße Belegsammlung reiche nicht aus. Nur so sei die sachlich zutreffende Zuordnung solcher Aufwendungen und die einfache Prüfung ihrer Abziehbarkeit gewährleistet. Im Streitfall fehle es an einer solchen Aufzeichnung. Der selbständige Tätige habe die zugrunde liegenden Belege über das Streitjahr gesammelt und erst im Rahmen der Erstellung der Steuererklärung eine Aufstellung über sämtliche Gebäudekosten gefertigt. Auch die Erfassung der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer im Formular der Einnahme-Überschussrechnung genüge den Erfordernissen des § 4 Abs. 7 EStG an eine Einzelaufzeichnung nicht Das Formular habe nur die gesonderte Erfassung der Abschreibungsbeträge und im Übrigen die Angabe der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer in einer Summe vorgesehen.

Das Finanzgericht hat zu Recht entschieden, dass dem vom Selbständigen geltend gemachten Abzug weiterer Betriebsausgaben in Gestalt von Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer eine Verletzung der Aufzeichnungspflicht aus § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG entgegensteht.

Das Finanzgericht ist (stillschweigend) zutreffend davon ausgegangen, dass das häusliche Arbeitszimmer des selbständig Tätigen im Streitjahr im Sinne von § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b Satz 3 Halbsatz 2 EStG den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit des selbständig Tätigen bildete, sodass die Aufwendungen für das Arbeitszimmer -vorbehaltlich der Erfüllung der Aufzeichnungspflichten gemäß § 4 Abs. 7 EStG- in voller Höhe als Betriebsausgaben des selbständig Tätigen abzugsfähig wären. Dies ist zwischen den Beteiligten auch nicht streitig. Das Finanzgericht ist ferner (stillschweigend) zutreffend davon ausgegangen, dass die vom Selbständigen genutzten Räume im Dachgeschoss und im Erdgeschoss seines Hauses gemeinsam als ein häusliches Arbeitszimmer zu qualifizieren sind, weil sie eine funktionale Einheit bilden².

Die Berücksichtigung von Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer des selbständig Tätigen als Betriebsausgaben bei dessen Einkünften aus selbständiger Tätigkeit ist gemäß § 4 Abs. 7 Satz 2 EStG wegen Verletzung der Aufzeichnungspflicht aus § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG ausgeschlossen.

Gemäß § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG sind unter anderem Aufwendungen im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Soweit diese Aufwendungen nicht bereits nach § 4 Abs. 5 EStG vom Abzug ausgeschlossen sind, dürfen sie gemäß § 4 Abs. 7 Satz 2 EStG bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn sie nach Satz 1 der Vorschrift besonders aufgezeichnet sind.

Die vom Selbständigen vorgetragenen verfassungsrechtlichen Bedenken gegen die Regelung in § 4 Abs. 7 EStG greifen nicht durch. Die Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG und die Ergänzung der Aufzeichnungspflicht des § 4 Abs. 7 EStG um Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer durch das Jahressteuergesetz 1996 vom 11.10.1995³ wurden auf Vorschlag des Vermittlungsausschusses eingeführt⁴. Nach der Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts hat der Vermittlungsausschuss im Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens des Jahressteuergesetzes 1996 die ihm von Verfassungs wegen gezogenen Grenzen seines Vermittlungsauftrages im Zusammenhang mit der Reform des Einkommensteuerrechts nicht überschritten. Die Beschränkung der Abzugsfähigkeit von Kosten für häusliche Arbeitszimmer war im parlamentarischen Verfahren bereits kontrovers behandelt worden und ist damit dem Bundestag als Gegenstand gegenläufiger Initiativen von Bundestag und Bundesrat bewusst gewesen, sodass das Parlament deshalb auch eine Vermittlung in dieser Frage erwarten durfte⁵. Der Bundesfinanzhof hat demnach keine Zweifel an der Verfassungsmäßigkeit der Regelung in § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG.

Nach § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG sind unter anderem Aufwendungen im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG für ein häusliches Arbeitszimmer gesondert aufzuzeichnen. Die Verletzung der Aufzeichnungspflicht führt dazu, dass der Betriebsausgabenabzug gemäß § 4 Abs. 7 Satz 2 EStG ausgeschlossen ist. Insoweit stellt § 4 Abs. 7 Satz 2 EStG eine zusätzliche materiell-rechtliche Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug auf⁶.

Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zu Geschenk- und Bewirtungsaufwendungen im Sinne von § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 2 EStG, für die ebenfalls die Aufzeichnungspflicht des § 4 Abs. 7 EStG gilt, kann auch in sogenannten Bagatellfällen bei Freiberuflern, die -wie der selbständige Tätige- ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln, von den besonderen Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs. 7 EStG nicht abgesehen werden⁷. Die Aufwendungen müssen einzeln, getrennt von den übrigen Betriebsausgaben und zeitnah aufgezeichnet werden. Hierfür ist eine Aufzeichnung der Aufwendungen auf einem besonderen Konto der Buchführung (bei Gewinnermittlung durch Bestandsvergleich nach § 4 Abs. 1 und 5 EStG) oder in einer besonderen Spalte im Rahmen der Ausgabenaufzeichnungen (bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG) erforderlich⁸. Dabei genügt auch eine geordnete Belegsammlung mit unterjährig zusätzlicher periodisch zeitnaher Eintragung der Summen in die entsprechende Spalte eines Journals den Anforderungen des § 4 Abs. 7 EStG⁹. Eine geordnete Belegsammlung allein genügt hingegen nicht, auch wenn eine solche grundsätzlich -also vorbehaltlich einer besonderen Aufzeichnungspflicht- gemäß § 146 Abs. 5 Satz 1 Halbsatz 1 der Abgabenordnung zulässig und ausreichend wäre¹⁰. Auch eine Belegsammlung mit Addition der Positionen nach Abschluss des Veranlagungszeitraums reicht grundsätzlich nicht aus¹¹. Steuerpflichtige mit Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG haben die für buchführende Steuerpflichtige entwickelten Grundsätze für die getrennte Aufzeichnung von Aufwendungen im Sinne des § 4 Abs. 7 EStG von der Art der Gewinnermittlung unabhängig und daher entsprechend anzuwenden¹².

Dem ist auch hinsichtlich der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer eines selbständig tätigen Steuerpflichtigen, der seinen Gewinn nach Maßgabe des § 4 Abs. 3 EStG durch Einnahme-Überschussrechnung ermittelt, zu folgen. Bei einem häuslichen Arbeitszimmer bedarf es ebenso wie bei Geschenk- und Bewirtungsaufwendungen einer klaren Abgrenzung des betrieblichen vom privaten Bereich. Das häusliche Arbeitszimmer ist dadurch gekennzeichnet, dass es seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist¹³. Deshalb ist der Aufzeichnungspflicht gemäß § 4 Abs. 7 EStG auch für die Aufwendungen eines häuslichen Arbeitszimmers in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht nur genügt, wenn sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und dessen Ausstattung einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden. Eine bloße Belegsammlung reicht nicht aus. Nur so ist die sachlich zutreffende Zuordnung solcher Aufwendungen und die einfache Prüfung ihrer Abziehbarkeit gewährleistet.

Ausgehend von den Feststellungen des Finanzgerichtes hat der selbständige Tätige im Streitfall keine Aufzeichnungen der Aufwendungen für sein häusliches Arbeitszimmer geführt, die die Voraussetzungen von § 4 Abs. 7 EStG erfüllen. Es fehlt an einer zeitnah erstellten Aufzeichnung sämtlicher geltend gemachter Aufwendungen für das Arbeitszimmer in einer Spalte der Ausgabenaufzeichnungen des selbständig Tätigen oder zumindest deren zeitnaher gebündelter Aufzeichnung in einem schriftlichen oder digitalen Dokument.

Die vom Selbständigen im Klageverfahren vorgelegte Aufstellung über Aufwendungen für das gesamte von ihm bewohnte Gebäude genügt den Anforderungen des § 4 Abs. 7 EStG bereits deshalb nicht, weil die Aufstellung nicht sämtliche vom Selbständigen geltend gemachten Aufwendungen für das Arbeitszimmer enthält. Insbesondere fehlen die als Betriebsausgaben geltend gemachten anteiligen Abschreibungsbeträge. Ferner fehlt es an einer zeitnahen Aufzeichnung der in der Aufstellung erfassten Beträge. Der selbständige Tätige hat die zugrunde liegenden Belege über das Streitjahr gesammelt und erst im Rahmen der Erstellung der Steuererklärung die Aufstellung über sämtliche Gebäudekosten gefertigt. Etwas anderes ergibt sich nicht daraus, dass die Finanzverwaltung es zulässt, die auf ein Arbeitszimmer anteilig entfallenden Finanzierungskosten im Wege der Schätzung zu ermitteln und nach Ablauf des Wirtschafts- oder Kalenderjahres eine Aufzeichnung aufgrund der Jahresabrechnung des Kreditinstitutes vorzunehmen, wobei Entsprechendes für die verbrauchsabhängigen Kosten wie zum Beispiel Wasser- und Energiekosten gelten soll. Es soll auch ausreichend sein, Abschreibungsbeträge nur einmal jährlich -zeitnah nach Ablauf des Kalender- oder Wirtschaftsjahres- aufzuzeichnen¹⁴. Selbst wenn man dem folgen wollte, fehlte es im Streitfall an einer zeitnahen Aufzeichnung der entsprechenden Beträge. Laut Aufstellung des selbständig Tätigen datiert die Abrechnung der Gas- und Wasserkosten vom „20.03.“ Auch wenn unterstellt wird, dass damit die Jahresabrechnung 2017 gemeint ist und die Abrechnung am 20.03.2018 erfolgte, wäre eine Aufzeichnung im Rahmen der Erstellung der Einkommensteuererklärung Ende Mai 2018 nicht mehr zeitnah gewesen, denn die Aufzeichnungen nach § 4 Abs. 7 EStG sind regelmäßig innerhalb einer Frist von zehn Tagen vorzunehmen und dürfen ausnahmsweise allenfalls einen Monat aufgeschoben werden¹⁵. Für die übrigen in der Aufstellung angesetzten Aufwendungen beispielsweise für Heizungswartung, Wohngebäudeversicherung, Rollladenreparatur und Haushaftpflichtversicherung würden die von der Finanzverwaltung gewährten Aufzeichnungserleichterungen von vornherein nicht gelten.

Auch die vom Selbständigen im Klageverfahren vorgelegte Aufstellung über nachträgliche Herstellungskosten für das von ihm bewohnte Gebäude genügt nicht den Aufzeichnungsanforderungen des § 4 Abs. 7 EStG. Diese Aufstellung weist keine Aufwendungen des Streitjahres aus, sondern sollte aus der Sicht des selbständig Tätigen zur Ermittlung der Abschreibungsbeträge für das häusliche Arbeitszimmer dienen.

Schließlich genügt auch die Erfassung der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer im Formular der Einnahme-Überschussrechnung, die der selbständige Tätige seiner Einkommensteuererklärung für das Streitjahr beigefügt hat, den Erfordernissen des § 4 Abs. 7 EStG an eine Einzelaufzeichnung nicht. Das Formular sah nur die gesonderte Erfassung der Abschreibungsbeträge und im Übrigen die Angabe der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer in einer Summe vor.

Gemäß § 4 Abs. 7 Satz 2 EStG kommt eine Berücksichtigung der Aufwendungen für das Arbeitszimmer des selbständig Tätigen bereits dem Grunde nach nicht in Betracht. Der angefochtene Einkommensteuerbescheid für das Streitjahr ist rechtswidrig, soweit das Finanzamt Aufwendungen in Höhe von … € als Betriebsausgaben berücksichtigt hat. Die Einkommensteuer des selbständig Tätigen wäre danach im Streitjahr höher festzusetzen. Wegen des im finanzgerichtlichen Verfahren geltenden Verböserungsverbots (§ 96 Abs. 1 Satz 2 FGO) bleibt die Steuerfestsetzung im angefochtenen Einkommensteuerbescheid für das Streitjahr aber unverändert.

Die ebenfalls zwischen den Beteiligten streitige Frage, ob für die Aufteilung der Gebäudekosten der Anteil des Arbeitszimmers an der Gesamtfläche des Gebäudes nach der DIN 277 oder der Wohnflächenverordnung vom 25.11.2003¹⁶ zu ermitteln ist, bedarf keiner Entscheidung, da der Betriebsausgabenabzug für die Aufwendungen des Arbeitszimmers bereits dem Grunde nach zu versagen ist.

Bundesfinanzhof, Urteil vom 24. März 2026 – VIII R 6/24

1. Hess. FG, Urteil vom 13.10.2022 – 10 K 1672/19[↩]
2. vgl. BFH, Urteil vom 09.11.2006 – IV R 2/06, BFH/NV 2007, 677, unter II. 3.a; BFH, Beschluss vom 18.11.2025 – VIII S 27/24 (AdV), BFH/NV 2026, 120, Rz 42[↩]
3. BGBl I 1995, 1250[↩]
4. vgl. Beschlussempfehlungen vom 07.07.1995, BT-Drs. 13/1960; und vom 02.08.1995, BT-Drs. 13/2100[↩]
5. BVerfG, Urteil vom 07.12.1999 – 2 BvR 301/98, BStBl II 2000, 162, BVerfGE 101, 297[↩]
6. Stapperfend in Herrmann/Heuer/Raupach, § 4 EStG Rz 2035, m.w.N.[↩]
7. vgl. etwa BFH, Urteile vom 13.05.2004 – IV R 47/02, BFH/NV 2004, 1402, unter II. 1.a; vom 14.09.1989 – IV R 122/88, BFH/NV 1990, 495, m.w.N.[↩]
8. BFH, Urteil vom 10.03.1988 – IV R 207/85, BFHE 152, 528, BStBl II 1988, 611, unter 1. [Rz 10]; auch R 4.11 Abs. 1 Satz 1 der Einkommensteuerrichtlinien 2017; auch Schmidt/Loschelder, EStG, 45. Aufl., § 4 Rz 655[↩]
9. BFH, Urteile vom 10.03.1988 – IV R 207/85, BFHE 152, 528, BStBl II 1988, 611, unter 2.; vom 26.02.1988 – III R 20/85, BFHE 152, 509, BStBl II 1988, 613, unter 3.[↩]
10. BFH, Urteile vom 13.05.2004 – IV R 47/02, BFH/NV 2004, 1402, unter I. 1.a; vom 10.03.1988 – IV R 207/85, BFHE 152, 528, BStBl II 1988, 611; vom 26.10.1988 – X R 25/87, BFH/NV 1989, 571[↩]
11. vgl. BFH, Urteil vom 26.10.1988 – X R 25/87, BFH/NV 1989, 571[↩]
12. vgl. BFH, Urteil vom 13.05.2004 – IV R 47/02, BFH/NV 2004, 1402, unter I. 1.a [Rz 12], m.w.N.[↩]
13. BFH, Beschluss vom 27.07.2015 – GrS 1/14, BFHE 251, 408, BStBl II 2016, 265, Rz 62, 63[↩]
14. für das Streitjahr vgl. BMF, Schreiben vom 06.10.2017, BStBl I 2017, 1320, Tz. 25, neugefasst durch BMF, Schreiben vom 15.08.2023, BStBl I 2023, 1551[↩]
15. BFH, Urteil vom 11.03.1988 – III R 62/87, BFH/NV 1989, 22[↩]
16. BGBl I 2003, 2346[↩]