Ein Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.
Der Bundesfinanzhof hat in seinem Urteil vom 16.11.20051 unter anderem ausgeführt, dass eine mittels eines Computerprogramms erzeugte Datei, an deren bereits eingegebenem Datenbestand zu einem späteren Zeitpunkt noch Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass die Reichweite dieser Änderungen in der Datei selbst dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei offen gelegt wird, kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch im Sinne von § 8 Abs. 2 Satz 4 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 des Einkommensteuergesetzes darstellt2. Hieraus ergibt sich, dass die nachträglichen Veränderungen in der Datei dokumentiert und offen gelegt werden und damit also auch „erkennbar“ sein müssen.
Wie Dokumentation und Offenlegung im einzelnen (technisch) zu erfolgen haben, hat der Bundesfinanzhof hingegen weder in seinem Urteil vom 16.11.20053 noch in seinen weiterenEntscheidungen4 im Einzelnen festgelegt. Soweit das Hessische Finanzgericht5 angenommen hat, an der Erkennbarkeit nachträglicher Veränderungen fehle es, wenn sich diese erst durch weitere Abfragen offenlegen ließen, zu denen (nur) der Systemadministrator der Arbeitgeberin die Möglichkeit habe, weicht es jedenfalls nicht von der genannten Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ab.
An der Geschlossenheit des Fahrtenbuchs fehlt es, falls die Finanzverwaltung im Rahmen der Überprüfung erst weitere Unterlagen anfordern muss.
Der Bundesfinanzhof hat bereits entschieden, dass ein Fahrtenbuch insbesondere in geschlossener Form geführt werden muss und eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei diesen Anforderungen nur dann genügt, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden6. Müssen somit erst weitere Listen angefordert oder Abfragen bei Dritten (zum Beispiel dem Systemadministrator) durchgeführt werden, um feststellen zu können, dass es sich bei dem in elektronischer Form geführten Fahrtenbuch um ein in sich geschlossenes Verzeichnis und damit ein Fahrten-„Buch“ handelt, stellt eine solche Datei keine geeignete Aufzeichnungsmethode dar.
Im Übrigen ergibt sich aus der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs, dass die Anforderungen an ein Fahrtenbuch auf Papier und an ein elektronisches Fahrtenbuch nicht identisch sein können. So hat zum Beispiel das Erfordernis, dass nachträglich vorgenommene Änderungen in der Datei dokumentiert und offen gelegt werden müssen2, nur für ein elektronisches Fahrtenbuch Bedeutung. Bei einem in Papierform geführten Fahrtenbuch gibt es demgegenüber keine „Datei“ in dem vorgenannten Sinne, sondern lediglich auf Papier festgehaltene Eintragungen (Daten). Auch hier müssen nachträgliche Änderungen allerdings „deutlich als solche erkennbar“ sein7, sodass eine lose Ansammlung einzelner Daten (Blätter, Seiten) ohne äußeren Zusammenhang schon in begrifflicher Hinsicht kein „Fahrtenbuch“ sein kann. Die hiernach erforderliche „buch“-förmige äußere Gestalt kann dabei wiederum selbstverständlich nur ein in Papierform, nicht aber ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch aufweisen.
Bundesfinanzhof, Beschluss vom 12. Januar 2024 – VI B 37/23
- Bestätigung von BFH, Urteil vom 16.11.2005 – VI R 64/04, BFHE 211, 513, BStBl II 2006, 410[↩]
- BFH, Urteil vom 16.11.2005 – VI R 64/04, BFHE 211, 513, BStBl II 2006, 410, unter II. 1.c[↩][↩]
- BFH, Urteil vom 16.11.2005 – VI R 64/04, BFHE 211, 513, BStBl II 2006, 410[↩]
- BFH, Urteil vom 01.03.2012 – VI R 33/10, BFHE 236, 497, BStBl II 2012, 505; und BFH, Beschluss vom 19.08.2008 – VI B 125/07[↩]
- Hess. FG, Urteil vom 16.05.2023 – 3 K 1219/21[↩]
- BFH, Urteil vom 16.11.2005 – VI R 64/04, BFHE 211, 513, BStBl II 2006, 410, unter II. 1.[↩]
- BFH, Urteil vom 16.11.2005 – VI R 64/04, BFHE 211, 513, BStBl II 2006, 410, unter II. 1.a[↩]
