Bewerbungsunterlagen – und ein digitales Leserecht für den Betriebsrat

Der Arbeitgeber, der den Bewerbungsprozess um eine ausgeschriebene Stelle mithilfe eines Softwareprogramms digital durchführt, genügt seiner Pflicht zur Vorlage der Bewerbungsunterlagen an den Betriebsrat, wenn er dessen Mitgliedern für die Dauer des Zustimmungsverfahrens nach § 99 Abs. 1 BetrVG ein auf die im Programm hinterlegten Bewerbungsunterlagen bezogenes – mithilfe von zur Verfügung gestellten Laptops jederzeit nutzbares – Einsichtsrecht gewährt und die Möglichkeit besteht, Notizen anzufertigen.

Bewerbungsunterlagen – und ein digitales Leserecht für den Betriebsrat

Die gerichtliche Zustimmungsersetzung nach § 99 Abs. 4 BetrVG setzt eine ordnungsgemäße Unterrichtung des Betriebsrats iSv. § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG voraus. Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat über die geplante personelle Einzelmaßnahme unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen zu informieren. Erforderlich und ausreichend ist eine Unterrichtung, die es dem Betriebsrat ermöglicht, aufgrund der mitgeteilten Tatsachen zu prüfen, ob einer der in § 99 Abs. 2 BetrVG genannten Zustimmungsverweigerungsgründe gegeben ist. Bei einer Einstellung sind nach § 99 Abs. 1 Satz 2 BetrVG insbesondere der in Aussicht genommene Arbeitsplatz und die vorgesehene Eingruppierung mitzuteilen1.

Diesen Anforderungen wird die Unterrichtung in dem hier vom Bundesarbeitsgericht entschiedenen Fall gerecht. Die Arbeitgeberin teilte dem Betriebsrat mit Schreiben vom 08.06.2021 die notwendigen persönlichen Daten von Herrn G, die Position, die er im Betrieb bekleiden sollte, und seine vorgesehene Eingruppierung mit. Sie überließ dem Betriebsrat in der Folgezeit die für die neu geschaffene Stelle eines Prozess- und Projektspezialisten angefertigte Stellenbeschreibung und die Protokolle der mit Herrn G geführten Bewerbungsgespräche. Ferner unterrichtete sie ihn mit Schreiben vom 07.07.2021 ergänzend über die voraussichtlichen Auswirkungen der geplanten Einstellung.

Die Arbeitgeberin kam zudem ihrer Verpflichtung nach § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG nach, dem Betriebsrat die erforderlichen „Bewerbungsunterlagen“ vorzulegen. Den Mitgliedern des Betriebsrats stand nach Nr. 8 der Anlage 3b zur KBV ein Einsichtsrecht in die dort näher aufgeführten „Datenfelder“ des Programms „Recruiting“ zu. Mithilfe der zur Verfügung stehenden Laptops konnten sie daher jederzeit die im Programm hinterlegten Anschreiben und Lebensläufe sowie – sofern übermittelt – Zeugnisse und Zertifikate der insgesamt 33 externen Bewerber um die Stelle eines „Prozess- und Projektspezialisten Technik“ einsehen. Anders als der Betriebsrat meint, war die Arbeitgeberin nicht gehalten, ihm die „Bewerbungsunterlagen“ der Interessenten in Papierform vorzulegen. Dies ergibt die Auslegung von § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG.

Die sprachliche Fassung der Norm steht der Annahme, ein Arbeitgeber könne seine Vorlagepflicht gegenüber dem Betriebsrat durch die Gewährung eines jederzeitigen digitalen Leserechts – wie hier nach Nr. 8 der Anlage 3b zur KBV – erfüllen, nicht entgegen. Zwar zeigen die Begriffe „Bewerbungsunterlagen“ und „vor(zu)legen“, dass dem im Jahr 1972 in Kraft getretenen § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG – entsprechend der damaligen Lebenswirklichkeit – die Vorstellung zugrunde liegt, derartige Unterlagen würden stets in physisch verkörperter Form eingereicht und müssten dem Betriebsrat daher auch in dieser Form überlassen werden2. Umgangssprachlich beschreibt eine „Unterlage“ etwas „schriftlich Niedergelegtes, das als Beweis, Beleg, Bestätigung … für etwas dient“3. Das Verb „vorlegen“ bedeutet typischerweise „etwas vor jemanden zur Ansicht, Begutachtung, Bearbeitung … hinlegen“4 oder etwas „vorzeigen, zeigen, vorweisen“5. Der durch den Wortlaut der Norm vermittelte Wortsinn lässt jedoch erkennen, dass der Arbeitgeber dem Betriebsrat digital verfügbare „Bewerbungsunterlagen“ auch nur in dieser Form zur Verfügung stellen muss. Bei einem funktionalen Verständnis sind solche „Unterlagen“ alle Interessenbekundungen und dem Arbeitgeber zu diesem Zweck übermittelten Daten, die von den Bewerbern übersandt werden. In welchem Format die Einreichung dieser Angaben beim Arbeitgeber erfolgt, ist für ihre Eigenschaft als Grundlage für dessen spätere Auswahlentscheidung unerheblich. Zudem geht das Gesetz – wie der in § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG verwendete bestimmte Artikel („die“) zeigt – davon aus, der Arbeitgeber müsse dem Betriebsrat grundsätzlich auch nur die ihm selbst übermittelten „Original“-Unterlagen zur Verfügung stellen6. Dies lässt den Schluss zu, dass er nicht gehalten ist, dem Betriebsrat digital über ein Bewerberportal eingegangene „Bewerbungsunterlagen“ in Papierform zu überlassen.

Ein solches Verständnis entspricht auch Sinn und Zweck der Regelung.

Die Unterrichtungs- und Vorlagepflicht nach § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG soll dem Betriebsrat zum einen diejenigen Informationen verschaffen, die er benötigt, um sein Recht zur Stellungnahme sachgerecht ausüben zu können. Der Arbeitgeber hat ihn daher so zu unterrichten, dass er aufgrund der mitgeteilten Tatsachen in die Lage versetzt wird zu prüfen, ob einer der in § 99 Abs. 2 BetrVG genannten Zustimmungsverweigerungsgründe vorliegt. Zum anderen soll der Betriebsrat vor einer Einstellung die Möglichkeit haben, Anregungen für die Auswahl der Bewerber zu geben und Gesichtspunkte vorzubringen, die aus seiner Sicht für die Berücksichtigung eines anderen – als dem vom Arbeitgeber ausgewählten – Stellenbewerbers sprechen7. Dies erfordert, dass der Arbeitgeber dem Betriebsrat die Unterlagen aller Stellenbewerber in der Regel so überlässt, dass sie ihm für die Dauer der gesetzlichen Entscheidungsfrist über das Zustimmungsgesuch – einschließlich der Sitzung, in der hierüber beschlossen wird, zur Verfügung stehen8.

Diesen Vorgaben ist genügt, wenn der Arbeitgeber – wie hier – den Mitgliedern des Betriebsrats für die Dauer des Zustimmungsverfahrens nach § 99 BetrVG ein auf die digital vorhandenen „Bewerbungsunterlagen“ aller Interessenten bezogenes Einsichts- und Leserecht gewährt. Damit hat der Betriebsrat die Möglichkeit, sich diejenigen Informationen zu verschaffen, die er benötigt, um eine Stellungnahme nach § 99 Abs. 2 BetrVG abgeben zu können. Der jederzeit mögliche Zugriff auf die hinterlegten Bewerberdaten mithilfe der vorhandenen Laptops erlaubt es ihm, eigene Vorschläge für eine Auswahl zu unterbreiten oder auf Umstände hinzuweisen, die nach seiner Auffassung für einen anderen Bewerber sprechen. Darüber hinaus ist sichergestellt, dass die „Unterlagen“ den Mitgliedern des Betriebsrats auch während der Sitzung, in der der Beschluss gefasst wird, ohne Weiteres zur Verfügung stehen. Sie haben damit die Möglichkeit, sich mit den Personalien aller Bewerber vertraut zu machen und darüber zu diskutieren9. Der Betriebsrat hat in diesem Fall auch den gleichen Informationsstand wie der Arbeitgeber, der die Bewerberauswahl ebenfalls anhand der im System erfassten Angaben durchführt10.

Gesetzessystematische Erwägungen stehen einem solchen Normverständnis nicht entgegen. Zwar räumt § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG dem Betriebsrat grundsätzlich ein Recht auf (vorübergehende) Überlassung der „Bewerbungsunterlagen“ und nicht lediglich ein „Einblicksrecht“ ein, wie es in § 80 Abs. 2 Satz 2 Halbs. 2 BetrVG für die Bruttoentgeltlisten vorgesehen ist. Das den Betriebsratsmitgliedern zu gewährende Einsichts- und Leserecht geht jedoch über eine bloße Befugnis zur jederzeitigen Einsichtnahme in die Unterlagen hinaus. Die Betriebsratsmitglieder haben von Gesetzes wegen die – insoweit auch nicht durch die KBV einschränkbare – Möglichkeit, sich (erforderlichenfalls umfangreiche) Notizen zu machen oder sog. Screenshots anzufertigen. Schon aus diesem Grund stehen dem Betriebsrat damit weitergehende Befugnisse als nach § 80 Abs. 2 Satz 2 Halbs. 2 BetrVG zu11.

Auch die Gesetzeshistorie gebietet keine andere Auslegung. Der Umstand, dass die sprachliche Fassung des § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG durch das Gesetz zur Förderung der Betriebsratswahlen und der Betriebsratsarbeit in einer digitalen Arbeitswelt (Betriebsrätemodernisierungsgesetz) vom 14.06.202112 nicht an die fortschreitende Digitalisierung angepasst wurde, lässt nicht den Schluss zu, die Vorlage von Bewerbungsunterlagen an den Betriebsrat habe stets in Papierform zu erfolgen. Wie die durch das Betriebsrätemodernisierungsgesetz modifizierten gesetzlichen Bestimmungen erkennen lassen, hat der Gesetzgeber einen Bedarf für Änderungen insoweit nur bei der Möglichkeit zur Teilnahme an einer Betriebsratssitzung mittels Video- und Telefonkonferenz sowie bei der Unterzeichnung (Signatur) und Niederlegung von Betriebsvereinbarungen und Einigungsstellensprüchen in elektronischer Form gesehen. Dies zeigt, dass er – anders als der Betriebsrat meint – die Regelung des § 99 BetrVG trotz der ihm bekannten Veränderungen in der Arbeitswirklichkeit für ausreichend hält, um den sich hieraus ergebenden Anforderungen gerecht zu werden.

Datenschutzrechtliche Erwägungen führen ebenfalls zu keinem anderen Ergebnis. Das digitale Einsichtsrecht des Betriebsrats beschränkt sich im Entscheidungsfall auf diejenigen Unterlagen, die – wenn sie physisch vorhanden wären – dem Betriebsrat in dieser Form hätten überlassen werden müssen. Die darin liegende Datenverarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchst. c und Abs. 3 DSGVO iVm. § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG erforderlich, weil sie der Erfüllung einer in § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG vorgesehenen Pflicht des Arbeitgebers dient13. Zudem sind die Mitglieder des Betriebsrats in jedem Fall verpflichtet, über die ihnen in diesem Zusammenhang bekannt gewordenen persönlichen Verhältnisse und Angelegenheiten der Arbeitnehmer Stillschweigen zu bewahren.

Die Zustimmung des Betriebsrats war im vorliegenden Fall vom Bundesarbeitsgericht zu ersetzen, der Betriebsrat hat seine Zustimmung mit Schreiben vom 12.07.2021 zu Unrecht nach § 99 Abs. 2 Nr. 3 BetrVG verweigert: Die Vorschrift erfordert die durch Tatsachen begründete Besorgnis, dass infolge der personellen Maßnahme im Betrieb beschäftigte Arbeitnehmer, auch wenn sie nicht gekündigt werden, sonstige Nachteile erleiden, ohne dass dies aus betrieblichen oder persönlichen Gründen gerechtfertigt wäre. Ein sonstiger Nachteil liegt vor, wenn sich die tatsächliche oder rechtliche Stellung eines Arbeitnehmers nicht unerheblich verschlechtert. Regelungszweck des § 99 Abs. 2 Nr. 3 BetrVG ist die Erhaltung des Status quo der bereits im Betrieb tätigen Arbeitnehmer14. Derartige Nachteile, die den schon beschäftigten Arbeitnehmern durch die Einstellung von Herrn G als „Prozess- und Projektspezialist Technik“ im Bereich Instandhaltung entstehen könnten, sind weder vom Betriebsrat dargetan noch ersichtlich. Der Umstand, dass die Arbeitgeberin – anders als vom Betriebsrat gewünscht – anstelle der von ihr geplanten Maßnahme keinen Elektriker einstellt, begründet keinen durch die Einstellung von Herrn G bedingten Nachteil der bereits beschäftigten Elektriker. Dass es für diese Arbeitnehmer infolge seiner Einstellung zu Mehrarbeit oder Arbeitsverdichtung kommen wird, ist nicht erkennbar. Auf die weiteren von ihm im laufenden Zustimmungsersetzungsverfahren geltend gemachten Zustimmungsverweigerungsgründe kann sich der Betriebsrat nicht berufen. Diese Gründe hat er in seinen Zustimmungsverweigerungsschreiben nicht vorgebracht. Ein Nachschieben weiterer Gründe nach Ablauf der Wochenfrist scheidet aus15.

Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13. Dezember 2023 – 1 ABR 28/22

  1. BAG 12.06.2019 – 1 ABR 5/18, Rn. 29, BAGE 167, 43[↩]
  2. in diesem Sinn auch BAG 3.12.1985 – 1 ABR 72/83, zu B II 1 der Gründe, BAGE 50, 236, wo „Urkunden“, „Sachen“ und „Schriftstücke“ benannt werden[↩]
  3. vgl. Duden Deutsches Universalwörterbuch 9. Aufl. Stichwort „Unterlage“; ähnlich auch Wahrig Deutsches Wörterbuch 9. Aufl. Stichwort „Unterlage“: „als Beweisstück, Nachweis, Beleg dienende, schriftliche Aufzeichnungen“[↩]
  4. vgl. Duden Deutsches Universalwörterbuch 9. Aufl. Stichwort „vorlegen“[↩]
  5. Wahrig Deutsches Wörterbuch 9. Aufl. Stichwort „vorlegen“[↩]
  6. in diesem Sinn auch BAG 3.12.1985 – 1 ABR 72/83, zu B II 4 und 5 der Gründe, aaO[↩]
  7. vgl. BAG 21.10.2014 – 1 ABR 10/13, Rn. 28 mwN[↩]
  8. vgl. BAG 14.12.2004 – 1 ABR 55/03, zu B II 2 b aa der Gründe, BAGE 113, 109; 3.12.1985 – 1 ABR 72/83, zu B II 1 und 2 der Gründe, BAGE 50, 236[↩]
  9. vgl. zu diesem Aspekt BAG 3.12.1985 – 1 ABR 72/83, zu B II 2 der Gründe, BAGE 50, 236[↩]
  10. vgl. hierzu BAG 14.12.2004 – 1 ABR 55/03, zu B II 2 b bb (2) der Gründe, BAGE 113, 109[↩]
  11. vgl. dazu BAG 10.10.2006 – 1 ABR 68/05, Rn. 41 mwN, BAGE 119, 356[↩]
  12. BGBl. I S. 1762[↩]
  13. vgl. ausf. dazu BAG 9.05.2023 – 1 ABR 14/22, Rn. 62 ff.[↩]
  14. vgl. BAG 26.10.2004 – 1 ABR 45/03, zu B I 3 b aa der Gründe, BAGE 112, 251[↩]
  15. vgl. BAG 13.08.2019 – 1 ABR 10/18, Rn. 40 mwN, BAGE 167, 252[↩]

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