Pflicht­an­ga­ben für geschäft­li­che eMails

Was bis­her bereits für die papie­re­ne Geschäfts­post galt, gilt wegen einer zum 1. Janu­ar 2007 in Kraft getre­te­nen Geset­zes­än­de­run­gen der §§ 37a HGB, 35a GmbHG und 80 AktG nun auch für eMails:

Pflicht­an­ga­ben für geschäft­li­che eMails

Alle Geschäfts­post, egal ob Brief oder eMail, müs­sen daher fol­gen­de Anga­ben ent­hal­ten:

  • die Rechts­form,
  • der Sitz der Gesell­schaft,
  • das Regis­ter­ge­richt des Sit­zes der Gesell­schaft und die Num­mer, unter der die Gesell­schaft in das Han­dels­re­gis­ter ein­ge­tra­gen ist, sowie
  • alle Geschäfts­füh­rer und,
  • sofern die Gesell­schaft einen Auf­sichts­rat gebil­det und die­ser einen Vor­sit­zen­den hat, der Vor­sit­zen­de des Auf­sichts­rats.

Die Geschäfts­füh­rer (bzw. der Vor­stand) und der Vor­sit­zen­de des Auf­sichts­rats müs­sen mit dem Fami­li­en­na­men und min­des­tens einem aus­ge­schrie­be­nen Vor­na­men ange­ge­ben wer­den.
Wer­den, etwa bei einer GmbH, Anga­ben über das Kapi­tal der Gesell­schaft gemacht, so müs­sen in jedem Fall das Stamm­ka­pi­tal sowie, wenn nicht alle in Geld zu leis­ten­den Ein­la­gen ein­ge­zahlt sind, der Gesamt­be­trag der aus­ste­hen­den Ein­la­gen ange­ge­ben wer­den.

Die­ser Pflicht­an­ga­ben bedarf es nur nicht bei Mit­tei­lun­gen oder Berich­ten, die im Rah­men einer bestehen­den Geschäfts­ver­bin­dung erge­hen und für die übli­cher­wei­se Vor­dru­cke ver­wen­det wer­den, in denen ledig­lich die im Ein­zel­fall erfor­der­li­chen beson­de­ren Anga­ben ein­ge­fügt zu wer­den brau­chen. Aber Ach­tung: Bestell­schei­ne gel­ten als Geschäfts­brie­fe, und auf Ihnen müs­sen die Pflicht­an­ga­ben auch ent­hal­ten sein, wenn sie im Rah­men einer bestehen­den Geschäfts­be­zie­hung ver­wen­det wer­den.

Wer­den die­se Anga­ben nicht gemacht, droht nicht nur ein gericht­li­ches Zwangs­geld, son­dern ins­be­son­de­re auch kos­ten­pflich­ti­ge Abmah­nun­gen von Mit­wett­be­wer­bern. Daher soll­ten Sie für geschäft­li­che eMails in Ihrem eMail-Pro­gramm einen „Foo­ter“ mit die­sen Anga­ben ein­rich­ten, der dann jeder eMail auto­ma­tisch ange­hängt wird.