Fristwahrendes Telefax – Fristenkontrolle und Postausgangskontrolle

Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs gehört es zu den Aufgaben des Prozessbevollmächtigten, dafür zu sorgen, dass ein fristgebundener Schriftsatz rechtzeitig gefertigt wird und innerhalb der Frist bei dem zuständigen Gericht eingeht. Zu diesem Zweck muss der Anwalt eine zuverlässige Fristenkontrolle organisieren und insbesondere einen Fristenkalender führen.

Fristwahrendes Telefax – Fristenkontrolle und Postausgangskontrolle

Erst nach der Fristenkontrolle darf die fristwahrende Maßnahme im Kalender als erledigt gekennzeichnet werden. Die Erledigung fristgebundener Sachen ist am Abend eines jeden Arbeitstages anhand des Fristenkalenders zu überprüfen1.

Der Pflicht zur wirksamen Ausgangskontrolle fristwahrender Schriftsätze genügt der Rechtsanwalt nur dann, wenn er seine Angestellten anweist, nach einer Übermittlung per Telefax anhand des Sendeprotokolls zu prüfen, ob der Schriftsatz vollständig und an den richtigen Empfänger übermittelt worden ist2.

Diese zwingend notwendige Ausgangskontrolle muss sich entweder für alle Fälle aus einer allgemeinen Kanzleianweisung oder in einem Einzelfall aus einer konkreten Einzelanweisung ergeben3. Fehlt es an einer allgemeinen Anweisung, muss sich die Einzelanweisung, einen Schriftsatz sogleich per Telefax an das Rechtsmittelgericht abzusenden, in gleicher Weise auf die Ausgangskontrolle erstrecken.

Die Kanzleiangestellten sind zusätzlich anzuweisen, die Frist erst nach einer Kontrolle der vollständigen Übermittlung anhand des Sendeprotokolls zu streichen4. Eine konkrete Einzelanweisung des Rechtsanwalts an sein Büropersonal, einen fristwahrenden Schriftsatz per Telefax zu übersenden, macht die weitere Ausgangskontrolle nicht entbehrlich5.

Für eine den genannten Maßstäben genügende allgemeine Kanzleianweisung zur Übermittlung fristwahrender Schriftsätze per Telefax genügt nicht die allgemeine Anweisung, ausgehende Telefaxschreiben auf einen erfolgreichen Versand zu kontrollieren bzw. zu überprüfen, sofern nicht ersichtlich ist, wie diese Überprüfung ausgestaltet sein soll. So war im vorliegenden Fall insbesondere nicht ersichtlich, dass die Kanzleiangestellten des Prozessbevollmächtigten angewiesen waren, anhand des Sendeprotokolls zu überprüfen, dass der Schriftsatz vollständig und an die richtige Faxnummer übermittelt worden war, und demgemäß die Erledigung im Fristenkalender zu vermerken.

Eine ausreichende allgemeine Organisationsanweisung war nicht deshalb entbehrlich, weil der Prozessbevollmächtigte des Klägers den Rechtsanwaltsfachangestellten angewiesen hatte, die Berufungsbegründungsschrift am 9.09.2013 vorab per Telefax zu übersenden und den erfolgreichen Versand zu kontrollieren. Auch bei einer solchen Einzelanweisung müssen ausreichende Sicherheitsvorkehrungen dagegen getroffen werden, dass sie in Vergessenheit gerät und die zu treffende Maßnahme unterbleibt6. Besondere Vorkehrungen können entbehrlich sein, wenn die Bürokraft angewiesen ist, den Schriftsatz sofort und vor allen anderen Arbeiten per Telefax zu versenden7. Eine solche Anweisung, auf deren Befolgung sich der Prozessbevollmächtigte des Klägers unabhängig von allgemeinen Organisationsanweisungen hätte verlassen dürfen, hat er seinem Mitarbeiter nicht erteilt. Insbesondere ergibt sich aus dem Wiedereinsetzungsgesuch nicht, dass der Rechtsanwaltsfachangestellte konkret angewiesen war, anhand des Sendeprotokolls die ordnungsgemäße Übermittlung zu kontrollieren und auf dieser Grundlage die Berufungsbegründungsfrist im Fristenkalender als erledigt zu vermerken.

Die ungenügende Organisation der Ausgangskontrolle im Büro seines Prozessbevollmächtigten und die unzureichende Einzelanweisung waren für die Fristversäumung ursächlich. Die Kausalität entfiel nicht deshalb, weil der Rechtsanwaltsfachangestellte die ihm aufgegebene Übermittlung der Berufungsbegründungsschrift auf seine Kollegin übertragen hatte. Für die Beurteilung, ob ein Organisationsfehler für die Versäumung einer Frist ursächlich geworden ist, muss von einem ansonsten pflichtgemäßen Verhalten ausgegangen werden und darf kein weiterer Fehler hinzugedacht werden8.

Bundesgerichtshof, Beschluss vom 16. Juli 2014 – IV ZB 40/13

  1. BGH, Beschlüsse vom 28.02.2013 – I ZB 75/12, NJW-RR 2013, 1008 Rn. 6; vom 23.01.2013 XII ZB 559/12, NJW-RR 2013, 572 Rn. 6; vom 12.04.2011 – VI ZB 6/10, NJW 2011, 2051 Rn. 7; jeweils m.w.N.[]
  2. BGH, Beschlüsse vom 28.02.2013 aaO; vom 24.10.2013 – V ZB 154/12, NJW 2014, 1390 Rn. 8; vom 17.07.2013 – XII ZB 115/13, NJW-RR 2013, 1328 Rn. 6; vom 15.06.2011 XII ZB 572/10, NJW 2011, 2367 Rn. 13; vom 23.10.2003 – V ZB 28/03, NJW 2004, 367 unter – II 2; jeweils m.w.N.[]
  3. BGH, Beschluss vom 15.06.2011 aaO m.w.N.[]
  4. BGH, Beschlüsse vom 15.06.2011 aaO m.w.N.; vom 07.07.2010 XII ZB 59/10, NJW-RR 2010, 1648 Rn. 12 ff.[]
  5. BGH, Beschlüsse vom 28.02.2013 aaO Rn. 8 m.w.N.; vom 15.06.2011 aaO[]
  6. BGH, Beschluss vom 23.01.2013 aaO Rn. 9 m.w.N.[]
  7. BGH, Beschlüsse vom 23.01.2013 aaO Rn. 10; vom 15.11.2007 – IX ZB 219/06, NJW 2008, 526 Rn. 12 m.w.N.; vom 04.04.2007 – III ZB 85/06, NJW-RR 2007, 1430 Rn. 9 m.w.N.[]
  8. BGH, Beschluss vom 24.01.2012 – II ZB 3/11, NJW-RR 2012, 747 Rn. 14[]

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