Die all­abend­li­che Post­aus­gangs­kon­trol­le – und der Fris­ten­ka­len­der

Die all­abend­li­che Aus­gangs­kon­trol­le frist­ge­bun­de­ner Anwalts­schrift­sät­ze mit­tels Abgleichs mit dem Fris­ten­ka­len­der dient nicht allein dazu, zu über­prü­fen, ob sich aus den Ein­tra­gun­gen noch uner­le­digt geblie­be­ne Frist­sa­chen erge­ben. Sie soll viel­mehr auch gewähr­leis­ten, fest­zu­stel­len, ob mög­li­cher­wei­se in einer bereits als erle­digt ver­merk­ten Frist­sa­che die frist­wah­ren­de Hand­lung noch aus­steht 1.

Die all­abend­li­che Post­aus­gangs­kon­trol­le – und der Fris­ten­ka­len­der

Zu die­sem Zweck sind Fris­ten­ka­len­der so zu füh­ren, dass auch eine gestri­che­ne Frist noch erkenn­bar und bei der End­kon­trol­le über­prüf­bar ist. Das ist auch bei einer elek­tro­ni­schen Kalen­der­füh­rung erfor­der­lich, denn sie darf kei­ne hin­ter der manu­el­len Füh­rung zurück­blei­ben­de Über­prü­fungs­si­cher­heit bie­ten 2.

Auf­grund des ver­fas­sungs­recht­lich ver­bürg­ten Anspruchs auf Gewäh­rung recht­li­chen Gehörs (Art. 103 Abs. 1 GG) und auf wir­kungs­vol­len Rechts­schutz (Art. 2 Abs. 1 GG i. V. m. dem Rechts­staats­prin­zip) darf einer Par­tei die Wie­der­ein­set­zung in den vori­gen Stand nicht auf­grund von Anfor­de­run­gen an die Sorg­falts­pflich­ten ihres Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten ver­sagt wer­den, die nach höchst­rich­ter­li­cher Recht­spre­chung nicht ver­langt wer­den und den Par­tei­en den Zugang zu einer in der Ver­fah­rens­ord­nung ein­ge­räum­ten Instanz in unzu­mut­ba­rer, aus Sach­grün­den nicht mehr zu recht­fer­ti­gen­der Wei­se erschwe­ren 3.

Ein Rechts­an­walt hat durch orga­ni­sa­to­ri­sche Vor­keh­run­gen sicher­zu­stel­len, dass ein frist­ge­bun­de­ner Schrift­satz recht­zei­tig gefer­tigt und inner­halb der lau­fen­den Frist beim zustän­di­gen Gericht ein­geht. Hier­zu hat er grund­sätz­lich sein Mög­lichs­tes zu tun, um Feh­ler­quel­len bei der Ein­tra­gung und Behand­lung von Rechts­mit­tel­fris­ten aus­zu­schlie­ßen 4. Dies setzt zum einen vor­aus, dass die im Fris­ten­ka­len­der ver­merk­ten Fris­ten erst dann gestri­chen oder ander­wei­tig als erle­digt gekenn­zeich­net wer­den, wenn die frist­wah­ren­de Maß­nah­me tat­säch­lich durch­ge­führt, der Schrift­satz also gefer­tigt und abge­sandt oder zumin­dest post­fer­tig gemacht, die wei­te­re Beför­de­rung der aus­ge­hen­den Post also orga­ni­sa­to­risch zuver­läs­sig vor­be­rei­tet wor­den ist 5. Fer­ner gehört hier­zu die Anord­nung des Rechts­an­walts, dass die Erle­di­gung von frist­ge­bun­de­nen Sachen am Abend eines jeden Arbeits­ta­ges anhand des Fris­ten­ka­len­ders durch eine dazu beauf­trag­te Büro­kraft über­prüft wird 6. Eine sol­che zusätz­li­che Kon­trol­le ist bereits des­we­gen not­wen­dig, weil selbst bei sach­ge­rech­ten Orga­ni­sa­ti­ons­ab­läu­fen indi­vi­du­el­le Bear­bei­tungs­feh­ler auf­tre­ten kön­nen, die es nach Mög­lich­keit auf­zu­fin­den und zu behe­ben gilt.

Der Rechts­an­walt hat also die Aus­gangs­kon­trol­le von frist­ge­bun­de­nen Schrift­sät­zen so zu orga­ni­sie­ren, dass sie einen gestuf­ten Schutz gegen Frist­ver­säu­mun­gen bie­tet 7. Bei der all­abend­li­chen Kon­trol­le frist­ge­bun­de­ner Sachen ist eine noch­ma­li­ge, selb­stän­di­ge Prü­fung erfor­der­lich 8. Sie muss gewähr­leis­ten, dass am Ende eines jeden Arbeits­ta­ges von einer dazu beauf­trag­ten Büro­kraft geprüft wird, wel­che frist­wah­ren­den Schrift­sät­ze her­ge­stellt, abge­sandt oder zumin­dest ver­sand­fer­tig gemacht wor­den sind und ob die­se mit den im Fris­ten­ka­len­der ver­merk­ten Sachen über­ein­stim­men 9.

Die all­abend­li­che Aus­gangs­kon­trol­le frist­ge­bun­de­ner Schrift­sät­ze mit­tels Abgleichs mit dem Fris­ten­ka­len­der dient nicht allein dazu, zu über­prü­fen, ob sich aus den Ein­tra­gun­gen noch uner­le­digt geblie­be­ne Frist­sa­chen erge­ben. Dies stellt zwar eine wich­ti­ge Funk­ti­on der Aus­gangs­kon­trol­le am Ende jeden Arbeits­ta­ges dar. Dar­in erschöpft sich der Sinn und Zweck die­ser zusätz­li­chen Aus­gangs­kon­trol­le jedoch nicht. Viel­mehr soll die erneu­te und abschlie­ßen­de Über­prü­fung auch dazu die­nen, fest­zu­stel­len, ob mög­li­cher­wei­se in einer bereits als erle­digt ver­merk­ten Frist­sa­che die frist­wah­ren­de Hand­lung noch aus­steht 9. Zu die­sem Zweck sind Fris­ten­ka­len­der so zu füh­ren, dass auch eine gestri­che­ne Frist noch erkenn­bar und bei der End­kon­trol­le über­prüf­bar ist. Das ist auch bei einer elek­tro­ni­schen Kalen­der­füh­rung erfor­der­lich, denn sie darf kei­ne hin­ter der manu­el­len Füh­rung zurück­blei­ben­de Über­prü­fungs­si­cher­heit bie­ten 10.

Dass in dem hier vom Bun­des­ge­richts­hof ent­schie­de­nen eine sol­che selb­stän­di­ge und abschlie­ßen­de End­kon­trol­le inte­gra­ler Bestand­teil der orga­ni­sa­to­ri­schen Abläu­fe in der Kanz­lei des Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten der Klä­ge­rin ist, hat die­se weder vor­ge­tra­gen noch glaub­haft gemacht. Sie hat ledig­lich die Ver­fah­rens­wei­se bezüg­lich der Löschung von Not­fris­ten im Fris­ten­ka­len­der und der Samm­lung von Schrift­sät­zen in Eil- und Frist­sa­chen in einer farb­lich auf­fäl­li­gen "Rot­map­pe" beschrie­ben. Dage­gen lässt sich weder dem Vor­trag der Klä­ge­rin noch der zur Glaub­haft­ma­chung vor­ge­leg­ten eides­statt­li­chen Ver­si­che­rung der zustän­di­gen Kanz­lei­mit­ar­bei­te­rin oder der anwalt­li­chen Ver­si­che­rung des Klä­ger­ver­tre­ters ent­neh­men, dass der Pro­zess­be­voll­mäch­tig­te der Klä­ge­rin in sei­ner Kanz­lei eine all­abend­li­che Aus­gangs­kon­trol­le ein­ge­führt hat, bei der vor Büro­schluss die in ver­schie­de­nen Map­pen oder Fächern abge­leg­ten Schrift­sät­ze mit dem Inhalt des Fris­ten­ka­len­ders abge­gli­chen wer­den. Demen­spre­chend beschränkt sich ihr Vor­trag dar­auf, die Ursäch­lich­keit die­ses anwalt­li­chen Orga­ni­sa­ti­ons­ver­schul­dens in Abre­de zu stel­len.

Aller­dings ist das Feh­len einer wirk­sa­men all­abend­li­chen Aus­gangs­kon­trol­le von Frist­sa­chen anhand des Fris­ten­ka­len­ders für die Ver­säu­mung der Beru­fungs­frist zumin­dest mit­ur­säch­lich gewor­den. Die Beru­fungs­frist lief am Oster­diens­tag, dem 22.04.2014 ab. Das Fris­ten­de war kor­rekt im elek­tro­ni­schen Fris­ten­ka­len­der ein­ge­tra­gen und im Lau­fe des Nach­mit­tags des 17.04.2014 als erle­digt mar­kiert wor­den. Die als erle­digt aus­ge­wie­se­ne Frist war – was nach höchst­rich­ter­li­cher Recht­spre­chung für die Füh­rung eines Fris­ten­ka­len­ders unver­zicht­bar ist – als sol­che aber noch erkenn­bar. In dem in der Kanz­lei des Klä­ger­ver­tre­ters ver­wen­de­ten elek­tro­ni­schen Fris­ten­ka­len­der wer­den Frist­sa­chen rot mar­kiert ange­zeigt. Die Löschung einer Frist erfolgt dadurch, dass die Mit­ar­bei­te­rin den ent­spre­chen­den Fris­ten­ein­trag anklickt und an der hier­für vor­ge­se­he­nen Stel­le einen Haken setzt. Neben dem Fris­ten­ein­trag wird dann die Anmer­kung "erle­digt" ange­zeigt; gleich­zei­tig ver­schwin­det die Rot­mar­kie­rung.

Es ist daher bei dem vor­lie­gend vom Klä­ger­ver­tre­ter ver­wen­de­ten elek­tro­ni­schen Fris­ten­ka­len­der tech­nisch durch­aus mög­lich, im Fal­le eines ord­nungs­ge­mä­ßen all­abend­li­chen Abgleichs der Post mit den Kalen­der­ein­trä­gen die­je­ni­gen Fris­ten auf­zu­de­cken, die zu Unrecht als erle­digt gekenn­zeich­net wor­den sind. Dazu hät­te es aller­dings der für eine ord­nungs­ge­mä­ße Aus­gangs­kon­trol­le unver­zicht­ba­ren, in der Kanz­lei des Klä­ger­ver­tre­ters aller­dings nicht prak­ti­zier­ten Hand­ha­bung bedurft, sämt­li­che für den jewei­li­gen Tag ein­ge­tra­ge­nen Frist­sa­chen (auch die­je­ni­gen, in denen die Fris­ten als erle­digt bezeich­net wor­den sind) am Ende des Arbeits­ta­ges anhand der Aus­gangs­post (und gege­be­nen­falls der Akten) dar­auf zu über­prü­fen, ob sich die in die­sen Sachen zu erstel­len­den Schrift­sät­ze in der für Eil- und Frist­sa­chen bestimm­ten "Rot­map­pe" oder – falsch ein­sor­tiert – in der regu­lä­ren Post, befin­den, bezie­hungs­wei­se ob sie – gemäß dem in den Akten befind­li­chen Erle­di­gungs­ver­merk – bereits zu einem frü­he­ren Zeit­punkt abge­sandt wor­den sind. Der Rechts­an­walt, der geson­der­te Map­pen für eil­be­dürf­ti­ge Post führt, muss, um eine wirk­sa­me End­kon­trol­le zu schaf­fen, auch geeig­ne­te orga­ni­sa­to­ri­sche Vor­keh­run­gen dage­gen tref­fen, dass von dem Abgleich mit dem Fris­ten­ka­len­der sol­che Schrift­stü­cke aus­ge­nom­men wer­den, die ver­se­hent­lich in die regu­lä­re Post gelangt sind.

Hät­te in der Kanz­lei des Klä­ger­ver­tre­ters eine ent­spre­chen­de Anord­nung zur Durch­füh­rung der beschrie­be­nen Aus­gangs­kon­trol­le bestan­den, wäre nach dem gewöhn­li­chen Lauf der Din­ge bei ansons­ten pflicht­ge­mä­ßem Ver­hal­ten der zustän­di­gen Mit­ar­bei­te­rin die Beru­fungs­frist nicht ver­säumt wor­den. Bei einem Abgleich sämt­li­cher in der Aus­gangs­post befind­li­cher Schrift­stü­cke mit den für den 22.04.2014 im Fris­ten­ka­len­der ent­hal­te­nen Ein­tra­gun­gen wäre offen­bar gewor­den, dass die im Streit­fall vor Erle­di­gung der Frist­sa­che gelösch­te Frist tat­säch­lich noch nicht erle­digt war, weil die gefer­tig­te Beru­fungs­schrift noch nicht abge­sandt war, son­dern sich in der regu­lä­ren Aus­gangs­post befand und daher von der Mit­ar­bei­te­rin noch am sel­ben Abend hät­te bei Gericht ein­ge­reicht wer­den müs­sen. Für die Beur­tei­lung, ob ein Orga­ni­sa­ti­ons­feh­ler für die Ver­säu­mung der Frist ursäch­lich gewor­den ist, ist von einem ansons­ten pflicht­ge­mä­ßen Ver­hal­ten aus­zu­ge­hen und darf kein wei­te­rer Feh­ler hin­zu­ge­dacht wer­den 11. Im Streit­fall kommt hin­zu, dass sich am 22.04.2014 nach den Anga­ben der Mit­ar­bei­te­rin in dem für die Gerichts­post bestimm­ten Post­aus­gangs­fach, in dem die Beru­fungs­schrift (ver­se­hent­lich) abge­legt war, nur weni­ge Schrift­stü­cke befan­den, so dass der Schrift­satz mit gerin­gem Prü­fungs­auf­wand hät­te ent­deckt wer­den kön­nen.

Bun­des­ge­richts­hof, Beschluss vom 4. Novem­ber 2014 – VIII ZB 38/​14

  1. im Anschluss an BGH, Beschluss vom 02.03.2000 – V ZB 1/​00, NJW 2000, 1957 unter – II mwN[]
  2. im Anschluss an BGH, Beschluss vom 02.03.2000 – V ZB 1/​00 aaO mwN[]
  3. st. Rspr.; vgl. BGH, Beschluss vom 08.01.2013 – VI ZB 78/​11, NJW-RR 2013, 506 Rn. 6 mwN[]
  4. BGH, Beschluss vom 02.02.2010 – XI ZB 23/​08, – XI ZB 24/​08, NJW 2010, 1363 Rn. 11 mwN[]
  5. st. Rspr.; vgl. BGH, Beschlüs­se vom 08.01.2013 – VI ZB 78/​11, aaO Rn. 10 mwN; vom 16.12 2013 – II ZB 23/​12 9 mwN[]
  6. BGH, Beschlüs­se vom 02.03.2000 – V ZB 1/​00, NJW 2000, 1957 unter II; vom 13.09.2007 – III ZB 26/​07, Fam­RZ 2007, 1879 Rn. 15; vom 17.01.2012 – VI ZB 11/​11, NJW-RR 2012, 427 Rn. 9; vom 26.04.2012 – V ZB 45/​11 12; vom 16.12 2013 – II ZB 23/​12, aaO; vom 11.03.2014 – VIII ZB 52/​13 5; jeweils mwN[]
  7. vgl. BGH, Beschluss vom 16.12 2013 – II ZB 23/​12, aaO Rn. 10[]
  8. BGH, Beschlüs­se vom 13.09.2009 – III ZB 26/​07, aaO; vom 26.04.2012 – V ZB 45/​11, juris aaO; jeweils mwN[]
  9. BGH, Beschluss vom 02.03.2000 – V ZB 1/​00, aaO mwN[][]
  10. BGH, Beschluss vom 02.03.2000 – V ZB 1/​00 aaO mwN[]
  11. BGH, Beschluss vom 24.01.2012 – II ZB 3/​11, NJW-RR 2012, 747 Rn. 14[]