Fristwahrung per Telefax – und die falsche Faxnummer

8. Januar 2014 | Zivilrecht
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Ein Rechtsanwalt muss durch organisatorische Anordnungen sicherstellen, dass bei dem Versand von Schriftsätzen per Fax nicht nur Fehler bei der Eingabe, sondern auch bei der Ermittlung der Faxnummer erfasst werden. Die Kontrolle darf sich nicht darauf beschränken, die in dem Sendebericht enthaltene Faxnummer mit der zuvor aufgeschriebenen zu vergleichen; vielmehr muss der Abgleich stets anhand einer zuverlässigen Quelle vorgenommen werden.

Welche organisatorischen Vorkehrungen ein Anwalt bei der Versendung fristwahrender Schriftsätze per Fax treffen muss, wird in der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs nicht einheitlich beurteilt.

Im Grundsatz besteht Einigkeit darüber, dass ein Rechtsanwalt seiner Pflicht zur wirksamen Ausgangskontrolle fristwahrender Schriftsätze nur dann genügt, wenn er seine Angestellten anweist, nach einer Übermittlung per Telefax anhand des Sendeprotokolls zu überprüfen, ob der Schriftsatz vollständig und an das richtige Gericht übermittelt worden ist. Dabei darf sich die Kontrolle des Sendeberichts nicht darauf beschränken, die auf diesem ausgedruckte Faxnummer mit der zuvor aufgeschriebenen, z.B. bereits in den Schriftsatz eingefügten Nummer zu vergleichen. Vielmehr muss der Abgleich anhand einer zuverlässigen Quelle, etwa anhand eines geeigneten Verzeichnisses vorgenommen werden, um auch Fehler bei der Ermittlung aufdecken zu können1. Dem Erfordernis, durch organisatorische Anweisungen nicht nur Fehler bei der Eingabe, sondern auch bei der Ermittlung der Faxnummer zu erfassen, kann allerdings auch dann genügt werden, wenn die Anweisung besteht, die im Sendebericht ausgedruckte Faxnummer mit der schriftlich niedergelegten zu vergleichen, die ihrerseits zuvor aus einer zuverlässigen Quelle ermittelt worden ist. Dies setzt jedoch voraus, dass darüber hinaus die generelle Anordnung besteht, die ermittelte Nummer vor der Versendung zu überprüfen. Der Sendebericht muss dann nicht mehr zusätzlich mit der zuverlässigen Ausgangsquelle verglichen werden2. Infolge des vorangegangenen Abgleichs der auf den Schriftsatz übertragenen Faxnummer mit der zuverlässigen Ausgangsquelle ist die Nummer auf dem Schriftsatz nach diesem Abgleich bei wertender Betrachtung selbst als ausreichend zuverlässige Quelle anzusehen. Auch auf diese Weise ist sichergestellt, dass von den angeordneten Kontrollmaßnahmen sowohl Ermittlungs- als auch Eingabefehler rechtzeitig aufgedeckt werden können.

Ob die Anforderungen, die an die Kanzleiorganisation zur Aufdeckung von Ermittlungsfehlern zu stellen sind, eine Abmilderung erfahren, wenn die auf den Schriftsatz übertragene Faxnummer – wie hier – entsprechend der organisatorischen Anweisung unmittelbar einem in der Akte befindlichen Schreiben des Berufungsgerichts entnommen wird, ist streitig. Nach der bisherigen Auffassung des VI. Zivilsenats soll in solchen Fällen ein Abgleich mit der zuverlässigen Ausgangsquelle entbehrlich sein, weil bei einer Entnahme der Faxnummer aus einem Schreiben des Berufungsgerichts das besonders hohe Verwechslungsrisiko, das bei der Auswahl aus elektronischen oder buchmäßig erfassten Dateien bestehe, erheblich verringert sei3. Demgegenüber halten jedenfalls der erkennende und der IX. Zivilsenat auch in solchen Konstellationen an den allgemeinen Grundsätzen fest4.

Zwischenzeitlich ist der VI. Zivilsenat des Bundesgerichtshofs von seiner bisherigen Rechtsauffassung abgerückt5.

Ein Rechtsanwalt muss eine Ausgangskontrolle schaffen, durch die zuverlässig gewährleistet wird, dass fristwahrende Schriftsätze rechtzeitig an den richtigen Adressaten herausgehen. Das setzt in allen Fällen den Abgleich mit einer zuverlässigen Quelle voraus, weil nur so Ermittlungs- und Eingabefehlern wirksam begegnet werden kann. Den danach gebotenen Organisationsanforderungen genügt ein Abgleich des Sendeberichts nur mit der Faxnummer, die ein Kanzleimitarbeiter aus der Akte auf den zu versendenden Schriftsatz übertragen hat, nicht. Denn eine solche Handhabung führt in nicht akzeptabler Weise dazu, dass – durch nur geringfügigen Mehraufwand vermeidbare – Übertragungsfehler unentdeckt bleiben6 und damit die Gefahr entsteht, dass – wie schon die wiederholte Beschäftigung des Bundesgerichtshofs mit dieser Frage belegt – eine in der Praxis relativ häufig auftretende Fehlerquelle nicht beherrscht wird. Gemessen an der Bedeutung fristgemäßer Verfahrensabläufe und dem geringen Mehraufwand des Abgleichs, der bei der Ermittlung der Faxnummer aus anderen Quellen ohnehin besteht, kann auch von einer Überspannung der Anforderungen, die an die Kanzleiorganisation eines Rechtsanwalts zu stellen sind, keine Rede sein. Der VI. Zivilsenat des Bundesgerichtshofs hat auf Anfrage mitgeteilt, dass an der milderen Auffassung nicht weiter festgehalten wird7.

Dass vorliegend die Mitarbeiter der Kanzlei zu der erforderlichen Nachkontrolle angewiesen worden sind, haben die Kläger weder vorgetragen noch glaubhaft gemacht. Es liegt auf der Hand, dass die vorgetragene nur “tatsächlich und grundsätzlich” bestehende Handhabung einer Nachkontrolle hinter den Anforderungen zurück bleibt, die an eine ordnungsgemäße Kanzleiorganisation zu stellen sind. Geboten sind klare organisatorische Anweisungen des Rechtsanwalts, deren Verbindlichkeit für die Kanzleimitarbeiter außer Frage steht, weil nur so die Wichtigkeit der einzuhaltenden Schritte in der gebotenen Deutlichkeit hervorgehoben wird. Vor diesem Hintergrund kann auch nicht ausgeschlossen werden, dass das Organisationsverschulden des Prozessbevollmächtigten der Kläger zumindest mitursächlich für den Fehler der Kanzleikraft geworden ist8.

Ein Organisationsverschulden lässt sich nicht mit Blick auf die bislang uneinheitliche Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs verneinen. Bereits mit Beschluss vom 14.10.20109 hat jedenfalls der IX. Zivilsenat mit aller Deutlichkeit darauf hingewiesen, dass ein Prozessbevollmächtigter künftig nur dann dem Gebot des sichersten Weges genügt, wenn er sich zumindest bis zu einer höchstrichterlichen Klärung an der strengeren Auffassung ausrichtet. Daran fehlt es hier.

Bundesgerichtshof, Beschluss vom 24. Oktober 2013 – V ZB 154/12

  1. vgl. nur BGH, Beschluss vom 07.11.2012 – IV ZB 20/12, NJW-RR 2013, 305, 306 Rn. 9; Beschluss vom 27.03.2012 – VI ZB 49/11, NJW-RR 2012, 744, 745 Rn. 7; Beschluss vom 12.05.2010 – IV ZB 18/08, NJW 2010, 2811, 2812 Rn. 11; Beschluss vom 04.02.2010 – I ZB 3/09, VersR 2011, 1543, 1544 Rn. 14
  2. BGH, Beschluss vom 12.05.2010 – IV ZB 18/08, aaO, Rn. 14; Beschluss vom 04.02.2010 I ZB 3/09, aaO, Rn. 18; wohl auch Beschluss vom 27.03.2012 – VI ZB 49/11, aaO
  3. BGH, Beschlüsse vom 13.02.2007 – VI ZB 70/06, NJW 2007, 1690, 1691 Rn. 11 und vom 22.06.2004 VI ZB 14/04, NJW 2004, 3491
  4. Senat, Beschluss vom 30.09.2010 – V ZB 173/10, insoweit in MDR 2010, 1483 nicht abgedruckt; BGH, Beschluss vom 14.10.2010 – IX ZB 34/10, NJW 2011, 312, 313 Rn. 8 ff.; vgl. auch BGH, Beschluss vom 10.05.2006 – XII ZB 267/04, NJW 2006, 2412, 2413; ohne Stellungnahme zu der Kontroverse BGH, Beschluss vom 23.05.2012 – VII ZB 58/10
  5. BGH, Beschluss vom 10.09.2013 – VI ZB 61/12
  6. BGH, Beschluss vom 30.09.2010 – V ZB 173/10
  7. vgl. nunmehr auch BGH, Beschluss vom 10.09.2013 – VI ZB 61/12
  8. vgl. auch BGH, Beschluss vom 27.01.2011 – III ZB 55/10, NJW 2011, 859, 860 Rn. 15; BFH, Beschluss vom 13.09.2012 – XI R 13/12, mwN
  9. BGH, Beschluss vom 14.10.2010 – IX ZB 34/10, NJW 2011, 312, 314 Rn. 12

 
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